淺議公共圖書(shū)館編制地方文獻(xiàn)索引的可持續(xù)性

劉佳賀，謝 佳

(長(zhǎng)春圖書(shū)館，吉林 長(zhǎng)春 130021)

1 索引與地方文獻(xiàn)索引

“索引是指向文獻(xiàn)或文獻(xiàn)集合中的概念、語(yǔ)詞及其他項(xiàng)目等的信息檢索工具，由一系列款目及參照組成，索引款目不按照文獻(xiàn)或文獻(xiàn)集合自身的次序排列，而是按照字順的或其他可檢的順序編排”。［1］索引能向用戶提供多種有效的信息檢索手段，是一種開(kāi)發(fā)利用文獻(xiàn)資源的重要工具。就圖書(shū)館學(xué)而言，索引屬于傳統(tǒng)目錄學(xué)范疇，就圖書(shū)館工作而言，索引屬于二次文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)。

地方文獻(xiàn)是指“記錄有某地區(qū)知識(shí)的一切載體”。［2］目前對(duì)于“地方文獻(xiàn)索引”這一概念，在理論研究上沒(méi)有明確的定義。地方文獻(xiàn)索引的編制方法與特點(diǎn)的研究更是少人問(wèn)津。筆者認(rèn)為地方文獻(xiàn)索引應(yīng)該是基于地方文獻(xiàn)的地方性特點(diǎn)并結(jié)合索引編制的方法進(jìn)行定義。本文所探討的地方文獻(xiàn)索引僅指向以地方文獻(xiàn)為編制索引對(duì)象之信息源之意。

2 公共圖書(shū)館編制地方文獻(xiàn)索引的意義

2.1 各類(lèi)地方信息需要整序

地方文獻(xiàn)不僅包括公開(kāi)出版物，還包括了大量的非公開(kāi)出版物和非書(shū)資料。此外，社會(huì)上還隨時(shí)產(chǎn)生著大量有關(guān)地方文獻(xiàn)的動(dòng)態(tài)信息，將這些繁雜、重復(fù)的信息設(shè)定一定的條件限制(如地域、時(shí)間)，將其系統(tǒng)組織、整理才能解決由于信息的多樣性、重復(fù)性造成受眾在利用有效信息時(shí)產(chǎn)生困難的問(wèn)題。

2.2 地方文獻(xiàn)索引具有重要功用

2.2.1 幫助用戶有效地確定關(guān)于某一主題有哪些地方文獻(xiàn)及其出處，或在一部著作中迅速判斷關(guān)于闡述某一主題或特征的信息的具體位置，以便快速查尋用戶所需的信息，減少查找的盲目性。

2.2.2 簡(jiǎn)明而全面地揭示地方文獻(xiàn)所包含的所有重要主題或特征信息，為用戶快速瀏覽提供方便。

2.2.3 從多種角度標(biāo)引地方文獻(xiàn)，為用戶提供多種檢索途徑，提高檢索效率;調(diào)查和核實(shí)學(xué)術(shù)成果，進(jìn)行大范圍的地方文獻(xiàn)普查。

2.2.4 地方文獻(xiàn)索引還可以用于地方辭書(shū)編纂、地方文獻(xiàn)考證、地方文獻(xiàn)鑒別、地方古籍?？?、地方古籍整理等，以及用作語(yǔ)言學(xué)、目錄學(xué)、文化史、科學(xué)史、文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)、科學(xué)計(jì)量學(xué)等研究的工具。

以長(zhǎng)春圖書(shū)館編制的《東北地方文獻(xiàn)索引》及續(xù)集為例。該索引以長(zhǎng)春圖書(shū)館特色館藏——日偽時(shí)期東北及滿蒙地方文獻(xiàn)資料作為索引的編制對(duì)象。編制體例上，按照行政區(qū)劃地名立類(lèi)，再按總類(lèi)、工業(yè)類(lèi)、交通運(yùn)輸類(lèi)、商業(yè)類(lèi)、財(cái)政金融類(lèi)、農(nóng)林類(lèi)、城鄉(xiāng)建設(shè)類(lèi)、黨派團(tuán)體類(lèi)、民政勞動(dòng)類(lèi)、軍事類(lèi)、文教類(lèi)、衛(wèi)生體育類(lèi)、社會(huì)類(lèi)、歷史地理類(lèi)、人物類(lèi)等類(lèi)目編排。除對(duì)必要篇目和內(nèi)容做了索引詞條外，對(duì)資料中的圖表、照片、地圖也做了揭示。著錄格式按照：順序號(hào)、篇名、出處、出版時(shí)間、頁(yè)碼順序著錄。同時(shí)為輔助索引，還編制了“地名筆畫(huà)和漢語(yǔ)拼音索引”、“年號(hào)對(duì)照表”、“東北行政區(qū)劃變遷表(光緒33年～民國(guó)36年)”。雖然該索引的編制時(shí)間為上世紀(jì)80年代，但是時(shí)至今日，仍能為廣大讀者提供地方信息的文獻(xiàn)出處，提高工作人員的工作效率和效果?？梢?jiàn)，時(shí)間并不能蛻變其重要的檢索價(jià)值和學(xué)術(shù)研究意義。

2.3 地方文獻(xiàn)索引是復(fù)合型圖書(shū)館資源檢索、開(kāi)發(fā)的重要組成部分

目前，復(fù)合型圖書(shū)館已成為我國(guó)圖書(shū)館發(fā)展主要形式，它是數(shù)字圖書(shū)館的過(guò)渡階段。雖然傳統(tǒng)手工索引的編制能效在逐漸弱化，但是其作為復(fù)合型圖書(shū)館地方資源檢索、開(kāi)發(fā)的一部分仍具有一定作用。首先，目前最符合人們閱讀習(xí)慣的還是紙質(zhì)型文獻(xiàn)，編制紙質(zhì)的索引能滿足大事多數(shù)讀者的查閱、檢索需求。其次，地方文獻(xiàn)是公共圖書(shū)館的特色館藏，地方文獻(xiàn)索引將這些特色資源(古舊地方文獻(xiàn)、內(nèi)部出版的地方文獻(xiàn)和已經(jīng)出版尚未編制索引的地方文獻(xiàn))進(jìn)行規(guī)范安排、合理整序，不僅可以作為地方文獻(xiàn)普查、留存的依據(jù)，還可以為地方數(shù)字資源開(kāi)發(fā)工作提供重要參考。

3 影響編制地方文獻(xiàn)索引可持續(xù)性的原因

3.1 利用不足的現(xiàn)狀

以長(zhǎng)春圖書(shū)館為例，已編制的地方文獻(xiàn)索引包括：《東北地方文獻(xiàn)索引》(及續(xù)集)、《東北淪陷時(shí)期文學(xué)作品索引》《地方文史資料專(zhuān)題目錄索引》《東三省文史資料專(zhuān)題目錄索引》《長(zhǎng)春老照片專(zhuān)題索引》《長(zhǎng)春黨史人物傳記專(zhuān)題索引》《長(zhǎng)春企事業(yè)名錄索引》《長(zhǎng)春新貌圖片專(zhuān)題索引》《長(zhǎng)春市法規(guī)規(guī)章匯編索引》《偽滿建筑遺跡索引》《偽滿人物專(zhuān)題索引》等十余種。在實(shí)際工作中，讀者在查閱地方文獻(xiàn)時(shí)，能夠主動(dòng)提出利用索引查找資料的情況幾乎沒(méi)有。一般情況，通過(guò)地方文獻(xiàn)工作人員適當(dāng)?shù)闹敢?，讀者會(huì)對(duì)索引的便捷性產(chǎn)生興趣，并能主動(dòng)學(xué)習(xí)索引的使用方法?？梢?jiàn)，目前廣大讀者的接受的檢索教育的程度十分有限，利用索引時(shí)具有被動(dòng)性、依賴(lài)性。地方文獻(xiàn)索引利用不足的原因自然導(dǎo)致文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)缺少動(dòng)力來(lái)源。

3.2 指導(dǎo)實(shí)踐的理論相對(duì)滯后

在進(jìn)行編制地方文獻(xiàn)索引實(shí)際工作中，存在很多實(shí)踐先行于理論的情況。例如：有的根據(jù)地方文獻(xiàn)、地方特色編制出多種多樣但不規(guī)范的索引;有的為提高編制效率，選擇數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、索引軟件開(kāi)發(fā)編制地方文獻(xiàn)索引，且各編制單位選擇的編制工具各有不同;有的脫離傳統(tǒng)書(shū)、刊、報(bào)的單一載體或單一文本，考慮編制跨載體的索引集合或群書(shū)索引。圖書(shū)館是信息的集散地，索引是信息整序的重要工具。從理論角度探討兩門(mén)學(xué)科的交集是必要的，而實(shí)際上二者是互為相關(guān)學(xué)科，確切的理論與實(shí)踐尚在不斷探究之中。

2008年11月3日國(guó)家頒布了《索引編制規(guī)則(總則)》(GB/T 22466-2008)，并從2009年4月1日起實(shí)施。其中對(duì)索引的功用，索引的類(lèi)型，索引的編制，索引款目及其編制、參照系統(tǒng)，索引款目排序，索引的形式，質(zhì)量管理等做出了明確規(guī)定和說(shuō)明，適用于任何類(lèi)型文獻(xiàn)的索引，包括人工編制和計(jì)算機(jī)編制的各種類(lèi)型的索引。雖然其總體指導(dǎo)性意義重大，但其中并沒(méi)有針對(duì)圖書(shū)館文獻(xiàn)編制索引做出明確指導(dǎo)，也沒(méi)有有關(guān)地方文獻(xiàn)索引編制的建設(shè)性?xún)?nèi)容。

從研究地方文獻(xiàn)索引學(xué)術(shù)論文上看，此方面論文數(shù)量較少，論述內(nèi)容尚不寬泛。以2010年為時(shí)間限制，筆者通過(guò)檢索中國(guó)知網(wǎng)“中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)”發(fā)現(xiàn)，在2010年索引類(lèi)期刊《中國(guó)索引》和圖書(shū)檔案情報(bào)專(zhuān)業(yè)期刊中，公開(kāi)發(fā)表的與地方文獻(xiàn)索引相關(guān)的研究論文不超過(guò)二十篇，且這些論文一般討論的是方志、年鑒、報(bào)紙、某部地方古籍、某個(gè)地方古代人物論述等微觀問(wèn)題的實(shí)踐性研究，而更具普遍指導(dǎo)意義的論文為數(shù)不多。

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，索引的編制不再局限于傳統(tǒng)手工編制及計(jì)算機(jī)輔助編制的方法，國(guó)內(nèi)外已有多種索引程序、技術(shù)產(chǎn)生，并以其編制高效、利用方便、更新快速的優(yōu)勢(shì)引領(lǐng)著未來(lái)索引的發(fā)展方向。但索引的編制歸根到底是離不開(kāi)文獻(xiàn)研究的，無(wú)論是對(duì)索引標(biāo)引范圍、標(biāo)引深度、取詞規(guī)范，還是對(duì)于電子標(biāo)引的格式、搜索引擎的組織建設(shè)等都沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范。

3.3 其他影響因素

在實(shí)踐層面上，能夠系統(tǒng)運(yùn)用新技術(shù)手段于實(shí)際工作中，尚有工作制度不健全、學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制不完善、新技術(shù)實(shí)驗(yàn)性強(qiáng)、相關(guān)組織團(tuán)體缺少交流溝通等問(wèn)題的存在，均對(duì)地方文獻(xiàn)索引的持續(xù)性開(kāi)發(fā)產(chǎn)生影響。在客觀條件方面，地方文獻(xiàn)索引的編制還會(huì)受到各公共圖書(shū)地方文獻(xiàn)資源建設(shè)情況的一些限制。

4 實(shí)現(xiàn)編制地方文獻(xiàn)索引可持續(xù)性的建議

討論公共圖書(shū)館編制地方文獻(xiàn)索引的可持續(xù)性應(yīng)從編制主體的視角切入，這樣更具可操作性。因?yàn)闊o(wú)論從地方文獻(xiàn)索引的選題、編制方法、標(biāo)引選取上看，還是從索引成果宣傳、讀者利用情況反饋、索引的補(bǔ)充及完善上看，該項(xiàng)工作都可以說(shuō)是一項(xiàng)充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性的工作。只有編制者、編制單位足夠重視，此項(xiàng)工作才能避繁就簡(jiǎn)，事半功倍。

4.1 建立地方文獻(xiàn)索引編制的激勵(lì)機(jī)制

4.1.1 重視對(duì)編制人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)。主動(dòng)關(guān)注或參加相關(guān)機(jī)構(gòu)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。目前，我國(guó)在索引領(lǐng)域?qū)?zhuān)業(yè)索引人員的培養(yǎng)不夠，缺少大批掌握索引理論、方法與技術(shù)的索引工作人員，規(guī)模較大的索引編制項(xiàng)目較少，特別是索引技術(shù)和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的融合，還未進(jìn)入實(shí)質(zhì)性研究階段，索引工作難以開(kāi)展。

4.1.2 支持公開(kāi)或內(nèi)部刊印編制成果，或?qū)⒊晒D(zhuǎn)化成電子索引或數(shù)據(jù)庫(kù)的形式發(fā)布在局域網(wǎng)絡(luò)上。

4.1.3 階段性審查編制索引的質(zhì)量和數(shù)量，對(duì)優(yōu)秀索引編制者予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。

4.2 傳統(tǒng)手工編制與計(jì)算機(jī)編制技術(shù)手段并重

《國(guó)內(nèi)外索引研究的比較與發(fā)展》一文得出這樣的結(jié)論：“傳統(tǒng)索引領(lǐng)域的研究在未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍將占據(jù)主導(dǎo)地位;電子標(biāo)引與索引將得到進(jìn)一步的發(fā)展;索引語(yǔ)言的研究將更加深化、系統(tǒng)化;索引研究將進(jìn)一步向縱深方向發(fā)展，索引研究體系日益系統(tǒng)化;索引研究日趨國(guó)際化”。［3］可見(jiàn)，在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的大背景下，公共圖書(shū)館編制地方文獻(xiàn)索引應(yīng)吸收傳統(tǒng)手工編制特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，同時(shí)積極探索新方法、新技術(shù)，通過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)方法的可操作性提高編制效率和質(zhì)量。例如，長(zhǎng)春圖書(shū)館地方文獻(xiàn)索引由原卡片式編制方式變?yōu)槔肳ord、Excel軟件編制，使用這些軟件的復(fù)制、查找和排序等功能，一方面提高了編制效率;另一方面，將題錄數(shù)字化后，便于信息重組以形成新的主題索引，免去了重復(fù)編排的麻煩。當(dāng)然，我們所實(shí)踐的方法是有限的，仍需進(jìn)一步學(xué)習(xí)與應(yīng)用。

4.3 宣傳推廣地方文獻(xiàn)索引的功能，培養(yǎng)讀者利用索引檢索的意識(shí)

讀者利用地方文獻(xiàn)索引之所以具有被動(dòng)性的特點(diǎn)，很大程度上是因缺乏檢索教育造成的。這里就索引編制軟件的開(kāi)發(fā)現(xiàn)狀而言，同樣可說(shuō)明索引之于受眾的普及程度不高的問(wèn)題。目前，國(guó)內(nèi)中文獨(dú)立索引軟件只有“索引之星”一種，“既沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)也沒(méi)有開(kāi)辟出廣泛的市場(chǎng)”。應(yīng)積極推進(jìn)“普及索引編制，擴(kuò)大社會(huì)影響”。［4］因此，館員除了研發(fā)編制索引外，還應(yīng)該主動(dòng)參與到對(duì)讀者信息檢索、信息素養(yǎng)的培訓(xùn)中去，從而提高地方文獻(xiàn)的檢索效率和地方文獻(xiàn)的利用率。

綜上所述，地方文獻(xiàn)索引的編制是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期進(jìn)行的地方文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)工作，它需要編制人員在實(shí)際工作中不斷摸索方法，積累經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)和拓展對(duì)于地方文獻(xiàn)索引編制的認(rèn)識(shí)領(lǐng)域，深化理論研究。在職業(yè)素養(yǎng)上，更需要編制人員充滿對(duì)鄉(xiāng)土的熱愛(ài)和對(duì)地方文化傳承的使命感。

［1］中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)GB/T22466-2008索引編制規(guī)則(總則).［EB/OL］.［2010-12-12］.http：∥www.cnindex.fudan.edu.cn/zgsy/2009nz/CPRS2008.htm.

［2］金沛霖.圖書(shū)館地方文獻(xiàn)工作［M］.北京：北京圖書(shū)館出版社，2000：1—3.

［3］王知津，劉 念，黃瑩瑩，等.國(guó)內(nèi)外索引研究的比較與展望［J］.高校圖書(shū)館工作，2010(1)：34—38.

［4］郭麗芳，溫國(guó)強(qiáng).國(guó)內(nèi)外索引軟件比較研究［J］.圖書(shū)館，2010(4)：47—48.