創(chuàng)建省5A級(jí)數(shù)字檔案館的探索與實(shí)踐

陸 堅(jiān)（太倉(cāng)市檔案局，江蘇太倉(cāng)，215400）

2012年4月，太倉(cāng)市數(shù)字檔案館通過了江蘇省5 A級(jí)數(shù)字檔案館的評(píng)審驗(yàn)收，成為全省首家達(dá)到此標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是國(guó)家數(shù)字信息基礎(chǔ)工程，建設(shè)數(shù)字檔案館工程是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的需要，是加快國(guó)家信息化步伐的需要，也是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，具有深遠(yuǎn)的意義。下面筆者結(jié)合太倉(cāng)的建設(shè)實(shí)例，談?wù)剶?shù)字檔案館建設(shè)過程中的一些經(jīng)驗(yàn)和感受。

一、科學(xué)規(guī)劃，合理布局?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)需要完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，專用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，全面的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，人性化的管理平臺(tái)與應(yīng)用系統(tǒng)。

1.完善數(shù)字資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案資源建設(shè)和管理的標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字檔案館的生命線，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)功能的最實(shí)質(zhì)性保障措施。太倉(cāng)市數(shù)字檔案館建設(shè)結(jié)合國(guó)家、省、蘇州市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，先后出臺(tái)《太倉(cāng)市電子文件歸檔實(shí)施意見》、《太倉(cāng)市文書檔案歸檔文件數(shù)字化有關(guān)要求和步驟》、《太倉(cāng)市數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)》、《太倉(cāng)市電子數(shù)據(jù)備份工作實(shí)施方案》等規(guī)范性文件，夯實(shí)了數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)。

2.明確數(shù)字檔案館定位。由于環(huán)境的千差萬別，數(shù)字檔案館建設(shè)并不存在一個(gè)適用于所有用戶的通用模式，需結(jié)合電子政務(wù)環(huán)境、區(qū)域檔案信息化發(fā)展程度、上級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程等客觀因素，明確自身的定位。因此，太倉(cāng)在數(shù)字檔案館建設(shè)上明確了“四個(gè)定位”，即檔案信息資源領(lǐng)域明確“中心”定位，是全市檔案信息資源的中心樞紐；電子政務(wù)領(lǐng)域明確“后期”定位,是電子政務(wù)信息的長(zhǎng)久保管循環(huán)利用的平臺(tái)；信息公開領(lǐng)域明確“銜接”定位,是電子文件進(jìn)入政府信息公開系統(tǒng)的分流端口；檔案系統(tǒng)領(lǐng)域明確“節(jié)點(diǎn)”定位,是江蘇省和蘇州市檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上的一個(gè)開放節(jié)點(diǎn)。

3.優(yōu)化數(shù)字檔案館功能。數(shù)字檔案館功能的實(shí)現(xiàn)不僅僅是館藏檔案的數(shù)字化，也不只是停留在整個(gè)檔案業(yè)務(wù)流程的計(jì)算機(jī)化，而是代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式。其中“四個(gè)開發(fā)”是關(guān)鍵，即開發(fā)B/S架構(gòu)的館室聯(lián)網(wǎng)綜合應(yīng)用系統(tǒng)，采取集中和分布式并舉的數(shù)據(jù)庫(kù)管理；開發(fā)檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)業(yè)務(wù)工作網(wǎng)絡(luò)化；開發(fā)數(shù)字檔案室前置監(jiān)管系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)基層檔案查借閱審批、檔案年檢、接收進(jìn)館、綜合利用等工作網(wǎng)上辦理；開發(fā)電子文件和現(xiàn)行文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件和現(xiàn)行文件在線接收、鑒定和利用。

太倉(cāng)市數(shù)字檔案館5 A級(jí)評(píng)估會(huì)

4.拓展數(shù)字檔案館服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)用系統(tǒng)的可擴(kuò)展性是數(shù)字檔案館能否良性發(fā)展的關(guān)鍵，數(shù)字檔案館的核心資源在館藏，其服務(wù)面應(yīng)該依托網(wǎng)絡(luò)面向基層。太倉(cāng)對(duì)109家基層數(shù)字檔案室進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，形成館室一體化的管理模式。同時(shí)，建立了數(shù)字檔案館與電子政務(wù)系統(tǒng)、政府信息公開系統(tǒng)的聯(lián)系，形成了電子文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用、公布的完整體系，確保了檔案信息資源元數(shù)據(jù)生命周期的完整性。

5.提速檔案數(shù)字化進(jìn)程。數(shù)字檔案館的一切活動(dòng)均是圍繞數(shù)字檔案資源而展開的，紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度是數(shù)字檔案館工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障。太倉(cāng)在實(shí)現(xiàn)館藏檔案、進(jìn)館檔案數(shù)字化的兩個(gè)百分百完成的基礎(chǔ)上，形成了紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案同步建檔、同步檢查、同步進(jìn)館、同步管理、同步利用的“五同步”現(xiàn)代化檔案管理方式。目前可利用數(shù)字化原文達(dá)1478萬頁(yè)，年均提供服務(wù)利用1.5萬余人次。建成 “全市圖片中心”，包含老照片、大事照片、城市風(fēng)貌等八大專題6.9萬張；建成“全市新聞視頻中心”，記錄時(shí)事熱點(diǎn)、關(guān)心婁東民生，共有目錄2.7萬條、時(shí)長(zhǎng)7.5萬分鐘。

二、拓展服務(wù)平臺(tái)，提升數(shù)字檔案館服務(wù)能力

數(shù)字檔案館尤其是縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)要以整合利用數(shù)字檔案資源為中心，布局全市，兼顧發(fā)展，全面推進(jìn)區(qū)域數(shù)字檔案資源共建共享。

1.構(gòu)建民生資源共建共享體系。民生是檔案資源利用永恒的熱點(diǎn)，如何規(guī)范民生檔案建設(shè)、高效提供民生資源利用，是考核數(shù)字檔案館建設(shè)的重要指標(biāo)。太倉(cāng)依托“太倉(cāng)數(shù)字檔案室”網(wǎng)絡(luò)資源，與市民政局婚姻登記中心合作，建立婚姻登記檔案實(shí)時(shí)共建、遠(yuǎn)程共享新模式，在全國(guó)率先實(shí)現(xiàn)全市婚姻檔案的實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，形成“兩個(gè)窗口、同一資源”的服務(wù)體系，有效提升了全市婚姻檔案的利用效率。并以此為模式，全面推進(jìn)獨(dú)生子女、退伍士兵、拆遷、優(yōu)撫等專題資源的共建共享。

2.優(yōu)化專題數(shù)據(jù)庫(kù)群架構(gòu)。專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)應(yīng)針對(duì)社會(huì)各界對(duì)檔案資源的不同需求，不斷提煉篩選、整合優(yōu)化、充實(shí)完善。太倉(cāng)目前建有民生專題數(shù)據(jù)庫(kù)47個(gè)，內(nèi)容涵蓋了婚姻、獨(dú)生子女、退伍士兵、支邊等百姓生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域；另有特色專題數(shù)據(jù)庫(kù)27個(gè)，精選書畫、禮品、榮譽(yù)、視頻、圖片等彰顯太倉(cāng)地域特色、展示太倉(cāng)歷史文化的特色資源庫(kù)，服務(wù)太倉(cāng)文化大發(fā)展大繁榮。

3.提升檔案信息網(wǎng)站功能。建設(shè)好檔案信息網(wǎng)站，既是信息時(shí)代對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，也是對(duì)數(shù)字檔案館服務(wù)渠道的必要補(bǔ)充。近期，太倉(cāng)檔案信息網(wǎng)完成第三次改版，更突出親民、惠民、利民的宗旨，完善15大類44個(gè)欄目，增加各類網(wǎng)上展覽70余個(gè)，更新欄目?jī)?nèi)容300余項(xiàng)，2011年全年突破10萬人次。同時(shí)，制定了《太倉(cāng)市檔案信息網(wǎng)信息更新制度》、《太倉(cāng)市檔案局互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站信息發(fā)布和動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制》，為網(wǎng)站的科學(xué)管理和穩(wěn)定發(fā)展提供了有效保障。

三、多措并舉，切實(shí)強(qiáng)化檔案安全體系

安全是檔案工作的生命線和底線，數(shù)字檔案館建設(shè)要始終把安全作為一項(xiàng)重要工作同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步驗(yàn)收。

1.創(chuàng)新實(shí)體檔案安全管理技術(shù)。隨著檔案信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案館也應(yīng)被賦予了新的使命，如在實(shí)體檔案的安全管理上，如何應(yīng)用數(shù)字檔案館平臺(tái)，構(gòu)建實(shí)體檔案、數(shù)字檔案的一體化管理，成為檔案界新的研究課題。太倉(cāng)利用RFID超高頻技術(shù)，探索嘗試了檔案實(shí)時(shí)安全管理，已實(shí)現(xiàn)館藏全部珍貴檔案及近萬卷文書檔案的區(qū)域定位、實(shí)時(shí)追蹤、移動(dòng)終端管理、檔案自動(dòng)盤庫(kù)、可追溯出入庫(kù)管理功能，實(shí)踐了實(shí)體檔案“物聯(lián)網(wǎng)”管理，構(gòu)建了實(shí)體檔案—數(shù)字檔案—建筑安全系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)的檔案管理新模式，延伸了“數(shù)字檔案館”、“智能化檔案新館”的發(fā)展空間。

2.率先成立電子數(shù)據(jù)備份中心。電子數(shù)據(jù)備份的有效實(shí)施，是數(shù)字檔案館安全穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展的前提。經(jīng)太編辦〔2012〕1號(hào)文件批準(zhǔn)，太倉(cāng)市檔案局掛牌成立了江蘇省首個(gè)縣級(jí)電子數(shù)據(jù)備份中心，為充分發(fā)揮數(shù)字檔案館服務(wù)大局、服務(wù)社會(huì)的功能提供了有效保障。目前，備份中心已為太倉(cāng)120余家單位備份數(shù)字檔案1500萬頁(yè)。同時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)省、蘇州市異地異質(zhì)備份要求，實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)在蘇州、南京的異地備份。

3.強(qiáng)化檔案安全管理意識(shí)。在做好數(shù)字檔案館主體建設(shè)的同時(shí)，太倉(cāng)市檔案局積極做好了配套管理的規(guī)范，制定了計(jì)算機(jī)管理、信息安全保密等相關(guān)制度；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整和有效；嚴(yán)格實(shí)行檔案局域網(wǎng)與一切外網(wǎng)物理隔離，確保檔案信息化事業(yè)安全穩(wěn)定發(fā)展;建成8臺(tái)服務(wù)器、磁盤容量66 T、磁帶容量20 T的檔案信息中心，搭建全光纖，雙機(jī)冗余熱備環(huán)境，保障各項(xiàng)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

全省信息化工作會(huì)議暨數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)在太召開，與會(huì)代表對(duì)檔案資料與政府信息公開自助查閱系統(tǒng)興趣濃厚

四、推進(jìn)數(shù)字檔案館步入良性發(fā)展軌道

數(shù)字檔案館建設(shè)要堅(jiān)持在服務(wù)大局中找準(zhǔn)定位，以服務(wù)贏得支持，以支持強(qiáng)化保障，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)的良性發(fā)展。

1.贏得領(lǐng)導(dǎo)支持，明確發(fā)展方向。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持是檔案事業(yè)發(fā)展的前提，數(shù)字檔案館建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心關(guān)注和精心指導(dǎo)。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)于去年4月第二次親臨太倉(cāng)，視察數(shù)字檔案館建設(shè)，褒揚(yáng)太倉(cāng)檔案工作做得“有聲有色”，重點(diǎn)要求太倉(cāng)加快推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)，促進(jìn)太倉(cāng)在全國(guó)率先完成了館藏檔案、進(jìn)館檔案數(shù)字化的兩個(gè)百分百。國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)李和平、巡視員王良城、技術(shù)部主任付華，也先后蒞臨太倉(cāng)，為太倉(cāng)數(shù)字檔案館的發(fā)展明確了方向。

2.獲得地方配合，優(yōu)化發(fā)展環(huán)境。數(shù)字檔案館建設(shè)的成本投入大大高于傳統(tǒng)檔案館，基本技術(shù)設(shè)備、運(yùn)行中所使用的現(xiàn)代化技術(shù)都是以巨額資金為支撐。數(shù)字檔案館建設(shè)必須堅(jiān)持圍繞中心服務(wù)大局，以檔案科技服務(wù)區(qū)域重點(diǎn)工作。太倉(cāng)數(shù)字檔案館建設(shè)先后參與全市電子政務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)歸檔；參與政府信息公開系統(tǒng)建設(shè)，有效推進(jìn)全市政府信息公開工作；參與行政中心建設(shè)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)“實(shí)體集中、資源共享”的管理模式，獲得地方政府的肯定，累計(jì)投入建設(shè)資金1200余萬元。

太倉(cāng)市檔案館率先實(shí)現(xiàn)了館藏檔案和進(jìn)館單位檔案數(shù)字化的兩個(gè)百分百，年均為社會(huì)各界提供服務(wù)1.5萬余人次

3.深化理論研究，推進(jìn)持續(xù)發(fā)展。任何一項(xiàng)工作都要有相應(yīng)的專業(yè)理論作指導(dǎo)，數(shù)字檔案館建設(shè)尤其是。太倉(cāng)在實(shí)踐中，注重依托數(shù)字檔案館的建設(shè)，深化相關(guān)檔案科技理論的研究，已開展國(guó)家級(jí)課題研究4個(gè)，省級(jí)課題研究4個(gè)，獲國(guó)家、省市各類獎(jiǎng)項(xiàng)13個(gè)。《基于OAIS模型的縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)及核心技術(shù)應(yīng)用研究》、《建立縣級(jí)民生檔案資源保障體系的應(yīng)用研究》、《基于RFID的檔案實(shí)時(shí)安全管理體系適用性研究》等一批課題成果填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)外相關(guān)研究領(lǐng)域的空白，為數(shù)字檔案館的發(fā)展提供了保障。

數(shù)字檔案館建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，太倉(cāng)在數(shù)字檔案館功能的優(yōu)化完善上，在數(shù)字檔案資源服務(wù)社會(huì)的內(nèi)容和領(lǐng)域上，在電子文件實(shí)時(shí)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定上，還存在諸多不足，需要向檔案界同仁學(xué)習(xí)，共同探索實(shí)踐，推進(jìn)基層數(shù)字檔案館建設(shè)再上新臺(tái)階。