郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈管理及其信息流程

李彥祎

(中州大學(xué)圖書館，鄭州450044)

郵發(fā)報(bào)刊、內(nèi)部報(bào)刊和影印外文報(bào)刊等三部分，組成了我國(guó)高職院校圖書館重要的報(bào)刊資源，其中，郵發(fā)報(bào)刊占有較大份額。郵發(fā)報(bào)刊是指通過(guò)郵政局收投渠道獲得的報(bào)刊雜志，［1］因它具有刊種多、數(shù)量大、讀者范圍廣、訂閱時(shí)間集中等特點(diǎn)，加之認(rèn)知局限或業(yè)務(wù)慣性，大多職業(yè)院校圖書館都把郵發(fā)渠道作為訂閱報(bào)刊的首選渠道。每年11月份，各館都會(huì)從《郵發(fā)報(bào)刊簡(jiǎn)明目錄》上集中選訂一批報(bào)刊文獻(xiàn)，作為館藏報(bào)刊資料的重要補(bǔ)充。

高職院校圖書館十分重視郵發(fā)報(bào)刊的系統(tǒng)性，尤其重視其登錄工作，目的是保證報(bào)刊文獻(xiàn)的系統(tǒng)完整。筆者所在的中州大學(xué)圖書館館藏文獻(xiàn)百萬(wàn)冊(cè)以上，報(bào)刊雜志年訂量1700余種，堪稱中型圖書館。為了從訂閱源頭上確保館藏報(bào)刊的系統(tǒng)完整，館領(lǐng)導(dǎo)安排專人從事報(bào)刊登錄工作。如何正確解析供應(yīng)鏈管理信息流程之原理，主動(dòng)配合郵政收投機(jī)構(gòu)做好郵發(fā)報(bào)刊的收投登記工作，皆為相關(guān)人員研究的必要課題。

一、供應(yīng)鏈管理與郵發(fā)報(bào)刊的投送

供應(yīng)鏈管理是通過(guò)前饋的信息和反饋的物流及信息流，將供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商，直到最終客戶連成一個(gè)整體的管理模式。［2］從單一的企業(yè)角度來(lái)看，供應(yīng)鏈管理是企業(yè)通過(guò)改善上、下游供應(yīng)鏈關(guān)系，整合和優(yōu)化供應(yīng)鏈中的信息流程、物資流程、資金流程和商業(yè)流程，以獲得企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。供應(yīng)鏈管理一體化的管理理念，其核心意義在于如何使企業(yè)能夠與合作伙伴在供應(yīng)鏈運(yùn)作上實(shí)現(xiàn)協(xié)同性，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈合作伙伴資源共享、協(xié)調(diào)支持供應(yīng)鏈所有企業(yè)的協(xié)同運(yùn)作，從而取得整體最優(yōu)的績(jī)效水平，達(dá)到提高供應(yīng)鏈整體競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

現(xiàn)代市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)已從企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)演化為供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)，提高整個(gè)供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)能力已成為企業(yè)的迫切需求。為了增強(qiáng)供應(yīng)鏈信息流程之間的交互性，技術(shù)構(gòu)建信息流程已成為一種必然趨勢(shì)。信息流程是指信息流經(jīng)的路程，供應(yīng)鏈信息流程是專指物流供應(yīng)鏈的上、中、下游合作者中間的信息交互過(guò)程。而針對(duì)郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈來(lái)說(shuō)，其信息流程則是報(bào)刊雜志的生產(chǎn)商、發(fā)行代理商以及集體用戶或個(gè)體使用者之間的信息往來(lái)。為加強(qiáng)信息流程對(duì)供應(yīng)鏈資源的管理和訪問(wèn)，作為覆蓋全國(guó)物流網(wǎng)絡(luò)的中國(guó)郵政，亦正在加強(qiáng)收投部門供應(yīng)鏈管理的“核心思想，”即加強(qiáng)“系統(tǒng)”思維觀和“流”的思維觀，以優(yōu)化整體為目標(biāo)，通過(guò)對(duì)報(bào)刊征訂工作各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)作的信息化管理，使郵發(fā)報(bào)刊的訂閱投送渠道“像小河流水般的順暢”。

自2003年中國(guó)郵政進(jìn)軍物流領(lǐng)域以來(lái)，憑借覆蓋全國(guó)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，郵政合同物流迅猛發(fā)展，連續(xù)多年保持高于20%的增長(zhǎng)。［3］所以，在報(bào)刊雜志供應(yīng)渠道方面，雖也有不少圖書供應(yīng)商在竭力擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)品種，先后開(kāi)展了報(bào)刊雜志的代訂代送業(yè)務(wù)，然而贏得高等職業(yè)院校圖書館青睞的仍是郵政收投局。收投局是雜志社與圖書館之間的中介機(jī)構(gòu)，在報(bào)刊征訂及投遞交易信息的流程上，流程的方向也是在郵局與圖書館之間雙向流動(dòng)的。如果僅僅把眼光放在看得到的報(bào)刊投遞形式上，而忽視對(duì)信息流程的創(chuàng)建，甚至過(guò)分強(qiáng)調(diào)資金投入和報(bào)刊的訂購(gòu)，而延誤對(duì)信息的把握都是不對(duì)的。

二、郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈信息流程的框架結(jié)構(gòu)

同眾多物流供應(yīng)鏈一樣，郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈也包括物資流程、商業(yè)流程、信息流程、資金流程等四個(gè)流程，四個(gè)流程有各自不同的功能以及不同的框架結(jié)構(gòu)。郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈信息流程的框架結(jié)構(gòu)共分四個(gè)層次，分別為:

1．資源層

在郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈信息流程中，人們所關(guān)注的資源包括:物理資源和邏輯資源。物理資源是指各種供應(yīng)鏈資源，例如報(bào)刊雜志社的報(bào)刊實(shí)體、郵政局的分檢發(fā)送設(shè)備，圖書館的驗(yàn)收、登錄設(shè)備等。邏輯資源存在于數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種數(shù)據(jù)，如《郵發(fā)報(bào)刊目錄》的電子光盤等。郵發(fā)系統(tǒng)的邏輯資源一般都使用計(jì)算機(jī)管理，供應(yīng)鏈信息流程數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)與其他數(shù)據(jù)庫(kù)集合，才能有效地與各鏈點(diǎn)進(jìn)行有效的合作。

2．資源代理層

各地郵局即謂之報(bào)刊資源銷售的代理機(jī)構(gòu)。圖書館作為報(bào)刊的訂閱者和使用者，通過(guò)郵局發(fā)布的信息諸如《全國(guó)郵發(fā)報(bào)刊簡(jiǎn)明目錄》，記錄每種報(bào)刊出版信息的端點(diǎn)，系統(tǒng)分析后，確定訂閱與否。

3．應(yīng)用層

包括與供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)邏輯相關(guān)的各種web service，可按照各自的職能進(jìn)行分類，例如訂單管理服務(wù)、庫(kù)存待投報(bào)刊管理服務(wù)等。

4．控制層

這一層提供一些系統(tǒng)所需的基礎(chǔ)功能，例如安全控制、地段劃分、改刊信息垂詢、身份認(rèn)證服務(wù)質(zhì)量、保證等。

三、信息流程建設(shè)與供應(yīng)鏈的協(xié)同性發(fā)展

1．信息流程建設(shè)

將交易活動(dòng)集中在具有靈活運(yùn)用信息能力的交易伙伴身上的行為就叫供應(yīng)鏈管理。［4］以靈活運(yùn)用信息能力為主要內(nèi)容的信息流程建設(shè)，則是提升企業(yè)管理軟實(shí)力的重點(diǎn)。在供應(yīng)鏈管理中，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)物流系統(tǒng)電子化管理，對(duì)于響應(yīng)市場(chǎng)的速度，減少庫(kù)存積壓，提高運(yùn)輸質(zhì)量，保證服務(wù)水平有著至關(guān)重要的作用。對(duì)此，我們建議，為加強(qiáng)郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈的信息流程建設(shè)，圖書館要主動(dòng)與郵政投遞系統(tǒng)溝通，設(shè)計(jì)出切合圖書館需求的軟件，實(shí)現(xiàn)與各館的《圖書管理集成系統(tǒng)》中的“連續(xù)出版物子系統(tǒng)”登錄工作的無(wú)縫接規(guī)，有效提升供應(yīng)鏈信息化水平。鑒于商業(yè)流程主要是買賣的流通過(guò)程，郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈的商業(yè)流程，主要內(nèi)涵是郵局接受圖書館的征訂、簽驗(yàn)訂單和簽著收投合同及報(bào)刊實(shí)體配送等業(yè)務(wù)流程。該流程的方向是在郵局和圖書館之間雙向流動(dòng)的。郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈信息流程的建模從信息發(fā)布開(kāi)始:首先，代理層省郵政報(bào)刊發(fā)行局發(fā)送訂閱信息，以發(fā)布報(bào)刊雜志的郵發(fā)代號(hào)、報(bào)刊名稱、出版頻率、月(季)半年價(jià)等簡(jiǎn)明目錄信息為主。一方面通過(guò)報(bào)道價(jià)格促使貨幣的流通，保障報(bào)刊雜志的出版單位資金的正常運(yùn)作，確保資金的及時(shí)回收;另一方面，由于每條信息均嚴(yán)格按郵發(fā)代號(hào)數(shù)字的數(shù)序排列，用戶依據(jù)地區(qū)代號(hào)可以判斷某出版物的地區(qū)和級(jí)別，確定其價(jià)值，決定取舍，從而實(shí)現(xiàn)館藏報(bào)刊文獻(xiàn)對(duì)服務(wù)對(duì)象教學(xué)、科研活動(dòng)的情報(bào)保障。圖書館則依此工具填寫注冊(cè)表格、付款，確定訂閱關(guān)系，確認(rèn)創(chuàng)建的信息流程。

2．供應(yīng)鏈的協(xié)同性發(fā)展

基于郵局與圖書館上、下游間的合作伙伴關(guān)系，上下游彼此間的信息需保持透明，構(gòu)建同心圓式的供應(yīng)鏈。郵局在實(shí)施報(bào)刊雜志實(shí)物投送時(shí)，持有《投遞清單》，因是圖書館簽驗(yàn)報(bào)刊雜志的重要依據(jù)，該業(yè)務(wù)文書內(nèi)容有段別、地址、單位、用戶名稱等投遞標(biāo)示，涉及報(bào)刊特征的項(xiàng)目有報(bào)刊代號(hào)、報(bào)刊名稱、期數(shù)、份數(shù)等，基本上反映了報(bào)刊的外部特征，圖書館依單劃到，簽驗(yàn)所收到的報(bào)刊雜志。

由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的發(fā)展，作為重要的科學(xué)文化、教育產(chǎn)品，報(bào)刊雜志也發(fā)生著內(nèi)容、形式以及出版周期等方面的隨機(jī)性變化，擴(kuò)版、改名、并刊、?？⒄{(diào)價(jià)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而帶來(lái)“市場(chǎng)不確定性”。面對(duì)快速變化的市場(chǎng)環(huán)境，如何做到準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，快速的反應(yīng)以克服“市場(chǎng)不確定性”所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)、快速地響應(yīng)消費(fèi)者需求等，是郵發(fā)報(bào)刊供應(yīng)鏈信息流程的重要任務(wù)。當(dāng)然，報(bào)刊雜志的出版發(fā)行環(huán)節(jié)首當(dāng)其中，應(yīng)第一時(shí)間分布相關(guān)信息，通過(guò)信息流程為供應(yīng)鏈的中、下游合作者提供現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)。同時(shí)，作為代理層或使用者亦應(yīng)依據(jù)異?，F(xiàn)象進(jìn)行垂詢和情況反饋。如中州大學(xué)圖書館則通過(guò)編制《勘核表》來(lái)對(duì)收投局投遞的報(bào)刊進(jìn)行咨詢核定?！犊焙吮怼返膬?nèi)容有訂購(gòu)號(hào)、題名項(xiàng)、卷期標(biāo)識(shí)、出版頻率、郵局回復(fù)以及圖書館核對(duì)等項(xiàng)，系統(tǒng)地反映投遞動(dòng)態(tài)，達(dá)到及時(shí)資訊補(bǔ)缺之目的。雖然《勘核表》與郵局的投遞清單有所不同，但在加快供應(yīng)鏈的反應(yīng)速度，使供應(yīng)鏈整體的交易成本最小化、收益最大化，確保圖書館的利益上意義重大。體現(xiàn)了協(xié)同性這一供應(yīng)鏈運(yùn)作的基本特征。

四、結(jié)語(yǔ)

在郵發(fā)報(bào)刊的出版、發(fā)行、配送和驗(yàn)收使用過(guò)程中，最終在于用戶能否按時(shí)獲取相關(guān)文獻(xiàn)資料。人們把物流供應(yīng)鏈管理理念運(yùn)用到郵發(fā)報(bào)刊的發(fā)行投遞過(guò)程中，加強(qiáng)供應(yīng)鏈之間的信息交流，為的是整合并優(yōu)化報(bào)刊出版供應(yīng)商、發(fā)行代理商、訂閱者簽驗(yàn)等方面的業(yè)務(wù)效率，使報(bào)刊雜志以正確的數(shù)量、正確的品質(zhì)、在正確的地點(diǎn)、以正確的時(shí)間、最佳的成本進(jìn)行生產(chǎn)和使用，從而最大限度地維護(hù)廣大讀者的合法權(quán)益。

［1］趙玉春，王立志．科學(xué)實(shí)用的期刊訂閱方法:統(tǒng)分系統(tǒng)法［J］．高校圖書館工作，1993(1)．

［2］李波，洪濤．供應(yīng)鏈管理(SCM)［M］．北京:電子工業(yè)出版社，2006．

［3］龔英．供應(yīng)鏈管理在郵政物流業(yè)務(wù)中的應(yīng)用思考［J］．現(xiàn)代物流報(bào)，2011(1)．

［4］湯淺和夫．供應(yīng)鏈下的物流管理［M］．孫玉生，譯．深圳:海天出版社，2002:24．