利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理

楊雅婷

利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理

楊雅婷

利用簡(jiǎn)便、高效的ERP系統(tǒng)，正確核算和科學(xué)管理固定資產(chǎn)，才能促進(jìn)企業(yè)提高資產(chǎn)使用效率，保護(hù)固定資產(chǎn)的安全完整，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的保值增值，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。本文試結(jié)合大型上市公司——上海石化固定資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，介紹并探討如何利用（SAP）ERP系統(tǒng)來細(xì)化加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理。

ERP系統(tǒng)；強(qiáng)化；固定資產(chǎn)管理

固定資產(chǎn)是企業(yè)賴以生存的物質(zhì)基礎(chǔ)，是企業(yè)產(chǎn)生效益的源泉，固定資產(chǎn)的結(jié)構(gòu)、狀況、管理水平等直接影響著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展。對(duì)于大型上市公司而言，涉及的固定資產(chǎn)價(jià)值上百億元，資產(chǎn)條目數(shù)萬條，只有科學(xué)管理和正確核算固定資產(chǎn)，利用簡(jiǎn)便、高效的管理手段，才能促進(jìn)企業(yè)正確評(píng)估固定資產(chǎn)的整體情況，提高資產(chǎn)使用效率，降低生產(chǎn)成本，保護(hù)固定資產(chǎn)的安全完整，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的保值增值，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

一、通過固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)提供詳細(xì)的管理信息

1.創(chuàng)建并維護(hù)完整的固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)，提供詳細(xì)的固定資產(chǎn)管理信息

ERP系統(tǒng)中引入了固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)的概念，每一項(xiàng)具體的固定資產(chǎn)都是一條固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)。固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)囊括了其所有的管理信息，包括固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、計(jì)量單位、生產(chǎn)裝置、成本中心（決定折舊費(fèi)用的歸屬）、所在地點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)用途（生產(chǎn)用、非生產(chǎn)用、租出、未使用、不需用、融資租入等）、技術(shù)狀態(tài)（設(shè)備運(yùn)行情況）、資產(chǎn)類別、設(shè)計(jì)能力、主要技術(shù)參數(shù)、使用單位、產(chǎn)權(quán)歸屬、制造商、使用年限、折舊碼等等。

只要資產(chǎn)管理人員實(shí)時(shí)根據(jù)資產(chǎn)變動(dòng)情況對(duì)主數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，就可以隨時(shí)查詢?nèi)抠Y產(chǎn)主數(shù)據(jù)，也可以根據(jù)管理需要按照生產(chǎn)裝置、成本中心、資產(chǎn)所在地點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)用途等限定性條件進(jìn)行查詢，為實(shí)物管理提供有效的資產(chǎn)價(jià)值信息及管理信息。譬如，資產(chǎn)管理人員能隨時(shí)從ERP系統(tǒng)中查詢資產(chǎn)的運(yùn)行情況，是完好運(yùn)行還是帶病運(yùn)行、待修狀態(tài)、封存、閑置、備用、待報(bào)廢狀態(tài)，為設(shè)備管理決策提供第一手資料，提高固定資產(chǎn)管理效率，調(diào)配盤活閑置設(shè)備。

2.固定資產(chǎn)分類的功能

為了便于固定資產(chǎn)的管理，上海石化在ERP系統(tǒng)按照固定資產(chǎn)的性質(zhì)分為油氣資產(chǎn)、房屋建筑物、油氣集輸設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)器設(shè)備、其他設(shè)備六大類。創(chuàng)建任何資產(chǎn)主數(shù)據(jù)，都必須選擇其所屬資產(chǎn)分類，系統(tǒng)則根據(jù)資產(chǎn)分類生成唯一的順序性資產(chǎn)編碼。這樣，只要根據(jù)固定資產(chǎn)編碼便能確認(rèn)該項(xiàng)固定資產(chǎn)的類別。

3.通過固定資產(chǎn)折舊碼保證折舊計(jì)提方法的正確性

ERP系統(tǒng)中通過每條固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)——“折舊碼”字段來確定不同的折舊方法，從而一一對(duì)應(yīng)實(shí)施到具體的固定資產(chǎn)上，保證了折舊計(jì)提的正確性。

二、固定資產(chǎn)管理與會(huì)計(jì)總賬的自動(dòng)集成

上海石化在實(shí)施（SAP）ERP系統(tǒng)以前，沿用的是浪潮固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)。這兩套獨(dú)立的系統(tǒng)自成體系，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中對(duì)固定資產(chǎn)明細(xì)作的任何變動(dòng)均需在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中另行手工制作會(huì)計(jì)憑證。而ERP系統(tǒng)將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)無縫集成一體，達(dá)到了物流信息與資金流信息的集成，使得各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)信息能及時(shí)準(zhǔn)確地得到反饋。實(shí)時(shí)處理固定資產(chǎn)管理信息，不僅減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，大大減少了人為的錯(cuò)誤和遺漏，還能對(duì)固定資產(chǎn)資金的來龍去脈進(jìn)行掌握、追蹤。

固定資產(chǎn)管理人員在創(chuàng)建資產(chǎn)主數(shù)據(jù)選擇不同的資產(chǎn)分類時(shí)，ERP系統(tǒng)通過后臺(tái)配置的科目定位碼將不同類別的資產(chǎn)定義到相應(yīng)的原值、累計(jì)折舊和折舊費(fèi)用等總賬科目。會(huì)計(jì)人員通過對(duì)明細(xì)資產(chǎn)編號(hào)的購(gòu)置、報(bào)廢、計(jì)提折舊、轉(zhuǎn)移等操作就能輕松實(shí)現(xiàn)了總賬科目金額的實(shí)時(shí)更新，真正實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與會(huì)計(jì)總賬的自動(dòng)集成。

三、固定資產(chǎn)的日常業(yè)務(wù)及動(dòng)態(tài)查詢管理

1.固定資產(chǎn)購(gòu)置費(fèi)用的控制

固定資產(chǎn)單位價(jià)值較大，如何才能保證固定資產(chǎn)購(gòu)置費(fèi)用控制在下達(dá)批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)，符合固定資產(chǎn)內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)流程。ERP系統(tǒng)提供了兩種高效的控制手段，即投資訂單功能和項(xiàng)目管理模塊。

一種是利用投資訂單功能。在固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)資以前的在建工程階段，即對(duì)每項(xiàng)在建工程確定一個(gè)投資定單號(hào)。通過對(duì)投資訂單下達(dá)預(yù)算額，從而達(dá)到對(duì)固定資產(chǎn)項(xiàng)目的成本支出進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

財(cái)務(wù)部門對(duì)在建工程費(fèi)用支出達(dá)到預(yù)算的95%時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出警告信息，提示操作者預(yù)算快耗盡；當(dāng)費(fèi)用支出超過預(yù)算時(shí)，系統(tǒng)不再允許會(huì)計(jì)憑證過賬。

另一種是功能強(qiáng)大的項(xiàng)目管理模塊。項(xiàng)目管理模塊對(duì)投資訂單的功能進(jìn)行了深化和細(xì)化，更適合管理大型項(xiàng)目。由投資管理部門負(fù)責(zé)下達(dá)項(xiàng)目的明細(xì)預(yù)算，實(shí)時(shí)控制項(xiàng)目的進(jìn)展實(shí)施情況，確保固定資產(chǎn)投資費(fèi)用嚴(yán)格控制在批準(zhǔn)的項(xiàng)目預(yù)算范圍內(nèi)。

2.固定資產(chǎn)變動(dòng)業(yè)務(wù)的操作

在ERP系統(tǒng)中，資產(chǎn)管理人員能夠方便地完成固定資產(chǎn)的變動(dòng)業(yè)務(wù)處理，包括新增固定資產(chǎn)、報(bào)廢固定資產(chǎn)、資產(chǎn)的合并拆分等。既可以針對(duì)單條的固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)進(jìn)行購(gòu)置、部分報(bào)廢、全部報(bào)廢，將資產(chǎn)價(jià)值部分或全部傳輸?shù)狡渌Y產(chǎn)上，也可進(jìn)行批量處理，一次性完成數(shù)條資產(chǎn)的價(jià)值變動(dòng)，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量。

3.固定資產(chǎn)折舊計(jì)提及預(yù)測(cè)

ERP系統(tǒng)能夠根據(jù)維護(hù)好的固定資產(chǎn)的折舊碼（即確定的折舊方法）和使用年限、資本化日期準(zhǔn)確地計(jì)算出每條固定資產(chǎn)應(yīng)計(jì)提的折舊。資產(chǎn)管理人員月底運(yùn)行計(jì)提折舊的事務(wù)代碼，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)計(jì)提每條固定資產(chǎn)的折舊，并根據(jù)固定資產(chǎn)分類、成本中心生成折舊計(jì)提的會(huì)計(jì)憑證，大大提高了工作效率與工作的準(zhǔn)確率。

ERP系統(tǒng)還提供了強(qiáng)大的折舊預(yù)測(cè)功能，能夠快速地模擬下月甚至下年度的資產(chǎn)折舊，為企業(yè)成本預(yù)算提供了準(zhǔn)確的測(cè)算信息。

4.固定資產(chǎn)變動(dòng)的全方位多角度追蹤查詢功能

固定資產(chǎn)管理在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是把傳統(tǒng)的賬務(wù)處理同發(fā)生賬務(wù)的事務(wù)結(jié)合起來，不僅反應(yīng)賬務(wù)的原值、凈值、累計(jì)折舊等資金現(xiàn)狀，而且可以追蹤查詢到資金的來龍去脈，全方位反映固定資產(chǎn)資金的變動(dòng)明細(xì)。

因此，固定資產(chǎn)管理人員可以通過資產(chǎn)主數(shù)據(jù)穿透查詢其發(fā)生的任何業(yè)務(wù)變動(dòng)，從其前期購(gòu)置業(yè)務(wù)追蹤到報(bào)廢業(yè)務(wù)、清理費(fèi)用的收取。對(duì)上述費(fèi)用通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行全面綜合考慮，不僅能確定固定資產(chǎn)壽命周期的最優(yōu)費(fèi)用方案，而且能夠進(jìn)而達(dá)到理性配置企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)成長(zhǎng)的目標(biāo)。

管理人員還可以利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢功能，全方位多角度地查詢?cè)黾?、減少變動(dòng)的固定資產(chǎn)明細(xì)，資產(chǎn)主數(shù)據(jù)的歷史變動(dòng)狀態(tài)等固定資產(chǎn)變動(dòng)信息。這些多層次全方位的查詢功能能夠滿足不同使用者的信息需求，從而優(yōu)化改善固定資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)流程，提高固定資產(chǎn)管理的效率，加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的全局管理和控制。

四、利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的規(guī)劃

1.集成固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)與設(shè)備主數(shù)據(jù)，并利用實(shí)施條形碼技術(shù)

目前，上海石化正致力于充分利用ERP系統(tǒng)的設(shè)備維護(hù)管理模塊，計(jì)劃將固定資產(chǎn)模塊與設(shè)備維護(hù)模塊關(guān)聯(lián)起來。第一步，制訂固定資產(chǎn)目錄，規(guī)范固定資產(chǎn)類別，大型生產(chǎn)企業(yè)的固定資產(chǎn)種類繁多，為了減少人為判斷固定資產(chǎn)類別出現(xiàn)的偏差，按照生產(chǎn)裝置、設(shè)備性質(zhì)制定固定資產(chǎn)目錄，規(guī)范固定資產(chǎn)類別是必要的。第二步，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)與設(shè)備主數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，將固定資產(chǎn)與設(shè)備主數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。即可以清楚地查看到該固定資產(chǎn)由哪些設(shè)備組成，以及設(shè)備的性能、位置、功能信息等，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)、設(shè)備信息資源的共享，讓企業(yè)各級(jí)資產(chǎn)管理人員從中找到可利用的固定資產(chǎn)信息資源。第三步，就是利用ERP系統(tǒng)里的固定資產(chǎn)及設(shè)備主數(shù)據(jù)開發(fā)條形碼技術(shù)。

由于目前ERP系統(tǒng)里的資產(chǎn)、設(shè)備主數(shù)據(jù)都是手工采集信息而成，易出現(xiàn)信息維護(hù)更新不及時(shí)或人為因素導(dǎo)致不能真實(shí)全面反映實(shí)物資產(chǎn)信息。而實(shí)施條形碼技術(shù)后，以條碼作為資產(chǎn)的身份證，可以對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期跟蹤管理。

借助具備條碼掃描功能的手持終端，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)的采集、錄入、對(duì)比和進(jìn)行設(shè)備屬性信息變化的更改，如設(shè)備狀態(tài)等，資產(chǎn)管理人員將在第一時(shí)間和現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，避免設(shè)備漏檢、錯(cuò)檢，將錯(cuò)誤的發(fā)生率降到最低；并能實(shí)時(shí)維護(hù)ERP系統(tǒng)內(nèi)的資產(chǎn)主數(shù)據(jù)，真正做賬實(shí)一致。

2.其他需完善之處

目前上海石化運(yùn)用的ERP系統(tǒng)也并非萬能的，仍存在不能滿足企業(yè)的管理需要之處，需進(jìn)一步完善。譬如，原先的浪潮固定資產(chǎn)系統(tǒng)能夠自動(dòng)集成資產(chǎn)類別與對(duì)應(yīng)的折舊年限，即創(chuàng)建資產(chǎn)主數(shù)據(jù)選中資產(chǎn)類別后，系統(tǒng)便能自動(dòng)匹配生成其對(duì)應(yīng)的折舊年限。而在ERP系統(tǒng)中，尚不能實(shí)現(xiàn)這個(gè)自動(dòng)匹配功能，仍需手工輸入折舊年限，故仍需開發(fā)第三方程序接口來實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)類別與折舊年限的匹配集成，減少手工輸入的差錯(cuò)率。

[1]財(cái)政部.企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則2006.北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2006.

[2]白文春.論強(qiáng)化企業(yè)固定資產(chǎn)管理.大眾商務(wù)2010年第14期.

（作者單位：中石化上海石油化工股份有限公司）