探索會計電算化中輔助核算應用的學習方法

龍仲平

探索會計電算化中輔助核算應用的學習方法

龍仲平

一、會計電算化輔助核算類型與輔助核算應用特點

（一）會計電算化輔助核算類型

目前，許多財務軟件所提供的輔助核算類型不盡相同，主要有以下三種基本類型：一是擴展明細核算功能類型，主要表現(xiàn)在客戶往來核算、供應商往來核算、個人往來核算、部門核算和項目核算方面。二是擴充系統(tǒng)功能類型，主要表現(xiàn)在銀行結(jié)算方式管理、數(shù)量核算管理和外幣設置與核算管理方面。三是便捷操作手段功能類型，主要表現(xiàn)在期末自動轉(zhuǎn)賬憑證設置與使用、期末損益自動結(jié)轉(zhuǎn)設置與使用等方面。在這里主要介紹擴展明細核算功能類型的輔助核算，即典型的輔助核算類型：

1.客戶往來核算。在建立了客戶分類體系基礎上，設置和編制客戶檔案，將會計科目設置為客戶往來核算，使會計科目在核算和管理上反映不同的客戶信息情況。

2.供應商往來核算。在建立了供應商分類體系基礎上，設置和編制供應商檔案，將會計科目設置為供應商往來核算，使得會計科目在核算和管理上反映出不同的供應商信息情況。

3.個人往來核算。在設置和編制職工個人檔案基礎上，將會計科目設置為個人往來核算，使會計科目在核算和管理上反映出企業(yè)與個人之間的資金往來信息情況。

4.部門核算。在設置和編制企業(yè)部門檔案基礎上，將會計科目設置為部門核算，使會計科目在核算和管理上反映出企業(yè)各個部門的業(yè)務完成和支出控制信息情況。

5.項目核算。在設置和編制企業(yè)項目檔案基礎上，將會計科目設置為項目輔助核算，使得會計科目在核算和管理上反映出企業(yè)各項資產(chǎn)庫存信息情況和各項工程支出、各項產(chǎn)品成本費用信息情況。

（二）會計電算化輔助核算應用特點

1.輔助核算項目在設置與運用上比會計科目更具靈活性。由于科目體系直接影響會計主體信息，在財務軟件中一般會計規(guī)范了對科目的設計、使用和增刪操作都有較為嚴格的約束，而輔助核算項目相對獨立于基本會計賬簿體系，其操作與維護不受會計核算規(guī)范約束，會計軟件可根據(jù)其與基本賬簿體系關(guān)系靈活地定義項目操作的規(guī)程。

2.輔助核算項目共享特性打破會計科目的樹形結(jié)構(gòu)體系，構(gòu)筑起賬戶間交叉引用的網(wǎng)狀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式。由于一個輔助核算項目可任由不同的科目共同使用，實現(xiàn)了多個科目對同一輔助核算項目數(shù)據(jù)的共享，從而提供有關(guān)這個輔助核算項目的所有關(guān)聯(lián)資料。這種科目與輔助項目間的關(guān)聯(lián)操作成為基本賬簿體系的重要補充。

3.輔助核算功能的應用，簡化了會計科目體系，保持了科目體系相對穩(wěn)定性。由于使用會計電算化輔助核算功能時，可用相關(guān)輔助檔案代替明細科目，從而達到簡化會計科目體系的作用。同時，在使用傳統(tǒng)明細科目核算時，如果相關(guān)信息發(fā)生變動，會造成會計科目變動，而使用會計電算化輔助核算時，由于不必建立或修改相關(guān)會計科目，當發(fā)生信息變動時不會影響到會計科目表，從而使科目體系保持相對穩(wěn)定。

二、會計電算化輔助核算應用方法

（一）客戶往來與供應商往來輔助核算應用方法

客戶往來與供應商往來是反映企業(yè)和客戶、供應商之間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務。會計科目中的“應收票據(jù)”、“應收賬款”、“應付賬款”、“應付票據(jù)”等都是處理客戶、供應商往來業(yè)務的賬戶。當客戶往來業(yè)務比較頻繁，清理往來賬工作量大時，如果繼續(xù)使用手工方式設置科目：

1122應收賬款

112201應收賬款—廣東 112202應收賬款—福建

11220101應收賬款—廣東—A單位 11220201應收賬款—福建—C單位

11220102應收賬款—廣東—B單位 11220202應收賬款—福建—D單位

…… ……

在此將地區(qū)、客戶單位作為往來科目的二級、三級科目的設置，造成科目體系龐大。因此，對于往來客戶較多，往來核算管理要求高的單位，可使用系統(tǒng)提供的客戶往來核算。在系統(tǒng)初始化中對上述科目重新設置，將應收賬款賬戶的性質(zhì)定義為客戶往來核算，接著將具體的地區(qū)、客戶單位等二級、三級明細科目從科目體系中剝離出來，通過建立客戶分類體系和編制客戶檔案來完成客戶往來輔助核算。即：

將這些地區(qū)、客戶單位等信息錄入后，存放在客戶檔案文件中統(tǒng)一管理。在輸入憑證時，遇到科目性質(zhì)為客戶往來科目，系統(tǒng)自動從客戶檔案文件中提取地區(qū)、客戶單位，供財會人員選擇。財務人員可以對應收（或應付）賬款從不同角度進行統(tǒng)計查詢，便于反映企業(yè)與客戶、供應商之間的往來資金核算和管理情況。

（二）個人往來輔助核算應用方法

個人往來是指企業(yè)與內(nèi)部職員之間發(fā)生的往來業(yè)務，如個人借款、差旅費借款等。由于各單位的經(jīng)營性質(zhì)、經(jīng)營方法不同，有些單位個人往來業(yè)務很少，有些單位個人往來業(yè)務很多。對于后者，在進行賬務處理時，可啟用賬務處理系統(tǒng)提供的個人往來核算。將個人往來業(yè)務的管理、清理工作納入個人往來輔助管理中，可減少清理工作量，有利于加強個人往來賬戶管理。個人往來核算的使用與客戶、供應商往來核算的原理相同。假設手工方式下科目設置如下：

1221其他應收款

122101其他應收款—個人借款 122102其他應收款—差旅費借款

12210101其他應收款—個人借款—張三12210201其他應收款—差旅費借款—張三

12210102其他應收款—個人借款—李四12210202其他應收款—差旅費借款—李四

…… ……

要進行個人往來核算，先對上述科目結(jié)構(gòu)進行修改，并將二級科目“個人借款”、“差旅費借款”性質(zhì)定義為個人往來核算。將具體的個人明細科目從原科目體系中剝離出來，把個人信息存放在個人檔案文件中統(tǒng)一管理，通過編制職員個人檔案來完成。即：

01張三 02李四 ……

在輸入憑證時，遇到科目性質(zhì)為個人往來核算科目時，系統(tǒng)要求用戶確定個人往來戶的名稱。記賬時，該筆業(yè)務發(fā)生額分別記入該科目總分類賬、明細分類賬、個人往來輔助賬。財務人員可以從科目、個人的角度進行統(tǒng)計和查詢，以便反映企業(yè)與個人之間的資金往來核算和管理。

（三）部門輔助核算應用方法

為了加強管理、提高經(jīng)濟效益，許多企業(yè)單位都實行了部門核算，考核收入和費用兩項指標。如“管理費用”科目下，除了要按費用分成管理人員工資，辦公費、差旅費、業(yè)務招待費等明細核算，還需要進行對每個費用在不同部門中進行核算。如果一個單位有10個部門需要進行部門考核核算，費用項目有10個，那么在“管理費用”科目下就應設置100個明細科目。這種核算方式在手工條件下工作量是相當大的，但利用系統(tǒng)提供的部門核算輔助功能，卻能輕而易舉地實現(xiàn)。下面以管理費用為例介紹部門輔助核算功能的使用。首先，在系統(tǒng)初始化時設置會計科目為：

接著將部門從科目體系中剝離出來，在設置部門檔案為：

01一部 02二部 %03三部 ……

輸入憑證時，若輸入科目性質(zhì)為部門核算的科目，系統(tǒng)將自動提示用戶輸入相應的部門對照表供財務人員選擇部門。在記賬后系統(tǒng)將自動形成部門核算與管理所需的各種數(shù)據(jù)。用戶可以查詢部門總賬與輔助賬，以便反映各個部門的收入完成與支出控制情況，有利于企業(yè)對各部門的考核與管理。

（四）項目輔助核算應用方法

項目是專門的經(jīng)營對象，它可以是一項工程、一種產(chǎn)品等。實際會計核算時，經(jīng)常要求圍繞這些項目發(fā)生各項支出，按費用類別設立專門明細賬，以便完成對每個項目費用情況核算。在手工方式下按項目設立二級科目，在其下級設立費用明細科目。例如：

5001生產(chǎn)成本

500101A產(chǎn)品 500102B產(chǎn)品

50010101直接材料 50010201直接材料

50010102直接人工 50010202直接人工

50010103制造費用 50010203制造費用

…… ……

在賬務處理系統(tǒng)中，應用項目輔助核算可取代該核算方式。在進行科目設置時，把生產(chǎn)成本賬戶的性質(zhì)定義為項目核算。如：

將具體項目從科目體系中剝離出來，在設置項目檔案為：

01產(chǎn)成品：101A產(chǎn)品 102B產(chǎn)品 ……

在日常業(yè)務處理中，錄入憑證時，當輸入科目的性質(zhì)為項目核算時，系統(tǒng)要求財會人員錄入項目代碼。記賬后，即可在項目輔助核算模塊中查詢各種項目核算與管理所需的賬表，以及項目統(tǒng)計表和項目執(zhí)行計劃報告。

綜上所述，在會計電算化中輔助核算能起到較好的核算和管理作用，使用輔助核算不但能簡化科目結(jié)構(gòu)、減少科目數(shù)量，而且能方便的對一些特殊的核算進行橫向或縱向統(tǒng)計的分析，這一切工作并不需要用戶錄入額外或重復的數(shù)據(jù)就能實現(xiàn)。使用輔助核算在強化會計信息的管理和控制同時，還能為企業(yè)的預測、決策提供信息和依據(jù)。

（作者單位：黔東南民族職業(yè)技術(shù)學院）