公司檔案的法制價值與立法應對

　　【摘要】現(xiàn)有公司檔案法律的固有缺陷無法滿足公司檔案法制建設的新要求，應對公司檔案立法的新挑戰(zhàn)，可從三方面著手：將具有民事強制性的《公司法》規(guī)定的商事記錄制作義務發(fā)展為具有相應民事、行政與刑事法律責任保障的公法義務；建立公司檔案職員法定制度；建立并逐步推行公司檔案員從業(yè)資格制度，實行職業(yè)準入。
　　【關鍵詞】公司檔案 法制價值 立法應對 涉眾性 公法義務
　　
　　公司檔案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查閱在內(nèi)的一套系統(tǒng)工程?，F(xiàn)行的包括《公司法》在內(nèi)的公司檔案立法雖有對公司檔案行為的規(guī)范，但存在法律規(guī)范結構不完整的缺陷，無法滿足《公司法》的新要求。本文旨在探討《公司法》對公司檔案立法提出的新要求與公司檔案立法的應有應對，以希推進市場經(jīng)濟背景下的公司檔案法制建設。
　　公司檔案的法制價值
　　現(xiàn)代公司的基本特征是股東淡出公司管理，公司管理權力日益集中在董事會，控制公司的是董事而非股東。而董事權力的日益膨脹，則會導致董事濫用權力損害公司、股東與債權人利益的概率增加。《公司法》以董事對公司忠實與勤勉的實體義務和商事程序制度及股東派生訴訟制度規(guī)定的程序義務激勵與約束董事行為，保障公司資產(chǎn)的安全與效益。公司檔案的法制價值在于：
　　首先，通過程序控制實現(xiàn)公司管理、決策機構權力的優(yōu)化配置與制衡。具體體現(xiàn)為賦予股東查閱和復制檔案的權利，來約束和激勵董事的權力行使。
　　其次，通過詳細記錄程序進行中相關主體行為的信息，固定和重現(xiàn)信息，為今后信息的公開和對相關責任人實施問責奠定基礎。
　　第三，公司商事記錄檔案還為董事個人的合法權益與債權人債權的實現(xiàn)提供堅實的基礎。
　　現(xiàn)有公司檔案法律規(guī)范的結構分析與檢討
　　法律欲有效地調(diào)整社會生活，制定違法行為必須承擔的具體相應的法律責任不可或缺。公司檔案法律規(guī)范欲有效調(diào)整公司各類檔案行為就必須對各類檔案違法行為規(guī)定相應具體的法律責任，借此激勵與誘導行為人對公司檔案法律規(guī)范的遵循?！稒n案法》以第五章“法律責任”、《檔案法實施辦法》以第五章“罰則”規(guī)定了違反《檔案法》的法律后果。但《檔案法》第二十四條與第二十五條僅規(guī)定了可處罰檔案違法行為的法定種類，并未規(guī)定可處罰檔案違法行為所要承擔的具體法律責任，按照可處罰違法行為法律責任種類與內(nèi)容法定的原則①，不具有可操作性；這一缺陷由《檔案法實施辦法》第二十八條克服，它規(guī)定：根據(jù)有關檔案的價值和數(shù)量，罰款數(shù)額對單位為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下?！稒n案法》第二十四條第二款保護的是檔案館所保管的檔案，規(guī)定的可處罰的檔案違法行為有：損毀、丟失屬于國家所有的檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案，涂改、偽造檔案等三種；第三款規(guī)范的對象是各類檔案的境內(nèi)外出賣、轉讓、倒賣、贈與行為，規(guī)定的可處罰檔案違法行為是企業(yè)事業(yè)組織或者個人擅自出賣或者轉讓檔案，倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送外國人的檔案違法行為。
　　公司的商事檔案是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項商事活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。目前，與公司檔案有關的法律條文的完備性與其重要性并不相符?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》將公司檔案分為八類，目前僅《會計法》第四十二條、四十四條規(guī)定公司有會計檔案的強制性歸檔與保管義務，公司對會計檔案外的其他檔案并無強制性歸檔與保管義務，如《檔案法》與《檔案法實施辦法》規(guī)定的諸多配備有具體行政法律責任的可處罰檔案違法行為中，與公司檔案有關的只有《檔案法》第十六條、第二十四條以及《檔案法實施辦法》第二十八條，但這三條調(diào)整的對象僅限于各類檔案的境內(nèi)外出賣、轉讓、倒賣、贈與行為，不涉及公司會計檔案外其他檔案的歸檔與保管行為，而這些才應是公司檔案法制建設的中心。由于公司存在規(guī)模大小、社會責任外延的窄闊等區(qū)別，因此在檔案管理的法律責任配置方面，需要對公司進行類型化考察。
　　公司檔案的立法應對
　　目前配備有相應行政法律責任、刑事法律責任的公司商事記錄檔案法律規(guī)范僅限于公司會計檔案法律規(guī)范，會計檔案雖能記錄并反映公司的行為，但受會計技術本身的限制，會計檔案僅能記錄與反映與財務收支有直接關系的商事行為，無法直接反映與財務收支無直接關系的商事程序行為的合規(guī)性及其具體內(nèi)容，現(xiàn)有立法雖對公司商事記錄檔案有保管義務的制度安排，但相應制度安排僅具有私法屬性，缺乏行政與刑事法律責任的相應規(guī)定，公司商事記錄檔案違法行為無需負擔任何違法成本，公司商事記錄檔案立法實質處于空白狀態(tài)，《公司法》對公司檔案立法提出了新挑戰(zhàn)。而公司商事記錄具有涉眾性，其保管的完整與否不僅關涉《公司法》一系列制度的成敗，亦關涉公司、股東、董事、監(jiān)事與債權人合法權益的實現(xiàn)，對于公開發(fā)行證券公司與上市公司而言，其涉眾性甚至關涉社會安全與金融安全。公司的各類雇員具有流動性，包括公司商事記錄與公司會計資料在內(nèi)的公司商事記錄檔案其實亦有保障公司管理與經(jīng)營延續(xù)性的功能，因此有必要加強公司商事記錄的檔案立法。如同其他一切制度，公司商事記錄檔案的歸檔與保管亦會面臨人固有的機會主義行為傾向的威脅，因此必須以公司商事記錄檔案法制建設保障公司商事記錄檔案歸檔與保管的及時與完整，這是《公司法》對公司檔案立法提出的新要求，也是公司檔案事業(yè)面臨的新機遇。
　　根據(jù)現(xiàn)行《公司法》的規(guī)定，公司檔案立法首先應該解決以下三個問題。
　　《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案保管義務的法律性質?！豆痉ā穼旧淌掠涗洐n案的保管義務已有規(guī)定，只是未配備相應的行政法律責任與刑事法律責任，因而《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的保管義務屬于私法義務的范疇，但私法義務與公法義務并不沖突，私法義務可同時賦予公法義務的屬性，它取決于該項義務是否具有負的外部性，以及該負的外部性是否具有涉眾性，一項私法義務如果具有涉眾性，尤其是關涉社會安全，我們應同時賦予其公法義務的屬性?！豆痉ā芬?guī)定的商事記錄檔案的保管行為具有鮮明的負的外部涉眾性，直接關涉到公司、股東、董事、監(jiān)事與債權人的正當權益，對于公開發(fā)行證券的公司與上市公司而言，其涉眾性更甚，因此《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的保管義務雖具有私法屬性，亦具有公法屬性，公司檔案立法應將《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的歸檔與保管義務同時規(guī)定為公法義務，并配以相應的行政法律責任，其中性質惡劣、后果及其嚴重的違法行為應配備相應的刑事責任。
　　公司檔案職員的法律性質。《公司法》設定的公司商事記錄檔案保管義務與《會計法》規(guī)定的會計檔案保管義務均屬于公司法定義務的范疇，依“當然解釋”②的法律解釋方法，檔案職員應該屬于公司的法定職員，一切公司均有設置檔案職員的法定義務，只不過公司有檔案職員的人事自主權，該職員可專職，亦可兼職?！豆痉ā返谝话俣臈l規(guī)定：“上市公司設董事會秘書，負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務等事宜。”據(jù)此，作為上市公司法定高級職員的董事會秘書亦是上市公司商事記錄檔案的法定保管義務人，是上市公司法定的商事記錄檔案職員，不過《公司法》未將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書制度擴展于所有公司?！睹绹鴺藴使痉ā芬?guī)定公司秘書是公司的法定職員，但對之并無專職要求，公司秘書亦可由其他高級職員兼任，如可由總裁、副總裁、司庫兼任③，公司秘書職位的設立并不必然增加公司的人力成本。我們完全可以借鑒美國的這一經(jīng)驗，將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書制度由上市公司擴展到所有公司制企業(yè)，規(guī)定公司設置有檔案機構或在其他機構中設置有一名或數(shù)名檔案職員的，公司秘書是公司法定的檔案機構負責人或檔案主管人員。為保證公司商事記錄檔案工作的責任到位，可建立公司檔案職員的任職備案制度，即公司應在成立后的法定時限內(nèi)將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書的任職及其變更情況及時報地方檔案行政主管部門備案。我們認為可借鑒《會計法》的會計賬簿委托代建制度，規(guī)范與培育檔案中介服務市場，公司可委托有資質的檔案中介機構代為收集保管公司的商事記錄檔案。
　　公司檔案從業(yè)人員準入制度。公司檔案工作是有多個服務目標的綜合性工作，不僅需要專業(yè)的法律知識，亦需要經(jīng)營管理知識，公司檔案從業(yè)人員的專業(yè)勝任能力某種程度上決定著公司檔案工作價值目標的實現(xiàn)程度，山西省檔案局從2002年已開始推行檔案工作人員持證上崗制度，國家檔案局亦發(fā)布有《國家檔案局關于開展檔案業(yè)務人員全員培訓工作的意見》，我們建議建立公司檔案從業(yè)資格制度，以從業(yè)資格制度保障公司檔案從業(yè)人員的專業(yè)勝任能力，推進公司檔案工作價值目標的實現(xiàn)。（作者為南京藝術學院人文學院副教授）
　　
　　注釋
　?、俳癜玻骸缎姓ㄅc行政訴訟法》，北京：高等教育出版社，2002年，第231頁。
　?、诹夯坌牵骸睹穹ń忉寣W》，法律出版社，1995年，第225～226頁。
　?、郏勖溃萘_伯特·Ｗ·漢密爾頓：《公司法概要》，中國社會科學出版社，1998年，第192頁。