醫(yī)院文書檔案管理戰(zhàn)略研究

章愛武

（蕪湖市婦幼保健院，安徽 蕪湖 241000）

1 醫(yī)院文書檔案管理面臨的問題

（1）檔案資源不集中，格局混亂，文書檔案完成質(zhì)量參差不齊。由于各種原因使得許多醫(yī)院檔案室只負(fù)責(zé)管理部分檔案資料，一些諸如X片檔案、影像圖文資料、病理相關(guān)檔案分散在各個(gè)部門，不能做到將所有應(yīng)當(dāng)入庫的文件資料集中收集，而是由各個(gè)部門自行管理，造成檔案利用不充分、不方便等。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，一個(gè)單位的全部檔案應(yīng)當(dāng)都由該單位的檔案部門集中管理，充分說明檔案集中管理的重要性。

（2）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層、管理部門對醫(yī)院業(yè)務(wù)管理與文書檔案管理不同步，造成文書檔案管理落后于急速發(fā)展的醫(yī)務(wù)診療水平。許多醫(yī)院均高度重視院內(nèi)醫(yī)務(wù)人員的診治水平，完善先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備，擴(kuò)大醫(yī)院規(guī)模，但對文書檔案管理的人員，設(shè)備，規(guī)模的投入少之又少，造成醫(yī)院管理與檔案管理不協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理代表本醫(yī)院的管理水準(zhǔn)，是評價(jià)醫(yī)院管理的重要指標(biāo)，應(yīng)得到同等重視。

（3）醫(yī)院文書檔案管理人員中存在的問題。不具備相應(yīng)管理素質(zhì)，醫(yī)療知識水平低，法律意識淺薄，人員配備不固定：許多醫(yī)院專兼職檔案管理員非相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，因此許多檔案管理人員未系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，也沒有參加過檔案管理的培訓(xùn)，很多是通過前輩或自學(xué)進(jìn)入此行，因此檔案管理人員素質(zhì)、文化水平、管理能力等與時(shí)下檔案管理要求差距懸殊。往往體現(xiàn)為檔案管理人員不多，知識范圍狹窄，檔案管理相關(guān)知識老化，缺乏現(xiàn)代科學(xué)知識，英語能力不高，高能力高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理專業(yè)人才數(shù)量少

。文書檔案管理人員與各部門人員未能建立良好的合作關(guān)系。文書檔案管理人員與各部門的工作人員間的合作關(guān)系，在規(guī)范化的檔案管理中起重要作用。有些人為自己工作方便簡易或因丟失文件材料，常使重要檔案資源得不到收集管理。

（4）缺乏適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的醫(yī)院檔案管理新模式。檔案管理手段落后，檔案管理制度不健全，各部門分散管理檔案資料，造成人力、物力浪費(fèi)。醫(yī)院檔案收錄內(nèi)容不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，范圍界定不清楚，而且各部門檔案收集管理標(biāo)準(zhǔn)不同，缺乏統(tǒng)一的檢驗(yàn)考核制度，質(zhì)量參差不齊，存在嚴(yán)重的檔案信息的重復(fù)保存，不僅浪費(fèi)空間，而起使檔案資料的利用率大幅度降低。

2 醫(yī)院文書檔案管理的對策

（1）規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)地管理檔案。對資源的充分利用起著舉足輕重的作用，有利于向各級組織人員提供相關(guān)必要的信息資源，便于信息共享，充分發(fā)揮其效益。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將各部門歸檔材料范圍發(fā)放的各科專兼職檔案管理員，讓其充分學(xué)習(xí)認(rèn)識什么材料是需要?dú)w檔，防止丟失材料。根據(jù)醫(yī)院文書檔案的歸檔范圍，各部門的歸檔材料應(yīng)及時(shí)由該部門專兼職檔案管理人員收集，追蹤材料，及時(shí)將該部門歸檔文件材料收回。隨時(shí)注意重要材料的整理搜集，注重穩(wěn)健的積累，防止歸檔材料的丟失，檔案管理人員根據(jù)院內(nèi)文書檔案管理制度中的文書檔案的歸檔范圍，定期收集歸檔材料，將各科的分散材料集中收集，防止重要資料的遺失以及檔案的分散化。

（2）檔案管理亦是醫(yī)院管理的重要組成，院內(nèi)管理階層、各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，加大檔案管理人才及設(shè)備投入，將檔案管理同醫(yī)院發(fā)展掛鉤，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院位數(shù)檔案管理現(xiàn)代化。構(gòu)建以醫(yī)院院長為首領(lǐng)，各級領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管，專兼職檔案管理人員審錄，所有院內(nèi)人士積極參與的協(xié)作團(tuán)隊(duì)，給予檔案管理工作足夠的地位與職能。及時(shí)做到檔案內(nèi)容的總結(jié)、檢查、提交、驗(yàn)收，嚴(yán)格考核檔案完成效率和質(zhì)量，并針對各級管理層的責(zé)任崗位和各部門經(jīng)濟(jì)利益行相應(yīng)賞罰處理。將檔案管理員從醫(yī)院辦公室的管理工作分化出來，形成專職文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，保證他們又充分時(shí)間充分精力整理檔案資料，從而提高檔案質(zhì)量。

（3）提高檔案管理人員的思想政治水平，加強(qiáng)管理人員全心全意為人民服務(wù)的意識。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將院內(nèi)檔案管理室工作人員和各部門專兼職檔案管理員的素質(zhì)提高及技能培訓(xùn)納入醫(yī)院計(jì)劃和要求，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理水平、檔案管理人員的素質(zhì)，改變檔案管理人員被動(dòng)獲取檔案資料的習(xí)慣，積極主動(dòng)聯(lián)系各科室檔案管理人做好檔案資料的搜集整理工作。

醫(yī)務(wù)人員與患者間的矛盾是完善病志、發(fā)展病志檔案管理的促進(jìn)因素，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與各部門工作人員建立良好的協(xié)作關(guān)系，及時(shí)補(bǔ)充改善病志檔案歸檔中存在的缺陷，提高文書檔案的質(zhì)量。在醫(yī)患關(guān)系不樂觀的今天，最大限度維護(hù)患者利益及保護(hù)醫(yī)務(wù)人員合法權(quán)益。通過各部門間的文化交流活動(dòng)及教育培訓(xùn)，增強(qiáng)彼此的合作意識。檔案管理人員應(yīng)該積極主動(dòng)聯(lián)系管理階層、各個(gè)科室工作人員、科研及教學(xué)相關(guān)工作人員，做到及時(shí)提供有用的檔案材料，提高服務(wù)意識，通過多種渠道及途徑利用檔案資源。各級領(lǐng)導(dǎo)與各部門工作人員也應(yīng)當(dāng)全面了解檔案管理人員的工作內(nèi)容，積極主動(dòng)配合管理人員的工作，全面利用檔案資源，雙方應(yīng)當(dāng)互利互助，共同進(jìn)步。

（4）加強(qiáng)宣傳，提高院內(nèi)工作人員檔案意識。通過講座、培訓(xùn)等方式，使醫(yī)院各級工作人員充分理解檔案的重要性，使他們掌握規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔程序，熟知?dú)w檔資料的范圍。

（5）存儲(chǔ)檔案材料的終極目標(biāo)是方便提取利用，只有及時(shí)全面地掌握開發(fā)檔案中的資源材料，才為臨床工作、科學(xué)研究、教學(xué)授課、領(lǐng)導(dǎo)決策等貢獻(xiàn)力量。檔案資料的開發(fā)需要進(jìn)行深層開發(fā)，多途徑，多渠道，多方法檢索。

（6）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，改進(jìn)檔案管理手段，充分利用現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)，開發(fā)建設(shè)院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的及時(shí)提交和驗(yàn)收，使檔案資源收錄方便快捷，檢索和修改方便，能夠自動(dòng)統(tǒng)計(jì)及排序，從而省去傳統(tǒng)檔案管理的組卷、書寫封面、順序排列等工作，不僅提高了檔案管理人員的工作效率，而且節(jié)省了人力物力財(cái)力。

3 結(jié)語

總之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，檔案的內(nèi)容、存儲(chǔ)形態(tài)不斷變化，順應(yīng)形勢應(yīng)當(dāng)出臺更完善的管理模式，不斷加強(qiáng)管理人員的技術(shù)水平，這需要醫(yī)院各部門積極配合，不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)服務(wù)意識，解決檔案管理中存在的問題，更好地為現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生管理服務(wù)。

［1］仇玲，劉麗君.目前醫(yī)院檔案管理存在的問題與對策［J］.中國科技信息，2005（16）：41.

［2］董明慧.淺談醫(yī)院檔案管理工作中的幾點(diǎn)思考［J］.山東檔案，2009（21）：350.

［3］魏超.醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及對策［J］.山東檔案，2009（3）：30－33.

［4］王碧瑩.醫(yī)院文書處理工作規(guī)范化是推進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)范化的基礎(chǔ)［J］.中國科技博覽，2010（32）：612.