應(yīng)用知識(shí)管理提高教務(wù)工作效率

□文/鄧 娟

高校的競(jìng)爭(zhēng)力與其行政管理密切相關(guān)，具有巨大競(jìng)爭(zhēng)力的學(xué)校都有一套合理健全的行政管理體系。在高校管理工作中，教務(wù)管理工作是高校教學(xué)活動(dòng)順利進(jìn)行的保證，也是影響人才產(chǎn)出質(zhì)量的關(guān)鍵。教務(wù)與教學(xué)管理的任務(wù)是根據(jù)確定的培養(yǎng)目標(biāo)，按照一定的管理原則、程序和方法，建立正常的、相對(duì)穩(wěn)定的教學(xué)秩序，保證教學(xué)過程的暢通，確保教學(xué)任務(wù)的順利完成。

大學(xué)組織結(jié)構(gòu)的中心在基層。教學(xué)秘書崗位作為院系級(jí)的基層教學(xué)管理工作，是教學(xué)管理的樞紐位置，涉及到教學(xué)管理工作的方方面面，不僅要按時(shí)按質(zhì)完成教務(wù)處各科室及院系領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作任務(wù)，還要溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系，其工作效率及工作方式直接影響著高校教務(wù)管理水平，對(duì)于高校教學(xué)活動(dòng)的正常有序開展起著舉足輕重的作用。目前學(xué)者對(duì)教務(wù)管理工作的研究也較多，但大多從技術(shù)應(yīng)用層面來分析利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高教務(wù)管理工作效率，如何開發(fā)學(xué)籍管理系統(tǒng)等，在組織層面、個(gè)體層面的研究則更多的集中于單純的分析教學(xué)秘書應(yīng)具有的素質(zhì)及能力的提高等問題，這些分析本身存在一定的局限性，也難以從根本上解決目前工作中所存在的問題。本文探究在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境發(fā)生極大變化的情況下，學(xué)校應(yīng)該從知識(shí)管理的角度提高教務(wù)管理水平，提高教學(xué)秘書的工作效率，從而避免教務(wù)管理工作的無序和疲勞應(yīng)付。

一、內(nèi)外環(huán)境的變化對(duì)高校教務(wù)管理工作的影響

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)體制的改革，高校組織所面臨的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了極大的變化，然而高校管理的改革卻相對(duì)滯后了，從而導(dǎo)致教務(wù)管理模式及管理水平跟不上社會(huì)發(fā)展及人才培養(yǎng)的需要。正如溫家寶所指出的：我們的教育還不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的要求，不適應(yīng)國家對(duì)人才培養(yǎng)的要求。

（一）高校擴(kuò)招、一校多區(qū)，而信息化管理滯后。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)人才的需求，也為了實(shí)現(xiàn)高等教育大眾化，我國從1999年開始迅速擴(kuò)大高等教育規(guī)模，連續(xù)多年的擴(kuò)大招生使得許多高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大；學(xué)生人數(shù)迅速增加；專業(yè)不斷分化，高度的專業(yè)化使院系間的聯(lián)系趨于松散，甚至造成同一院系內(nèi)部不同專業(yè)間甚至不同專業(yè)方向間的分裂傾向愈來愈突出；此外，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大及近幾年盛行的高校合并等現(xiàn)象的出現(xiàn)，學(xué)校辦學(xué)模式也由一地辦學(xué)走向多地辦學(xué)，單一校區(qū)管理走向多校區(qū)管理。這些變化使學(xué)校教務(wù)管理部門的管理任務(wù)成倍增加，工作協(xié)調(diào)難度也增大了。雖然很多高校建立了校園網(wǎng)，購買了信息管理軟件，可是學(xué)校的信息化管理水平較低，管理模式?jīng)]有發(fā)生變化，并未真正實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化，在教務(wù)管理中存在問題。

1、對(duì)教務(wù)管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足。隨著擴(kuò)招及學(xué)分制的推行，學(xué)生服務(wù)、教師服務(wù)對(duì)學(xué)校行政管理工作提出了更高的要求，學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)中的信息需求要求更自主更充分，需要更好的信息交流獲取平臺(tái)；學(xué)校對(duì)學(xué)生的管理工作難度也加大了，各職能部門需要共享更多的信息。而很多高校在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制上沒有到位，沒有建立一個(gè)完善的領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目工作小組，沒有形成相應(yīng)的信息化、科學(xué)化建設(shè)隊(duì)伍，因此在信息化建設(shè)中也沒有制定總體規(guī)劃，很多職能部門只是局限在自己小范圍內(nèi)的信息共享，各職能部門的交叉信息需求增加了橫向溝通協(xié)調(diào)的難度，也增加了重復(fù)處理信息數(shù)據(jù)的頻率，耗時(shí)耗力，更容易產(chǎn)生不同口徑收集的信息的不準(zhǔn)確性。

2、信息化管理思想觀念落后。雖然有了校園網(wǎng)，但其工作模式還是沿用原來舊的管理模式，工作流程及工作方式?jīng)]有改革和創(chuàng)新，不能實(shí)現(xiàn)真正的信息共享和流程簡(jiǎn)化，很多工作仍處于繁瑣、復(fù)雜、混亂和重復(fù)勞動(dòng)以及不斷協(xié)調(diào)的境況中，缺乏規(guī)范性和程序性，沒能充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)去形成一套科學(xué)化的管理機(jī)制。

（二）學(xué)分制學(xué)籍管理制度的推行缺乏對(duì)教學(xué)質(zhì)量的保障措施。學(xué)年制是傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式，其培養(yǎng)模式比較單一，課程設(shè)置比較死板，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)復(fù)合型人才的要求。而學(xué)分制學(xué)籍管理以學(xué)分作為計(jì)算學(xué)生學(xué)習(xí)量的單位，以取得最低畢業(yè)學(xué)分作為畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)分制條件下的學(xué)籍管理，能夠真正的實(shí)現(xiàn)“選我所愛，愛我所選”，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性、主動(dòng)性和獨(dú)立性，有利于因材施教，有效地開發(fā)學(xué)生的潛能，其優(yōu)越性越來越得到社會(huì)的認(rèn)可。學(xué)分制要求學(xué)校的教務(wù)管理更具彈性及人性化：教學(xué)計(jì)劃設(shè)置要求更加靈活和彈性，選課制度更加完善，考試安排更加合理，學(xué)籍管理等等，因此存在的問題也是顯而易見的。

1、教學(xué)計(jì)劃的強(qiáng)制性功能的減弱和學(xué)生在修學(xué)計(jì)劃上的自由自主，使得很多學(xué)生特別是一、二年級(jí)的學(xué)生往往會(huì)因選課經(jīng)驗(yàn)不足及對(duì)未來職業(yè)生涯的茫然而在一定程度上顯得很迷茫，需要有關(guān)人員的指導(dǎo)?？赡壳岸裕芏喔咝２]有在本科階段實(shí)行導(dǎo)師制，學(xué)生在迷茫無助時(shí)只能咨詢直接操作選課工作的教務(wù)管理人員，而教務(wù)管理人員大多并是不本專業(yè)出身，沒有系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，也沒有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，使得教務(wù)管理人員特別是學(xué)院教學(xué)秘書承受了很大的心理壓力和工作壓力。

2、選修課程的增加，學(xué)生選課自由度的加大，使教學(xué)質(zhì)量下降。一方面為了適應(yīng)學(xué)分制下對(duì)學(xué)生興趣愛好的滿足，課程設(shè)置比較靈活豐富，專業(yè)選修課和校選課所占的比重增加，而學(xué)校缺乏對(duì)相關(guān)專業(yè)知識(shí)和相關(guān)政策的持續(xù)宣講以及相關(guān)專業(yè)信息的共享，學(xué)生缺乏對(duì)所選專業(yè)的系統(tǒng)了解和認(rèn)識(shí)，因此對(duì)于選修課的態(tài)度都比較散漫和自由，而教師對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)過程的約束力較小，容易使學(xué)習(xí)組織松弛；另一方面學(xué)生從緊張的有競(jìng)爭(zhēng)壓力和明確的目標(biāo)狀態(tài)過渡到大學(xué)的自由生活，容易造成學(xué)生在學(xué)習(xí)態(tài)度上的消極轉(zhuǎn)變，很多學(xué)生不但缺乏學(xué)習(xí)動(dòng)力，更有甚者抱怨教師授課方式與高中時(shí)不同，不知道該如何學(xué)習(xí)了，呈現(xiàn)出懶散、盲目的精神狀態(tài)。這給教學(xué)質(zhì)量的提高提出了很大的挑戰(zhàn)，也為學(xué)院教學(xué)管理工作人員的工作帶來了很大的協(xié)調(diào)難度。

（三）高校行政機(jī)關(guān)的精簡(jiǎn)，而管理的權(quán)利還是集中在校級(jí)，缺乏對(duì)基層人員的激勵(lì)。在新一輪的高校管理體制改革中，呼聲最大的就是改變高校行政機(jī)關(guān)的過多干預(yù)，提高行政機(jī)關(guān)的工作效率及服務(wù)意識(shí)，精簡(jiǎn)行政機(jī)關(guān)。然而，很多高校在改革的過程中，并沒有真正實(shí)現(xiàn)校級(jí)管理部門的分權(quán)和院系管理部門的“當(dāng)家作主”。比如，現(xiàn)在很多高校的教務(wù)管理系統(tǒng)，學(xué)校教務(wù)管理職能部門為教務(wù)處，在院系有分管教學(xué)的院系的負(fù)責(zé)人及教學(xué)秘書。教務(wù)處掌握著教學(xué)事務(wù)決策權(quán)，而學(xué)院的權(quán)利很有限，大多數(shù)情況下只限于執(zhí)行權(quán)。在這樣的管理理念下，就容易導(dǎo)致兩個(gè)問題的出現(xiàn)：

第一，對(duì)院系教學(xué)管理的重要性重視不夠、投入不足。很多高校及其有關(guān)部門認(rèn)為院系教學(xué)管理只是上傳下達(dá)，執(zhí)行和落實(shí)學(xué)校有關(guān)的教學(xué)計(jì)劃和文件，將相關(guān)信息傳遞給各位任課老師及學(xué)生，等等。甚至有些高校還在教學(xué)秘書編制上進(jìn)一步精簡(jiǎn)，在教學(xué)秘書崗位只設(shè)置了一個(gè)編制。而事實(shí)上，首先，院系教務(wù)工作者——教學(xué)秘書做的工作都是基層的工作，面對(duì)著上千名學(xué)生和上百名教師，工作任務(wù)涉及到教學(xué)工作的方方面面，很多工作都具有很強(qiáng)的時(shí)效性，而且隨著教育部對(duì)高校辦學(xué)水平的要求，隨著學(xué)籍管理的改革以及高校的擴(kuò)招擴(kuò)展，教務(wù)管理工作并沒有隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用而減少，而是在協(xié)調(diào)工作和日常的事務(wù)處理中增加了不少，難度也增大了不少；其次，很多高校并沒有在學(xué)院設(shè)置與校級(jí)職能部門相應(yīng)的職能分支機(jī)構(gòu)，校級(jí)職能部門就只能將指令直接下達(dá)給學(xué)院，學(xué)院就成為多頭管理的末端。對(duì)于教學(xué)工作而言，只要是涉及到教學(xué)、涉及到學(xué)生成績等工作，就都向教學(xué)秘書下達(dá)，來自各個(gè)職能部門的指令累計(jì)起來是紛繁復(fù)雜的，令學(xué)院教學(xué)秘書疲于應(yīng)付、無所適從。

很多高校認(rèn)為院系教務(wù)工作缺乏技術(shù)含量，很少提供機(jī)會(huì)給他們提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。就目前狀況來看，教務(wù)管理人員特別是教學(xué)秘書長期從事一項(xiàng)工作，工作任務(wù)繁重，很少有時(shí)間學(xué)習(xí)，缺乏業(yè)務(wù)鉆研和創(chuàng)新精神，甚至連系統(tǒng)的思考時(shí)間都沒有，而學(xué)校或?qū)W院很少組織工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致很多教務(wù)管理人員失去了工作的主動(dòng)性，只是習(xí)慣性的將工作按舊的工作模式處理，缺乏創(chuàng)新，同時(shí)也缺乏對(duì)改革創(chuàng)新的動(dòng)力。因此，教學(xué)秘書只有疲勞應(yīng)付，教學(xué)管理質(zhì)量得不到保障。

第二，長期以來院系級(jí)的工作處于接受命令、落實(shí)執(zhí)行命令的狀態(tài)，使得二級(jí)院系在教學(xué)管理中處于被動(dòng)狀態(tài)，也就缺乏管理的主動(dòng)性和創(chuàng)新性，從而導(dǎo)致二級(jí)院系的教學(xué)管理定位不準(zhǔn)、職責(zé)不明，在工作中相互推諉，因此在教學(xué)管理中的主體性也被消磨了。很多二級(jí)院系的工作者認(rèn)為工作做快了反而容易出問題，不如等待最后時(shí)刻才遞交材料，以免返工，這樣的“做-等-要”思想不利于工作效率的提高和各部門的協(xié)調(diào)工作。

二、應(yīng)用知識(shí)管理提升高校工作效率

上述種種問題的出現(xiàn)導(dǎo)致目前教務(wù)管理水平低下，教學(xué)秘書工作效率低，同時(shí)又疲憊不堪。我們認(rèn)為，在網(wǎng)絡(luò)盛行、信息技術(shù)較大發(fā)展的今天，這些問題本應(yīng)該得到妥善的處理，教務(wù)管理特別是學(xué)院教學(xué)秘書的工作效率應(yīng)該得到提高，其身心壓力本應(yīng)該得到緩解，關(guān)鍵是目前很多高校的管理模式還是比較陳舊，需要改進(jìn)，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，實(shí)行知識(shí)管理。

知識(shí)管理是組織的管理者通過對(duì)組織內(nèi)部和外部知識(shí)的管理和利用，把創(chuàng)新、反應(yīng)能力、生產(chǎn)率、技能素質(zhì)作為特定目標(biāo)和基本內(nèi)涵，通過知識(shí)的獲取、共享、創(chuàng)新和應(yīng)用，以達(dá)到提高組織創(chuàng)造價(jià)值的能力，幫助組織自身適應(yīng)管理的活動(dòng)要求的過程。

高校是知識(shí)的聚集地，產(chǎn)生和傳播著先進(jìn)的知識(shí)，其管理工作都是圍繞知識(shí)進(jìn)行的，因此實(shí)施知識(shí)管理將對(duì)現(xiàn)代高校的發(fā)展起到推動(dòng)和促進(jìn)作用。而作為知識(shí)管理的基礎(chǔ)在當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)具備——信息技術(shù)，現(xiàn)在很多高校都認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)對(duì)于高校管理的重要性，因此很多高校都在購買信息管理軟件，甚至有些高校也在通過與外部信息技術(shù)公司合作定制這些軟件。然而，我國傳統(tǒng)高校組織結(jié)構(gòu)采用的直線職能式，未能充分體現(xiàn)知識(shí)應(yīng)用和管理的優(yōu)勢(shì)，也難以保證有效實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。

（一）高校應(yīng)建立最佳實(shí)踐的信息庫，保證知識(shí)的共享，建立快速響應(yīng)機(jī)制。高等學(xué)校是一種典型的知識(shí)密集型組織。在信息化時(shí)代，高校組織所面臨的環(huán)境變化了，其內(nèi)部也正在經(jīng)歷著深刻的變革，它必須要適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境的變化，優(yōu)化內(nèi)部知識(shí)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，重新整合知識(shí)流，成為完全意義上的以知識(shí)為資本、圍繞知識(shí)活動(dòng)而運(yùn)作的公共組織。比如，教務(wù)管理系統(tǒng)，其實(shí)是一個(gè)開放的系統(tǒng)，除了教務(wù)管理部門內(nèi)部極度依賴管理系統(tǒng)外，學(xué)工部需要了解學(xué)生的學(xué)籍情況、學(xué)習(xí)情況；學(xué)生需要了解教學(xué)計(jì)劃、開課情況、成績以及其他教務(wù)信息；教師需要了解課程設(shè)置以及報(bào)送成績；相關(guān)教師還需要了解學(xué)生的基本情況和學(xué)習(xí)成績（班主任或者導(dǎo)師），因此必須要整合資源，成立相關(guān)的項(xiàng)目小組（小組成員必須是應(yīng)用該信息庫的相關(guān)工作人員代表），建立最佳實(shí)踐的信息庫。在前幾年信息化管理系統(tǒng)被大家認(rèn)可后，很多高校購買了相關(guān)的應(yīng)用軟件，可是由于信息數(shù)據(jù)庫未能充分適應(yīng)學(xué)校的管理需求，導(dǎo)致雖然有了數(shù)據(jù)庫，可很多信息并不能充分共享利用。因此，之后又有了很多高校自己開發(fā)數(shù)據(jù)庫或與外單位聯(lián)合開發(fā)數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)象。但不管怎樣，學(xué)校應(yīng)該充分意識(shí)到使用數(shù)據(jù)庫的人群才有更直接的經(jīng)驗(yàn)和需求，因此在數(shù)據(jù)庫建立前期的調(diào)研應(yīng)該成立相關(guān)的項(xiàng)目小組，就相關(guān)問題進(jìn)行充分的了解和理解，才能真正建立起合適的信息數(shù)據(jù)庫。此外，社會(huì)環(huán)境在不斷變遷，知識(shí)也在不斷革新，因此在建立合適的信息數(shù)據(jù)庫后，還要建立良好的快速響應(yīng)機(jī)制，以便及時(shí)觸及到在實(shí)踐中出現(xiàn)的新問題、新需求。

（二）基于信任的溝通。溝通在管理過程中能起到關(guān)鍵的作用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)企業(yè)70%問題是由于溝通不利造成的，成功的經(jīng)理人要用80%時(shí)間與員工進(jìn)行溝通。有效的溝通既可以讓管理者得到自己想得到的，也能讓被管理者得到自己想得到的，這樣就出現(xiàn)了共贏的局面，而且整個(gè)環(huán)境也將是積極向上的一種狀態(tài)。信任是對(duì)人的尊重，從而更激勵(lì)人的工作熱情和工作積極性?；谛湃蔚臏贤ㄊ紫仁穷I(lǐng)導(dǎo)從思想層面上轉(zhuǎn)變觀念，傾聽員工在工作中所遇到的困難，聽取解決的方案，并將相關(guān)問題提升到更高的層面去看待分析，找到更合適的解決方案，而不是在溝通中首先以先入為主的態(tài)度認(rèn)為職員存在畏難情緒。要變注重具體業(yè)務(wù)工作目標(biāo)與任務(wù)的內(nèi)部管理為更好地激發(fā)師生自主性和創(chuàng)造性的人本管理。

（三）建立正式的流程，保證信息的有效傳遞和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的有效復(fù)制。理清目前高校中普遍存在的條塊分割和混淆不清的內(nèi)部管理，建立良好的部門工作定位，創(chuàng)設(shè)管理規(guī)范與程序，建立正式的工作流程。通過這個(gè)流程能首先推斷學(xué)校各部門所擁有的何種信息能夠?qū)ζ渌擞兴砸?，然后設(shè)法使學(xué)校上下能夠方便地獲得該信息。并且當(dāng)新的問題出現(xiàn)后，能有效地將信息傳遞到各相關(guān)部門或相關(guān)工作小組，以便經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的有效復(fù)制。而學(xué)校各職能部門則更多地利用其職能相對(duì)比較集中單一，具有對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行鉆研和推敲的優(yōu)勢(shì)為業(yè)務(wù)管理工作的有效開展提供便利和信息、技術(shù)支持，并通過發(fā)揮其宏觀協(xié)調(diào)和監(jiān)督功能，促使教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)精細(xì)化管理。提高教學(xué)、科研管理質(zhì)量，更好、更有效地傳播先進(jìn)的知識(shí)。

[1]吳淑葉.談高校教務(wù)管理的重要性.華北煤炭醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2004.3.

[2]閻光才.大學(xué)組織的管理特征探析.高等教育研究，2000.4.

[3]汪曉艷.高校學(xué)分制學(xué)籍管理工作探討.法制與社會(huì)，2008.8.