談礦業(yè)權(quán)檔案的歸檔與管理

丁艷珍（江蘇省國土資源廳，江蘇南京，210029）

礦業(yè)權(quán)檔案是國土資源行政主管部門在礦業(yè)權(quán)建立、監(jiān)督、變更、注銷等過程中直接形成并具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是礦業(yè)權(quán)管理全過程的真實反映，也是礦業(yè)權(quán)管理工作的重要基礎(chǔ)。礦業(yè)權(quán)檔案是國土資源檔案管理的重要組成部分，也是維護礦業(yè)權(quán)人合法利益的重要憑證。

為適應(yīng)礦業(yè)權(quán)市場發(fā)展的需要，加強礦業(yè)權(quán)檔案的規(guī)范化管理，統(tǒng)一立卷歸檔的方法和基本原則，國土資源部發(fā)布了我國首部地質(zhì)礦產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)《礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范》（DZ/T0431-2005，以下簡稱《規(guī)范》），并于2005年10月1日起實施?！兑?guī)范》的實施，統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范了程序，基本扭轉(zhuǎn)了多年來礦業(yè)權(quán)檔案管理的混亂局面，維護了礦業(yè)權(quán)檔案的真實性、完整性和安全性，推動了礦業(yè)權(quán)檔案的集中統(tǒng)一管理，為理順礦業(yè)權(quán)檔案管理機制奠定了基礎(chǔ)。

一、認(rèn)真貫徹《規(guī)范》，強化國土資源檔案管理

為切實貫徹好《規(guī)范》，完善國土資源檔案分類體系，我廳對全省礦業(yè)權(quán)建立、延續(xù)、變更、轉(zhuǎn)讓、注銷等資料進行收集、整理、歸檔、編目、統(tǒng)一保管，并同步進行礦業(yè)權(quán)檔案的數(shù)字化；同時對各級國土資源行政主管部門礦業(yè)權(quán)檔案的管理進行指導(dǎo)。結(jié)合《規(guī)范》的具體要求，我們制定下發(fā)了《江蘇省國土資源檔案分類方案補充規(guī)定》，要求全省國土資源系統(tǒng)貫徹執(zhí)行。省廳機關(guān)通過與省地質(zhì)資料館合作，經(jīng)過幾年的搶救性整理歸檔，現(xiàn)已將1987年至2011年產(chǎn)生于機構(gòu)改革前的原江蘇省地質(zhì)礦產(chǎn)廳和機構(gòu)改革后的江蘇省國土資源廳礦業(yè)權(quán)檔案，進行了有效管理。共整理紙質(zhì)檔案2583卷，其中探礦權(quán)檔案1340卷、采礦權(quán)檔案1243卷。同時數(shù)字化后產(chǎn)生的電子檔案共205盤，其中探礦權(quán)光盤65盤、采礦權(quán)光盤140盤。

二、結(jié)合我省實際，加強礦業(yè)權(quán)檔案科學(xué)規(guī)范管理

一是堅持檔案的集中統(tǒng)一管理。各級國土資源行政主管部門的礦業(yè)權(quán)檔案，由本單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。明確礦業(yè)權(quán)主管部門和檔案部門的責(zé)任，礦業(yè)權(quán)檔案的歸檔實行部門立卷。礦業(yè)權(quán)主管部門是文件的形成單位，熟悉審批工作程序，了解文件的內(nèi)容及構(gòu)成，易于掌握文件的分類和排序，便于操作，負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作；檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、驗收、歸檔、保管并提供利用。

二是結(jié)合實際工作，簡化操作程序。本著“簡化整理，深化檢索”的原則，根據(jù)礦業(yè)權(quán)文件材料的內(nèi)容和其形成的特點，認(rèn)真領(lǐng)會和把握《規(guī)范》的精神。緊密結(jié)合我廳實際情況，減輕文件整理的勞動強度?？紤]到礦業(yè)權(quán)檔案的內(nèi)容不可分割和成套性的特點，為遵循文件的形成規(guī)律，以一個礦業(yè)權(quán)（一個許可證）形成的成套文件為單位立卷、編目、排架?！兑?guī)范》中的儲量管理類材料是一個礦業(yè)權(quán)成套材料中的一部分，不單獨設(shè)類，并入探礦權(quán)管理類和采礦權(quán)管理類，以保持文件之間的有機聯(lián)系?！兑?guī)范》中的十一小類作為探礦權(quán)管理類和采礦權(quán)管理類下須歸檔的文件材料，不單獨設(shè)類。

在礦業(yè)權(quán)建立、監(jiān)督、變更、注銷管理工作中直接形成，并具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等均為歸檔收集的對象，按其形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷，根據(jù)礦業(yè)權(quán)材料形成特點確定組卷材料的排列順序，結(jié)論性的材料放卷首，如許可證、申請登記書、劃定礦區(qū)登記書，文字在前，圖件在后。將一個礦業(yè)權(quán)（一個許可證）的文件材料設(shè)為一個歸檔單位，按年度，分探礦權(quán)、采礦權(quán)兩個類別，進行分類整理、立卷編目和歸檔。

三是精心組織標(biāo)題，科學(xué)編目，凸現(xiàn)重要信息。探礦權(quán)管理類包含探礦權(quán)審批文件、變更延續(xù)保留文件、轉(zhuǎn)讓發(fā)證審批文件、轉(zhuǎn)讓申請人材料、轉(zhuǎn)讓受讓人材料、監(jiān)督管理文件、注銷管理文件、礦產(chǎn)資源儲量評審登記核實文件等；采礦權(quán)管理類包含采礦權(quán)發(fā)證、劃定礦區(qū)范圍的申請與審批文件、評估、采礦權(quán)申請文件、變更延續(xù)文件、發(fā)證審批文件、轉(zhuǎn)讓申請人材料、轉(zhuǎn)讓受讓人材料、監(jiān)督管理文件、注銷管理文件、礦產(chǎn)資源儲量評審登記核實文件等。因材料內(nèi)容繁多、信息量巨大，設(shè)置一套涵蓋所有重要內(nèi)容的目錄表意義特別重大。

案卷標(biāo)題，采集一組信息組成，包括項目名稱、礦業(yè)權(quán)人、許可證號、發(fā)證日期、有效期限，制成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，一律打印在封皮上。

三、推進礦業(yè)權(quán)檔案數(shù)字化

我們強調(diào)要同步進行礦業(yè)權(quán)檔案的數(shù)字化工作，以準(zhǔn)確高效提供檔案利用服務(wù)。一是把好檔案資料掃描關(guān)。按照《圖文地質(zhì)資料數(shù)字化規(guī)范》進行掃描，嚴(yán)格工作流程，嚴(yán)格質(zhì)量控制。

二是做好電子文 件整合。礦業(yè)權(quán)檔案在數(shù)字化過程中遇到有別于其他檔案的問題。因?qū)嶋H掃描操作過程中，圖件（彩圖、黑白圖）與文字報告掃描進度往往很難同步，所以需要整合，就是將圖件（彩圖、黑白圖）電子文件經(jīng)適當(dāng)修飾后，添加到原檔號的文字報告電子文檔中去，和原紙質(zhì)檔案保持一致。

三是加強脫機管理。電子文檔保存到載體后，應(yīng)在數(shù)字國土工程“圖文地質(zhì)資料光盤存儲管理”系統(tǒng)中進行瀏覽檢查，保證能夠讀出電子文件。保存數(shù)據(jù)的載體，應(yīng)具備利于長期保存、保管條件相對簡便、數(shù)據(jù)不易更改的條件，以“C D-R”光盤刻盤入庫（一式三套：一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存）。與此同時，“圖文地質(zhì)資料光盤瀏覽管理系統(tǒng)”隨電子文檔一并歸檔入庫，以提供軟件支持。

四是編制好電子檔案目錄。電子檔案目錄由目錄號、光盤號、保管期限等構(gòu)成；同時還要備注所對應(yīng)的紙質(zhì)檔案的部分信息，如每一張光盤所對應(yīng)的紙質(zhì)檔案分類號、目錄號、案卷號、許可證號、發(fā)證日期、有效日期和項目名稱。

礦業(yè)權(quán)檔案的建立為國土資源工作的有序開展發(fā)揮了積極的作用，對礦業(yè)權(quán)的市場化運作起到了重要保障作用。礦業(yè)權(quán)檔案已經(jīng)充分彰顯了它的社會效益和經(jīng)濟效益。