高校科研檔案規(guī)范化管理的實(shí)施

馬長(zhǎng)松，王曉楠，周 翠

（1.濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261041；2.濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261011）

科研檔案是科研人員在從事科學(xué)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等形式和載體的科技文件材料。高校的科研檔案是高校檔案中的重要組成部分，是高校科研活動(dòng)的真實(shí)記錄。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，高校成了科研的主要陣地，承擔(dān)著國(guó)家各級(jí)各類(lèi)的科研項(xiàng)目，是整個(gè)社會(huì)科學(xué)研究的主力軍。

1 高?？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題

1.1 科研檔案管理制度不健全

有些高校沒(méi)有健全的科研檔案管理制度，科研檔案歸檔管理缺少行之有效的制約手段，致使高?？蒲袡n案歸檔管理工作處于失控狀態(tài)，檔案部門(mén)、科研業(yè)務(wù)主管部門(mén)、科研檔案形成單位之間管理權(quán)限不明確，有些上級(jí)主管部門(mén)在科研成果登記、評(píng)獎(jiǎng)時(shí)收取原件，不予歸還，造成科研成果載體的高校科研檔案不能系統(tǒng)完整歸檔，處于分散凌亂的狀態(tài)。另外，要求歸檔的資料必須是原件，由于沒(méi)有相關(guān)的制度制約，很多教師不配合，檔案管理人員因無(wú)章可循、無(wú)法可依，只好聽(tīng)之任之。

1.2 高?？蒲腥藛T缺乏科研檔案管理意識(shí)

高校科研檔案是檔案管理人員與科研工作人員共同的活動(dòng)結(jié)果?？蒲腥藛T是科研檔案的主體，科研檔案的形成，是科研人員對(duì)科研過(guò)程及成果的總結(jié)?？蒲袡n案的形成需要科研人員的配合，對(duì)需歸檔的科研材料進(jìn)行整理，以材料提交的方式提供給科研檔案管理人員。一份完整的科研檔案包含科研管理的綜合指導(dǎo)性材料；科研過(guò)程的記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等各種載體材料；科研總結(jié)、鑒定及推廣階段的申報(bào)、審批、應(yīng)用等相關(guān)材料。這些科研活動(dòng)中的材料，共同構(gòu)成一個(gè)科研項(xiàng)目的全部檔案。然而，多數(shù)科研人員重視科研項(xiàng)目的申請(qǐng)、立項(xiàng)、科研實(shí)踐及科研成果的發(fā)表與獎(jiǎng)勵(lì)，輕視過(guò)程中檔案資料的積累、歸檔。目前仍有一些科研人員缺乏檔案管理意識(shí)，不愿將科研材料上交檔案管理部門(mén)歸檔；還有一些科研人員對(duì)科研成果能否得到有效保護(hù)存在顧慮，只提供部分復(fù)印件，使科研資料的管理處于失控狀態(tài)。這造成歸檔的科研材料殘缺不全。

2 高校科研檔案規(guī)范化管理的具體實(shí)施

2.1 建立健全管理制度，實(shí)現(xiàn)有效管理

根據(jù)國(guó)家檔案法及相關(guān)規(guī)定、辦法的要求，建立健全科研檔案管理的規(guī)章制度，包括文件材料的歸檔范圍、保管期限，檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等制度，并對(duì)科研檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，明確學(xué)?？蒲泄芾聿块T(mén)及檔案管理部門(mén)在檔案管理中的責(zé)任。因?yàn)榭蒲袡n案對(duì)科研申報(bào)有借鑒作用，能為科研工作及決策者提供重要的信息，因此要明確科研人員和檔案管理部門(mén)的職責(zé)，建立健全檔案管理制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。重要的是科研管理部門(mén)應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定切實(shí)把科研檔案管理納入科研管理制度之中，與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。對(duì)科研檔案材料的積累，從項(xiàng)目一開(kāi)始就要保證科研材料的完整、準(zhǔn)確，在課題立項(xiàng)時(shí)應(yīng)做好記錄、收集、歸檔工作，明確文件材料的歸檔要求，實(shí)行科研檔案工作與科研活動(dòng)同步管理，對(duì)于文件材料形成情況實(shí)行全程跟蹤管理。

2.2 完善制度，實(shí)行規(guī)范化管理

制定科技檔案管理制度，以規(guī)范科研檔案管理。規(guī)定全校科技檔案資料由學(xué)?？蒲泄芾聿块T(mén)和綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，共同保護(hù)好科研檔案?？蒲泄芾聿块T(mén)向綜合檔案室移交檔案時(shí)，必須遵守規(guī)定，履行接收程序，保證歸屬信息明確。

2.2.1 完善存檔措施 對(duì)在研課題應(yīng)設(shè)立獨(dú)立檔案盒。根據(jù)課題檔案成套性、階段性的特點(diǎn)，每個(gè)在研課題設(shè)立臨時(shí)的獨(dú)立檔案盒，存放于學(xué)?？蒲泄芾聿块T(mén)，檔案內(nèi)容應(yīng)包括申請(qǐng)書(shū)、合同書(shū)、課題執(zhí)行情況匯報(bào)、結(jié)題報(bào)告等資料?？蒲泄芾聿块T(mén)隨時(shí)將階段性收集的文件材料歸入臨時(shí)檔案盒，進(jìn)行預(yù)立卷，并按級(jí)別、任務(wù)來(lái)源、立項(xiàng)年份存放于檔案柜，使檔案資料便于查找。另外，因科研成果鑒定資料、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)資料、著作等過(guò)于厚重，論文、立項(xiàng)批文、結(jié)題批文等資料分散的特點(diǎn)，可將其分類(lèi)存放于文件柜內(nèi)。

2.2.2 規(guī)范借閱制度 檔案資料借閱頻繁，容易造成資料的損壞和丟失。科研管理部門(mén)的科研檔案按規(guī)定不能無(wú)序借出，如果課題負(fù)責(zé)人因?yàn)闄n案資料管理不善，借閱課題資料時(shí)，需填寫(xiě)“課題檔案管理不良記錄表”“課題檔案借閱表”等相關(guān)表格，避免檔案資料頻繁借出造成不必要的損壞，保證科研檔案管理工作的有序性。課題檔案資料除單位存檔外，課題負(fù)責(zé)人還需保留一份，如課題立項(xiàng)批文、課題申請(qǐng)書(shū)、合同書(shū)、結(jié)題報(bào)告、成果鑒定證書(shū)、成果獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等，課題負(fù)責(zé)人收到資料后要簽名確認(rèn)，明確管理好自己負(fù)責(zé)課題檔案的責(zé)任，使課題負(fù)責(zé)人養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣，做到科研檔案管理人人有責(zé)。

2.2.3 做好科研檔案的移交工作 建立檔案接收、整理、移交制度，科研管理部門(mén)負(fù)責(zé)接收、整理科研活動(dòng)全過(guò)程檔案，每年定期將需長(zhǎng)期或永久保存的科研檔案移交綜合檔案室保管，保證科研檔案管理的規(guī)范性。在檔案移交時(shí)，要填寫(xiě)移交清單，以保證移交材料順利交接?？蒲袡n案移交清單應(yīng)注明課題基本信息，如課題負(fù)責(zé)人所在科室、課題負(fù)責(zé)人姓名、課題任務(wù)來(lái)源、課題名稱(chēng)、課題研究起止時(shí)間等，以便檔案接收人初步了解課題基本情況；然后分類(lèi)注明需要移交的資料，如課題資料、成果鑒定資料、成果報(bào)獎(jiǎng)資料等，使移交資料清晰明了。接收人對(duì)移交檔案審核驗(yàn)收符合存檔要求后，移交人和接收人在移交清單上簽名，并注明移交時(shí)問(wèn)。移交清單一式兩份，各持一份備案，以便科研管理部門(mén)日后查詢(xún)。

總而言之，科研檔案管理屬于檔案管理，但又與普通的檔案管理不同，有其特殊性?？蒲袡n案管理人員需要根據(jù)單位的具體情況，了解科研工作的一般規(guī)律和程序，掌握本單位科研領(lǐng)域的基本知識(shí)，并結(jié)合檔案管理理論和管理經(jīng)驗(yàn)規(guī)范地做好科研檔案管理工作。