ERP在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

□文/楊曉紅

全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展趨勢(shì)使人們認(rèn)識(shí)到科技創(chuàng)新是促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證，只有充分運(yùn)用信息技術(shù)才能全面推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。在企業(yè)的眾多管理職能中，財(cái)務(wù)管理構(gòu)成了企業(yè)管理的重要組成部分。如何應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念和管理手段強(qiáng)化企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程、提高財(cái)務(wù)管理水平、充分發(fā)揮企業(yè)宏觀管理與微觀管理的有效結(jié)合成為當(dāng)今企業(yè)界關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。企業(yè)財(cái)務(wù)工作擔(dān)負(fù)著預(yù)算、核算、審計(jì)、報(bào)表、稅收、項(xiàng)目審批、賬目管理、資金流通、存貨管理、固定資產(chǎn)評(píng)估等眾多職能，行使著對(duì)企業(yè)的全面基礎(chǔ)管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，企業(yè)財(cái)務(wù)管理者越來(lái)越迫切地需要一種一體化、全面化、系統(tǒng)化的管理模式來(lái)取代傳統(tǒng)的、落后的財(cái)務(wù)管理體系。ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)正是由于這種需求的拉動(dòng)和信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)大大提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率。

一、ERP的概念、發(fā)展及特點(diǎn)

（一）ERP的概念。ERP全稱是Enterprise Resource Planning——企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是由美國(guó)著名的計(jì)算機(jī)咨詢和評(píng)估集團(tuán)Gartner Group Inc在20世紀(jì)八十年代提出的一套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn)。ERP是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP將企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力、物力、計(jì)算機(jī)硬件和軟件技術(shù)整合在一起，不僅在系統(tǒng)中增加了財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、生產(chǎn)能力、資源調(diào)度等方面的功能，還實(shí)現(xiàn)了與客戶或供應(yīng)商的信息共享和數(shù)據(jù)交換，強(qiáng)化了企業(yè)間的聯(lián)系，形成共同發(fā)展的生存鏈。

（二）ERP的發(fā)展。ERP系統(tǒng)的發(fā)展主要經(jīng)歷了四個(gè)階段。20世紀(jì)五六十年代產(chǎn)生了ERP的雛形——MIS系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)企業(yè)大量原始數(shù)據(jù)的記錄、查詢及匯總。20世紀(jì)六十年代進(jìn)入了MRP系統(tǒng)流行的時(shí)期。早期的MRP是基于物料庫(kù)存計(jì)劃形成的生產(chǎn)管理系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)了一定時(shí)間的演變及發(fā)展，形成了閉環(huán)的MRP系統(tǒng)，這一時(shí)期管理者借助計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大運(yùn)算能力實(shí)現(xiàn)了對(duì)眾多訂單、庫(kù)存物料的按計(jì)劃、按需求的分類管理。在MRP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)中心、加工工時(shí)、生產(chǎn)能力等方面的管理，形成MRPⅡ系統(tǒng)。該系統(tǒng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行生產(chǎn)排程管理，同時(shí)將財(cái)務(wù)功能引入其中，形成了產(chǎn)、供、銷過(guò)程的一體化管理。20世紀(jì)九十年代，MRPⅡ管理系統(tǒng)進(jìn)一步發(fā)展，形成了ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)確立了以計(jì)算機(jī)為核心的企業(yè)級(jí)系統(tǒng)管理理念，并根據(jù)企業(yè)供應(yīng)鏈需求引入了財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、生產(chǎn)能力、調(diào)整資源等管理功能，成為企業(yè)大規(guī)模生產(chǎn)、統(tǒng)一管理、科學(xué)決策的規(guī)范管理平臺(tái)。21世紀(jì)信息網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，ERP系統(tǒng)也被賦予了更深層次的管理職能。未來(lái)的ERP系統(tǒng)將朝著更加細(xì)化、科學(xué)化、人性化的方向發(fā)展，緊緊抓住企業(yè)信息流程這條主線，以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為目標(biāo)，以提高企業(yè)的持久競(jìng)爭(zhēng)力、服務(wù)力及創(chuàng)新力為出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)，針對(duì)行業(yè)生產(chǎn)的特點(diǎn)強(qiáng)化ERP專項(xiàng)管理的服務(wù)職能。

（三）ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)

1、ERP系統(tǒng)具有強(qiáng)大的集成性。它把企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來(lái)，使財(cái)務(wù)管理、物資管理、項(xiàng)目管理等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源共享化和業(yè)務(wù)流程管理的一體化。ERP系統(tǒng)有著強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持，以O(shè)racle的ERP系統(tǒng)為例，其應(yīng)用系統(tǒng)囊括了財(cái)務(wù)系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、銷售自動(dòng)化系統(tǒng)等幾大系列，每一個(gè)系統(tǒng)都有豐富的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2、ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地反映財(cái)務(wù)信息。ERP以企業(yè)作業(yè)為起點(diǎn)，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)果進(jìn)行全方位跟蹤、記錄、控制，實(shí)現(xiàn)資源流、物流、信息流的統(tǒng)一，形成實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞財(cái)務(wù)、銷售、庫(kù)存信息，便于財(cái)務(wù)管理對(duì)采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)制造的協(xié)助、指導(dǎo)、監(jiān)督。ERP系統(tǒng)重新規(guī)劃各個(gè)企業(yè)管理子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的交換，使企業(yè)信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理、材料采購(gòu)到最終的財(cái)務(wù)管理這一流程的一體化。

3、ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理國(guó)際化。ERP系統(tǒng)具有多種功能，可以對(duì)跨國(guó)公司內(nèi)不同類型企業(yè)提供一個(gè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理平臺(tái)，具有多幣種的會(huì)計(jì)處理能力，支持多國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，提供具有國(guó)際可比性的會(huì)計(jì)信息，滿足企業(yè)參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的需要。

二、ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

ERP作為一種企業(yè)管理思想，強(qiáng)調(diào)對(duì)企業(yè)內(nèi)外部資源進(jìn)行優(yōu)化配置，提高資源的有效利用，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理。現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)不再是單一企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，而是企業(yè)供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)，因而必須把生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中相關(guān)的供應(yīng)商、制造商、分銷商、客戶等納入到一個(gè)緊密的供應(yīng)鏈中，有的放矢地安排企業(yè)的產(chǎn)供銷活動(dòng)，從而在市場(chǎng)上獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，ERP就是一個(gè)緊密的供應(yīng)鏈。ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)模塊與一般的財(cái)務(wù)軟件不同，它是將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)的思想與業(yè)務(wù)流程集成一體，從而實(shí)現(xiàn)了管理會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的一體化。

ERP中財(cái)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)由三個(gè)模塊組成：一是報(bào)表分析子模塊，報(bào)表分析系統(tǒng)主要由總賬、成本費(fèi)用、報(bào)表分析等模塊集成。總賬系統(tǒng)同其他子系統(tǒng)的無(wú)縫集成，不僅減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，還能自動(dòng)收集數(shù)據(jù)，提高了財(cái)務(wù)工作的效率；二是預(yù)算管理子模塊，它是把上級(jí)下達(dá)的年度預(yù)算和經(jīng)過(guò)公司分解后下達(dá)給各部門的預(yù)算錄入到ERP預(yù)算管理模塊，具有預(yù)算預(yù)警、警告、不予通過(guò)三種作用，促使公司切實(shí)重視預(yù)算管理，及時(shí)了解預(yù)算執(zhí)行情況，隨時(shí)做出預(yù)算調(diào)整和修訂；三是資金管理子模塊，此模塊主要由應(yīng)收應(yīng)付、預(yù)算管理、現(xiàn)金銀行存款等子模塊集成，常用于為企業(yè)解決收、支兩項(xiàng)問(wèn)題，由下級(jí)企業(yè)根據(jù)產(chǎn)量和采購(gòu)合同申請(qǐng)資金，根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算系統(tǒng)每月的預(yù)算計(jì)劃申請(qǐng)運(yùn)營(yíng)資金。

在ERP會(huì)計(jì)相關(guān)模塊中，上級(jí)部門統(tǒng)一、直接進(jìn)行列賬處理，極大地加快了資金審批和撥付，減少了往來(lái)差錯(cuò)。對(duì)于財(cái)務(wù)管理對(duì)象的企業(yè)資金流向，ERP系統(tǒng)以會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過(guò)財(cái)務(wù)分析進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測(cè)、管理和控制活動(dòng)。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，直接促使財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制分析和預(yù)測(cè)得以完整實(shí)現(xiàn)，為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理提供了更為廣闊的發(fā)展空間。

三、ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響

（一）ERP系統(tǒng)深化了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的內(nèi)涵。通常來(lái)講，狹義的企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的主要職能是指對(duì)企業(yè)資金、設(shè)備等有形固定資產(chǎn)的管理，而未包括對(duì)企業(yè)人力資源、物流、信息流、知識(shí)技能等無(wú)形資產(chǎn)的管理。如何將無(wú)形資產(chǎn)融入到企業(yè)的財(cái)務(wù)管理中，充分發(fā)揮人力資源管理的潛能，使之形成對(duì)企業(yè)管理者實(shí)施財(cái)務(wù)決策的規(guī)范導(dǎo)向作用，成為新時(shí)期企業(yè)財(cái)務(wù)管理的新課題。ERP系統(tǒng)的引入不僅規(guī)范了財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，還將人力資源管理理念融入到了企業(yè)管理中，通過(guò)兩者的有效結(jié)合豐富了企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的深刻內(nèi)涵。同時(shí)，企業(yè)會(huì)計(jì)工作的重心也將隨之轉(zhuǎn)移，即會(huì)計(jì)的工作管理職能將不再是普通意義上的賬目管理、核算管理，而是更有針對(duì)性地實(shí)施企業(yè)信息的再加工與深加工，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供深層次意義的信息價(jià)值。

（二）ERP系統(tǒng)促進(jìn)財(cái)務(wù)管理的完整與統(tǒng)一。ERP系統(tǒng)具有實(shí)時(shí)性、動(dòng)態(tài)性及共享性等特征，能有效地促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的完整性與統(tǒng)一性。以往的企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作僅停留在簡(jiǎn)單的人工財(cái)務(wù)核算與記賬管理層面，沒(méi)能形成統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理體系，因此無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的廣泛發(fā)展需求與創(chuàng)新發(fā)展趨勢(shì)。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用有效地解決了這一問(wèn)題，該系統(tǒng)增加了預(yù)算管理功能，有效地降低了因人為干預(yù)導(dǎo)致的預(yù)算誤差，使錯(cuò)誤發(fā)生率降到最低。同時(shí)，ERP系統(tǒng)的實(shí)時(shí)功能還將使物資公司在發(fā)出物料后就自動(dòng)生成詳細(xì)的會(huì)計(jì)憑證，從而使會(huì)計(jì)核算信息得到及時(shí)更新，使之具有實(shí)時(shí)性與可靠性，充分反映企業(yè)當(dāng)前的財(cái)務(wù)核算狀況。

（三）ERP系統(tǒng)嚴(yán)格規(guī)范了資金管理及使用流程。企業(yè)的價(jià)值管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的核心，細(xì)化為具體的工作內(nèi)容即是對(duì)企業(yè)地資金管理及使用。ERP系統(tǒng)的科學(xué)引入能充分的優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，在收發(fā)貨物的同時(shí)產(chǎn)生記賬憑證，可大大減少貨物收發(fā)與財(cái)務(wù)工作之間的往來(lái)環(huán)節(jié)，從而使中間環(huán)節(jié)產(chǎn)生的管理漏洞降到最低，使備用金的流向、歸還、借出十分清晰，有利于管理人員及時(shí)、準(zhǔn)確地核實(shí)備用金的使用情況，滿足企業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的管理理念及科學(xué)化、精益化的建設(shè)需求。

（四）ERP系統(tǒng)細(xì)化成本核算，加強(qiáng)成本管理。ERP系統(tǒng)為企業(yè)的成本管理建立了標(biāo)準(zhǔn)成本體系。企業(yè)可以對(duì)所有物料收、發(fā)、存均采用標(biāo)準(zhǔn)成本核算，對(duì)產(chǎn)成品的直接材料消耗定義物料清單。成本核算對(duì)象進(jìn)一步細(xì)化，按物料編碼核算成本，通過(guò)子庫(kù)存轉(zhuǎn)移實(shí)現(xiàn)同一法人內(nèi)部物資轉(zhuǎn)移，成本費(fèi)用控制高度集中。同時(shí)，能適時(shí)監(jiān)控采購(gòu)物資的實(shí)際采購(gòu)價(jià)格，及時(shí)了解公司各項(xiàng)大宗原材料等市場(chǎng)信息，促進(jìn)采購(gòu)成本降低，保證公司成本、利潤(rùn)核算更加真實(shí)、科學(xué)、準(zhǔn)確。

（五）ERP系統(tǒng)可以規(guī)范工程項(xiàng)目投資管理，并及時(shí)調(diào)劑閑置資產(chǎn)。ERP系統(tǒng)通過(guò)制定工程項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整流程，改變了項(xiàng)目投資設(shè)計(jì)變更和預(yù)算調(diào)整缺乏流程約束與制度控制的現(xiàn)狀，規(guī)范了在建工程和固定資產(chǎn)的核算，基本上解決了項(xiàng)目決算不及時(shí)、在建工程和資產(chǎn)管理不清晰的難題。固定資產(chǎn)模塊上線后，系統(tǒng)內(nèi)按使用部門、安裝地點(diǎn)反映固定資產(chǎn)，計(jì)提的折舊費(fèi)用能具體反映到車間、科室，固定資產(chǎn)原值、凈值、所在地點(diǎn)和使用狀況等情況在系統(tǒng)中可隨時(shí)查詢，每月折舊可自動(dòng)計(jì)提，便于資產(chǎn)管理人員全面了解固定資產(chǎn)的狀況，調(diào)劑使用和處置閑置資產(chǎn)。

四、ERP系統(tǒng)應(yīng)用中的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)控制缺失風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)管理方式下，存在許多手工方式的財(cái)務(wù)控制行為。ERP系統(tǒng)投入使用后，財(cái)務(wù)工作方式已經(jīng)發(fā)生徹底改變，原來(lái)設(shè)定的財(cái)務(wù)控制流程與方式必須隨之發(fā)生變化。如果在實(shí)施系統(tǒng)過(guò)程中沒(méi)有充分考慮企業(yè)所需要的財(cái)務(wù)控制環(huán)節(jié)和方法，或者系統(tǒng)無(wú)法支持企業(yè)所需要的控制環(huán)節(jié)和方法，在甩掉手工管理方式的同時(shí)，存在財(cái)務(wù)控制缺失風(fēng)險(xiǎn)。如，在手工環(huán)境下，出納只有權(quán)限查看與銀行存款、現(xiàn)金有關(guān)的賬簿信息，引入ERP系統(tǒng)后，賬簿查詢是一個(gè)查詢功能，輸入不同的科目作為查詢條件即可查詢到各科目的賬簿信息，如果忽略或系統(tǒng)不支持科目的數(shù)據(jù)權(quán)限控制，則出納可以查詢其他科目，將造成財(cái)務(wù)控制不力。

（二）財(cái)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)。很多企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員只是操作ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)，被動(dòng)使用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和信息，而開發(fā)、擴(kuò)展財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的工作則是由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員完成的，財(cái)務(wù)管理人員不是真正的主人，無(wú)法將ERP作為支持企業(yè)財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)決策和戰(zhàn)略管理的系統(tǒng)，影響系統(tǒng)的運(yùn)行效率和效果。另外，ERP系統(tǒng)將改變財(cái)務(wù)人員的分工與權(quán)限，可能引起抵觸情緒，阻礙ERP實(shí)施進(jìn)程。掌握ERP系統(tǒng)基本操作、運(yùn)用技巧和ERP理念的財(cái)務(wù)人員流失，從長(zhǎng)期來(lái)看會(huì)影響ERP應(yīng)用價(jià)值的挖掘。

（三）ERP系統(tǒng)的選擇與實(shí)施問(wèn)題。軟件選型和實(shí)施對(duì)于ERP的成功應(yīng)用非常關(guān)鍵，企業(yè)在選擇ERP時(shí)，不能完全由IT部門主導(dǎo)。ERP系統(tǒng)最終會(huì)交由財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門使用，IT部門只是提供技術(shù)保障服務(wù)，系統(tǒng)是否符合企業(yè)管理的需求，取決于系統(tǒng)能否與企業(yè)管理工作相融合，如果僅僅考慮技術(shù)因素、輕視管理需求，必然將直接導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要從財(cái)務(wù)管理需求出發(fā)，在ERP系統(tǒng)的選擇和實(shí)施過(guò)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，在軟件功能適應(yīng)性、靈活性、可擴(kuò)展性、穩(wěn)定性與易用性、開發(fā)商的可持續(xù)發(fā)展性等幾個(gè)方面進(jìn)行考慮。

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