論新時期高校檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析研究

摘要：在高校的管理過程當中對于檔案的管理工作是極為最重要的工作內容，本文通過筆者針對當前新時期高校檔案管理工作的現(xiàn)狀做出分析，以及在管理工作當中所存在的諸多問題做出探討，結合筆者實際工作經(jīng)驗，給予相對應的建議對策，與大家共同探討。

關鍵詞：新時期；高校檔案；檔案管理；管理現(xiàn)狀；對策分析

學校發(fā)展的真實記錄全部都是記錄在檔案當中，高校檔案是重要是信息資源，在學校的整體工作當中檔案記錄有著承前啟后的主要作用。將其的利用價值進行充分的體現(xiàn)，對于檔案的有效保管也是有著一個利用檔案的目的。檔案的利用率在實際工作當中利用的越高，那么其所發(fā)揮出來的作用也便越大，人們對于檔案的認識和重視也會進一步的給以加強，這樣就可以導致學校檔案的管理人員，對于檔案資源的開發(fā)和利用進一步的全面重視，有效的將檔案的管理意識進行有力的全方位的綜合提高。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.高校檔案管理工作環(huán)境的變化

現(xiàn)代社會不斷的快速發(fā)展，高校的檔案管理進而也得到了不斷發(fā)展和變化，這是高校檔案管理所面臨的主要客觀環(huán)境。在發(fā)展的過程當中每一個不同的階段，都會有著其各不相同的特殊性。我國高校在布局上面進行了一次最大的改革，主要推崇綜合化和多元化以及科學化發(fā)展的方向。高校不管是在建校面積還是其他方面有著較大的規(guī)模，加上之前在管理當中出現(xiàn)的各不相同的管理模式，對于高校的檔案管理工作就在無形當中增加了極大的難度，并且也隨之有諸多的新題出現(xiàn)。

2.高校檔案管理隊伍不穩(wěn)定

檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強的專業(yè)性質，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。檔案管理人員不管是在職稱還是待遇以及工作時間的方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，尤其是投入和收入方面與同類教師相比較都是普遍處于低等，其次還有上下班的情況較為固定沒有機動性等，導致檔案管理工作人員在心理上產(chǎn)生了不平衡的心態(tài)，對于本職工作有種反逆性不愿意長期的安于現(xiàn)狀。這樣就造成了檔案管理工作當中缺乏相應的專業(yè)人才，導致檔案管理對于出現(xiàn)不穩(wěn)定的現(xiàn)象。

3.檔案管理網(wǎng)絡化滯后

當今社會正在不斷的高速發(fā)展，計算機技術也隨之不斷的進行快速發(fā)展。在高校的檔案管理過程當中，管理工作量普遍較大，一些數(shù)據(jù)以及資料信息都是非常的復雜，這樣在人工操作過程中就難以得以有效解決，那么有效解決這種復雜繁瑣化的工作途徑就是加強計算機應用，全面實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理工作。但是，由于諸多的客觀因素和主觀因素的存在，對于網(wǎng)絡化的發(fā)展有了負面的影響，并且沒有進一步實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，這樣對于信息資源的共享和效益作用都無法更好的進行充分的有效發(fā)揮。

4.檔案專業(yè)管理難度大

在現(xiàn)實實踐的工作當中，高等院校有些是經(jīng)過合并的，那么其校址的地理位置就出現(xiàn)了不同的位置，兩所院校之間的距離相差太遠，而且在高校當中還存在部分領導對其不夠重視，這樣對于檔案管理的規(guī)范化就沒有全面的古跡上，導致檔案的完整性有著一定的缺失，想要實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化就是難上加難了。這一問題的現(xiàn)狀，在很多合并的高校當中足以明顯的得以體現(xiàn)。

二、新時期高校檔案管理工作存在的問題

1.檔案意識薄弱

高校師生員工由于受到傳統(tǒng)思想以及檔案自身的保密性質等影響，對于檔案動作就相應的缺乏認識了解，檔案意識不夠強。在高校當中國有部分領導是只是單一的認為，高校只需要做好教學科研工作，而不重視檔案管理工作，在日常只是簡單的說出檔案工作的重要性，但是在實踐工作當中往往卻是另外一種得不到具體實施的情況。而且，還有人員認為，檔案工作學校其他工作之間沒有多大聯(lián)系，因而造成某些公務活動沒有形成有效的歸檔處理，這樣就影響到了檔案的完整和安全性。并且對于檔案的立卷工作沒有得到重視，導致很多檔案出現(xiàn)流失的情況，這樣對于高校檔案管理而言就造成了不可彌補的損失。

2.管理手段落后

隨著高校辦學條件的改善和計算機技術在學校各項工作中的廣泛推廣和應用，高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設備，購置了檔案管理軟件，實現(xiàn)了微機化管理。但從利用計算機技術開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對象、功能實現(xiàn)程序等方面看，還遠未達到應有的管理水平。在當今國家高等教育事業(yè)和計算機信息技術迅猛發(fā)展的形勢下，這種傳統(tǒng)落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。

3.檔案管理隊伍素質較低

高校檔案隊伍比一般企事業(yè)單位的檔案隊伍文化水平偏高，但專職檔案人員總體素質不高卻是不爭的事實，主要表現(xiàn)在:(1)真正科班出身、從事檔案管理工作的人比較少；(2)受過全面檔案管理專業(yè)培訓的工作人員為數(shù)不多，有些人員業(yè)務能力和專業(yè)知識技能較差；(3)懂計算機、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代管理手段的人少。筆者分析認為造成這樣的情況也是具有多方面的原因：首先，學校對檔案工作重視程度不夠，使檔案部門成為安排老弱病殘的場所；其次高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生相對較少；最后，檔案部門不受重視，使許多高層次、高素質人才不安心或不愿從事這項工作。

三、新時期如何做好高校檔案管理工作的對策分析

1.提高認識，轉變觀念，加強檔案工作者思想建設

首先，要樹立開放意識。檔案工作人員需要樹立開放意識，將檔案工作長期無聲的封閉局面進行有效的改變，而且在社會當中的交流合作也應當積極的參加，這樣有利學習新的經(jīng)驗和增強工作活力；其次，全面增強服務意識。在服務態(tài)度上面需要盡量做到熱情主動和及時周到等，然而在服務的語言方面更是需要做到謙遜文雅以及禮貌和氣等；然后，建立創(chuàng)新意識。第三，要建立創(chuàng)新意識。如果沒有服務創(chuàng)新意識，那么就不會思考服務創(chuàng)新工作，以及在實踐工作當中就不能夠有效的將傳統(tǒng)思想進行有效的改進以及擺脫傳統(tǒng)當中的樓下，而且也缺乏創(chuàng)造性開展工作的勇氣，這樣在不管是在服務理念還是在服務思路上面都無法進行創(chuàng)新超前，最后，強化發(fā)展意識。全面提高思想觀念，在體制建設當中需要加快建設步伐跟進時代的節(jié)奏，這樣才能夠不斷的完善檔案管理當中的重要內容，為后期的檢查工作制定一個有效的標準。

2.加快檔案信息化建設以適應社會發(fā)展需要

(1)全面加強檔案資源建設。檔案事業(yè)賴以生存的基礎是檔案資源，也是各項檔案工作當中的前提條件和保證，而且針對檔案的本質屬性，要求人們有意識的按照一定規(guī)律對真實的文獻記錄需要進行有效的保存。所以，高校檔案收集的好與壞，對于高校檔案館的工作水平和工作質量不僅有著直接的影響，而且對于學校的整體事業(yè)發(fā)展也是有著一定的影響力。

(2)檔案的數(shù)字化和信息網(wǎng)絡化建設需要進一步加快。我國目前各高校當中都建立了自己的校園的網(wǎng)絡，在學校當中成為了信息化建設的平臺，充分利用豐富的網(wǎng)絡信息資源促進對外交流與合作已勢在必行。利用數(shù)字化和信息化查詢檔案，和以往檔案的查詢方式相比較，在很大程度上解決了費時費力以及不安全因素的弊端。

(3)對于檔案的安全意識，需要有力的進行提高。檔案管理的安全性是關系到國計民生的大事，這樣對于檔案安全性的要求也就更高，現(xiàn)代的信息手段進行有效的充分利用，全面有力的加強檔案的安全管理，這樣不但可以有效的保障信息的安全，而且對于信息的完整和長久的保證也能夠得以有效的保證。

3.加強隊伍建設，提高檔案管理人員素質

21世紀是網(wǎng)絡信息時代，社會的不斷高速發(fā)展，計算機的多媒體技術和網(wǎng)絡技術以及信息處理技術也隨之得到了空前的發(fā)展，那么對于高校檔案管理工作，在檔案管理工作當中就需要有高素質的專業(yè)隊伍，對于高校的檔案管理工作人員，要求其需要熟練的掌握計算機操作，全面的掌握網(wǎng)絡技術和新知識，以及能夠熟練掌握數(shù)據(jù)庫技術信息檢索技術等方面的專業(yè)知識，而且還能夠在網(wǎng)絡環(huán)境下進行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應是文獻史料的管理者，更應是文獻信息的開發(fā)者。

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