ERP管理軟件在會(huì)計(jì)工作中存在的問題與對(duì)策

陳莉萍

一、ERP管理軟件功能

1.ERP管理軟件基本功能

企業(yè)資源計(jì)劃（EnterpriseResource Planning，簡(jiǎn)稱ERP）系統(tǒng)是一種主要面向制造行業(yè)進(jìn)行物質(zhì)資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)信息管理系統(tǒng)。通過運(yùn)用ERP，企業(yè)能夠利用計(jì)算機(jī)對(duì)企業(yè)的資金、貨物、人員和信息等資源進(jìn)行自動(dòng)化管理，具有制造，辦公操作，供應(yīng)鏈管理，人力資源管理，項(xiàng)目管理，財(cái)務(wù)與管理，客戶服務(wù)，銷售與市場(chǎng)營(yíng)銷等商業(yè)功能。

2.ERP管理軟件會(huì)計(jì)處理與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)處理的差別

（1）會(huì)計(jì)憑證產(chǎn)生的部門不同

ERP系統(tǒng)下部分會(huì)計(jì)憑證由業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生，并不是所有的會(huì)計(jì)憑證均由會(huì)計(jì)人員填制。ERP系統(tǒng)通過設(shè)置，業(yè)務(wù)部門在完成如物資采購入庫、產(chǎn)品銷售出庫、生產(chǎn)完工確認(rèn)等業(yè)務(wù)的同時(shí)，ERP系統(tǒng)會(huì)完成相應(yīng)的賬務(wù)處理。這一階段的部分會(huì)計(jì)憑證由非會(huì)計(jì)人員完成，可保證財(cái)務(wù)處理的及時(shí)性和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的一致性。會(huì)計(jì)人員僅對(duì)這部分非會(huì)計(jì)人員完成的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核，但審核是在系統(tǒng)外完成的。一旦發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)處理有誤時(shí)，會(huì)計(jì)人員不能修改相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，它必須通知業(yè)務(wù)部門對(duì)上述業(yè)務(wù)進(jìn)行重做，因?yàn)楦鳂I(yè)務(wù)部門的用戶名和密碼都是分開的，各自管理自己的賬號(hào)。

（2）成本核算方法不同

ERP系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)成本核算體系與企業(yè)日常采用的實(shí)際成本核算體系不同。

在ERP系統(tǒng)下，首先必須制定物料消耗的構(gòu)成件、定額及定額費(fèi)用，并由系統(tǒng)評(píng)估出各種物料的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格。其次確認(rèn)員工每天對(duì)每種產(chǎn)品所消耗物料后形成的半成品成本，并按照標(biāo)準(zhǔn)成本系統(tǒng)產(chǎn)生半成品庫存成本，同時(shí)通過產(chǎn)品成本收集器歸集各種原料、輔料的實(shí)際消耗和完工產(chǎn)品應(yīng)承擔(dān)的定額制造費(fèi)用，月末財(cái)務(wù)人員將定額費(fèi)用調(diào)整為實(shí)際費(fèi)用，結(jié)算出產(chǎn)品的實(shí)際成本。第三，對(duì)日常銷售出庫的產(chǎn)品，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生結(jié)轉(zhuǎn)銷售收入的會(huì)計(jì)憑證，同時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)成本結(jié)轉(zhuǎn)銷貨成本；月末財(cái)務(wù)人員再將標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際成本的差異在存貨與銷貨之間進(jìn)行分配。

二、企業(yè)在ERP管理軟件應(yīng)用中存在的問題

1.貨物收發(fā)與財(cái)務(wù)滯后

在日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理中，貨物收發(fā)和財(cái)務(wù)滯后的問題時(shí)常會(huì)出現(xiàn)，小部分原因是部門工作流程不夠緊接，比如銷售要求物流發(fā)貨，物流發(fā)出去了但是財(cái)務(wù)實(shí)際上并沒有收到貨物發(fā)出的信息，這樣，財(cái)務(wù)確認(rèn)收入或做出庫就會(huì)滯后。對(duì)收貨，采購部收到從海關(guān)清關(guān)后運(yùn)來的貨物，入庫了但是財(cái)務(wù)同樣沒有獲得信息的話就不能及時(shí)做到岸成本，也會(huì)間接影響到給客戶發(fā)貨。財(cái)務(wù)部是整個(gè)公司系統(tǒng)的管理部分，要對(duì)公司每一步進(jìn)行把關(guān)，財(cái)務(wù)部的工作滯后會(huì)嚴(yán)重影響各部門的工作效率。

2.會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性還未達(dá)到預(yù)期的效果

依照ERP的設(shè)計(jì)思想，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)采取集成處理，信息集成通過數(shù)據(jù)共享來實(shí)現(xiàn)物流、信息流與資金流的統(tǒng)一，在這種狀況下，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)該具有即時(shí)性和準(zhǔn)確性，但是由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)多樣性、客戶需求個(gè)性化等因素的存在造成了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失效、失真。

3.員工缺乏培訓(xùn)，對(duì)ERP系統(tǒng)管理軟件一知半解

ERP是借用一種新的管理模式來改造企業(yè)舊的管理模式，是先進(jìn)的、行之有效的管理思想和方法。實(shí)施ERP并不僅僅是使用了系統(tǒng)而是意味著管理理念的改變，如果不進(jìn)行人員培訓(xùn)，公司員工對(duì)如何應(yīng)用ERP系統(tǒng)來解決企業(yè)實(shí)際問題缺乏全面的認(rèn)識(shí)和了解，缺乏一種主人翁的精神和感情，新員工只能從同事那里請(qǐng)教得來些許認(rèn)識(shí)，這必然會(huì)影響ERP的實(shí)施效果。從而導(dǎo)致一般只是計(jì)算機(jī)技術(shù)人員在做這項(xiàng)工作，其他職能部門的人員未介入或以向計(jì)算機(jī)技術(shù)人員提供幫助的姿態(tài)參與部分工作。不了解如何維護(hù)系統(tǒng)，也不了解系統(tǒng)的具體運(yùn)行情況，導(dǎo)致無從下手，無法有效的實(shí)施ERP。公司的員工有的甚至不愿意放棄自己習(xí)慣的工作方式去使用ERP系統(tǒng)，它們經(jīng)常希望修改ERP系統(tǒng)來適應(yīng)他們?cè)械墓ぷ鞣绞健＿@些都是忽略員工培訓(xùn)所導(dǎo)致的后果。

4.ERP技術(shù)的運(yùn)用給會(huì)計(jì)檔案管理帶來一定影響

雖然我國(guó)商品化財(cái)務(wù)軟件功能已經(jīng)比較完善，但由于各企業(yè)在信息化方面的差異，一般企業(yè)財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用實(shí)際上也僅限于模擬手工會(huì)計(jì)上的業(yè)務(wù)處理，尤其在會(huì)計(jì)檔案管理上，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式。由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理，在ERP系統(tǒng)下會(huì)計(jì)檔案管理模式已成為必須解決的問題。由于ERP系統(tǒng)下存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)與各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)存在密切關(guān)系，在財(cái)務(wù)部門打印的會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿已無法反映會(huì)計(jì)核算的全貌，更無法實(shí)現(xiàn)對(duì)一些重要會(huì)計(jì)信息的搜索和查閱，傳統(tǒng)的以紙張作為媒介、由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一保管會(huì)計(jì)檔案的模式，實(shí)際上已經(jīng)不適應(yīng)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理要求。因此，企業(yè)內(nèi)部亟需建立一套適應(yīng)ERP系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式。

三、解決ERP管理軟件應(yīng)用中存在問題的基本方法

1.建立“提示”機(jī)制

對(duì)貨物收發(fā)和財(cái)務(wù)滯后這個(gè)問題，最容易直觀的解決方法就是聯(lián)系ERP維護(hù)商建立“提示”機(jī)制，如果采購部在收到貨物入庫把物料清單輸入ERP后，會(huì)自動(dòng)跳出一條“提示”，這條“提示”只有使用manager用戶名進(jìn)入ERP的員工才能看到，一般，只有財(cái)務(wù)部的管理者才能使用manager用戶名登陸ERP，也不會(huì)影響其他用戶名登陸的工作人員工作。同理適用于銷售部的發(fā)貨，銷售部發(fā)貨后，物流負(fù)責(zé)ERP的出庫流程操作，然后會(huì)有“提示”，這里的“提示”也可以是“批準(zhǔn)”，在財(cái)務(wù)部受到自動(dòng)提示批準(zhǔn)發(fā)貨后，物流部門才可以聯(lián)系運(yùn)輸公司。這樣一來，不管是采購還是發(fā)貨銷售，財(cái)務(wù)部可以及時(shí)得到信息進(jìn)行管理。

2.建立輸入數(shù)據(jù)的確認(rèn)與再確認(rèn)制度

ERP系統(tǒng)中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的多樣性勢(shì)必會(huì)造成數(shù)據(jù)的失真，畢竟輸入ERP數(shù)據(jù)的不是同一個(gè)人，而是各個(gè)部門的工作人員，如采購人員、物流人員等。在這種情況下，要找出完全解決數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的方法是沒有的，只能利用人工方法來盡量減少數(shù)據(jù)出錯(cuò)的機(jī)會(huì)，在員工培訓(xùn)時(shí)，督促員工在ERP輸入時(shí)用確認(rèn)再確認(rèn)的原則，不可盲目提交數(shù)據(jù)，可以為此建立獎(jiǎng)懲機(jī)制以促進(jìn)工作。

3.加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高員工對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)可度

信息化進(jìn)程的加快，使ERP技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用成為必然。這樣，應(yīng)用人員對(duì)ERP技術(shù)本身的理解，就顯得至關(guān)重要了。企業(yè)相關(guān)人員對(duì)于ERP的應(yīng)用進(jìn)行排斥，勢(shì)必造成ERP技術(shù)在企業(yè)應(yīng)用的失敗。為了更好地發(fā)揮ERP的效用，要求企業(yè)相關(guān)人員對(duì)此要有科學(xué)的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)是理解認(rèn)識(shí)ERP的唯一途徑，能讓他們盡快適應(yīng)角色的轉(zhuǎn)變。因此，培訓(xùn)應(yīng)注重兩個(gè)方面：一是通過ERP相關(guān)知識(shí)的教育，使其提升知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓財(cái)務(wù)人員主動(dòng)地接受新觀念、新方法；二是通過加強(qiáng)培訓(xùn)，改善其有關(guān)操作技能，提高會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。只有企業(yè)與ERP供應(yīng)商相互配合，做好全員培訓(xùn)，才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員素質(zhì)的提高，使ERP更好地為企業(yè)財(cái)務(wù)管理服務(wù)。