“集中歸檔”服務(wù)模式探索與實(shí)踐
——以德州市檔案館為例

文·陳華振 李富偉

為轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)職能，適應(yīng)機(jī)構(gòu)改革后檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢(shì)新任務(wù)，德州市檔案館以“不忘初心、牢記使命”學(xué)習(xí)教育活動(dòng)為契機(jī)，堅(jiān)守“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的職責(zé)使命，創(chuàng)新工作理念，拓展服務(wù)方式，以夯實(shí)市級(jí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)為重點(diǎn)，扎實(shí)推進(jìn)“集中歸檔”工作，即“集中時(shí)間、集中地點(diǎn)、集中人員、集中整理”，以檔案協(xié)作組為單位組織德州市直各部門(mén)各單位分批次到市檔案館開(kāi)展檔案集中整理和加工?！凹袣w檔”實(shí)施以來(lái)，從源頭上保證了各部門(mén)單位檔案的應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，實(shí)現(xiàn)了規(guī)范整理和有序保管，維護(hù)了檔案的完整與安全，已成為夯實(shí)基層檔案業(yè)務(wù)工作的重要抓手，連接基層檔案工作的主渠道，也探索出了一條做好檔案服務(wù)工作的新途徑。

一、實(shí)施“集中歸檔”的目的

（一）適應(yīng)職能轉(zhuǎn)變的需要。德州市級(jí)機(jī)構(gòu)改革完成之后，原來(lái)運(yùn)行多年的局館合一體制被打破，實(shí)行了局館分離和職能剝離，德州市檔案館不再履行監(jiān)督指導(dǎo)的行政職能，成為市委領(lǐng)導(dǎo)下的事業(yè)單位，主要職能轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資源的收、管、存、用等業(yè)務(wù)工作。在這種背景下，“集中歸檔”就成為夯實(shí)市直部門(mén)單位檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的重要手段。實(shí)施“集中歸檔”變指導(dǎo)為服務(wù)，做到了前端控制，確保了各部門(mén)單位檔案的齊全完整和規(guī)范整理，避免了檔案的損毀丟失，既提高了進(jìn)館檔案資源的數(shù)量，也保證了檔案資源的質(zhì)量。

（二）為檔案工作營(yíng)造良好氛圍的需要。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、管理性工作，因其作用的滯后特點(diǎn)，往往處于單位各項(xiàng)工作的末端，平時(shí)難以引起領(lǐng)導(dǎo)重視和社會(huì)的關(guān)注。“集中歸檔”通過(guò)德州市委辦公室高規(guī)格行文，引起市直各部門(mén)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。開(kāi)展“集中歸檔”，也是讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)檔案工作，重視檔案工作，關(guān)心檔案人員的重要途徑和手段。把檔案人員集中到檔案館來(lái)，集中時(shí)間、集中地點(diǎn)、集中整理，為檔案人員順利完成上年度檔案整理歸檔工作提供了重要保障。同時(shí)，也為檔案工作營(yíng)造了良好的社會(huì)氛圍。

（三）滿(mǎn)足檔案人員學(xué)習(xí)和實(shí)踐的需要?！凹袣w檔”為德州市檔案館和各部門(mén)單位檔案人員之間，以及協(xié)作組成員單位之間架起了一座橋梁，為檔案人員提供了一個(gè)集中學(xué)習(xí)、共同提高的優(yōu)質(zhì)平臺(tái)。這項(xiàng)工作在檔案館業(yè)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)下進(jìn)行，有什么問(wèn)題現(xiàn)場(chǎng)解決，有效地促進(jìn)了基層檔案人員，特別是新上崗檔案人員的業(yè)務(wù)水平和具體操作能力的提升，解決了他們檔案業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏、整理無(wú)從下手的難題，確保了各單位歸檔文件的整理規(guī)范、合乎標(biāo)準(zhǔn)。

二、“集中歸檔”的組織實(shí)施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、加強(qiáng)督導(dǎo)，為集中歸檔提供了堅(jiān)強(qiáng)保障

德州市檔案館主要負(fù)責(zé)同志高度重視此項(xiàng)工作，把做好“集中歸檔”作為轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)職能、夯實(shí)基層檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的重要工作來(lái)抓，多次聽(tīng)取有關(guān)準(zhǔn)備情況匯報(bào)，就工作推進(jìn)過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析研判，并做出安排部署。為加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，調(diào)動(dòng)各部門(mén)單位的積極性，主動(dòng)爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持，以市委辦公室的名義發(fā)布“集中歸檔通知”，要求各部門(mén)單位高度重視，認(rèn)真執(zhí)行；館各科室積極配合，主動(dòng)服務(wù)，為集中歸檔順利開(kāi)展打好了基礎(chǔ)。根據(jù)工作需要，德州市檔案館辦公室提前購(gòu)置了櫥具、裝訂機(jī)、電源插排等所需設(shè)備，以及檔號(hào)章、裝訂線(xiàn)、碳素筆等整理工具。信息技術(shù)科及早組織數(shù)字化加工公開(kāi)招標(biāo)工作，確定了一家有省級(jí)涉密加工資質(zhì)、管理規(guī)范、業(yè)內(nèi)口碑較好的數(shù)字化加工公司。整理工作開(kāi)始前，全館人員參與了衛(wèi)生打掃、桌椅擺放和現(xiàn)場(chǎng)布置工作。

（二）精心組織、細(xì)化服務(wù)，打造集中歸檔和數(shù)字化加工一體化服務(wù)新模式

一是超前謀劃、周密部署。借鑒往年集中歸檔取得的成功經(jīng)驗(yàn)和發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題，結(jié)合機(jī)構(gòu)改革后單位撤并組合面臨的新形勢(shì)，2019年，德州市檔案館檔案業(yè)務(wù)科著手開(kāi)展流程再造，重新修訂完善集中歸檔工作制度、工作紀(jì)律和簽到表、鑰匙領(lǐng)取表、征集意見(jiàn)表等程序和內(nèi)容，細(xì)化整理過(guò)程中需要注意的各種問(wèn)題。同時(shí)，根據(jù)德州市委發(fā)布的機(jī)構(gòu)改革后新的部門(mén)單位名單，結(jié)合市檔案館進(jìn)館范圍，重新梳理集中歸檔單位名單，擬定集中整理工作通知。在市委辦公室通知下發(fā)后，又采取微信群發(fā)送通知和協(xié)作組組長(zhǎng)通知的方式，讓各部門(mén)各單位全部知曉，提前做好文件收集和前期準(zhǔn)備，做到按時(shí)參與、積極配合。

二是精心組織、細(xì)化服務(wù)。針對(duì)市直部門(mén)單位檔案工作基礎(chǔ)參差不齊、檔案人員更換頻繁的實(shí)際情況，采取每組一會(huì)的模式，在每組集中歸檔工作開(kāi)始前組織本組所有單位檔案人員開(kāi)展專(zhuān)題培訓(xùn)，講解集中歸檔應(yīng)該注意的問(wèn)題，宣讀《歸檔文件集中整理工作制度》《現(xiàn)場(chǎng)工作紀(jì)律》和數(shù)字化加工情況說(shuō)明，播放《歸檔文件整理專(zhuān)題片》等方式，對(duì)與會(huì)檔案人員進(jìn)行專(zhuān)題輔導(dǎo)和培訓(xùn)，確保檔案人員對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，熟知整理流程和整理標(biāo)準(zhǔn)，為開(kāi)展集中整理做好鋪墊。德州市檔案館檔案業(yè)務(wù)科全程跟進(jìn)，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理，做好指導(dǎo)服務(wù)。做好每天簽到、鑰匙領(lǐng)取、整理用品發(fā)放回收等日常管理。各部門(mén)單位檔案實(shí)行分別存放，檔案櫥鑰匙由各單位檔案人員自行保管，避免了歸檔文件的混亂和交叉，整理現(xiàn)場(chǎng)所有區(qū)域全部實(shí)現(xiàn)監(jiān)控覆蓋，保證了現(xiàn)場(chǎng)檔案的安全。整理期間，業(yè)務(wù)科人員全天職守，熱心解答和指導(dǎo)檔案人員整理過(guò)程中遇到的業(yè)務(wù)和技術(shù)問(wèn)題，確保集中歸檔現(xiàn)場(chǎng)全天候“場(chǎng)不離人，人不離場(chǎng)”。按照工作需要規(guī)劃布置現(xiàn)場(chǎng)，整理區(qū)域與數(shù)字化區(qū)域兩分開(kāi)，做到互不干擾。德州市檔案館做好歸檔文件現(xiàn)場(chǎng)安全和衛(wèi)生清理工作，為各部門(mén)單位檔案人員提供了一個(gè)安心舒心靜心的工作環(huán)境。

三是延伸服務(wù)，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)。為推進(jìn)德州市直部門(mén)單位檔案信息化進(jìn)程，解決各部門(mén)單位數(shù)字化招標(biāo)難、標(biāo)準(zhǔn)低的問(wèn)題，德州市檔案館擔(dān)當(dāng)作為，主動(dòng)創(chuàng)新，在去年“集中時(shí)間、集中地點(diǎn)、集中人員、集中整理”四集中的基礎(chǔ)上，今年增加“集中數(shù)字化”流程，為集中歸檔的各部門(mén)單位現(xiàn)場(chǎng)提供數(shù)字化加工、目錄制作、備份等服務(wù)，檔案整理和數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了同步推進(jìn)，提升了政務(wù)專(zhuān)網(wǎng)“在線(xiàn)歸檔”電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，打造了檔案整理和數(shù)字化加工一體化服務(wù)的“德州模式”，也為“館室一體”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、“集中歸檔”取得的主要成效

（一）集中歸檔得到各檔案進(jìn)館單位的高度重視和積極響應(yīng)

去年，集中歸檔受德州市級(jí)機(jī)構(gòu)改革影響，啟動(dòng)有所延遲，整個(gè)工作自7月開(kāi)始組織發(fā)動(dòng)到全部結(jié)束，歷時(shí)兩個(gè)月。具體實(shí)施分四組批次推進(jìn)，每周4個(gè)協(xié)作組單位，共有150余家部門(mén)單位到德州市檔案館參加集中歸檔，主動(dòng)到市檔案館參與集中歸檔的二級(jí)單位有14家，這些單位全部整理完畢并通過(guò)驗(yàn)收。其中，有80%以上的部門(mén)單位進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)數(shù)字化，整個(gè)工作超出了預(yù)期效果。

（二）集中歸檔推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化進(jìn)程

集中歸檔工作的開(kāi)展，從源頭上保證了檔案整理質(zhì)量。由檔案館工作人員全程把關(guān)，有效避免了檔案收集不齊全、分類(lèi)不合理、期限鑒定不科學(xué)、整理不規(guī)范等問(wèn)題。工作中，德州市檔案館指導(dǎo)各部門(mén)單位嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局第8號(hào)令、10號(hào)令要求，合理確定本部門(mén)、本單位文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限，保證各部門(mén)單位檔案不發(fā)生流失和損毀問(wèn)題，確保全宗檔案的完整性；集中時(shí)間、集中地點(diǎn)，為檔案人員爭(zhēng)取了寶貴時(shí)間，在固定的時(shí)間內(nèi)集中精力做好檔案整理工作，避免了其他事務(wù)的干擾，確保了歸檔文件整理工作的如期完成；統(tǒng)一檔案整理流程和標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化了檔案人員業(yè)務(wù)能力和實(shí)際操作水平，全面提升了德州市直部門(mén)單位檔案的整理水平；超前謀劃，集中開(kāi)展數(shù)字化，極大的提高了電子檔案質(zhì)量，解決了大部分單位數(shù)字化開(kāi)展難、質(zhì)量不合規(guī)的問(wèn)題，推進(jìn)了檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化進(jìn)程。

（三）集中歸檔為轉(zhuǎn)變職能、改進(jìn)服務(wù)方式提供良好平臺(tái)

集中歸檔成為機(jī)構(gòu)改革后，德州市檔案館轉(zhuǎn)變職能服務(wù)基層的重要方式和手段，加強(qiáng)了市檔案館和基層檔案人員的交流溝通，搭建起了解和服務(wù)基層檔案工作的一個(gè)良好平臺(tái)。德州市檔案館工作人員的用心組織、熱情服務(wù)和規(guī)范指導(dǎo)，也得到各部門(mén)單位的一致好評(píng)。

集中歸檔是檔案館順應(yīng)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措。德州市檔案館將借鑒兩年來(lái)的經(jīng)驗(yàn)和成果，吸收各部門(mén)單位提出的合理建議，進(jìn)一步完善集中歸檔制度，豐富工作內(nèi)容，規(guī)范工作流程，將集中歸檔作為一項(xiàng)常規(guī)工作堅(jiān)持下去，為優(yōu)化館藏檔案質(zhì)量，豐富檔案資源數(shù)量，推進(jìn)檔案事業(yè)更好發(fā)展不懈努力。