物資公司應(yīng)參與施工企業(yè)直管項目管理

邱道展

在企業(yè)經(jīng)營活動中物資管理是企業(yè)全面標(biāo)準(zhǔn)化管理中的一個核心問題之一，現(xiàn)場物資管理標(biāo)準(zhǔn)化往往是施工企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的一個標(biāo)尺。因此項目物資管理尤為重要，不僅是管理方面的“塑形”需要，更重要的是可以通過好的管理節(jié)約項目物資采供成本。

一、從源頭上滲入工程項目，幫忙抓好物資招投標(biāo)組織、規(guī)章制度建立、管理人員的配備和組織機構(gòu)的設(shè)置

物設(shè)部門是施工企業(yè)項目部中最為重要的部門之一。作為獨立核算的項目部，抓好項目施工安全優(yōu)質(zhì)工作的同時，如何實現(xiàn)降低成本、增加盈利空間也是其考究的重要內(nèi)容，而項目物設(shè)人員的管理水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)將起到重要作用。目前隨著公司的快速發(fā)展，各類管理人才尤其是物資管理人才的短缺已是各企業(yè)最為突出的矛盾之一，在新開項目中各類物資進場的無組織、無計劃性尤為嚴(yán)重，以致常常導(dǎo)致工地停工待料，小到影響項目施工進度，大到嚴(yán)重影響了施工企業(yè)的信譽。在這樣的情勢下，如何發(fā)揮物資公司參與項目物資供應(yīng)乃至管理的作用，已經(jīng)擺在各級領(lǐng)導(dǎo)的重要日程上。物資公司作為多年的物資供應(yīng)單位有各類經(jīng)驗豐富的物資管理人才，這樣就可以很好的彌補目前各項目物資人才短缺的情況。因此物資公司要趁項目籌備之際，主動滲透到項目的物資管理籌備之中，輸出各類人才（包括建立工地材料廠、項目物資管理委托代管等等），為項目部做好物資采供前提準(zhǔn)備工作，包括從源頭上幫助甲方組織物資招投標(biāo)工作、制定各項物資管理制度、以專業(yè)的市場角度參與物資采購計劃的梳理、批量采購建議等等。從項目一進點就全程跟蹤項目物資的統(tǒng)籌供應(yīng)管理，這必將為物資公司了解項目運轉(zhuǎn)模式，把握物資供應(yīng)動向贏得先機。為物資公司是否進入該項目，如何進入該項目物資領(lǐng)域，如何組建專項物資管理團隊等提供良好的決策依據(jù)，也就讓物資公司可以在投標(biāo)的時候做到有的放矢。

二、以第三方角色定位，客觀、公正融入項目物資管理過程控制

1.融入項目物資統(tǒng)籌采供管理工作，做到貨比三家，陽光采購。施工企業(yè)的物資采購工作是物資管理的前提，起著先驅(qū)的作用，采購活動屬于物流活動的一部分，而物流作為第三利潤源泉，物資公司恰恰是鐵路物資企業(yè)的第三方物流，在鐵路物資采購供應(yīng)管理中起著舉足輕重的地位。一般來說施工企業(yè)物資管理工作的基本任務(wù)是根據(jù)施工、生產(chǎn)任務(wù)的需要，按質(zhì)、按量、按時、齊備地組織物資供應(yīng)，保證施工生產(chǎn)建設(shè)的順利進行，其核心任務(wù)就是購進物資，但又不是簡單的“買”。其工作的內(nèi)涵已融入了供應(yīng)鏈管理和資源的整合當(dāng)中。物資采購工作是物資管理工作的前提和關(guān)鍵，是最重要的一環(huán)之一。如何評價供應(yīng)商、建立戰(zhàn)略協(xié)作關(guān)系、實現(xiàn)過程控制等等都是物資采購必須考慮的重要內(nèi)容。為了減少采購中出現(xiàn)的問題，避免隨意性及各項目之間的各自自主招標(biāo)引來的系統(tǒng)內(nèi)物資采購的資源優(yōu)勢的弱化，中國中鐵加強了大宗材料采購的控制。例如，在2008年大包線的道岔供應(yīng)中，由于供需矛盾的突出，當(dāng)年國內(nèi)道岔生產(chǎn)商寶雞橋梁廠、山海關(guān)橋梁廠的道岔生產(chǎn)已經(jīng)排完了年度訂單生產(chǎn)計劃，而此時恰逢我局開拓呼和局市場的關(guān)鍵時刻，大包線的正常施工容不得半點馬虎，即道岔必須及時齊備地滿足現(xiàn)場需求，物資公司在局召開生產(chǎn)動員大會之后連夜奔赴廠家，通過擺關(guān)系、講困難，蹲點駐守廠家，陪廠方人員按時上下班，每天下車間查庫存、查生產(chǎn)進度等等，硬是靠誠心和毅力打動了廠家，迫使廠家在不影響其它客戶的正常需求情況下，調(diào)整發(fā)貨進度，勻給了物資公司前期開工所需的幾組道岔，確保了按時開工。在此之后物資公司也是通過和別的客戶打需求時間差，當(dāng)年成功地保證了200余組的道岔供應(yīng)，創(chuàng)了西鐵工程公司道岔供應(yīng)歷史記錄。所以在采購活動中，供應(yīng)鏈管理尤為重要，采購工作這不僅考驗的是一個材料員的業(yè)務(wù)水平，更重要的是考量物資公司經(jīng)營的信念及企業(yè)價值觀，即關(guān)鍵時刻能顧全大局，能打硬仗，敢打硬仗，及時齊備滿足工地用料需求，這樣才能實現(xiàn)雙贏。在物資采購過程中，材料的質(zhì)量是物資采購人員所考慮的最重要因素，在質(zhì)量保證的前提下，才能考慮物資供應(yīng)的及時性及售后服務(wù)等，因此物資公司作為相對獨立于項目部的一個單位，參與到項目物資管理當(dāng)中應(yīng)該能做到物資采購質(zhì)量監(jiān)控上的客觀、公正。而且由于物資公司作為獨立于項目的第三方物資管理協(xié)管方，能避免一些項目領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力尋租現(xiàn)象，搞物資采購的一言堂，脫離財務(wù)部門的監(jiān)督管理，直接與供貨商進行單線聯(lián)系，然后把購進的工程物資繞過物資部門的驗收，直接運輸?shù)焦こ淌┕がF(xiàn)場，最終導(dǎo)致企業(yè)利潤的暗巷流失，并且也給財務(wù)決算帶來相當(dāng)大的困難。另外物資公司作為專業(yè)的鐵路物流企業(yè)，有其市場運作的專業(yè)性，在施工物資出現(xiàn)價格重大變化的情況時，能快速做出反應(yīng)，妥善平衡材料漲價與停工待料之間的矛盾，最大程度保證項目部的利益。所以物資公司在項目物資采供管理工作上的介入，有利于將項目物資工作做得更標(biāo)準(zhǔn)、精細(xì)、透明、公平公正。

2.協(xié)助做好材料盤點和核算，加強過程控制，及時修正偏差行為。往往，在物資管理活動中會出現(xiàn)這樣那樣的偏差行為，包括材料的計劃與消耗的不對等，庫存的管理與控制與實際脫節(jié)等等，因此為了準(zhǔn)確掌握項目現(xiàn)場材料收發(fā)存以及項目經(jīng)營狀況、資金使用效率等重要經(jīng)營活動效果，有必要定期對材料進行核算。而實際工作中材料的核算管理過程控制往往成為了走過場。廢棄料多、雜、亂，物料計劃超失嚴(yán)重，是目前普遍存在的問題，僅靠項目物資管理人員是難以克服目前存在問題的。而物資公司作為物資管理的主力軍，作為第三方管理角色，協(xié)助項目抓好材料消耗核算工作是其參與項目物資管理的重要職責(zé)。具體來說物資公司嚴(yán)格按鐵道部鐵路物資管理規(guī)程應(yīng)協(xié)助項目部成立材料盤點小組，物設(shè)、財務(wù)部、計合部共同參與，每月20日，材料盤點小組都應(yīng)深入拌合站和施工現(xiàn)場，全面清查庫存材料，做好物資采購、消耗的過程管理控制，避免超材料計劃的混亂，既有利于發(fā)揮資金效用的最大化，也能避免材料積壓帶來的不良損失。

三、按三標(biāo)一體系要求，協(xié)助抓好項目物資內(nèi)業(yè)管理

在物資管理中，內(nèi)業(yè)資料以及賬務(wù)處理貫穿著整個物資管理的全部過程，內(nèi)業(yè)資料直接能體現(xiàn)出一個項目物資管理的好壞，材料分類不明，業(yè)務(wù)處理不清，帳物不符，不能準(zhǔn)確及時反映成本，更有甚者物資內(nèi)業(yè)臺帳是施工企業(yè)信譽評價的重要尺度之一，因此項目物資內(nèi)業(yè)管理也頗為重要。而由于項目物資人員的短缺及業(yè)務(wù)水平的限制，物資公司憑著在物資標(biāo)準(zhǔn)化管理方面豐富的經(jīng)驗，因此有著廣闊的參與平臺。在現(xiàn)如今項目推行物資管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的情況下，由物資公司參與項目物資內(nèi)業(yè)管理，能起到良好的引導(dǎo)作用。

1.協(xié)助制定項目物資管理規(guī)范，及各種管理規(guī)章制度。具體到物資各類臺帳、報表等等帳、卡、表，標(biāo)識的統(tǒng)一規(guī)范、科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于內(nèi)業(yè)工作的開展，更有利于系統(tǒng)內(nèi)各項目物資管理考核尺度的統(tǒng)一及企業(yè)形象的推廣。

2.抓好項目現(xiàn)場物資管理人員的培訓(xùn)工作。有的項目物資內(nèi)業(yè)管理混亂，很重要的原因是不知道該用什么樣的單據(jù)來處理問題，原始單據(jù)如過磅單、檢尺單、領(lǐng)收料單、簽認(rèn)單等單據(jù)及計量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各項目各自為戰(zhàn)，混亂不堪，有的現(xiàn)場收料員隨意在票據(jù)上簽字，憑證雜亂無章、千奇百怪，這樣容易造成對賬不明、統(tǒng)計有誤，結(jié)算不準(zhǔn)。因此，介入項目物資管理，內(nèi)業(yè)管理的統(tǒng)一、規(guī)范是物資公司的重要著手點。印制具有企業(yè)標(biāo)識的相關(guān)票據(jù)，現(xiàn)場輔導(dǎo)相關(guān)人員具體操作，增強可追溯性管理要求，做到各類物資書面材料管理的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化等等是重要目標(biāo)之一。

3.融入項目一體化管理，主動聯(lián)系其他部門共同做好物資管理工作。工程技術(shù)部、財務(wù)部等部門應(yīng)該是項目管理中與物設(shè)部門較為緊密的部門，一個是采購計劃的源頭，一個是料款結(jié)算、核算的終點，做好與這兩個部門的溝通與配合工作，這樣可以形成了一個物資管理上的簡單的閉合循環(huán)。因此，兩大部門的配合、合作尤為重要。物資公司相關(guān)人員一定要學(xué)精這方面的業(yè)務(wù)，只有多、精、專才能適應(yīng)目前項目物資繁雜的工作。簡單來說，其一，就是敦促工程技術(shù)部的用料計劃核實、總計劃、分計劃，各類建名的所需的材料規(guī)格品種和大致數(shù)量需求、施工進度需求等等均有一定了解，這樣才能做到物資采購進度控制，無論在資金的使用控制上還是在采購的時間、數(shù)量上都能使各類資源達(dá)到最優(yōu)配置，取得最大經(jīng)濟效益。其二，與財務(wù)的配合就是月初把每月材料領(lǐng)用計劃及資金需求計劃按時上報財務(wù)，以便財務(wù)大體掌握資金需求狀況，滿足物資采購需求，并且月末將物資各種單據(jù)和收發(fā)存狀況以動態(tài)的報表形式報送財務(wù)，及時與財務(wù)部門結(jié)算料款，統(tǒng)計成本情況。項目物資管理只有執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化、程序化，才能做到管理精細(xì)化，賬目才能清晰明了，而物資公司是專業(yè)的物資供應(yīng)管理單位，把項目物資管理作為一個“外包”的形式交予物資公司來管理，是項目物資做到專業(yè)化管理的良好選擇之一。

總之，施工企業(yè)物資管理是目前施工企業(yè)樹立標(biāo)準(zhǔn)化管理的一個重點，也是項目部節(jié)約物資采購成本、及時齊備高效滿足施工用料的一個重要課題，如何發(fā)揮物資公司的專業(yè)優(yōu)勢，達(dá)到與物資公司雙贏的角度，是項目部考量增加盈利的重要內(nèi)涵，更是物資公司轉(zhuǎn)變職能，找準(zhǔn)定位，拓寬經(jīng)營領(lǐng)域，實現(xiàn)跨區(qū)域、跨項目經(jīng)營，尋求新的經(jīng)濟增長點所考慮的重大問題。

（作者單位：西鐵工程物資公司）