信息數(shù)字化對高校檔案管理的影響

冼玉華

計算機的大量應(yīng)用，使高校檔案信息數(shù)字化成為必然，信息數(shù)字化打破了高校檔案管理的傳統(tǒng)模式，使其進行了一次“華麗轉(zhuǎn)身”。本文就信息數(shù)字化對高校檔案管理的影響進行了論述。

信息時代的到來，使檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生了深刻的變化。檔案已成為文化資源、知識資源和信息資源。檔案信息的收集、整理、開發(fā)和利用的方式也發(fā)生了根本性變化。

一、傳統(tǒng)的高校檔案管理

1．管理人員素質(zhì)不高。一些學(xué)校把檔案管理崗位視作“照顧”崗位，安排“老、弱、病、殘”及“關(guān)系”人員到檔案管理崗位上從事“輕便”工作，且不重視對檔案人員的繼續(xù)教育、知識更新，高校檔案管理中缺乏專門的人才。

2．工作量大，效率低。檔案管理是十分繁雜和瑣碎的工作。由于大多數(shù)的檔案都是紙質(zhì)的檔案，無論是分類還是校對，都要耗費大量的人力資源和時間，效率低而且容易遺漏、差錯。

3．資源共享差。學(xué)校的人事檔案、學(xué)生檔案等分別處于不同的職能部門，往往由于分別統(tǒng)計和校對各自的信息，缺乏應(yīng)有的信息共享，信息反復(fù)收集。

4．高校合并帶來大量問題。國內(nèi)許多高校經(jīng)歷過幾所學(xué)校的合并，帶來原學(xué)校的檔案流失，原有的整理標準不一致等一系列問題。這些都造成了重新整理歸類困難和原來學(xué)校的檔案管理人員轉(zhuǎn)崗導(dǎo)致檔案的交接困難等。

二、信息數(shù)字化影響之下高校檔案管理的華麗轉(zhuǎn)身

1.節(jié)省了大量人力、物力，提高了管理效率。（1）節(jié)省了檔案存儲空間，使檔案信息儲存更完整。利用計算機的存儲空間，可以將紙質(zhì)檔案以數(shù)字形式存儲在計算機內(nèi)部，這就可以避免紙質(zhì)檔案經(jīng)過長時間存放及翻閱，材料容易破損或殘缺，而轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存儲于計算機內(nèi)，不會因為長時間存放及翻閱而損壞。（2）縮短了信息加工時間，提高檔案信息的時效性。手工檔案信息加工通過“選題一選材一編輯一出版”，這一流程來實現(xiàn)，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時間長，造成信息過時，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用價值受到嚴重影響。檔案信息數(shù)字化，可直接利用機讀形式的檔案，利用計算機的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時效性。（3）縮短檔案信息檢索時間。手工檔案信息檢索，需要先檢索目錄，然后到指定的檔案架上進行查找，如對查找信息不是很明確，就會增大查閱難度，增加檔案材料的查找時間。

2.促進了高校校務(wù)辦公透明化。高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)功能的開發(fā)，為高校的辦公實現(xiàn)透明服務(wù)、主動服務(wù)開辟了新天地。高校在校園網(wǎng)上建立檔案室主頁，公布相關(guān)信息和決策，如高校的辦學(xué)方針，領(lǐng)導(dǎo)干部廉潔自律情況，干部聘任、職稱評聘、工資晉級、招生、就業(yè)、住房、出國、采購、項目招標等。信息使用者只需通過任何一臺聯(lián)網(wǎng)計算機，就可以檢索查詢到高校的一系列相關(guān)信息，這就為高校校務(wù)辦公的透明化起到積極作用，并在一定程度鼓勵了老師、學(xué)生對學(xué)校建設(shè)發(fā)展的熱情。

3.實現(xiàn)了信息資源社會共享。隨著計算機的高速發(fā)展，人們對各種信息的需求表現(xiàn)出高層次、綜合性地利用傾向。在中國教育和科研計算機網(wǎng)等互聯(lián)信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展和完善的技術(shù)支持下，高校的檔案管理工作通過計算機終端和校園網(wǎng)實現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)庫與校內(nèi)各單位數(shù)據(jù)的資源共享。同時，各高校檔案館之間和區(qū)域、行業(yè)、系統(tǒng)之間也聯(lián)合起來建立互通、互補的檔案信息新型關(guān)系，實行檔案資源的共建、共享，以最小的投資建設(shè)最佳的館藏，逐步做到信息資源服務(wù)整體化、網(wǎng)絡(luò)化，形成了區(qū)域性全國性的聯(lián)機服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。通過建設(shè)數(shù)字檔案館和計算機管理，對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工，并進行連接與共享，從而準確、及時、簡捷、實用地滿足社會各界對檔案信息的不同需求，從而實現(xiàn)最大范圍的檔案信息資源共享，為校內(nèi)外教職工及科研人員的教學(xué)科研工作提供了極大的便利。

三、如何加快檔案數(shù)字化進程

1.提高檔案工作者的素質(zhì)。由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，大量的先進技術(shù)使傳統(tǒng)的檔案理論與實踐受到嚴重的沖擊，因而檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識更新，作為新時期的檔案工作人員，要調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，不斷學(xué)習新知識，及時把先進的科學(xué)技術(shù)引進到檔案工作中來，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化。

2.增加投資力度。檔案信息化建設(shè)是—項大投入、長積累、晚見效的工作。要加大檔案信息化建設(shè)資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設(shè)資金總量不足、供需矛盾突出的問題。增加資金投入力度，是加速高校檔案管理信息化建設(shè)步伐的保證。

3.建立檔案信息安全保障體系。檔案信息系統(tǒng)運行的安全性問題是巨聯(lián)網(wǎng)安全的共性問題，它的威脅主要來自黑客、病毒以及系統(tǒng)本身的故障。對于這些威脅，我們必須要有充分的認識和相應(yīng)的防范措施，同時注意做好信息的備份工作，以便在緊急情況下恢復(fù)系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)和信息的完整。

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)進一步的發(fā)展，數(shù)字化的數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個領(lǐng)域，到那時，實體的高校檔案館也許不復(fù)存在，激光光盤技術(shù)已可以把一個高校檔案館幾十年、甚至幾百年的全部館藏信息，通過數(shù)字化的存儲技術(shù)，儲存在幾張小小的光盤里，任何個人和機構(gòu)只要通過計算機網(wǎng)絡(luò)，均可以擁有和使用，這也許就是高校檔案信息的未來。

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（作者單位：廣東白云學(xué)院 ）