淺淡如何做好檔案管理及開(kāi)發(fā)與利用

汪艷華

(黑龍江省教育學(xué)院,哈爾濱 150080)

淺淡如何做好檔案管理及開(kāi)發(fā)與利用

汪艷華

(黑龍江省教育學(xué)院,哈爾濱 150080)

作為管理工作基礎(chǔ)之一的檔案管理工作,需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。在實(shí)際工作中,檔案的開(kāi)發(fā)利用受多種因素制約。針對(duì)制約的因素,提出檔案管理開(kāi)發(fā)與利用的措施,主張建立健全檔案管理服務(wù)體系,并提出關(guān)鍵應(yīng)抓好的幾方面工作,以保證檔案管理服務(wù)體系的開(kāi)發(fā)建立與利用。

檔案管理;開(kāi)發(fā)與利用;服務(wù)體系

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,檔案管理面臨著新的要求。檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求,必須要有新思維、新理論、新方法。這就要我們解放思想,樹(shù)立服務(wù)大局的觀念。創(chuàng)新才是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

作為管理工作基礎(chǔ)之一的檔案管理工作,需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。然而在實(shí)際工作中,對(duì)于檔案管理者,我們往往是坐等上門(mén)。工作人員能做到“熱情、細(xì)致、準(zhǔn)確、迅速”就可算是盡心盡責(zé),很少重視檔案利用的信息反饋。這種坐等上門(mén)的服務(wù)形式已嚴(yán)重影響檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用,阻礙了檔案工作的進(jìn)一步開(kāi)展。

建國(guó)以來(lái),我國(guó)檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展,形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn),檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展,形成了獨(dú)具特色的工作體系,這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義,是創(chuàng)新的根基。因此,要在認(rèn)真研究、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上,分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì),在發(fā)展中尋求新的突破。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.由于諸多原因,檔案管理工作多個(gè)環(huán)節(jié)存在著重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象,嚴(yán)重制約了檔案工作的效率。很多單位普遍存在一種現(xiàn)象,就是文件的收發(fā)與傳閱分別由各部門(mén)的專(zhuān)人負(fù)責(zé),待來(lái)年再將上年度的文件資料交與檔案人員歸檔整理,這就導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)的部分功能不能得到充分利用,仍靠手工收集與整理,費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。另外,往往檔案室僅有一名檔案管理人員,每年新增的檔案資料業(yè)務(wù)部門(mén)只負(fù)責(zé)上交,裝訂、編目、裝盒、上架、輸目錄全部由檔案室完成。因此,每年年初當(dāng)大量檔案資料集中移交檔案室時(shí),面對(duì)繁重的移交量,檔案人員只能疲于整理和編目,目錄錄入工作明顯滯后于檔案利用的需要,檔案人員只能憑手工進(jìn)行查找,無(wú)法滿足高節(jié)奏、高效率的工作要求。

2.目前,專(zhuān)、兼職檔案人員中高層次的專(zhuān)業(yè)人員尤為短缺,各業(yè)務(wù)部門(mén)一般認(rèn)為檔案整理很簡(jiǎn)單,只要有人將檔案資料裝訂起來(lái)就行了,有的連部門(mén)業(yè)務(wù)都不熟悉,對(duì)于檔案工作只知道將現(xiàn)有的材料裝訂起來(lái),根本不知道這些資料是否齊全完整,是否能夠立卷歸檔,更不用說(shuō)主動(dòng)去收集具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。另外,大部分檔案人員身兼數(shù)職,很少有時(shí)間和精力進(jìn)行檔案編研工作。雖然也有一些編研材料,但深層次加工的邊沿材料還很少。

3.隨著基礎(chǔ)管理工作逐漸加強(qiáng),檔案利用的頻率大大提高,單位、個(gè)人的查檔率呈逐年上升的趨勢(shì)。這表明檔案工作起到了非常重要的作用,但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)早期檔案資料存在不齊全、不規(guī)范的現(xiàn)象,這些現(xiàn)象的存在嚴(yán)重制約了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

二、檔案開(kāi)發(fā)與利用的制約因素

1.內(nèi)容單一、淡薄的檔案意識(shí)制約了檔案的開(kāi)發(fā)與利用。在檔案管理工作中,資源管理檔案由各職能部門(mén)歸檔立卷,綜合檔案室統(tǒng)一管理。然而在實(shí)際工作中,普遍存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”的思想,總認(rèn)為檔案工作是分外的事,無(wú)足輕重,平時(shí)不注重檔案資料的收集、保存和整理,造成了部分檔案資料的散失。還有一些重要的政策性文件長(zhǎng)時(shí)間掌握在個(gè)人手中,不能及時(shí)歸檔,也影響了檔案的開(kāi)發(fā)與利用。

2.薄弱的信息化建設(shè)力度制約著檔案的開(kāi)發(fā)與利用。檔案的信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)五個(gè)方面,這需要投入大量的人力、物力、財(cái)力。但大量的資金投入?yún)s不能立竿見(jiàn)影地帶來(lái)顯著的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益,也不能為一個(gè)單位的整體工作帶來(lái)顯著的成效,而且普遍認(rèn)為檔案管理很簡(jiǎn)單,就是保管好,不丟失、不生蟲(chóng),沒(méi)有必要搞得那么復(fù)雜,能查到就行。因此,在加強(qiáng)信息化建設(shè)時(shí),往往猶豫不定,舉步維艱,信息化建設(shè)力度薄弱,這也就成了制約檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的一個(gè)重要因素。

3.滯后的檔案編研工作制約了檔案的開(kāi)發(fā)與利用。目前,檔案利用工作只局限于檔案利用的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。如果在平時(shí)工作中,有目的地進(jìn)行深層次的了解,及時(shí)跟蹤調(diào)查,利用實(shí)例編發(fā),就可以促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用,發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。但是,由于檔案工作的瑣碎和人員配備的不足,往往使得檔案工作人員沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力著力于檔案的編研工作,造成檔案編研工作普遍滯后,跟不上社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求,影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

三、檔案管理開(kāi)發(fā)與利用的措施

隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息化進(jìn)程的不斷加快,管理檔案的重要性日益顯現(xiàn)。檔案工作的開(kāi)發(fā)和利用存在著一些亟待解決的問(wèn)題。

1.加大宣傳力度,提高全員檔案意識(shí),是做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的前提。要利用各種時(shí)機(jī)宣傳檔案管理工作,人們?cè)诹私鈾n案的作用和價(jià)值的同時(shí),給予檔案工作充分的理解和支持,改變過(guò)去那種“重業(yè)務(wù)輕檔案”的思想,自覺(jué)地注意收集、保存相關(guān)材料,保證檔案資料的齊全完整。

2.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,配備一支擁有相應(yīng)數(shù)量和較高素質(zhì)的隊(duì)伍,是做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的保障。檔案管理工作瑣碎繁雜,要想做好檔案管理工作,使檔案信息資源得到充分的開(kāi)發(fā)與利用,檔案管理人員不僅要具備相關(guān)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),還要有一定的文化素養(yǎng)。同時(shí)還要有一定的人員、時(shí)間和精力去挖掘并編寫(xiě)一些有價(jià)值的編研材料,將檔案信息充分利用好,最大限度地滿足利用者對(duì)檔案信息的需求,發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)力度,提高檔案服務(wù)能力水平,是做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)就是在加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上,逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)最大限度地開(kāi)發(fā)利用檔案資源,使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程的加快,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。信息化社會(huì)中,人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)越復(fù)雜,也更離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

四、建立健全檔案管理服務(wù)體系

1.建立檔案室網(wǎng)頁(yè),開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案管理部門(mén)將充分利用自己的網(wǎng)絡(luò)資源制作自己的網(wǎng)頁(yè),積極收集上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上單位局域網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,提供更好的服務(wù)。

2.建立“電子文件 (檔案)數(shù)據(jù)管理服務(wù)系統(tǒng)”。該系統(tǒng)設(shè)在單位綜合檔案室,是單位檔案信息管理資源的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)集中管理網(wǎng)站內(nèi)的電子文件,并在系統(tǒng)上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù),實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,利用率高。

3.電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了,因此,檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口,在第一時(shí)間將其收集到,并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。

4.開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式,是到檔案部門(mén)利用檔案、閱讀、復(fù)制等,特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式,在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時(shí)效性,希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所替代。

要提升檔案服務(wù)能力和水平,關(guān)鍵在于如何加強(qiáng)數(shù)字化資源建設(shè),加大信息傳播力度。主要做好以下幾方面工作:

(1)將檔案信息化建設(shè)與門(mén)戶網(wǎng)站、局域網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來(lái),統(tǒng)籌規(guī)劃,同步發(fā)展。

(2)切實(shí)做好電子文件的歸檔管理。將電子文件歸檔管理作為電子政務(wù)建設(shè)和辦公自動(dòng)化建設(shè)的主要內(nèi)容,整體設(shè)計(jì),同步實(shí)施,實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理。并根據(jù)實(shí)際做好電子文件的積累、鑒定、歸檔等工作,確保電子文件的真實(shí)性、安全性和可識(shí)別性。

(3)加強(qiáng)橫向聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展,人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng),面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào),任何一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面,建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng),實(shí)行一體化管理,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。實(shí)行資源共享,正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一,從而更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

(4)引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才,通過(guò)各類(lèi)培訓(xùn),不斷培養(yǎng)懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才,為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

5.注意信息“反饋”,深層次開(kāi)發(fā)檔案信息,是做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的目標(biāo)?！胺答仭狈椒ㄔ跈n案信息資源開(kāi)發(fā)利用中起著重要的作用。通過(guò)反饋信息資源開(kāi)發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果,進(jìn)行分析研究,可以提高信息資源開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性,是做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的最終目標(biāo)。

總之,檔案是重要的信息資源,要想在管理中實(shí)現(xiàn)它真正的利用與價(jià)值,就要積極了解、收集檔案檔案利用所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,使檔案事業(yè)得到健康發(fā)展。

G270

A

1001-7836(2011)09-0197-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2011.09.080

2011-01-07

汪艷華 (1963-),女,安徽碭山人,從事檔案學(xué)研究。