檔案防災(zāi)減災(zāi)與應(yīng)急管理探究

肖鵬 張棟

摘要：防災(zāi)減災(zāi)與應(yīng)急管理是檔案工作中的重要組成部分。本文分析了國內(nèi)檔案防災(zāi)減災(zāi)與應(yīng)急管理中存在的問題，為更好地維護(hù)和確保檔案的安全提出了相應(yīng)的防災(zāi)減災(zāi)應(yīng)急管理對策。

關(guān)鍵詞：檔案 防災(zāi)減災(zāi) 應(yīng)急管理

檔案承載著“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實”的重要作用，是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的崇高事業(yè)。確保檔案的安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責(zé)。

一、檔案防災(zāi)減災(zāi)與應(yīng)急管理中存在的問題

隨著近些年國內(nèi)外災(zāi)難的頻發(fā)以及檔案安全問題的凸顯，此項工作逐漸受到各級檔案部門的高度重視。各級各類檔案部門基本都能按照檔案設(shè)施、設(shè)備的相關(guān)要求進(jìn)行管理，并制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。但即便這樣，一旦災(zāi)難來襲，尤其是面對重特大災(zāi)難事故，仍會顯得勢單力薄、力不從心，仍舊會產(chǎn)生巨大損失。這就暴露出在檔案防災(zāi)減災(zāi)和應(yīng)急管理中存在的諸多問題。

（一）思想認(rèn)知不夠，缺乏防范應(yīng)急意識

隨著近些年檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，各種現(xiàn)代化檔案館竣工落成，檔案科學(xué)保管技術(shù)得到進(jìn)一步提高。一方面，新建檔案館的防災(zāi)抗災(zāi)能力較強(qiáng)，檔案保管技術(shù)的進(jìn)步也使得檔案的安全有了更好地保障，這都在一定程度上降低了檔案在災(zāi)難中的受災(zāi)程度，但防災(zāi)抗災(zāi)能力的增強(qiáng)，也會助長檔案工作人員麻痹大意的思想，在工作中出現(xiàn)疏漏，在災(zāi)難來臨時措手不及，從而造成不應(yīng)有的損失。另一方面，災(zāi)難應(yīng)急管理強(qiáng)調(diào)“以人為本”原則，在災(zāi)難中確保人的生命安全是放在第一位的，檔案的安全往往容易被忽視，這在一定程度上增大了檔案受損的風(fēng)險。

（二）預(yù)防范圍狹窄，考慮不夠全面

突發(fā)事件包括很多種類，有地震、洪水、火災(zāi)等自然災(zāi)害，也有戰(zhàn)爭、破壞等人為災(zāi)害。很多檔案部門的預(yù)防范圍和應(yīng)急機(jī)制的建立對于災(zāi)種考慮得不夠全面，往往僅側(cè)重于火災(zāi)、水災(zāi)、病蟲害等一些常見災(zāi)害的防范和應(yīng)對，人為突發(fā)事件和不常發(fā)生的災(zāi)害很少被考慮在內(nèi)，一旦發(fā)生特殊災(zāi)害，制定的理論沒有任何參考借鑒價值，并會延誤檔案搶救時機(jī)，為檔案安全埋下隱患。另一方面，在信息化普及的今天，檔案部門安全防范的主要內(nèi)容不應(yīng)只停留在庫房的“八防”管理（防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜）和檔案實物的安全管理上，電子檔案、電子文件及載體的安全保管，檔案數(shù)據(jù)庫的維護(hù)等都應(yīng)列入預(yù)防范圍。

（三）應(yīng)急預(yù)案空洞，缺乏可操作性

檔案部門應(yīng)根據(jù)其所可能面臨的突發(fā)事件類型及其嚴(yán)重程度制定完整的應(yīng)急預(yù)案體系，做好相應(yīng)的防范準(zhǔn)備工作。但從目前各地、各級檔案部門制定的應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容來看，其結(jié)構(gòu)大致相同，基本包括總則、應(yīng)急預(yù)案啟動條件、組織指揮體系及職責(zé)任務(wù)、應(yīng)急處置保障措施、應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)后救助、附則等幾部分，具體內(nèi)容也大同小異，基本上是一些原則性的陳述，沒有結(jié)合本部門的實際情況，內(nèi)容空洞，可操作性不強(qiáng)，對抵御災(zāi)害十分不利。

（四）制度執(zhí)行力弱，缺少實戰(zhàn)演練

制定應(yīng)急預(yù)案的目的，是災(zāi)害發(fā)生時能夠最大限度地確保檔案的安全，實戰(zhàn)演練對于應(yīng)急預(yù)案的實施效果起著至關(guān)重要的作用。應(yīng)急預(yù)案制定后，檔案部門應(yīng)經(jīng)常開展應(yīng)急預(yù)案演練，增強(qiáng)檔案工作人員的安全應(yīng)急意識，提高應(yīng)急處置管理能力，檢驗應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)有效性。但應(yīng)急演練實戰(zhàn)工作往往沒有得到檔案部門的重視，應(yīng)急預(yù)案往往成了紙上談兵，沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

二、檔案防災(zāi)減災(zāi)應(yīng)急管理對策

（一）高度警惕，強(qiáng)化防災(zāi)應(yīng)急的意識

現(xiàn)代化的檔案庫房建筑及新型的科學(xué)保管技術(shù)為檔案的安全性增添了堅實的武裝保障，但面對日益頻繁而復(fù)雜的各種突發(fā)事件，各級檔案管理部門仍然需要時刻保持高度警惕，樹立危機(jī)意識。

日本、美國是地震災(zāi)害頻發(fā)的國家，其檔案部門有著很強(qiáng)的抗震防災(zāi)應(yīng)急管理意識。檔案部門為員工舉辦不定期的抗震防災(zāi)知識培訓(xùn)，在宣傳手冊或相關(guān)網(wǎng)頁上提供抗震防災(zāi)的基本常識，提高用戶的防災(zāi)應(yīng)急意識?！?·11”事件更讓美國民眾及檔案部門懂得災(zāi)難的來臨永遠(yuǎn)是猝不及防的，此后美國檔案部門防災(zāi)意識得到了進(jìn)一步的加強(qiáng)。

從“9·11”事件到汶川大地震，各種人為的、自然的災(zāi)難不僅給社會帶來了巨大的人員傷亡和財產(chǎn)損失，也對保存人類歷史記憶重任的檔案工作提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。各級檔案部門應(yīng)充分認(rèn)識到突發(fā)事件危害的嚴(yán)重性，加強(qiáng)防災(zāi)教育和指導(dǎo)，形成警醒的防災(zāi)意識，切實做好防災(zāi)及應(yīng)急管理工作，使檔案受損的風(fēng)險降至最低，保證檔案館及館藏檔案的絕對安全。

（二）完善備份制度，做好防災(zāi)備份工作

做好檔案、檔案信息管理系統(tǒng)及電子數(shù)據(jù)的備份工作，是抵御突發(fā)事件破壞、確保檔案安全的一項重要措施。我國各級各類檔案館在建國初期用于戰(zhàn)備的“后庫制度”逐步弱化后，檔案的備份和異地保存問題也隨之淡化，但是國內(nèi)外各類突發(fā)事件造成的檔案損失提醒我們，需要重新審視重要檔案異地異質(zhì)備份管理的必要性。

國外一些發(fā)達(dá)國家的檔案部門出于安全考慮，均建立了檔案異地保存和備份制度，尤其對重要、敏感檔案更是嚴(yán)格保證其安全無損。如美國檔案館、圖書館和博物館都提出了“安全庫房”概念，要求保護(hù)歷史遺產(chǎn)盡可能萬無一失。

各級檔案管理部門應(yīng)重視研究制定重要檔案異地備份管理制度，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份和異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。省級以上檔案館應(yīng)以選擇相聚300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方建立異地備份為宜。對所有已有各種形式復(fù)制件的檔案原件要進(jìn)行封存，定期檢查安全，無特殊需要不再對外提供利用。

（三）深入調(diào)查研究，制定科學(xué)合理的應(yīng)急預(yù)案

應(yīng)急預(yù)案是指預(yù)防災(zāi)害發(fā)生的具體措施，或災(zāi)害發(fā)生時降低人員和檔案遭受損害程度的防護(hù)措施。檔案部門的應(yīng)急預(yù)案是處理災(zāi)害過程中的行動綱領(lǐng)，是加強(qiáng)人員安全和檔案保護(hù)的有效工具。

國家檔案局高度重視檔案的突發(fā)事件應(yīng)急處理工作，制定了《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，強(qiáng)調(diào)“突發(fā)事件應(yīng)急處置工作應(yīng)貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、及時反應(yīng)、果斷決策、合作互助的原則”，“縣級以上檔案行政管理部門、國家檔案館、中央和國家機(jī)關(guān)檔案部門，應(yīng)建立嚴(yán)格的突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置責(zé)任制，制定相關(guān)工作預(yù)案，切實履行各自職責(zé)，保證突發(fā)事件應(yīng)急處置工作有序進(jìn)行”。

各級檔案部門在應(yīng)急預(yù)案制定之前應(yīng)開展必要的調(diào)查研究工作，對本地區(qū)歷史上曾經(jīng)發(fā)生的災(zāi)害進(jìn)行梳理，認(rèn)真研究各種突發(fā)事件的產(chǎn)生原因、表現(xiàn)形式、造成的危害、發(fā)生的頻率以及有效的應(yīng)對措施等，明確需要構(gòu)建應(yīng)急預(yù)案的類型，結(jié)合本地區(qū)自然環(huán)境的特點制定應(yīng)急預(yù)案。同時，要分析本地區(qū)可能發(fā)生的各種災(zāi)害，制定不同的應(yīng)急策略和應(yīng)對措施，使應(yīng)急預(yù)案真正轉(zhuǎn)變?yōu)閼?yīng)對各種突發(fā)事件切實可行的具體操作行為。

應(yīng)急預(yù)案的制定，要堅持“以人為本”的原則，要科學(xué)、合理、全面、有效，并有針對性和可操作性。同時，要建立日常應(yīng)對各種突發(fā)事件的應(yīng)急工作組織，確保應(yīng)急工作的組織保障；建立應(yīng)急反應(yīng)工作機(jī)制，確保應(yīng)急工作的及時展開；制定各種應(yīng)急措施，確保應(yīng)急工作的有序進(jìn)行；制定善后處理機(jī)制，減少次生危害的發(fā)生。

（四）加強(qiáng)應(yīng)急演練，提高應(yīng)急管理的能力

俗話說“拳不離手，曲不離口”。檔案防災(zāi)計劃的價值在于長效，執(zhí)行計劃的能力在于常練。實施應(yīng)急演練是檢驗應(yīng)急預(yù)案是否科學(xué)合理的有效方法，它能夠提高檔案人員對災(zāi)害的熟知度，增強(qiáng)對災(zāi)害的警惕性；培養(yǎng)工作人員的技術(shù)素養(yǎng)和應(yīng)對災(zāi)難的良好心理素質(zhì)；降低災(zāi)害處理過程中的人為錯誤，減少時間損耗；及時改進(jìn)防災(zāi)應(yīng)急工作，進(jìn)一步完善應(yīng)急機(jī)制；能夠豐富實戰(zhàn)經(jīng)驗，有效提高防災(zāi)應(yīng)急管理技能。

檔案部門應(yīng)高度重視應(yīng)急演練，積極開展防災(zāi)減災(zāi)的宣傳教育活動和應(yīng)急處置培訓(xùn)工作，把應(yīng)急演練作為本部門一項日常性、經(jīng)常性的工作，真正把加強(qiáng)防災(zāi)減災(zāi)和應(yīng)急演練工作落到實處，不斷提高應(yīng)對各種突發(fā)事件的實戰(zhàn)能力。

（五）明確重點，及時開展災(zāi)后的搶救恢復(fù)重建

災(zāi)情發(fā)生后，各種災(zāi)難對檔案的影響仍然存在，極易發(fā)生次生危害，并可能進(jìn)一步擴(kuò)大受損程度，災(zāi)后的及時搶救恢復(fù)工作對確保檔案的安全同樣十分重要。

首先，應(yīng)對檔案各方面受損情況進(jìn)行調(diào)查評估，包括實物檔案、檔案信息管理系統(tǒng)、檔案館庫房建筑的受損程度、范圍及潛在危險等情況，為下一步制定搶救方案及恢復(fù)重建工作提供依據(jù)。其次，應(yīng)確定重點保護(hù)搶救對象，將年代久遠(yuǎn)、內(nèi)容獨特、價值珍貴的檔案列入優(yōu)先和重點搶救的對象，有重點、有針對性地進(jìn)行災(zāi)后搶救。第三，根據(jù)檔案受損的具體情況，選取適宜的搶救方法進(jìn)行搶救。搶救方法應(yīng)視現(xiàn)場具備的物資、設(shè)備等條件而定，搶救工作方案可以尋求相關(guān)技術(shù)專家論證幫助。最后，對受損的檔案建筑，根據(jù)專業(yè)機(jī)構(gòu)的評估鑒定進(jìn)行維修加固和恢復(fù)重建。

參考文獻(xiàn)：

1.國家檔案局.檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法[N]．中國檔案報，20081002第二版.

2.國家檔案局.檔案館防止災(zāi)害工作指南[M]．中國檔案出版社.

3.楊安蓮.國外檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對突發(fā)事件的主要做法及其借鑒意義[J]．檔案學(xué)通訊， 2009（1）.

4.楊麗娟，姜景波.檔案部門制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的思考[J]．蘭臺世界，2007（4）.

5.常崴，鞠艷.檔案應(yīng)急搶救機(jī)制的建立[J]．北京檔案，2005（11）.

作者單位：國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局檔案館中國航空工業(yè)集團(tuán)公司