ERP實施成功的幾個必要條件

向珍貴

ERP（Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計劃）在我國已經(jīng)不是新鮮事物，各企業(yè)運用效果如何也是冷暖自知。作為一種先進的管理理念和工具，ERP系統(tǒng)值得我們大力學習好好運用，但如何用好這一先進系統(tǒng)，卻是值得每個企業(yè)深思的課題，下面結(jié)合我公司從上線到正式運用七年多的時間的經(jīng)歷，針對如何實施好ERP系統(tǒng)，談幾點體會，謹供參考。

1.前期詳細調(diào)研、慎重決策

ERP系統(tǒng)是一項投資大、周期長、風險高的項目，不同于一般的軟件應(yīng)用，它會源源不斷地涉及到資金投入、人員投入、觀念轉(zhuǎn)換、習慣改變、流程重組等等。俗話說“磨刀不誤砍柴工”，在上ERP系統(tǒng)之前，對公司的管理基礎(chǔ)、人員素質(zhì)、信息化管理需求、財力狀況等方面的真實情況摸清楚，看企業(yè)是否真的需要上、企業(yè)本身是否有能力上ERP系統(tǒng)，多花點時間搞好前期調(diào)研、做好可行性論證是非常必要的。畢竟幾百萬上千萬的投資，不是一拍腦袋就可以決策的，需詳細調(diào)研、慎重決策才行。

2.企業(yè)管理基礎(chǔ)的完善程度

通常情況下，企業(yè)選擇上ERP系統(tǒng)的重要目的之一就是為了提高管理水平，但企業(yè)上ERP系統(tǒng)之前管理水平的高低，將會對ERP系統(tǒng)實施的順利程度有著重要的影響。我們知道，在系統(tǒng)上線之前，將會有大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要收集、整理，例如存貨編碼、物料清單、工藝路線、工時定額、客戶資料、供應(yīng)商信息等等。這些資料看似非常簡單，但若企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱的話，這些數(shù)據(jù)都將會很難收集齊全、整理完整。比如說光是一個存貨編碼方案的確定，就是很多制造企業(yè)的一大難題，面對數(shù)以萬計甚至更多的物料，如何確定一個科學的物料編碼方案從而能夠使能接觸到存貨的人員快速、準確地對存貨加以區(qū)分就是一件非常困難的事情。但若擁有相對水平較高、較完善的管理基礎(chǔ)的話（通常在業(yè)務(wù)流程的合理性、辦事效率、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、部門協(xié)調(diào)、資源配置等方面具有明顯優(yōu)勢），基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集整理將會容易許多。

3.高層領(lǐng)導(dǎo)的強力推動

俗話說得好“火車跑得快，全憑車頭帶”，ERP系統(tǒng)的實施，涉及到銷售、生產(chǎn)、采購、倉儲、質(zhì)保、財務(wù)等各部門，需要人力、物力、財力等各方面的支持，影響到產(chǎn)、供、銷等各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理，因此，沒有一個高層主管的全盤、全程領(lǐng)導(dǎo)和推動，ERP系統(tǒng)實施將是一項曠日持久的遭遇戰(zhàn)；而且，很容易導(dǎo)致因短期內(nèi)看不到明顯的效果而中途夭折。從實踐情況來看，當涉及到方案的選擇、業(yè)務(wù)流程的改變、崗位的調(diào)整、軟硬件設(shè)備的投入、員工思想觀念的轉(zhuǎn)變等這些重大方面時，主管高層領(lǐng)導(dǎo)所發(fā)揮的作用是不可替代的，因此，在條件允許的情況下，最好是搞成“一把手工程”。

4.企業(yè)內(nèi)部配置一個有效的ERP系統(tǒng)管理部門

ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部是一個涉及面廣、操作用戶眾多的大型信息系統(tǒng)，為了確保系統(tǒng)有效運行，企業(yè)內(nèi)部必須配置一個專門部門（或項目組），最好由既懂信息系統(tǒng)又熟悉ERP各業(yè)務(wù)模塊的高級專業(yè)人士擔任負責人。因為ERP系統(tǒng)幾乎涉及到企業(yè)管理的方方面面，如銷售、采購、計劃、生產(chǎn)、質(zhì)保、研發(fā)、財務(wù)、人力資源、信息管理等各個方面。為了規(guī)范各類業(yè)務(wù)流程，建立各模塊操作標準，培訓(xùn)各部門操作人員，建立并完善各種操作文檔，都涉及到大量的具體工作。企業(yè)內(nèi)部必須設(shè)立一個專門的ERP管理部門，它在公司主要領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，全面負責ERP系統(tǒng)的實施、檢查、糾錯、例外事項處理、系統(tǒng)改進等。它要對公司的巨額投資負責，肩負著提供系統(tǒng)解決方案、協(xié)調(diào)各部門關(guān)系、保證資源投入和系統(tǒng)穩(wěn)定運行的職責。

5.部門間協(xié)調(diào)、溝通順暢

如上所述，ERP系統(tǒng)的實施，涉及到銷售、生產(chǎn)、采購、倉儲、質(zhì)保、財務(wù)等各部門，因此，部門之間的溝通協(xié)調(diào)就顯得異常重要。ERP的管理理念是：它以業(yè)務(wù)流程為管理單元，一項完整的業(yè)務(wù)涉及多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)處理的結(jié)果都會直接影響到其他環(huán)節(jié)，通常情況下都需要多個部門協(xié)同處理。就拿采購物料來說，它就按順序包括了下采購訂單、通知送貨、倉庫接收、質(zhì)量檢驗、倉庫入庫、發(fā)票匹配、審核付款等多個環(huán)節(jié)。相應(yīng)的，需要采購、倉儲、質(zhì)管、財務(wù)等部門參與。如果從第一道環(huán)節(jié)即采購訂單上的物料種類、數(shù)量、單價等信息輸入錯誤的話，那就會一直將錯誤的信息傳遞到財務(wù)環(huán)節(jié)，反映出來的就是存貨和負債的虛增、制造成本的不真實。而我們的現(xiàn)狀大多是：各人自掃門前雪，不管他人瓦上霜；多一事不如少一事；不影響本部門工作量、利益的還可以商量，一旦影響則無商量余地……所以，ERP的實施，要求各部門必須能夠充分理解其他部門的難處，凡事需從公司大局出發(fā)去考慮，少搞本位主義。

6.充分的人力、財力支持

ERP項目，光是軟硬件初期投資，動輒就是幾百萬上千萬，還不說后續(xù)投資；人員配備方面，實施初期肯定會大幅度增加工作量，而且需要抽調(diào)、重點培訓(xùn)各關(guān)鍵崗位人員，因此，人員需求也會毫無疑問的增加。更關(guān)鍵的是，這些投資并不是系統(tǒng)一上線就可以完事了的，尤其是在上線初期，可能會暴露各種問題，各種功能的二次開發(fā)也應(yīng)接不暇，硬件配置也可能需要升級，有些業(yè)務(wù)處理需要兼顧系統(tǒng)功能與企業(yè)實情而作客戶化開發(fā)等等。而這些都需要充分的人力、財力支持。否則的話，以為一上線就大功告成從而大規(guī)模撤退的做法往往就會造成騎虎難下之局面——繼續(xù)上的話又因前期預(yù)算不足無資源可投，不投入的話則以前的投資就如同打了水漂。因此，企業(yè)若無充足的人力、財力資源，最好就別上ERP系統(tǒng)。

7.思想觀念的轉(zhuǎn)變

企業(yè)資源里面最重要的就是人力資源，而人力資源里面最難管理的也就是人，尤其當涉及到絕大部分人的思想觀念、日常操作習慣需作重要改變時，這種變革就是最難推動的。ERP系統(tǒng)以它特有的流程設(shè)計、專業(yè)術(shù)語及運作規(guī)范，與我們傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理及信息系統(tǒng)都有非常大的差異，這就要求我們要解放思想轉(zhuǎn)變觀念，摒棄原有的習慣想法和做法，盡量按照ERP的要求去做（當然，ERP也不是一味地要求每個企業(yè)都嚴格按照它的要求、流程去做，它本身具有極強的包容性和可擴展性，可以按照用戶的要求去進行大量的客戶化開發(fā)）。但問題在于，中國人思想太自由散漫了，每個人都不想受約束，都想當然地按自己的意愿去行事，結(jié)果就是上有政策下有對策，上面三令五申百般強調(diào)，下面想方設(shè)法陽奉陰違；每個直接操作系統(tǒng)輸入原始數(shù)據(jù)的人，根本意識不到他所輸入的每一個數(shù)據(jù)對后面各環(huán)節(jié)的影響有多大，輸入錯誤后會有多嚴重的后果。所以，這一觀念的轉(zhuǎn)變、操作習慣的改變，就需要強迫進行，由強迫到自然，由自然到習慣，成了習慣就算改造成功了。

8.中層領(lǐng)導(dǎo)的理解、支持

每個企業(yè)的中層領(lǐng)導(dǎo)都是一個非常重要的群體，高層的決策、計劃、思想都要靠中層去傳達、執(zhí)行、落實、反饋。同時，他們還要有效的管理本部門職員這一團隊，包括對下屬的有效領(lǐng)導(dǎo)、認真組織、充分激勵、嚴格考核等方面。盡管中層干部人數(shù)不多，但他們的影響力、作用卻是相當大的。因此，如何讓各中層干部能夠深入理解ERP系統(tǒng)、并全心全意的支持這一系統(tǒng)，并在日常工作中，結(jié)合本部門的業(yè)務(wù)情況，嚴格要求、督促本部門的職員按照ERP系統(tǒng)的要求去操作處理業(yè)務(wù)并能及時與相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，這將是非常重要的。畢竟，中層干部都不大可能去親自操作系統(tǒng)、輸入數(shù)據(jù)什么的，但對本部門操作人員的嚴格要求、及時檢查卻是完全可以做到的，同時也是最具效果的。只要各部門中層干部深刻理解了這一系統(tǒng)（而不是表面上接受）并嚴格要求本部門人員，同時按照業(yè)務(wù)流程的要求做好相關(guān)部門之間的溝通，那么，原始數(shù)據(jù)的準確性、及時性、各環(huán)節(jié)工作的完成質(zhì)量就將會最大程度地得到保障。

9.軟件實施商的大力支持

最后說一說軟件實施商這一外部因素。一般情況下，國內(nèi)ERP系統(tǒng)軟件實施商都是軟件廠商自己或是其中國合作伙伴，若是合作伙伴的話，那么它的技術(shù)實力尤其是實施項目組成員的從業(yè)經(jīng)驗、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平、對客戶的責任心等要素就相當重要，無論是在前期調(diào)研、方案制訂及選擇、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集整理、關(guān)鍵人員培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、指導(dǎo)二次開發(fā)、系統(tǒng)測試、上線試運行等階段，都需要項目組成員全程跟蹤，不斷地與企業(yè)進行溝通，征求意見并提供建議。在系統(tǒng)實施過程中，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況進行大量的客戶化開發(fā)和流程改造，項目組成員具有對系統(tǒng)功能的全方位詳細了解的優(yōu)勢，而企業(yè)內(nèi)部實施人員則具有對本企業(yè)情況熟悉了解的優(yōu)勢，關(guān)鍵就是雙方能把這種優(yōu)勢進行結(jié)合，從而最大程度地保證系統(tǒng)能盡快正常運行。

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