淺析學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀及對(duì)策

　　學(xué)校檔案作為學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，在學(xué)校的教學(xué)、管理、科研等活動(dòng)中起著十分重要的作用。目前，學(xué)校檔案管理工作與上級(jí)希望要求，與教育管理的需要相比，還存在許多與之不相適應(yīng)的地方，這主要有以下三個(gè)方面。
　　一 在檔案工作與教學(xué)管理工作的銜接上不適應(yīng)
　　主要表現(xiàn)為：一方面，在教學(xué)管理工作中，形成的應(yīng)歸檔的文件材料，由于得不到重視而沒有歸檔；另一方面，已經(jīng)形成的檔案不注意保管和利用，致使檔案不能為教學(xué)工作提供良好的服務(wù)，沒有實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值，使這些檔案躺在檔案柜中變成了“死檔案”，學(xué)校檔案工作也就失去了它的現(xiàn)實(shí)意義。
　　二 檔案規(guī)范化管理的程度上不適應(yīng)
　　就我校而言，有些教職工對(duì)檔案概念還搞不清，認(rèn)為只有文件材料是檔案，需要整理保管，其他的如教學(xué)管理、學(xué)生個(gè)人材料、行政管理過程中產(chǎn)生的材料，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、聲像照片等，沒有按檔案的要求進(jìn)行整理歸檔，有的已經(jīng)丟失，給學(xué)校的發(fā)展造成不應(yīng)有的損失。
　　三 在檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)上不適應(yīng)
　　學(xué)校檔案工作中存在的這些不適應(yīng)，極大影響了教學(xué)工作的正常開展。我們要全面提高教育質(zhì)量，保證教學(xué)工作研制規(guī)范化的道路健康發(fā)展，檔案管理工作是非抓不可的。筆者認(rèn)為應(yīng)從四個(gè)方面入手：
　　1．充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要意義
　　學(xué)校檔案在學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)中起著憑證、依據(jù)和參考作用，對(duì)教學(xué)管理、教學(xué)評(píng)估和教學(xué)研究等方面的工作都有十分重要的意義，學(xué)校檔案保護(hù)不好，對(duì)后人了解教育歷史是個(gè)重大損失。檔案工作有它的特點(diǎn)，就是平時(shí)不起眼，也不引人注目，但是，一旦當(dāng)你需要，如果平時(shí)工作沒有做好，臨謁打井，就悔之晚矣。因此，檔案工作是一項(xiàng)長期艱苦的工作，更是一項(xiàng)事關(guān)全局的重要工作。學(xué)校檔案是我們?nèi)粘＝虒W(xué)工作的參考，例如，在教學(xué)工作中形成的經(jīng)驗(yàn)材料，新老師可以用來學(xué)習(xí)和參考，這樣就避免新老師走彎路；所以說，檔案工作是我們工作成績的有力證據(jù)。
　　2．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與全員參與
　　作為一名檔案工作人員，應(yīng)積極宣傳檔案。一要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作有個(gè)通盤的了解；二要在平時(shí)工作中針對(duì)具體情況給予宣傳，講解檔案工作的重要性，檔案的作用。所謂檔案意識(shí)，主要是指全體師生對(duì)檔案工作重要性及其作用等方面的認(rèn)識(shí)程度。只有讓廣大師生了解檔案和檔案工作在教育事業(yè)和學(xué)校發(fā)展中的地位和作用，了解人們對(duì)檔案所具有的義務(wù)和權(quán)利，才能增強(qiáng)檔案意識(shí)和發(fā)展檔案事業(yè)。一要經(jīng)常不斷地教育引導(dǎo)廣大師生員工樹立收集保護(hù)檔案資料人人有責(zé)的思想，對(duì)于工作過程中形成的有價(jià)值的資料，視為學(xué)校發(fā)展建設(shè)的無形資產(chǎn)；二要引導(dǎo)廣大師生善于利用檔案資料，善于發(fā)現(xiàn)，挖掘檔案信息中潛在的生產(chǎn)力。使學(xué)校各職能部門和廣大師生在教育、生產(chǎn)、科研、后勤及基本建設(shè)等工作中，能自覺地利用檔案資料中所記載的有關(guān)內(nèi)容，探求工作規(guī)律，指導(dǎo)和改進(jìn)自己的工作。
　　通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識(shí)競賽，來提高教職工的檔案意識(shí)，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校各科（組、處）室設(shè)兼職檔案員，積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持是搞好檔案工作的基礎(chǔ)和前提，而提高全體師生的檔案意識(shí)，才能使工作走出深宅大院，發(fā)揮檔案管理工作的作用，使學(xué)校檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，真正成為學(xué)校管理工作的依據(jù)和重要組成部分。
　　3．健全制度與完善提高
　　沒有制度就等于沒有約束條件，沒有標(biāo)準(zhǔn)也就談不上管理質(zhì)量。作為學(xué)?！爸匾A(chǔ)工作之一”的檔案工作，面對(duì)“范圍寬、內(nèi)容新、服務(wù)廣”等新的要求。如何從過去就檔案論檔案的單純業(yè)務(wù)管理中走出來，改革完善檔案管理制度，探索新的管理模式，更好的為學(xué)校的改革和發(fā)展服務(wù)，成為檔案工作自身改革的一個(gè)重要課題，在這方面，我們考慮在堅(jiān)持檔案管理的基礎(chǔ)原則的前提下，通過修訂制度，把等、靠、要的思想轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)創(chuàng)造條件，解決存在的問題。目標(biāo)管理是依據(jù)國家有關(guān)的行政法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提出學(xué)校檔案工作的基本目標(biāo)，然后進(jìn)行層層分解；提出量化目標(biāo)要求，督促學(xué)校創(chuàng)造條件全面實(shí)現(xiàn)目標(biāo)；檔案工作評(píng)估是配合學(xué)校教學(xué)評(píng)估工作，提出對(duì)“檔案工作評(píng)估”的要求，即對(duì)學(xué)校檔案管理體制、干部隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)、用房、設(shè)備、業(yè)務(wù)工作水平、信息開發(fā)利用、規(guī)章制度等實(shí)施嚴(yán)格的目標(biāo)控制，形成學(xué)校系統(tǒng)完善和協(xié)調(diào)有序的檔案管理，對(duì)達(dá)到要求的給予認(rèn)可，并作為學(xué)校教學(xué)合格評(píng)估的一個(gè)必要條件。只有這樣，檔案管理工作才能注入新的生機(jī)和活力，不斷提高管理水平，擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域和活動(dòng)的空間，推動(dòng)自身的發(fā)展。
　　4．加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的素質(zhì)
　　檔案工作專業(yè)性比較強(qiáng)，要做好這項(xiàng)工作，必須具備這項(xiàng)工作的基本專業(yè)素質(zhì)。每個(gè)檔案人員都要學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、檔案工作的基礎(chǔ)知識(shí)和基本理論，不斷開拓知識(shí)面，掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)和檔案工作操作的基本基礎(chǔ)，努力使自己成為一轉(zhuǎn)多能的復(fù)合型人才。優(yōu)秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，還必須做到業(yè)務(wù)精通。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)；另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動(dòng)化步伐。
　　一方面檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，作為一名學(xué)校的檔案人員，自然應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)理論修養(yǎng)；另一方面，嚴(yán)密的組織紀(jì)律性，是實(shí)踐檔案人員職業(yè)道德的重要保證。首先，檔案人員在為利用者提供利用檔案時(shí)，應(yīng)實(shí)事求是，秉公辦理；其次，由于檔案工作的機(jī)要性，決定了檔案人員要嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)接觸的絕密、機(jī)密性文件材料及檔案材料要做到“守口如瓶”，如果一旦放松了對(duì)自己的嚴(yán)格要求，就可能造成意想不到的后果，給工作帶來不應(yīng)有的損失。再一點(diǎn)，檔案工作是學(xué)校的服務(wù)性工作，因此，全心全意為師生服務(wù)，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，是檔案工作人員的義務(wù)。熱情周到的服務(wù)是衡量檔案人員職業(yè)道德的標(biāo)志之一。檔案工作既要嚴(yán)肅認(rèn)真，又要熱情服務(wù)，要給利用者提供一切方便，不厭其煩地為利用者提供所需的檔案材料，只有這樣，才能使檔案充分發(fā)揮它對(duì)學(xué)校中各項(xiàng)工作所起的作用，從而保證學(xué)校檔案工作沿著健康的軌道發(fā)展?？傊瑢W(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，建立檔案管理工作長效機(jī)制，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)，推進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。