新時期提升城建檔案服務效能的思考

戶麗萍，熊建文

(1.宿遷高等師范學校 檔案室;2.宿遷學院院長辦，江蘇宿遷223800)

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是一個城市發(fā)展的產(chǎn)物，對一個城市科學發(fā)展與管理具有重要作用。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，近年來我國城市建設發(fā)展迅猛，如何適應新形勢，充分發(fā)揮城建檔案作用，已成為城建檔案人員的一項重要職責。

一 創(chuàng)新城建檔案部門服務理念，增強服務意識

城建檔案與普通人事檔案相比，更具有專業(yè)性、技術性和綜合性，只有不斷創(chuàng)新服務理念，從多維度、多層次認識城建檔案的特殊性，才能科學把握城建檔案工作，創(chuàng)新工作方法。

(一)要有超前意識

提升城建檔案社會服務功能，具有超前意識是基礎。只有不斷調(diào)整工作視角，把握好整個城建系統(tǒng)中長期及短期工作計劃及重點，尤其是對一些重點工程項目做到心中有數(shù)，才能確定與形勢發(fā)展需要相適應的選題，制定相應的服務計劃和服務措施，提升城建檔案服務大眾水平，找準城建檔案與服務對象結合點。城建檔案工作者應以超前意識促進城建檔案工作，由“看攤守門”的被動角色向城建檔案社會化、更高開放性轉變。同時也能夠吸引越來越多用戶利用城建檔案信息，促進檔案服務效能不斷提升。

(二)要有主動參與意識

城建檔案工作者應積極主動參與到經(jīng)濟建設一線中去，只有做出更大貢獻，城建檔案部門地位才能越高，影響才會越大。主動參與主要表現(xiàn)在檔案收集指導上，通過下到基層，下到施工單位，主動上門服務，提供技術咨詢服務與開展指導工作，并及時了解各單位在檔案利用需求方面特點以及利用城建檔案所產(chǎn)生效益情況，增強城建檔案部門與城建系統(tǒng)各單位之間工作的了解與聯(lián)系，才能逐步使城建檔案步入“檔案資源完整從源頭抓，開發(fā)利用服務到全方位”的良性軌道上來。如果一味等著檔案形成單位移交檔案，固守“你交我收”的被動方式，那樣的話，既不能夠及時提供可供利用的檔案資源，也常常形成不了系統(tǒng)完整的檔案，而造成利用價值大打折扣，造成檔案價值人為損失。

(三)要有跟蹤反饋意識

一方面城建檔案部門應對領導意圖及相關部門的工作不斷跟蹤，了解項目安排及進程情況，確保檔案工作始終服務中心工作;另一方面還應根據(jù)檔案利用者信息反饋及檔案部門跟蹤總結情況，及時分析修正、合理確定適合工作需要及利用者目的的開發(fā)項目，提供利用方式及檔案信息內(nèi)容，使城建檔案信息服務始終圍繞主題，有效服務社會。

(四)要有效益意識

城建檔案部門應牢固樹立創(chuàng)造社會效益與經(jīng)濟效益并舉的新觀念，通過提升城建檔案社會服務功能直接創(chuàng)造城建檔案社會效益，通過為其它單位提供經(jīng)濟建設信息與智力支撐，間接創(chuàng)造城建檔案的經(jīng)濟效益。城建檔案部門應摒棄過去那種認為檔案部門與創(chuàng)造效益不相干、死抱“等、靠、要”的落后思想，以提升城建檔案社會服務功能就是為社會創(chuàng)造效益的新觀念，充分進行檔案信息收集、整理、開發(fā)、利用等各項工作。同時，提升城建檔案效益意識，也要求最大程度開放城建檔案，根據(jù)《保密法》及《各級國家檔案館開放檔案辦法》及時充分做好城建檔案鑒定及開放，摒棄當前一定程度上還存在的重藏輕用的觀念。對于一些不涉及國家安全，不涉密及個人隱私的檔案，特別是與人民群眾生活、生產(chǎn)密切相關的檔案，原則上應堅持形成之日便是開放利用之時，以全方位服務社會各界的新姿態(tài)體現(xiàn)城建檔案工作的價值和意義。

二 拓寬城建檔案服務方式，廣開服務途徑

一些傳統(tǒng)的檔案利用服務方式，如查閱、復制、出具檔案證明書等，是檔案部門服務大眾的基本方式，也是當前使用較多的方式，但在信息化時代，在城市建設快速發(fā)展的當前，這些方式遠遠不能滿足社會需求，因此，創(chuàng)新服務理念的同時還必須大力創(chuàng)新服務方式，以服務理念與服務方式的共同創(chuàng)新，真正提升城建檔案社會服務功能。

(一)加快城建檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)最廣泛、更便利的服務是檔案社會化的必然趨勢

檔案信息化建設要求借助計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡多媒體技術等現(xiàn)代科技手段，不斷拓寬服務方式和服務主題。目前，美國、英國等西方發(fā)達國家已普遍運用各種新技術來管理和利用檔案。比如美國檔案館向公民提供檔案的縮微膠卷、電子掃描件或復印件，從而避免了檔案原件使用中可能的危險。西方國家發(fā)達的電腦網(wǎng)絡，也使檔案通過網(wǎng)絡共享成為現(xiàn)實。許多公共檔案館或專門檔案館建立了自己的網(wǎng)站，公眾可以在網(wǎng)站上實現(xiàn)在線查檔、實時瀏覽、遠程傳送等功能。近年來，我國不少地方已著手建設數(shù)字城建檔案館。國家檔案局2010年發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設指南》，對國內(nèi)數(shù)字檔案館建設提出了總體性指導意見，這將是今后檔案信息化的發(fā)展方向。有的地方通過開設、利用檔案局域網(wǎng)、黨政信息網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)三個獨立平臺，有針對性提取、安排檔案信息，在保證檔案安全前提下，為最大程度利用檔案服務公眾創(chuàng)建了很好的平臺和基礎。通過具有高度親民性的網(wǎng)站內(nèi)容和便利的操作方式，例如可視化城建檔案查詢系統(tǒng)、“24小時不閉館”網(wǎng)站服務，按照“國家數(shù)字檔案建設與服務工程”要求，不斷推進檔案數(shù)字化工作，將使城建檔案與居民生活、與城市建設發(fā)展緊密相連，使過去深藏館庫的城建檔案走入大眾，服務社會。檔案數(shù)字化過程同時結合館際合作方式，可以使同地區(qū)多個檔案館及不同地區(qū)間檔案館聯(lián)合組網(wǎng)，或者是發(fā)達地區(qū)檔案館通過支持欠發(fā)達地區(qū)檔案館檔案數(shù)字化，然后結對組網(wǎng)方式，不僅可以使有限資源在最大范圍內(nèi)得到利用，而且能夠有效避免重復建設、重復投資，有效解決當前存在的分散的各自為戰(zhàn)、地區(qū)間發(fā)展水平不均衡問題，使城建檔案數(shù)字化建設進程能更快得以推進。

(二)提升城建檔案編研質(zhì)量，更好滿足各類群體的利用

要使城建檔案真正服務社會，需要對檔案信息進行有機組合和科學加工，這就離不開檔案編研。但是，目前很多城建檔案編研工作往往對活勞動質(zhì)量重視不夠，還是以提供一些淺層次的資料匯編為主，因此，對滿足各類利用者需求的檔案進行深加工，無論在數(shù)量上還是質(zhì)量上還明顯有很大提升空間。有的檔案工作者總是強調(diào)領導對檔案工作不夠重視，這種認識是片面的。領導非常希望檔案工作者在充分研讀歷史檔案之余，科學、準確提出對今天城市建設的好建議，供決策參考。昨天的檔案不會自己說出城市建設與管理的規(guī)律，分析、研究，提煉、概括城市建設的規(guī)律其實是城建檔案編研人員的應有職責，如果僅提供一本又一本的檔案資料匯集，領導怎么可能有那么多時間一點點讀，然后一點點去找其規(guī)律性呢?還有的檔案工作者報怨檔案利用者:明明編研材料或網(wǎng)站上都已經(jīng)明確了的事，還要反復問。其實這也反映了檔案編研者是站在什么角度進行檔案編研的，如果僅站在檔案角度，檔案是不會看“自己”的。只有以尊重檔案為基礎，站在利用者角度進行城建檔案編研工作，出來的成果才是利用者所需要的。當前客觀上也存在大量繁重整理工作，使得檔案工作人員常年處于忙亂之中，沒有太多時間考慮提升檔案利用服務方面問題。因此，如果能使檔案整理數(shù)字化，外包操作，也能使檔案工作者有更多時間研究如何提供更高水平的編研成果。而且，城建檔案往往都是些專業(yè)性很強的科技檔案，一般利用者看不懂一些城建檔案其實是正常的，城建檔案編研者應該充當城建檔案專業(yè)性與大量非專業(yè)利用者之間的橋梁，或用圖形化示意，或用非專業(yè)語言進行適當“轉譯”，使人們?nèi)找婵是蟮某墙n案信息真正走下高閣，進入千家萬戶。

(三)實現(xiàn)大共享機制，優(yōu)化館藏結構

只有充分實現(xiàn)信息共享，才能最大程度發(fā)揮城市檔案利用價值。大共享應該是縱向共享與橫向共享結合?？v向共享是利用信息化手段，實現(xiàn)各級政府所屬城建檔案信息共享，以及其它相關聯(lián)檔案共享，加強館際之間合作，形成一個縱橫交錯的城建檔案館網(wǎng)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)遠程檢索和調(diào)用，實現(xiàn)雖非我有，但為我用的共享機制，使城建檔案服務打破行政級別限制，充分滿足利用者及經(jīng)濟建設及科學研究需要;橫向共享是要實現(xiàn)城市規(guī)劃建設管理整個系統(tǒng)檔案資源整合與共享。由于行政職能的劃分，城建系統(tǒng)涉及到多個行政部門，但檔案資源如果也因此而割裂開的話，不僅會給利用者帶來不便，也極易造成檔案遺失或形成“死檔”。這就要求城建檔案部門本著共同為城市建設發(fā)展作貢獻的出發(fā)點，積極主動與城市規(guī)劃、建設、管理等相關部門及其他有關單位進行溝通與協(xié)商，促進城市建設中珍貴檔案資料及時、完整征集到位，為提升城建檔案社會服務功能，從厚實館藏上打下堅實基礎;同時從實際工作出發(fā)，促使上級部門就實現(xiàn)城建檔案共享完善規(guī)章，提供制度保障，以實現(xiàn)城建檔案信息共享的長效性和規(guī)范性。

我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展，既對城建檔案工作提出了更高要求，也為提升城建檔案社會服務功能創(chuàng)造了重要條件。城建檔案工作者只有不斷提升自身政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，在實踐中充分運用創(chuàng)新思維，準確把握利用者需求，不斷創(chuàng)新方式方法，才能在為領導決策、研究城建規(guī)律、服務經(jīng)濟建設方面發(fā)揮更大作用。

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