基于企業(yè)調(diào)查的秘書職業(yè)化進(jìn)程現(xiàn)狀分析與推進(jìn)策略

秦旺鋒

（南通職業(yè)大學(xué)，江蘇 南通 226007）

一 調(diào)查研究的基本情況

（一）調(diào)查對象

某地區(qū)國企、外企、私企各5 家，調(diào)查對象包括管理人員、文秘工作者、其他人員共150 人，比例相當(dāng)。

（二）調(diào)查內(nèi)容

與秘書職業(yè)化進(jìn)程相關(guān)的秘書職業(yè)的社會認(rèn)知程度、秘書的思維和工作模式、秘書工作的組織環(huán)境、秘書群體的理想信念和價值取向、秘書隊伍的整體素質(zhì)水平等共計30 道題目。

（三）調(diào)查方式

問卷調(diào)查，均為封閉式題型。

二 基于數(shù)據(jù)分析的秘書職業(yè)化進(jìn)程現(xiàn)狀

（一）秘書職業(yè)的社會認(rèn)知度不高

秘書職業(yè)社會認(rèn)知度調(diào)查匯總表

秘書職業(yè)的社會認(rèn)知是指社會公眾對秘書的工作職現(xiàn)、素質(zhì)修養(yǎng)、社會地位和社會形象的綜合評判或評價。秘書職業(yè)是社會分工的產(chǎn)物，當(dāng)前已經(jīng)成為我國從業(yè)人數(shù)最多的職業(yè)之一。但因為實際工作中一直不乏缺少主見、花瓶式、二首長之類的秘書存在，所以社會對秘書職業(yè)的偏見和誤解也一直存在。這些偏見和誤解的存在有其復(fù)雜的社會原因，但與秘書學(xué)沒有從理論上解決“秘書的社會地位”問題有關(guān)。從調(diào)查結(jié)果來看，雖然社會對秘書職業(yè)的知曉程度達(dá)到了100%，但對秘書職業(yè)性質(zhì)的正確認(rèn)識和認(rèn)可度還不高，社會對秘書職業(yè)還缺少熱情和向往。

（二）秘書工作組織環(huán)境不甚完善

秘書工作組織環(huán)境狀況調(diào)查匯總表

企業(yè)思維方式、行為模式構(gòu)建狀況調(diào)查匯總表

秘書工作組織環(huán)境主要包括秘書工作制度、工作手段、工作環(huán)境、工作內(nèi)容等，調(diào)查結(jié)果顯示：多數(shù)私企沒有建立任何制度，秘書完全憑經(jīng)驗辦事；大部分國企都有完善的制度；而多數(shù)外企則是完全照搬西方略顯繁復(fù)冗雜的秘書制度。企業(yè)間秘書的工作條件極不平衡，工作手段的差異十分懸殊，部分私企秘書的工作手段亟需改善。此外，企業(yè)的規(guī)模大小與秘書工作制度的完善程度成正比，中小企業(yè)秘書工作的制度建設(shè)明顯薄弱；秘書工作內(nèi)容側(cè)重和秘書工作制度完善程度有關(guān)，私營企業(yè)秘書工作制度大多涉及的是秘書部門日常工作內(nèi)容，秘書工作制度的建設(shè)也很不完善，私營企業(yè)的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)決定了秘書較少有機會在領(lǐng)導(dǎo)的決策中發(fā)揮參謀助手作用。

（三）秘書職業(yè)素養(yǎng)整體水平不高

秘書職業(yè)理想信念、價值取向構(gòu)建狀況調(diào)查匯總表

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秘書工作者必須要有堅定的政治立場、良好的道德修養(yǎng)、較高的文化水平、無私奉獻(xiàn)精神和高度的服從意志。尤其在黨政機關(guān)工作更應(yīng)該慎微慎行，注重人格和形象。調(diào)查結(jié)果顯示：多數(shù)秘書工作者沒有明確的職業(yè)理想和職業(yè)目標(biāo)。因此，他們在日常工作中難免會懈怠，缺少積極性，遇到困難容易選擇逃避。

（四）秘書業(yè)務(wù)水平提高缺乏后勁

秘書的業(yè)務(wù)水平既體現(xiàn)為職業(yè)技能水平，也與其學(xué)歷層次、接受再教育培訓(xùn)情況等密切相關(guān)。

秘書學(xué)歷層次及接受再教育培訓(xùn)情況調(diào)查匯總表

調(diào)查結(jié)果顯示：絕大多數(shù)國企和外企秘書都接受過大學(xué)教育，具有良好的文化知識基礎(chǔ)和從事秘書工作的基本條件，非文秘專業(yè)背景的秘書也只要經(jīng)過一定的秘書職業(yè)技能培訓(xùn)或者秘書崗位的鍛煉，就能基本勝任秘書工作。而私企秘書受過秘書專業(yè)和職業(yè)技能訓(xùn)練的比例以及接受秘書崗位的新知識、新技能培訓(xùn)的比例都不高。

三 多措并舉推進(jìn)秘書職業(yè)化進(jìn)程

（一）矯正秘書職業(yè)社會認(rèn)知

秘書職業(yè)化進(jìn)程的推進(jìn)與社會對秘書職業(yè)的認(rèn)知和認(rèn)可度關(guān)系密切。秘書職業(yè)本身就帶有濃厚的“官本位文化”積垢，再加上市場經(jīng)濟(jì)條件下人們的價值取向發(fā)生了變化，趨利意識強，社會對秘書這個復(fù)雜而廣泛的群體的類別、層次及其具體的工作職能缺乏全面具體的了解，容易以偏概全。秘書群體從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，大眾傳播娛樂消費時代對秘書形象負(fù)面化的文學(xué)創(chuàng)作或新聞宣傳過多，一系列的綜合因素導(dǎo)致了社會對秘書職業(yè)的認(rèn)知度和認(rèn)可度均不高。一方面，秘書要從自身出發(fā)，正確理解和擔(dān)當(dāng)秘書角色，對內(nèi)是單位一員、領(lǐng)導(dǎo)下屬，對外又是企業(yè)代表；與此同時，要不斷提升職業(yè)道德修養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平，以良好的性格、健康的心態(tài)和較高的綜合素養(yǎng)從事秘書工作。另一方面，企業(yè)也要不斷完善相關(guān)制度，加強對秘書人員進(jìn)行定期的教育和培訓(xùn)，提高秘書工作業(yè)務(wù)水平，引導(dǎo)秘書人員樹立正確的職業(yè)觀、人生觀和價值觀。再次，社會需要加強正確的輿論引導(dǎo)，要利用新聞報道、媒體宣傳等方式構(gòu)造一個健康的、積極向上的輿論氛圍，多報道和宣傳一些清正廉潔、無私奉獻(xiàn)等具有高尚品德和作風(fēng)的秘書典型，引導(dǎo)社會公眾正確認(rèn)識秘書職業(yè)。

（二）健全秘書工作組織環(huán)境

秘書工作組織環(huán)境建設(shè)和健全程度直接關(guān)系到秘書職業(yè)化進(jìn)程能否順利推進(jìn)。一套完整的組織環(huán)境不僅可以起到約束和檢查的作用，更重要的是能夠使秘書從業(yè)人員做到自律。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，秘書工作的體制也必然要打破傳統(tǒng)的模式形成一個多元化的格局。在秘書工作機構(gòu)的設(shè)置上，長期以來沿襲的是由辦公室或者單個的秘書為固定的領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的模式，這當(dāng)然有一定的合理性。但是，這種“官辦”的體制已經(jīng)與市場經(jīng)濟(jì)體制有些格格不入。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，秘書工作機構(gòu)應(yīng)該是多元化的，社會需要具有獨立性的“參謀集團(tuán)”、“咨詢集團(tuán)”、“秘書公司”、“秘書工作服務(wù)公司”等職業(yè)化機構(gòu)。這些集團(tuán)、公司獨立于“官僚化”機構(gòu)之外，能夠以客觀的、不受層級制約的、高效率的工作為雇傭者提供服務(wù)。同時，秘書人才以契約化的靈活多樣的形式服務(wù)于某管理者或其他對象，有助于克服“官辦”秘書機構(gòu)的種種弊端。與此同時，要以增強秘書崗位的吸引力和凝聚力為重點，努力做好秘書隊伍的穩(wěn)定和鞏固工作，這就需要解決秘書人才的使用管理問題。一是各級領(lǐng)導(dǎo)干部要注意采納秘書在工作方面的合理化意見和建議，充分挖掘他們的內(nèi)在潛力。二是實行行政職稱制度，給秘書人員確定行政職級。三是引入競爭機制，量化任務(wù)指標(biāo)。并由表及里、由點及面，逐步實現(xiàn)秘書職業(yè)立法，促進(jìn)秘書行業(yè)向?qū)I(yè)化、職業(yè)化和社會化邁進(jìn)。

（三）全面提升秘書職業(yè)素養(yǎng)

新時期秘書的價值理念應(yīng)該是“服務(wù)—創(chuàng)新—人格”三位一體的模式。所謂服務(wù)，是指秘書工作的宗旨仍然是服務(wù)，但這種服務(wù)是以領(lǐng)導(dǎo)工作所追求的社會公平、正義為基礎(chǔ)的，脫離了這樣一個大的原則秘書的服務(wù)就會走偏方向，這里正需要注入古代秘書人員“合則留，不合則去”的精神原則。創(chuàng)新，即秘書人員應(yīng)該以獨特的思維方式和工作方式輔助領(lǐng)導(dǎo)，而不能事事惟命是從，滿足于做領(lǐng)導(dǎo)者的“工具”。這里正需要注入古代“師爺”的諫諍精神。人格，即秘書人員要有獨立的人格理念，既要將自己融入領(lǐng)導(dǎo)之中又要保持客觀、公正的獨立人格姿態(tài)。秘書尤其是國企秘書在政治上、思想上要自覺地與黨中央保持高度一致，以黨的各項路線、方針、政策和法律為準(zhǔn)繩，增強貫徹執(zhí)行黨的方針政策的自覺性和堅定性。要充分認(rèn)識到秘書工作的重要性，自覺服從組織安排，把秘書工作當(dāng)作黨和人民利益的需要，自覺抵制拜金主義、自由主義和極端個人主義思想。要不斷強化對內(nèi)、對外溝通協(xié)調(diào)，建立起對上對下協(xié)調(diào)的高效機制，對上要做到多請示、多匯報，營造一種上下級之間“無縫溝通”的氛圍；對下要多形式、多渠道，暢通與其他部門和基層群眾的溝通和交流，培育自身良好的服務(wù)意識和正確的職場心態(tài)。

（四）加強秘書繼續(xù)教育培訓(xùn)

我國文秘專業(yè)近年招生銳減，2010 年，文秘專業(yè)本?？飘厴I(yè)生共計38104 人，而2012 年文秘專業(yè)本?？飘厴I(yè)生總數(shù)已經(jīng)銳減至1638 人，其中，每年的?？飘厴I(yè)生占了絕大多數(shù)，本科文秘畢業(yè)生僅占3%-4%左右(據(jù)全國高等學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心2010 和2012 年畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析)。由此至少可以得出兩個結(jié)論：一是大量非秘書專業(yè)畢業(yè)生在從事秘書工作，欠缺秘書專業(yè)知識；二是大量秘書崗位人員學(xué)歷仍為專科層次，難以適應(yīng)崗位需求。因此，無論是從專業(yè)知識角度還是學(xué)歷層次角度，都很有必要對現(xiàn)職秘書加強培訓(xùn)、提高學(xué)歷。對非文秘專業(yè)畢業(yè)的秘書人員，應(yīng)著重進(jìn)行與秘書工作相關(guān)的專業(yè)知識培訓(xùn)，包括秘書學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、寫作學(xué)等，工科類畢業(yè)生還要對文學(xué)、歷史、哲學(xué)、社會學(xué)都有所涉獵，不斷拓寬視野，提高理論水平、政策水平和寫作水平。對于從文秘專業(yè)畢業(yè)的秘書人員，由于大多數(shù)學(xué)歷層次較低，主要從事事務(wù)性工作，發(fā)揮參謀職能顯得力不從心。一方面，可以通過工作輪調(diào)、掛職鍛煉等方式豐富秘書人員的工作經(jīng)驗和閱歷；另一方面，則要在企業(yè)的支持下通過在職學(xué)習(xí)甚至脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的方式，加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高學(xué)歷層次；再次，秘書行業(yè)要加大力度推行秘書從業(yè)人員的職業(yè)資格準(zhǔn)入制度，建立秘書系列的專業(yè)技術(shù)職稱制度，企業(yè)也要架設(shè)多元晉升渠道，拓展秘書職業(yè)化發(fā)展空間，激發(fā)秘書人員提升自我的主動性和積極性。