企業(yè)機(jī)關(guān)建設(shè)研究

唐志國(guó)

【摘要】 企業(yè)機(jī)關(guān)建設(shè)，是一項(xiàng)艱巨的工程，要重點(diǎn)圍繞構(gòu)建科學(xué)的管理模式、建立規(guī)范的管理體系、創(chuàng)建“學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、和諧型”機(jī)關(guān)等三個(gè)方面開(kāi)展工作，著力把機(jī)關(guān)建設(shè)成為企業(yè)的決策中心、指揮中心、管理中心、信息中心，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)機(jī)關(guān)管理模式管理體系三型

企業(yè)機(jī)關(guān)，一頭連著企業(yè)管理層，一頭連著下屬單位，處于承上啟下、貫通左右的樞紐地位，其職責(zé)主要是總攬全局，發(fā)揮參謀助手作用；統(tǒng)籌組織，發(fā)揮管理協(xié)調(diào)作用；檢查指導(dǎo)，發(fā)揮監(jiān)督服務(wù)作用。

企業(yè)機(jī)關(guān)建設(shè)，就是要圍繞職能定位，把機(jī)關(guān)建設(shè)成為企業(yè)的決策中心、指揮中心、管理中心、信息中心，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展。企業(yè)機(jī)關(guān)建設(shè)，是一項(xiàng)艱巨的工程，重點(diǎn)要圍繞三個(gè)方面開(kāi)展工作：第一，構(gòu)建科學(xué)的管理模式，理順上下左右的關(guān)系，理清機(jī)關(guān)與下屬單位工作界面，做到各就各位、各司其責(zé)；第二，建立規(guī)范的管理體系，推進(jìn)機(jī)關(guān)工作規(guī)范化、制度化，做到各項(xiàng)工作有規(guī)可依、有章可循；第三，創(chuàng)建“三型”機(jī)關(guān)，增強(qiáng)工作人員服務(wù)意識(shí)，提升工作人員的管理能力，提高機(jī)關(guān)服務(wù)效率和質(zhì)量。

一、構(gòu)建科學(xué)的模式，有效授權(quán)強(qiáng)管理

機(jī)關(guān)的管理模式，歸根結(jié)底取決于上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位授權(quán)的大小。授權(quán)大的，管理重心下移，機(jī)關(guān)管得少，下屬單位自主權(quán)較大，呈現(xiàn)三角形的分權(quán)模式；授權(quán)小的，管理重心上移，機(jī)關(guān)管得多，下屬單位自主權(quán)較小，呈現(xiàn)倒三角的集權(quán)模式。這兩種模式天生是一對(duì)矛盾體，一方的優(yōu)劣勢(shì)正好是另一方的劣優(yōu)勢(shì)，并無(wú)孰優(yōu)孰劣之分。企業(yè)應(yīng)該選擇三角形還是倒三角形模式，也并沒(méi)有放之四海皆準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)實(shí)中，不僅不同的企業(yè)會(huì)有不同的選擇，即使同一個(gè)企業(yè)，在不同的階段，或者針對(duì)不同的下屬單位，機(jī)關(guān)管理模式也可能不同。一個(gè)企業(yè)在選擇和構(gòu)建機(jī)關(guān)管理模式時(shí)，需要綜合考慮四方面因素。

1、管理層的行事風(fēng)格

管理層，尤其是主要負(fù)責(zé)人的行事風(fēng)格，很大程度決定了機(jī)關(guān)管理模式。如果主要負(fù)責(zé)人事無(wú)巨細(xì)、事必躬親，勢(shì)必是倒三角形的；如果是只管“定戰(zhàn)略、搭班子、帶隊(duì)伍”，管理模式勢(shì)必是三角形的。

2、所屬單位業(yè)務(wù)性質(zhì)

一個(gè)企業(yè)如果所屬單位業(yè)務(wù)性質(zhì)有差別，授權(quán)大小就必須有針對(duì)性，不能千篇一律。例如，一家企業(yè)所屬單位是不相關(guān)多元化的，在授權(quán)上就應(yīng)該有所區(qū)別，否則就會(huì)發(fā)生對(duì)這家單位的合適授權(quán)，對(duì)那家單位就授權(quán)過(guò)大，管理不到位。

3、以往執(zhí)行效果

人的智力差別、能力差異，決定了不同的被授權(quán)管理團(tuán)隊(duì)會(huì)產(chǎn)生不同的結(jié)果。由此可見(jiàn)，授權(quán)大小必須考慮到以往執(zhí)行效果。對(duì)在授權(quán)范圍內(nèi)想干事、能干事、會(huì)干事、能干成事的下屬單位管理層，就應(yīng)當(dāng)給予更多更大的授權(quán)，提供更廣闊的舞臺(tái)；反之，對(duì)于授權(quán)執(zhí)行不好的，有出格現(xiàn)象的，例如用人上任人唯親的、采辦上有徇私的、群眾意見(jiàn)大的，就要收權(quán)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)集權(quán)。

4、當(dāng)期的重點(diǎn)工作

在有的時(shí)候，企業(yè)需要突擊抓好某項(xiàng)工作，為了便于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、提高效率，就要由機(jī)關(guān)牽頭，在一定時(shí)期將相關(guān)權(quán)限收上來(lái)，集權(quán)辦大事，進(jìn)行非常態(tài)化的管理。

另外，具體到什么樣的權(quán)利應(yīng)該被授，判定的標(biāo)準(zhǔn)不復(fù)雜，即不好管理的都授權(quán)下去，讓機(jī)關(guān)集中精力做有限行動(dòng)、有效作為的事情。

二、建立規(guī)范的體系，嚴(yán)格考核抓落實(shí)

研究企業(yè)機(jī)關(guān)管理體系現(xiàn)狀，其存在的主要問(wèn)題是體系版本多、差異大，內(nèi)容龐雜、重點(diǎn)不突出，審查與整改不到位，有體系不執(zhí)行，等等。針對(duì)這些問(wèn)題，筆者認(rèn)為機(jī)關(guān)管理體系建設(shè)除了契合管理模式之外，必須花大力氣抓好科學(xué)編制、嚴(yán)細(xì)審查、監(jiān)督考核等環(huán)節(jié)。

1、科學(xué)編制體系，增強(qiáng)體系的權(quán)威性

（1）不求標(biāo)新立異，但求一脈相承。在一次外審員培訓(xùn)課上，有個(gè)學(xué)員談到了他的困惑，其所在的公司成立不到6年，換了3任領(lǐng)導(dǎo)，每任領(lǐng)導(dǎo)都高度重視體系建設(shè)工作，且緊跟潮流，時(shí)下流行什么樣的編制形式就要求按照什么形式重新修訂，6年來(lái)體系三易其稿。三稿有什么本質(zhì)區(qū)別嗎？沒(méi)有，只是換湯不換藥，編寫人員只是在做排列組合罷了，甚至是將簡(jiǎn)單問(wèn)題復(fù)雜化。這種做法看似與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)際上除了便宜咨詢公司，對(duì)企業(yè)管理百害而無(wú)一益。針對(duì)各種版本體系的實(shí)質(zhì)內(nèi)容沒(méi)有多大出入的情況，一定要選定一個(gè)版本堅(jiān)定不移走下去，重在強(qiáng)化執(zhí)行和持續(xù)改進(jìn)，這才是企業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)久之道。

（2）不求齊頭并進(jìn)，但求先后有序。眾所周知，機(jī)關(guān)部門之間的工作界限不好劃分，很多工作都是“你中有我、我中有你”，通常在一個(gè)部門主管的某項(xiàng)工作的全生命周期的程序中，既有要求各部門執(zhí)行的部分，也有需要執(zhí)行其他部門管理制度的部分，這就說(shuō)明一個(gè)程序的編制不能僅靠主管部門的閉門造車，否則編寫出來(lái)的東西一定會(huì)與其他部門的制度產(chǎn)生沖突。為了提高體系編制效率和質(zhì)量，要講究先后順序，最好是分四步走：第一步，根據(jù)部門職責(zé)分工，列出公司機(jī)關(guān)管理體系目錄，經(jīng)公司體系委員會(huì)討論確定；第二步，各部門著手編制以自己為主、其他部門遵照?qǐng)?zhí)行、不涉及其他部門規(guī)章制度的程序，像行政部門的收文、發(fā)文程序，財(cái)務(wù)部門的預(yù)算、報(bào)銷程序，人事部門的招聘、任免程序，經(jīng)營(yíng)部門的采辦程序，等等；第三步，學(xué)習(xí)討論第二步中所編寫的程序，這既是學(xué)習(xí)與審定的過(guò)程，更為下一步編寫業(yè)務(wù)交叉程序奠定基礎(chǔ)，可以盡量保證同一項(xiàng)工作表述相同、要求一樣、界面清晰、銜接順暢；第四步，全面鋪開(kāi)，編寫剩余的程序。

（3）不求面面俱到，但求重點(diǎn)突出。在體系編制中，有的企業(yè)追求大而全，將一些雞毛蒜皮的小事或者已經(jīng)有明確規(guī)章制度的都納入體系，弄得重點(diǎn)不突出，不但不能有效指導(dǎo)工作，還為執(zhí)行與審查帶來(lái)許多不必要的后續(xù)工作。與其這樣，就應(yīng)該把一些將簡(jiǎn)單問(wèn)題復(fù)雜化的程序簡(jiǎn)化或刪除，把已經(jīng)有明確規(guī)章制度的黨群類工作不納入體系管理，保證體系的重點(diǎn)突出和獨(dú)立性。

2、創(chuàng)新審查方法，提高體系的實(shí)用性

為了提搞體系的實(shí)用性，就需要對(duì)全部程序進(jìn)行全生命周期驗(yàn)證，在這方面，情景演示是比較有效的方法。具體做法是：組織召集內(nèi)審員，對(duì)程序逐一進(jìn)行演練。一個(gè)程序涉及幾方，就選幾個(gè)人扮演不同角色，每個(gè)人事前熟悉自己的職責(zé)，然后從頭至尾把程序走一遍，其他的人當(dāng)觀眾挑毛病，著重找出流程不暢的、繁瑣的、交叉的，然后反饋給職能部門修訂。

3、加強(qiáng)監(jiān)督考核，永葆體系的生命力

編寫體系，其最終目的不是為了獲得證書(shū)、更不是為了放在書(shū)柜中充門面，而是要發(fā)揮作用，教導(dǎo)員工認(rèn)真執(zhí)行、按章辦事，真正推進(jìn)管理的制度化。在這方面必須要做的就是監(jiān)督考核，一要監(jiān)督考核體系的執(zhí)行情況，二要監(jiān)督考核問(wèn)題整改情況，督促體系持續(xù)改進(jìn)，不斷提高體系執(zhí)行率，永葆體系生命力。

三、創(chuàng)建“三型”機(jī)關(guān)，全員參與增水平

加強(qiáng)機(jī)關(guān)能力建設(shè)，最后落腳點(diǎn)還是要抓好機(jī)關(guān)隊(duì)伍建設(shè)，具體做法表現(xiàn)在以下方面。

1、把好機(jī)關(guān)人員入口關(guān)

在機(jī)關(guān)工作人員的選擇上，應(yīng)盡量從基層優(yōu)秀員工中選撥，讓有經(jīng)驗(yàn)的人干專業(yè)化的管理工作，是內(nèi)行，能收到事半功倍的效果；讓優(yōu)秀的人有更大的舞臺(tái)，也有助于營(yíng)造出能者有其位的文化氛圍。即使是新招聘的非常有潛質(zhì)的應(yīng)屆畢業(yè)生，也應(yīng)該放到基層鍛煉一兩年，在實(shí)踐中檢驗(yàn)一下其綜合素質(zhì)，在實(shí)踐中增長(zhǎng)其才干。

2、開(kāi)展“三型”機(jī)關(guān)建設(shè)

（1）創(chuàng)建學(xué)習(xí)型機(jī)關(guān)。一要計(jì)劃詳實(shí)，有明確的學(xué)習(xí)時(shí)間、內(nèi)容、對(duì)象。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，世界觀、方法論都要有，但方法論所占比例要大。要重點(diǎn)學(xué)習(xí)企業(yè)的昨天、今天、明天，讓員工了解企業(yè)、熱愛(ài)企業(yè)；學(xué)習(xí)管理體系，讓員工對(duì)與己有關(guān)的工作程序、重點(diǎn)環(huán)節(jié)諳熟于心；學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)相關(guān)知識(shí)，讓員工緊跟時(shí)代發(fā)展、行業(yè)變遷、政策調(diào)整、知識(shí)更新，成為專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的行家里手。二要建立機(jī)制，一方面把定崗定級(jí)定薪與學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職稱、職業(yè)資格證書(shū)等結(jié)合起來(lái)，變“要我學(xué)習(xí)”為“我要學(xué)習(xí)”；另一方面，將部門學(xué)習(xí)計(jì)劃執(zhí)行情況納入年度績(jī)效考核。三要借助平臺(tái)，將學(xué)習(xí)融入日常工作生活中，少為員工增加負(fù)擔(dān)。例如借助黨建工作的“三會(huì)一課”平臺(tái)，學(xué)習(xí)中央、上級(jí)單位的指示精神，學(xué)習(xí)理論知識(shí)和拒腐防變知識(shí)，幫助機(jī)關(guān)工作人員樹(shù)立新理念、開(kāi)拓新視野；借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將授課視頻、講義等放到網(wǎng)上，方便員工自由選擇學(xué)習(xí)時(shí)間。

（2）創(chuàng)建服務(wù)型機(jī)關(guān)。一是要加強(qiáng)教育，增強(qiáng)機(jī)關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)。二是要圍繞對(duì)上服務(wù)和對(duì)下服務(wù)的核心內(nèi)容開(kāi)展工作。機(jī)關(guān)對(duì)上服務(wù)，并不是對(duì)企業(yè)管理層俯首帖耳、惟命是從，核心是嚴(yán)格把關(guān)、勇于擔(dān)當(dāng)、建言獻(xiàn)策，發(fā)揮參謀助手作用。根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略和部門職權(quán)，嚴(yán)把各項(xiàng)報(bào)批的審核關(guān)，敢于對(duì)違規(guī)事項(xiàng)說(shuō)不，為企業(yè)科學(xué)決策筑起一道防火墻；遇到難題，不能明哲保身，不能把職權(quán)范圍內(nèi)的工作往上推，要勇于擔(dān)當(dāng)、敢于決策，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難；善于發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行中的問(wèn)題，拿出解決辦法，為企業(yè)發(fā)展建言獻(xiàn)策。機(jī)關(guān)對(duì)下服務(wù)，除了做好面上的事情，像杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦”現(xiàn)象，核心是做好以下兩方面工作：第一，想基層之所想，急基層之所急，高質(zhì)高效辦理各項(xiàng)工作。對(duì)于到機(jī)關(guān)辦事的人員，要盡量精簡(jiǎn)辦事程序，提高辦事效率；要建立AB崗制度，每個(gè)工作人員離崗期間，都要有人臨時(shí)替崗代班；要施行首問(wèn)負(fù)責(zé)制；對(duì)于基層上報(bào)的請(qǐng)示，要限時(shí)響應(yīng)，無(wú)論同意與否，必須在限定的工作日內(nèi)給予答復(fù)或解釋說(shuō)明。第二，多為基層分憂，少給基層添亂，增進(jìn)理解、強(qiáng)化協(xié)作。首先，設(shè)置精干高效的機(jī)關(guān)。必須根據(jù)機(jī)關(guān)管理模式優(yōu)化崗位設(shè)置，使辦事人員各司其職，加快工作進(jìn)程。其次，減少機(jī)關(guān)發(fā)文。除了政治色彩比較濃的文件，對(duì)于可發(fā)可不發(fā)的文件、發(fā)了又沒(méi)有多大意義的文件、時(shí)效性不長(zhǎng)的文件，堅(jiān)決不發(fā)，如上面來(lái)的與企業(yè)相關(guān)度不大的文件、各種會(huì)議通知等。第三，機(jī)關(guān)要建立統(tǒng)一的需基層定期上報(bào)的報(bào)告模板，由行政管理部門負(fù)責(zé)收集整理。機(jī)關(guān)工作人員需找相關(guān)材料，首先到行政管理部門查找，確實(shí)沒(méi)有的，再找基層要。第四，深入基層要堅(jiān)持從簡(jiǎn)務(wù)實(shí)。機(jī)關(guān)人員深入基層搞調(diào)研，有助于掌握第一手資料，有助于做出科學(xué)決策，但在實(shí)施中要堅(jiān)持從簡(jiǎn)務(wù)實(shí)。一個(gè)部門擬定調(diào)研計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該主動(dòng)了解其他部門的安排，盡量組團(tuán)調(diào)研，減輕基層的接待任務(wù)；公共交通發(fā)達(dá)的，或者能自行解決交通問(wèn)題的，盡量不要麻煩基層派車迎來(lái)送往；座談會(huì)，盡量安排在基層內(nèi)部會(huì)議室；對(duì)于基層現(xiàn)場(chǎng)提出的問(wèn)題，能現(xiàn)場(chǎng)解決的要立即給予答復(fù)，不能現(xiàn)場(chǎng)解決的，要說(shuō)明情況，并及時(shí)向上反映；調(diào)研之后要提交調(diào)研報(bào)告，決不能轟轟烈烈開(kāi)始，悄無(wú)聲息結(jié)束。

（3）創(chuàng)建和諧型機(jī)關(guān)。和諧機(jī)關(guān)的內(nèi)容包括人與人和諧、人與企業(yè)和諧、人與社會(huì)和諧。在人與人和諧方面，要通過(guò)開(kāi)展豐富多彩的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，讓平時(shí)埋頭于“練坐功”的機(jī)關(guān)人員互動(dòng)起來(lái)，增進(jìn)友誼、融洽關(guān)系，加強(qiáng)機(jī)關(guān)部門之間的溝通協(xié)調(diào)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力；要通過(guò)開(kāi)展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)，引領(lǐng)員工在各方面追求卓越，營(yíng)造出學(xué)習(xí)比著學(xué)、工作比著干，為企業(yè)發(fā)展多做貢獻(xiàn)的氛圍。在人與企業(yè)和諧方面，要通過(guò)開(kāi)展扶危濟(jì)困活動(dòng)，及時(shí)將企業(yè)的溫暖送達(dá)員工；要通過(guò)為機(jī)關(guān)工作人員設(shè)計(jì)職業(yè)生涯發(fā)展通道，使員工努力有方向、學(xué)習(xí)有目標(biāo)、工作有激情，讓員工與企業(yè)相融共進(jìn)。在人與社會(huì)和諧方面，機(jī)關(guān)工作人員要遵紀(jì)守法，尤其要常思貪欲之害、常懷律己之心，在社會(huì)上做一個(gè)清清白白的人；要在綠色、環(huán)保、低碳上做一些力所能及的工作，為建設(shè)環(huán)境友好型社會(huì)貢獻(xiàn)力量。

機(jī)關(guān)建設(shè)是企業(yè)的一個(gè)永恒課題，也是一件復(fù)雜、艱巨的工作，不可能畢其功于一役，必須在不斷優(yōu)化管理模式、持續(xù)改進(jìn)管理體系的同時(shí)，號(hào)召機(jī)關(guān)工作人員積極參與到“學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、和諧型”機(jī)關(guān)建設(shè)中來(lái)，從自己做起、從點(diǎn)滴做起，促使機(jī)關(guān)建設(shè)每年都能進(jìn)一步，年年都有新變化。