如何做成功的項(xiàng)目管理

□文/王 穎

項(xiàng)目管理作為管理學(xué)的一個重要分支，最早出現(xiàn)于20世紀(jì)三十年代的美國，是伴隨著建設(shè)和管理大型項(xiàng)目的需要而產(chǎn)生的；進(jìn)入20世紀(jì)九十年代后，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，管理科學(xué)領(lǐng)域內(nèi)部革新與知識結(jié)構(gòu)重組，項(xiàng)目管理以其清新的面目脫穎而出，成為現(xiàn)代企業(yè)、政府部門和各類組織的最新管理科學(xué)，在社會上也得到越來越多的人青睞，它被看作是一個可以用來應(yīng)對激烈競爭環(huán)境的有效解決方案，并被越來越多的行業(yè)所采用?，F(xiàn)在，它已成為當(dāng)前最熱門的職業(yè)和行業(yè)之一。

項(xiàng)目管理就是將各種知識、技能、手段、技術(shù)應(yīng)用到項(xiàng)目中，以滿足或超過項(xiàng)目干系人的要求和期望，它是指導(dǎo)項(xiàng)目從開始、執(zhí)行直至終止的過程。有些企業(yè)在某一個時期經(jīng)濟(jì)情況非常好，但由于沒有加強(qiáng)項(xiàng)目管理，資金用度沒有計劃，在進(jìn)行投資項(xiàng)目之前沒有經(jīng)過充分的論證，最終導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。從項(xiàng)目管理的角度來看，無論企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益好壞，企業(yè)規(guī)模大小，都需要加強(qiáng)項(xiàng)目管理，這是使企業(yè)獲得持續(xù)發(fā)展的必要方式。因此，重視項(xiàng)目管理和加強(qiáng)項(xiàng)目管理是企業(yè)走向成功的必由之路。

一、項(xiàng)目管理的四個要素

每個項(xiàng)目都會有規(guī)劃、計劃、成本及目標(biāo)四個要素。作為項(xiàng)目管理者，要以科學(xué)有效的方法和工具，權(quán)衡范圍、時間、成本及目標(biāo)四個要素，從而找到一個合適的項(xiàng)目履行方式，以便使項(xiàng)目組及所有項(xiàng)目相關(guān)單位或部門都盡可能的對項(xiàng)目進(jìn)度、結(jié)果滿意。值得提醒的是，我們不能孤立地看待和運(yùn)行項(xiàng)目的一部分或者一個階段，需要認(rèn)清項(xiàng)目在公司中所處的位置及項(xiàng)目最終的目標(biāo)，這樣在考慮項(xiàng)目范圍、時間及成本時，就會有更明確、更適合的協(xié)調(diào)方向。

（一）項(xiàng)目管理要素規(guī)劃。項(xiàng)目的規(guī)劃就是規(guī)定項(xiàng)目的任務(wù)范圍是什么。作為項(xiàng)目管理者，首先一定清楚項(xiàng)目的發(fā)起原因，明確把握項(xiàng)目發(fā)起人期望通過項(xiàng)目獲得什么樣的產(chǎn)品或服務(wù)從而明確醒目的任務(wù)范圍。項(xiàng)目在進(jìn)行中會由于項(xiàng)目相關(guān)單位或者部門的職責(zé)及目標(biāo)不同，容易忽視項(xiàng)目的規(guī)劃目標(biāo)，而偏向技術(shù)目標(biāo)或者成本目標(biāo)等，導(dǎo)致項(xiàng)目最終結(jié)果與項(xiàng)目干系人期望值之間的差異。

如在手機(jī)項(xiàng)目的開發(fā)階段，會遇到測試結(jié)果與最佳技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有差異的情況。我們知道，技術(shù)是在不斷追求完美的，但是如果為了完美的技術(shù)而無限制地耗費(fèi)時間成本則可能導(dǎo)致項(xiàng)目目標(biāo)難以達(dá)成。此時，需要項(xiàng)目管理者有清醒的思路，因?yàn)轫?xiàng)目目標(biāo)是按時上市而不是研究最佳生產(chǎn)方案，而且產(chǎn)品的質(zhì)量要求是達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)而不是要求完美。所以，不能就技術(shù)問題一直鉆研下去，要同時從時間（計劃）、成本方面考慮，以保證此階段在整個專案的計劃時間內(nèi)保質(zhì)完成，不要因?yàn)閷夹g(shù)的鉆研而導(dǎo)致整個專案進(jìn)度延遲，造成后期重大損失。

（二）項(xiàng)目管理要素計劃。計劃約束就是規(guī)定項(xiàng)目需要多長時間完成，項(xiàng)目的進(jìn)度應(yīng)該怎樣安排即項(xiàng)目的活動在時間上的要求；當(dāng)進(jìn)度與計劃之間發(fā)生沖突時，如何綜合考慮重新調(diào)整項(xiàng)目的活動安排，以保證項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。

如，在手機(jī)項(xiàng)目的準(zhǔn)備上市階段，為了滿足印度廠的生產(chǎn)，需要從中國運(yùn)輸生產(chǎn)模具到印度，項(xiàng)目組為了節(jié)省成本，按照海運(yùn)方式準(zhǔn)備了運(yùn)輸方案。但在開發(fā)時由于一些意外情況而延誤了時間最終導(dǎo)致采用海運(yùn)方式時間已不能滿足項(xiàng)目計劃的時間要求，為了整體項(xiàng)目的順利實(shí)施，項(xiàng)目組決定采用增加成本（空運(yùn)模具）的方式來實(shí)施而取代成本較低的海運(yùn)。此方案的調(diào)整就保證了手機(jī)的順利上市。

又如，在手機(jī)項(xiàng)目的產(chǎn)品準(zhǔn)備上市之前，發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)性能測試（滴水測試）沒有通過，此性能將直接導(dǎo)致產(chǎn)品在最終用戶手中的使用效果，經(jīng)過研發(fā)團(tuán)隊(duì)研究，將會通過在產(chǎn)品中加兩片防水薄膜來改善，但是這個動作將導(dǎo)致成本的變動及測試時間的延長，從而不能按照之前確定的計劃來安排生產(chǎn)上市，最后經(jīng)過項(xiàng)目組研究決定，推遲上市時間來保證產(chǎn)品質(zhì)量。這種對產(chǎn)品質(zhì)量的精益求精使得此品牌一直是在手機(jī)行業(yè)中處于領(lǐng)先地位。

（三）項(xiàng)目管理要素成本。對項(xiàng)目成本的管控，是通過成本規(guī)劃核算，能讓項(xiàng)目相關(guān)單位或者部門了解在當(dāng)前成本約束之下，所能完成的項(xiàng)目規(guī)劃及計劃要求；當(dāng)項(xiàng)目的規(guī)劃與計劃發(fā)生變化時，會產(chǎn)生多大的成本變化，此成本變化項(xiàng)目組是否可以接受，從而決定是否變更項(xiàng)目的規(guī)劃，改變項(xiàng)目的計劃進(jìn)度等。

成本要素是貫穿項(xiàng)目始末的，每個項(xiàng)目階段，每個決策都要考量成本。在每次設(shè)計變更，或者需求變更、計劃變更的時候都要考慮到此變更是否會影響成本？是增加還是降低？增加的幅度是否在可接受的范圍之內(nèi)？如果不能接受就要考慮其他的解決辦法。如，在專案已經(jīng)退市時，市場又有些需求，那么首先要由工廠進(jìn)行核算，生產(chǎn)此需求的成本如何？模具成本？物料成本？將所有成本與需求所能帶來的營收作對比，如果得不償失便需要考慮其他方式解決此需求。

（四）項(xiàng)目管理要素目標(biāo)。項(xiàng)目的目標(biāo)是項(xiàng)目的最終目的，所有的方案規(guī)劃、計劃、成本、實(shí)施都是為項(xiàng)目目標(biāo)的目的來完成的。規(guī)劃、計劃可以按照目標(biāo)的要求調(diào)整，成本可以在允許的范圍內(nèi)，在目標(biāo)的要求下調(diào)整，但是目標(biāo)不會，如果目標(biāo)調(diào)整則此項(xiàng)目已經(jīng)結(jié)束，變?yōu)榱硗庖粋€項(xiàng)目了，所以所有的項(xiàng)目的動作都是圍繞目標(biāo)來完成，也以目標(biāo)為判斷方案是否有效，項(xiàng)目是否成功的標(biāo)準(zhǔn)。

由于項(xiàng)目是獨(dú)特的，每個項(xiàng)目都具有很多不確定性因素，項(xiàng)目資源使用之間存在競爭性，因?yàn)轫?xiàng)目的不同部門或者單位總是期望用最低的成本、最短的時間，來完成項(xiàng)目規(guī)劃從而達(dá)到目標(biāo)。但它們之間是互相矛盾、互相制約的。所以，優(yōu)秀的項(xiàng)目管理者需要在項(xiàng)目進(jìn)行中不斷權(quán)衡四大要素，從而使項(xiàng)目組及所有項(xiàng)目相關(guān)單位或部門都盡可能的對項(xiàng)目的進(jìn)度、結(jié)果滿意。

二、項(xiàng)目生命周期中的項(xiàng)目管理

一個項(xiàng)目的生命周期大概分成概念、開發(fā)、實(shí)施與收尾過程。從項(xiàng)目管理角度看，以經(jīng)營設(shè)計制造業(yè)的X公司的手機(jī)項(xiàng)目為例，主要有五個過程組成:評估、計劃啟動、實(shí)施、控制與收尾。項(xiàng)目經(jīng)理要抓好項(xiàng)目的控制，控制的理想結(jié)果就是在要求的時間、成本及質(zhì)量限度內(nèi)完成雙方都滿意的項(xiàng)目范圍。

（一）項(xiàng)目的評估過程。項(xiàng)目的評估過程就是一個新的項(xiàng)目識別與開始的過程。重視項(xiàng)目啟動過程，是保證項(xiàng)目成功的首要步驟。啟動過程的最主要內(nèi)容是進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究與分析，這項(xiàng)活動要以商業(yè)目標(biāo)為核心，以實(shí)現(xiàn)商業(yè)預(yù)期利潤分析為重點(diǎn)，并要提供科學(xué)合理的評價方法，以便未來能對其進(jìn)行評估。

如X公司的手機(jī)項(xiàng)目啟動階段要根據(jù)市場研究與調(diào)查明確手機(jī)的方向，即此新產(chǎn)品的設(shè)計理念、面對什么群體生產(chǎn)、市場優(yōu)勢、預(yù)計價位、預(yù)計的上市時間及銷售數(shù)量等。

（二）項(xiàng)目的啟動計劃過程。項(xiàng)目啟動計劃過程是項(xiàng)目實(shí)施過程中非常重要的一個過程。通過對項(xiàng)目的任務(wù)分解、資源分析等制定一個科學(xué)的計劃，能使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作有序地開展；也因?yàn)橛辛擞媱潱趯?shí)施過程中，才能有一個參照，并通過對計劃的不斷修訂與完善，使后面的計劃更符合實(shí)際，更能準(zhǔn)確地指導(dǎo)項(xiàng)目工作。

如X公司會制定出整個專案從研發(fā)到退市的整個項(xiàng)目的master schedule，確定出每個階段的預(yù)計花費(fèi)時間，成本及預(yù)計達(dá)成的目標(biāo)。如要確定手機(jī)性能驗(yàn)證完成的時間點(diǎn)、結(jié)果設(shè)計完成的時間點(diǎn)、上市價格評估完成的時間點(diǎn)、產(chǎn)能建設(shè)完成的時間點(diǎn)，上市的時間點(diǎn)，量產(chǎn)的時間段，預(yù)計退市的時間點(diǎn)等。

（三）項(xiàng)目的實(shí)施過程。項(xiàng)目的實(shí)施，一般指項(xiàng)目的主體內(nèi)容執(zhí)行過程。當(dāng)概念設(shè)計、啟動計劃完成后，便進(jìn)入根據(jù)計劃要求具體實(shí)施階段。在項(xiàng)目的實(shí)施過程要根據(jù)實(shí)際的狀況調(diào)整計劃，但是所有的調(diào)整都要經(jīng)過項(xiàng)目組結(jié)合項(xiàng)目四要素綜合評估，以確定最終的實(shí)施方案。

X公司對于項(xiàng)目中每個階段都要有相關(guān)具體的要求用于執(zhí)行及具體的標(biāo)準(zhǔn)用于驗(yàn)證是否合格可以通過此階段。如，初期規(guī)劃一次量試，是針對手機(jī)性能的測試，那么要對手機(jī)做一系列嚴(yán)格的性能測試，對每個測試做嚴(yán)格的把關(guān)，從產(chǎn)生的一系列數(shù)據(jù)中來分析此次量試是否成功，如果任何一項(xiàng)測試不過，且此測試是項(xiàng)目規(guī)劃必須要通過的，那么就需要提出修改方案及計劃，在整個項(xiàng)目計劃要求的時間內(nèi)再次生產(chǎn)測試，達(dá)到目標(biāo)。

（四）項(xiàng)目的控制過程。項(xiàng)目管理的過程控制，是保證項(xiàng)目朝目標(biāo)方向前進(jìn)的重要過程，就是要及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施，使項(xiàng)目進(jìn)展朝向目標(biāo)方向。因?yàn)榭刂瓶梢允箤?shí)際進(jìn)展符合計劃，也可以修改計劃使之更切合目前的現(xiàn)狀。當(dāng)然，修改計劃的前提是項(xiàng)目符合期望的目標(biāo)。控制的重點(diǎn)有這么幾個方面:范圍變更、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、狀態(tài)報告及風(fēng)險應(yīng)對?？刂齐A段貫穿整個生命周期，前一個任務(wù)的按時保質(zhì)完成直接決定是否可以走進(jìn)下一個階段，而且每個階段都有自己的任務(wù)與要求，需要有一套指標(biāo)來衡量。

（五）項(xiàng)目的收尾。一個項(xiàng)目最后的階段，當(dāng)項(xiàng)目完成自己的目標(biāo)后要妥善處理收尾階段。通過一個正式而有效的收尾過程，不僅是對當(dāng)前項(xiàng)目產(chǎn)生完整文檔，對項(xiàng)目相關(guān)單位及部門有所交代，更是以后項(xiàng)目工作的重要財富。在很多項(xiàng)目中，更多重視項(xiàng)目的開始與過程，忽視了項(xiàng)目收尾工作，所以項(xiàng)目管理水平一直未能得到提高。如，在手機(jī)退市階段沒有控制好供應(yīng)鏈的物料購買及生產(chǎn)，很有可能造成大批量的呆滯，浪費(fèi)不該花費(fèi)的成本。

在知識經(jīng)濟(jì)和信息化時代產(chǎn)品項(xiàng)目大量增加，項(xiàng)目越來越多，它對時間的要求，對成本的要求更多，同時還要加強(qiáng)技術(shù)管理，知識管理，信息溝通管理；所以，項(xiàng)目管理的重要性更加凸顯，項(xiàng)目管理的有序開展會使企業(yè)節(jié)省大量的人力、物力和財力，直接能提高企業(yè)的綜合競爭力，這也正是被越來越多企業(yè)重視的原因所在。

[1][美]埃里克·維爾朱.項(xiàng)目管理:模板解決方案與最佳實(shí)踐[M].北京:電子工業(yè)出版社，2006.

[2]周雪梅，劉冉.企業(yè)項(xiàng)目管理問題探討[J].經(jīng)濟(jì)論壇，2006.