高校教學院系辦公室行政秘書服務意識與能力培養(yǎng)初探

張 寧

(宿遷學院 機電工程系，江蘇宿遷223800)

高校教學院系辦公室行政秘書服務意識與能力培養(yǎng)初探

張 寧

(宿遷學院 機電工程系，江蘇宿遷223800)

高校教學院系辦公室是學院工作的窗口，行政秘書作為辦公室的主要成員，發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，強化行政秘書服務意識，加強行政秘書能力培養(yǎng)，在促進和諧校園建設中具有重要的意義。

行政秘書;服務意識;能力培養(yǎng)

引言

高校教學院系是從事教學、科研、管理等工作的相對獨立的單位。教學院系辦公室是學院工作的窗口，行政秘書工作是專門負責處理辦公室綜合事務的崗位。既是院系行政管理層的參謀和助手，也是師生員工間的橋梁和紐帶，肩負著溝通上下、協(xié)調左右、聯(lián)絡內外的責任，對學院的發(fā)展和建設起著重要作用。行政秘書作為辦公室的重要成員，在處理日常行政事務時，應以服務廣大師生為宗旨，腳踏實地辦事，充分調動自己的積極性，培養(yǎng)個人綜合能力，提高辦事效率。

一、行政秘書必須具備的服務意識

高校行政秘書應當樹立良好的服務意識。不僅要做好領導交辦的工作，當好參謀和助手，更要加強預見性，增強主動性，做好對系部廣大師生的管理服務工作。除了要盡職盡責、細心周到、積極主動地完成各項任務外，還要樹立“以人為本”的現代管理思想，努力提高服務的質量和效率。只有為師生提供優(yōu)質、高效的服務，才能樹立起工作的權威。同時，行政秘書應始終貫徹“服務第一”的理念，以服務行業(yè)專業(yè)人員的標準來要求自己，端正自己的服務態(tài)度，提高服務效率及服務質量。

1.服務于領導

為領導服務，當好參謀和助手。行政秘書要善于領會領導的工作意圖，積極適應領導的工作思路，要理順工作關系，分清“輕、重、緩、急”，井然有序地做好工作。同時要變被動服務為主動服務，要主動掌握學校及系部的相關信息，進行分析、比較整理并及時準確地向系領導匯報，為系領導決策提供依據，當好領導的參謀和助手。

2.服務于教師

為教師服務，做好后勤保障工作。教師在高校承擔著教書育人的工作，行政秘書要牢固樹立全心全意為教師服務的思想，妥善處理好與教師的關系，及時傳達學校的有關教學和科研信息。建立健全教師業(yè)務檔案，在職稱晉升、年度考核、教師培訓、課題申報、財務報銷、崗位變動等與教師密切相關的方面提供幫助。教師遇到問題到系辦公室詢問時，應積極為教師工作提供便利，態(tài)度要真誠，自己不能解決的要及時向相關部門反映。要善于與教師溝通，做好對他們的后勤服務工作。

3.服務于學生

為學生服務，拓展服務育人功能。行政秘書雖然大都沒有擔負教學具體工作，但是也承擔育人責任。行政秘書要牢固樹立為學生服務的思想，對學生關心的問題，要耐心地給予解答。如在學位授予、評獎評優(yōu)、處分、學分等問題上一定要做到有據可循，有章可依，切不可含混敷衍。對學習和生活有困難的學生，積極組織師生結對幫扶，給他們以理解和關懷，真誠地幫助他們，促使學生在思想上逐漸成熟，學業(yè)上有所進步。用敬業(yè)愛崗、樂于奉獻的工作態(tài)度潛移默化地影響學生，教育學生。

4.服務于其他部門

為部門服務，協(xié)調處理好各方關系。行政秘書的一項重要工作就是搞好綜合協(xié)調。系部工作的順利開展，離不開其他部門的協(xié)作，這就要求行政秘書要樹立“全院一盤棋”的思想，對于院辦、人事處、教務處、科技處、學生處、后勤處、保衛(wèi)處、工會等部門交辦的工作要積極主動地給予配合，并在最短的時間內出色地完成任務。在協(xié)調工作中堅持“四個原則”:系部服從學院的原則、局部服從全局的原則、依法依規(guī)的原則、平等協(xié)商的原則，做到“四個為先”:堅持原則為先、真誠相待為先、思想交流為先、人際溝通為先［1］。

5.服務于來賓

為來訪者服務，樹立院系形象。院系辦公室除了為本系的師生服務外，還時常有其他院系及部門甚至外單位的人來此咨詢、訪問、聯(lián)系工作等。對這些來訪者，行政秘書要熱情地接待、妥善地安排或轉告，不敷衍，不搪塞，主動、細致地介紹對方咨詢的各種情況，妥善處理有關要求。辦公室素有學?！按翱凇敝Q，是信訪、接待、服務、內外聯(lián)系的文明窗口，而行政秘書則是學院的“名片”，其工作態(tài)度和作風直接影響到系部甚至整個學院的形象。

二、行政秘書的能力培養(yǎng)

1.培養(yǎng)表達能力

表達能力包括文字表達和語言表達兩個方面。文字表達是辦公室工作的基本功，也是“看家本領”，它是一種“思維描述”和“信息傳遞”的活動，也是把領導的意圖、學校的決策變成有形的公文，傳遞下達，變成各部門和師生的行動，最終實現管理目標和效益［2］。語言表達能力也是辦公室人員一項非常重要的基本功，無論是傳達還是協(xié)調工作，都離不開較強的語言表達能力。這就要求高校行政秘書在平時的工作中要善于積累，勤學多練，不斷豐富寫作知識。要學會簡明扼要地向領導匯報工作、向教師傳達各項通知，努力培養(yǎng)和提高表達能力，進而提高工作效率。

2.培養(yǎng)獨立工作能力

面對突如其來的事務，行政秘書要具備很強的獨立工作能力，包括計劃能力和多謀善斷的能力。在管理工作中要多謀善斷，所謂善斷，就是指能夠從多種主意中選擇出最好的主意來，能從多種辦法中選擇出最佳的辦法來，并堅持果斷地去實行它［3］。同時，還要勤于思考，不斷總結處理事務的新經驗和新辦法。雖然院系辦公室管理工作門類眾多，任務繁重，但只要能充分發(fā)揮行政秘書的主觀能動作用，提高其獨立工作的能力，就能起到獨當一面的作用。

3.培養(yǎng)溝通協(xié)調能力

溝通協(xié)調是辦公室崗位的基本要求和職能，是衡量辦公室管理工作效率高低、效果好壞的尺子，也是對辦公室人員的重要要求。秘書協(xié)調是領導工作的補充和延伸，是輔助領導化解矛盾、理順關系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程［4］。行政秘書工作涉及的范圍廣，交際的人多，從各級領導到學院教師學生，從各個職能部門到校外合作企業(yè)，這就要求其必須具備較強的溝通協(xié)調能力。行政秘書要善于與各方面溝通，對內協(xié)調與領導、師生的關系;對外協(xié)調與上級職能部門、兄弟院校、合作單位等的關系。及時準確地溝通信息，消除矛盾，融洽關系，調動一切積極因素，努力為學院和系部的教學和科研等各項工作創(chuàng)造一個寬松和諧、協(xié)作有序的良好工作環(huán)境。

4.培養(yǎng)自我控制能力

行政秘書在處理臨時、緊急而且煩瑣的事務時極易產生煩躁情緒，這就要求在平時的工作中培養(yǎng)自我控制能力，它是處理好各方面人際關系的基礎。要處理好人際關系，首先要正確認識自己，多一點自勵，少一點自負。不僅要聽正面意見，更要聽反面意見。其次要正確對待他人，虛懷若谷，寬厚待人，以人之長補己之短。在工作中要沉著冷靜、寬容大度，善于控制自己的感情，和善友好地與人共事。熱愛集體，關心群眾，時時處處不忘自己的職責。在與領導、同事及校外人員接觸時，要把握好分寸，處理好關系。行政秘書應具備良好的心理素質，以寬松平和的心態(tài)對待工作中的任何事情，始終以充沛的精力開展工作，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要自覺地遵守辦公制度，自覺地按章辦事，客觀公正地分析和解決問題，正確地處理好工作中的各種矛盾，以一種更加和諧的姿態(tài)，更加平和的心態(tài)，更加平靜的情緒來為系部服務。

5.培養(yǎng)現代辦公能力

操作現代化辦公設備的能力與技術 ，是提高工作質量和效率的必備條件。行政秘書的操作能力主要是指對辦公設備的運用，包括計算機、復印機、打印機、傳真機、掃描儀、投影儀、數碼相機等。這些設備的使用能有效地保證工作質量和準確性，還能提高工作效率。

要熟練使用辦公自動化軟件，由于辦公室秘書在工作過程中要接觸許多文字工作，如報表、統(tǒng)計數據、擬制文件等，這就要求行政秘書要熟練運用計算機進行加工處理和存儲，還要做到及時查詢、分析、修改。加強信息管理，將處理過的各種統(tǒng)計數據進行科學有效的分析，真正做到隨取隨用，達到快速、準確、方便的目的。充分利用辦公自動化系統(tǒng)安排好會務，由于會務工作的安排較為復雜，千頭萬緒，所以秘書安排會議常常力不從心，這就要充分利用辦公自動化系統(tǒng)統(tǒng)籌安排會議時間、地點和人員等。充分利用現代辦公技術手段如QQ群、手機網絡平臺，及時通知參會人員，真正做到方便快捷。

結語

總之，隨著我國高校教育改革的不斷發(fā)展，高校管理也日趨成熟，行政秘書作為一支正在發(fā)展的隊伍還有待于進一步提高與完善。行政秘書一方面應時刻以學院和系部的整體利益為中心，始終貫徹服務的理念，踏踏實實、兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作。另一方面還應該加強學習，提高業(yè)務能力，增強個人素質，只有這樣才能擁有更大的發(fā)展空間，為新時期學院發(fā)展提供更優(yōu)質的服務。

［1］周新秋.如何做好高校二級學院行政秘書工作［J］.秘書工作，2009，(1.).

［2］趙小林.優(yōu)化高校辦公室管理的有效途徑［J］.武漢科技學院學報，2004，(12).

［3］夏文.新時期高校行政秘書素質研究［J］.世紀橋，2007，(12).

［4］王翔.高校行政秘書的角色意識［J］.文教資料，2009，(8).

G647

A

1001－7836(201.)10－0201－02

10.3969/j.issn.1001 －7836.201..10.078

201.－07－15

張寧(1982－)，女，江蘇泗洪人，辦公室行政秘書，研究實習員。