如何加強企業(yè)對應收賬款的控制

一、應收賬款的概述

應收賬款，是企業(yè)因銷售產(chǎn)品、材料、提供勞務等業(yè)務而應向購貨方、接收勞務的單位或個人收取的款項。形成應收賬款的直接原因是賒銷。雖然大多數(shù)企業(yè)希望現(xiàn)銷而不愿賒銷，但是面對競爭，為了穩(wěn)定自己的銷售渠道、擴大產(chǎn)品銷路、減少存貨、增加收入，不得不面向客戶提供信用業(yè)務。商品與勞務的賒銷、賒購，已成為當代經(jīng)濟的基本特征。應收賬款的形成增加了企業(yè)風險。特別是現(xiàn)在，用戶拖欠企業(yè)賬款者越來越多，賬款回收的難度也越來越大。因此，企業(yè)必須加強應收賬款的管理，正確衡量信用成本和信用風險，合理確定信用政策，及時收回賬款。

二、發(fā)生應收賬款的原因

1.商業(yè)競爭

發(fā)生應收賬款的最主要原因就是商業(yè)競爭。市場經(jīng)濟的競爭機制作用迫使企業(yè)以各種手段擴大銷售。除了依靠產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務、廣告等外，賒銷也是擴大銷售的手段之一。相同條件下，賒銷產(chǎn)品的銷售量將大于現(xiàn)金銷售產(chǎn)品的銷售量。出于擴大銷售的競爭需要，企業(yè)不得不以賒銷或其他優(yōu)惠方式招攬顧客，由此引起的應收賬款，是一種商業(yè)信用。

2.銷售和收款的時間差

商品成交的時間和收到貨款的時間不一致，這就導致了應收賬款。對于一般批發(fā)和大型生產(chǎn)企業(yè)的來說，由于貨款結算需要時間，以至于發(fā)貨的時間和收到貨款的時間往往不同。結算手段越落后，結算所需時間越長，銷售企業(yè)只能承認這種現(xiàn)實并承擔由此引起的資金墊支。由于銷售和收款的時間差而造成的應收賬款，不屬于商業(yè)信用。

三、應收賬款管理不善的弊端

1.降低了企業(yè)的資金使用效率，使企業(yè)效益下降

由于企業(yè)的物流與資金流不一致，發(fā)出商品，開出銷售發(fā)票，但貨款不能同步回收。而銷售已告成立，這種沒有貨款回籠的入賬銷售收入，必然會產(chǎn)生沒有現(xiàn)金流入的銷售業(yè)務損益、銷售稅金上繳及年內(nèi)所得稅預繳，如果涉及跨年度銷售收入導致的應收賬款，則可產(chǎn)生企業(yè)流動資產(chǎn)墊付股東年度分紅。

2.夸大了企業(yè)經(jīng)營成果

由于我國企業(yè)實行的記賬基礎是權責發(fā)生制(應收應付制)，發(fā)生的當期賒銷全部記入當期收入。因此，企業(yè)的賬上利潤的增加并不表示能如期實現(xiàn)現(xiàn)金流入。會計制度要求企業(yè)按照應收賬款余額的百分比來提取壞賬準備，壞賬準備率一般為3%—5%(特殊企業(yè)除外)。如果實際發(fā)生的壞賬損失超過提取的壞賬準備，會給企業(yè)帶來很大的損失。因此，企業(yè)應收款的大量存在，虛增了賬面上的銷售收入，在一定程度上夸大了企業(yè)經(jīng)營成果，增加了企業(yè)的風險成本。

3.對企業(yè)營業(yè)周期有影響

營業(yè)周期即從取得存貨到銷售存貨，并收回現(xiàn)金為止的這段時間。營業(yè)周期的長短取決于存貨周轉天數(shù)和應收賬款周轉天數(shù)，營業(yè)周期為兩者之和。由此看出，不合理的應收賬款的存在，使營業(yè)周期延長，影響了企業(yè)資金循環(huán)，使大量的流動資金沉淀在非生產(chǎn)環(huán)節(jié)上，致使企業(yè)現(xiàn)金短缺，影響工資的發(fā)放和原材料的購買，嚴重影響了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營。

四、應收賬款的日常管理

1.事前控制

從初識客戶到維護老客戶，業(yè)務人員以及經(jīng)辦業(yè)務的各級管理人員都應全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶進行交易。

(1)對客戶的審查內(nèi)容(5W)：

①who 人員素質(zhì)，銷售業(yè)績，社會關系

②where地理位置，物流配送情況

③when 從事本行業(yè)的時間，何時開始合作，有否合作經(jīng)歷

④what 信用檔案，有無不良紀錄

⑤why 關鍵點，為什么要合作，合作原因，合作動機，合作前景

(2)對客戶的評定等級

①類客戶，回款2個月內(nèi)

②類客戶，回款5個月內(nèi) (最好預付一部分貨款)

③類客戶，回款8個月內(nèi) (必須預付一部分貨款)

④類客戶，回款時間相當長，不可靠 (必須貨款兩清)

簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對，合同的每一項內(nèi)容，都有可能成為日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應收賬款追收的根本依據(jù)。

(3)銷售合同中應明確的內(nèi)容：

①明確交易條件，如：品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標準等；

②明確雙方的權利義務和違約責任;

③確定合同期限；

④簽訂時間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章(避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章)；

⑤電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。

2.事中控制

(1)發(fā)貨查詢，貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同保持核對；公司在銷售貨物后，就應該啟動監(jiān)控程序，根據(jù)不同的信用等級實施不同的收賬策略，在貨款形成的早期進行適度催收，同時注意維持跟客戶良好的合作關系。 (由銷售人員和客服中心進行全程跟蹤)

收賬策略如下：

A類客戶，按常規(guī)合同

B類客戶，最好預付一部分貨款

C類客戶，必須預付一部分貨款

D類客戶，必須貨款兩清

(2)回款記錄，賬齡分析。財務要形成定期的對賬制度，每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次賬目，形成定期的對賬制度，不能使管理脫節(jié)，以免造成賬目混亂互相推諉、責任不清：并且詳細記錄每筆貨款的回收情況，經(jīng)常進行賬齡分析。

有幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差。

①產(chǎn)品結構為多品種、多規(guī)格；

②產(chǎn)品的回款期限不同，或同種產(chǎn)品回款期限不同；

③產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時；

④客戶不能夠按單對單(銷售單據(jù)或發(fā)票)回款；

以上情況會給應收賬款的管理帶來困難，定期對賬避免雙方財務上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死賬現(xiàn)象，同時對賬之后要形成具有法律效應的文書，而不是口頭承諾。

3.事后控制

(1)欠款到追收。對拖欠賬款的追收，要采用多種方法清討，催收賬款責任到位。原則上采取大區(qū)經(jīng)理負責制，再由大區(qū)經(jīng)理落實到具體的業(yè)務員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng)銷商或代理商，則由客服中心定期對其進行溝通、催付。對已發(fā)生的應收賬款，可按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實催討責任。對于確實由于資金周轉困難的企業(yè)，應當采取訂立還款計劃，限期清欠，采取債務重整策略。應收賬款的最后期限，不能超過回款期限的1／3(如期限是60天，最后收款期限不能超過80天)；如超過，即馬上采取行動追討。

(2)總量控制，分級管理。財務部門負責應收賬款的計劃、控制和考核。銷售人員是應收賬款的直接責任人，公司對銷售人員考核的最終焦點是收現(xiàn)指標。貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負責人，預知其結款日期，并在結款日按時前往拜訪。

追款三步驟：

①聯(lián)系：銷售人員或客服中心要適時與客戶保持電話聯(lián)系，隨時了解客戶的經(jīng)營狀況、財務狀況、個人背景等信息并分析客戶拖款征兆。

②信函：銷售人員要對客戶進行全程跟進，與客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會就會越低。并且給予客戶一個正確的觀念，我們對所有欠款都是非常嚴肅的，是不能夠容忍被拖欠的。

⑧走訪：銷售人員要定期探訪客戶，客戶到期付款，應按時上門收款，或電話催收。即使是過期一天，也應馬上追收。不應有等待的心理。遇到客戶風險時，采取風險預警和時時、層層上報制，在某個責任人充分了解、調(diào)查、詳細記錄客戶信用的情況下，由主管、經(jīng)理等參與分析，及時對下屬申報的問題給予指導和協(xié)助。

(3)對己拖欠款項的處理事項：

①文件：檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備；

②收集資料：要求客戶提供拖欠款項的事由，并收集資料以證明其正確性；

⑧追討文件：建立賬款催收預案。根據(jù)情況不同，建立三種不同程度的追討文件——預告、警告、律師函，視情況及時發(fā)出；

④最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶明確最后期限的含義；

⑤要求協(xié)助：使用法律手段維護自己的利益，進行仲裁或訴訟。

五、總結

總之，企業(yè)要發(fā)展，必須要擴大產(chǎn)品的銷售，而賒銷是擴大銷售的基本方法之一。因此企業(yè)應收賬款回收風險以及由此而產(chǎn)生的財務風險總是存在的，我們只有采取適當?shù)男庞谜呒肮芾矸椒ㄊ癸L險最低、收益最大。應收賬款防范的好壞，既靠制度的保證，又靠措施的得力于否，還得靠領導的重視程度。誠然，不管企業(yè)采用怎樣嚴格的信用政策，只要存在著商業(yè)信用行為，壞賬損失的發(fā)生總是不可避免的。因此，企業(yè)要遵循穩(wěn)健性原則，對壞賬損失的可能性預先進行估計，積極建立彌補壞賬損失的準備金制度。根據(jù)《企業(yè)會計準則》的規(guī)定：應收賬款可以計提壞賬準備金。企業(yè)要按照期末應收賬款的一定比例提取用于補償因債務人破產(chǎn)或死亡，逾期未履行償債義務，已無法收回的壞賬損失，以促進企業(yè)健康發(fā)展。