行政事業(yè)單位網(wǎng)上報(bào)銷模式探討

南京市公安局 張擁軍

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息處理技術(shù)的迅速發(fā)展，行政事業(yè)單位的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作模式漸漸地向財(cái)務(wù)信息化方向演變，支撐和保障行政事業(yè)單位中心工作的財(cái)務(wù)傳統(tǒng)手工報(bào)銷模式也在慢慢地發(fā)生著向網(wǎng)上報(bào)銷模式轉(zhuǎn)變的革命。網(wǎng)上報(bào)銷是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，將財(cái)務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程有機(jī)的融合，從整個(gè)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)和規(guī)范著手，以業(yè)務(wù)為中心，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息數(shù)字化、審批流程網(wǎng)絡(luò)化、查詢決策可視化，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作的效率，帶動(dòng)財(cái)務(wù)管理工作的全面E化變革。

一、傳統(tǒng)報(bào)銷與網(wǎng)上報(bào)銷的差異

傳統(tǒng)的報(bào)銷模式采用手工報(bào)銷的方式來實(shí)現(xiàn)。報(bào)銷人員報(bào)銷時(shí)必須預(yù)先填寫紙質(zhì)的單據(jù)，由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在紙質(zhì)單據(jù)上進(jìn)行審批，最終憑審批后的單據(jù)到財(cái)務(wù)進(jìn)行審核報(bào)銷。網(wǎng)上報(bào)銷模式從理念上徹底地打破了傳統(tǒng)的報(bào)銷模式，通過單據(jù)填寫的標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)審批的流程化、財(cái)務(wù)審核的網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷跨地域、跨時(shí)空、跨部門的相互協(xié)同，完成報(bào)銷流程。傳統(tǒng)報(bào)銷和網(wǎng)上報(bào)銷兩種報(bào)銷模式差別主要表現(xiàn)在：

（一）報(bào)銷流轉(zhuǎn)效率不同 傳統(tǒng)報(bào)銷方式下，報(bào)銷人員需要拿著手工填制的單據(jù)找到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，如果遇上領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)、出差等，找不到領(lǐng)導(dǎo)就需要下次再來；財(cái)務(wù)人員賬務(wù)處理時(shí)，必須將報(bào)銷單據(jù)中手工填寫的包含的各種報(bào)銷信息重復(fù)錄入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。網(wǎng)上報(bào)銷時(shí)，報(bào)銷人員按照規(guī)范的格式在網(wǎng)上提交報(bào)銷申請(qǐng)單，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地進(jìn)行網(wǎng)上審批；報(bào)銷申請(qǐng)單中已有的數(shù)據(jù)信息，財(cái)務(wù)人員也不必重復(fù)錄入，可以直接提取進(jìn)行記賬。

（二）審批的方式不同 傳統(tǒng)報(bào)銷方式下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批是在經(jīng)過整理的單據(jù)上進(jìn)行手工簽字審批。在網(wǎng)上報(bào)銷模式下，領(lǐng)導(dǎo)審批的是財(cái)務(wù)事項(xiàng)，票據(jù)是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定由財(cái)務(wù)人員審核，領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)可以調(diào)閱到與審批事項(xiàng)相關(guān)的所有資料影像以及已經(jīng)流轉(zhuǎn)的審核意見，審批也是利用經(jīng)過授權(quán)的個(gè)人數(shù)字簽名進(jìn)行審批。

（三）預(yù)算控制的效果不同 傳統(tǒng)手工審批時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)審批無法實(shí)時(shí)知道審批事項(xiàng)的預(yù)算執(zhí)行情況，因此超預(yù)算、超范圍的報(bào)銷事項(xiàng)時(shí)無法杜絕。在網(wǎng)上報(bào)銷模式下，由于設(shè)置了全程預(yù)算預(yù)警的管理模式，超預(yù)算、超范圍的支出根本無法進(jìn)行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，使經(jīng)費(fèi)預(yù)算從業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)就得到了有效控制。

二、網(wǎng)上報(bào)銷模式的特征

行政事業(yè)單位網(wǎng)上報(bào)銷模式作為對(duì)傳統(tǒng)報(bào)銷模式的創(chuàng)新與探索，具有以下鮮明的特征：

（一）財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)性 傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息，是在業(yè)務(wù)發(fā)生后進(jìn)行報(bào)銷，再進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、記賬，是對(duì)已經(jīng)發(fā)生的財(cái)務(wù)事項(xiàng)的事后反映，有關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)的信息反饋有滯后性。網(wǎng)上報(bào)銷模式下，只要牽涉到資金運(yùn)用的財(cái)務(wù)事項(xiàng)，資金流動(dòng)一發(fā)生，網(wǎng)上報(bào)銷的流程就開始運(yùn)轉(zhuǎn)，財(cái)務(wù)信息也就實(shí)時(shí)反映到網(wǎng)上報(bào)銷的工作流程中，各種傳統(tǒng)的靜態(tài)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)被實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)更新。財(cái)務(wù)信息與財(cái)務(wù)活動(dòng)同步，極大提高了統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、預(yù)算控制、監(jiān)管預(yù)警等財(cái)務(wù)管理方法的實(shí)時(shí)性。

（二）報(bào)銷流程的可視性 網(wǎng)上報(bào)銷通過建造一個(gè)科學(xué)報(bào)銷工作流引擎，來驅(qū)動(dòng)跨部門的報(bào)銷流程的運(yùn)作，保證網(wǎng)上報(bào)銷運(yùn)作的流暢。每一位授權(quán)用戶均可以在任意時(shí)間登錄網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)時(shí)查看待辦報(bào)銷事項(xiàng)在整個(gè)報(bào)銷流程圖中的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，待辦報(bào)銷事項(xiàng)已經(jīng)經(jīng)過哪幾個(gè)環(huán)節(jié)，目前在哪一個(gè)節(jié)點(diǎn)等待審批。領(lǐng)導(dǎo)可以實(shí)時(shí)了解還有哪些待批事項(xiàng)需要自己審批，同時(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)可在網(wǎng)上隨時(shí)查看有關(guān)的可視化掃描信息。

（三）報(bào)銷信息的公開性 在財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)里的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷流程中，經(jīng)過授權(quán)的不同用戶可以在線查詢、調(diào)閱、對(duì)比各種網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷信息，行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的透明度及規(guī)范性得到了有效增強(qiáng)，通過報(bào)銷信息的高度共享，形成多部門、多用戶，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、工作人員廣泛參與，多手段同時(shí)運(yùn)用的立體監(jiān)督格局，使財(cái)務(wù)事項(xiàng)在事前、事中、事后實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)督。

三、網(wǎng)上報(bào)銷模式的創(chuàng)新與探索

網(wǎng)上財(cái)務(wù)報(bào)銷既是一個(gè)信息系統(tǒng)，更是一種管理模式；既是一種技術(shù)革新，更是一種管理理念的創(chuàng)新。它是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為手段，以提高時(shí)空效率為特征，體現(xiàn)集中管理、協(xié)同業(yè)務(wù)的集約化優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷事項(xiàng)事前、事中、事后的全程高效流轉(zhuǎn)和監(jiān)督的現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理模式。

（一）統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范核算行為，加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息的可比性在原來的分散財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)下，各個(gè)單位由于對(duì)財(cái)經(jīng)政策規(guī)定的理解、核算口徑的把握不同，加之部門利益的驅(qū)動(dòng)，使得下級(jí)部門向上級(jí)部門報(bào)送的數(shù)據(jù)一般都經(jīng)過人為加工修改，由于非系統(tǒng)自動(dòng)生成，報(bào)送信息與實(shí)際發(fā)生數(shù)據(jù)的相符度不盡人如意，同時(shí)信息報(bào)送效率低，給上級(jí)部門對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的對(duì)比分析和科學(xué)決策帶來很大困難。而網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)可以結(jié)合各單位的財(cái)務(wù)執(zhí)行、控制、分析、監(jiān)督、決策等管理要求和需要，統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范核算行為，使所屬單位在一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一口徑的前提下進(jìn)行財(cái)務(wù)事項(xiàng)的處理，財(cái)務(wù)預(yù)算、核算、資金的實(shí)時(shí)監(jiān)控、對(duì)比分析、科學(xué)決策等需要采集的數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)完成，減少人為干預(yù)因素，以便整合內(nèi)部資源，發(fā)揮集約化管理的優(yōu)勢(shì)。

（二）科學(xué)、公開、透明地進(jìn)行預(yù)算的編制、執(zhí)行、監(jiān)督 加強(qiáng)預(yù)算管理是現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的發(fā)展方向。網(wǎng)上報(bào)銷依賴預(yù)算指標(biāo)，預(yù)算指標(biāo)成為預(yù)算控制的重點(diǎn)，預(yù)算指標(biāo)的分解必須科學(xué)、準(zhǔn)確、貼近實(shí)際，預(yù)算內(nèi)容必須全面、充分，預(yù)算的編制、調(diào)整、審核、審批、執(zhí)行必須嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理流程。預(yù)算指標(biāo)的確認(rèn)是一個(gè)決策過程，必須以全面協(xié)調(diào)可持續(xù)的科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，不要財(cái)務(wù)部門唱“單出頭”，各單位、各部門都應(yīng)該參與進(jìn)來，編制的部門預(yù)算應(yīng)該和業(yè)務(wù)實(shí)際需要相匹配，預(yù)算盤子大家定，預(yù)算指標(biāo)大家清。預(yù)算執(zhí)行和監(jiān)控、預(yù)算的分析和調(diào)整、預(yù)算的考核與評(píng)價(jià)要公開、透明，使大家對(duì)預(yù)算進(jìn)度做到心中有數(shù)，就會(huì)由“要我執(zhí)行”變?yōu)椤拔乙獔?zhí)行”、“我會(huì)執(zhí)行”。

（三）建立原始單據(jù)數(shù)字化關(guān)聯(lián)影像，加速推動(dòng)網(wǎng)上報(bào)銷的順利進(jìn)行 傳統(tǒng)的審批流程運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一般要翻看待審批的原始單據(jù)和相關(guān)的報(bào)告等，然后簽注手工審批意見。在網(wǎng)上報(bào)銷模式下，通過掃描儀、攝像頭等終端設(shè)備將紙質(zhì)的原始單據(jù)數(shù)字化后，作為電子報(bào)銷單的附件以備調(diào)閱，同時(shí)報(bào)銷系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先配置的流程信息，將電子單據(jù)和原始單據(jù)影像一起提交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。這樣各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)對(duì)報(bào)銷內(nèi)容有直觀、感性的認(rèn)識(shí)，滿足了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要看到原始單據(jù)的管理習(xí)慣。原始單據(jù)數(shù)字化有利于會(huì)計(jì)信息高度共享、數(shù)據(jù)資源深度整合、查詢效率和效果高效便捷。原始單據(jù)數(shù)字化的原始單據(jù)影像在財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)里可以在線查詢、調(diào)閱、對(duì)比等，可以使得網(wǎng)上報(bào)銷工作更容易被行政事業(yè)單位所有參與財(cái)務(wù)報(bào)銷的人員廣泛理解接受，從而推動(dòng)網(wǎng)上報(bào)銷工作的順利進(jìn)行。

（四）規(guī)范網(wǎng)上報(bào)銷工作流程，助推內(nèi)控體系建設(shè) 網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)科學(xué)設(shè)定預(yù)算額度、審批流程、審批權(quán)限、預(yù)警控制等內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)，而且通過軟件系統(tǒng)，固化了預(yù)算數(shù)據(jù)的歸屬單位、使用額度、使用時(shí)間、使用范圍，規(guī)范了單據(jù)的流轉(zhuǎn)程序及領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，從根本上改變了一些名為內(nèi)部控制、實(shí)則“人為控制”的混亂現(xiàn)象，這對(duì)于內(nèi)控體系建設(shè)無疑是一種促進(jìn)和加強(qiáng)。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)增強(qiáng)了行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的透明度及規(guī)范性，有利于推動(dòng)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)公開，促進(jìn)建立健全公開、透明、規(guī)范的財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，助推內(nèi)控體系建設(shè)和廉政建設(shè)。

（五）實(shí)現(xiàn)與財(cái)政、銀行等外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換，提高資金支付效率與規(guī)避現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn) 近年來，財(cái)政在行政事業(yè)單位大力推行財(cái)政國庫集中收付制度改革，因此，行政事業(yè)單位在建設(shè)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，必須預(yù)留與財(cái)政國庫集中收付系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的接口，財(cái)政和單位的系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)雙向的數(shù)據(jù)交換。對(duì)于必須通過國庫集中支付系統(tǒng)報(bào)銷的支出，網(wǎng)上報(bào)銷流程完成后，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)自動(dòng)向財(cái)政國庫集中支付系統(tǒng)提交申請(qǐng)付款的數(shù)據(jù)，獲得批準(zhǔn)后，財(cái)政國庫支付系統(tǒng)向銀行下達(dá)支付的指令，向報(bào)銷單位傳遞支付的信息，銀行根據(jù)支付指令付款給報(bào)銷人的銀行賬號(hào)，報(bào)銷單位的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)根據(jù)支付信息自動(dòng)進(jìn)行記賬。對(duì)于尚未實(shí)行國庫集中收付的單位，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)可與銀行系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，通過網(wǎng)銀下達(dá)款項(xiàng)支付的指令，將報(bào)銷款項(xiàng)通過銀行直接支付給報(bào)銷人員的銀行賬戶。財(cái)務(wù)人員在辦公室即可實(shí)現(xiàn)資金劃轉(zhuǎn)和報(bào)銷，既可節(jié)省財(cái)務(wù)人員的人力，又可最大限度降低提取大額現(xiàn)金的在途風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)又能最大程度地減少現(xiàn)金支付結(jié)算，強(qiáng)化資金動(dòng)態(tài)監(jiān)控，從源頭上堵住現(xiàn)金支付漏洞，規(guī)避現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)。

四、網(wǎng)上報(bào)銷模式運(yùn)行過程中應(yīng)注意的問題

（一）建立、健全本單位的財(cái)務(wù)管理監(jiān)督制度，更新重構(gòu)網(wǎng)上報(bào)銷流程 《會(huì)計(jì)法》明確規(guī)定，各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全內(nèi)部財(cái)務(wù)管理監(jiān)督制度，財(cái)政部也發(fā)布了《內(nèi)部財(cái)務(wù)管理控制基本規(guī)范》。因此在更新重構(gòu)網(wǎng)上報(bào)銷流程時(shí)，應(yīng)結(jié)合本單位具體情況，將管理要求轉(zhuǎn)化為各單位的實(shí)際工作規(guī)范，更新管理理念及工作方法，制定管理規(guī)定和操作流程，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)本身的安全控制，對(duì)包括系統(tǒng)管理員在內(nèi)所有操作人員明確操作權(quán)限、實(shí)現(xiàn)崗位制約監(jiān)督。

（二）網(wǎng)上報(bào)銷循序漸進(jìn)，人員培訓(xùn)先行一步 網(wǎng)上報(bào)銷是現(xiàn)代信息社會(huì)的新事物，人們從原有的手工報(bào)銷流程適應(yīng)網(wǎng)上報(bào)銷流程需要一個(gè)觀念轉(zhuǎn)變、逐步跟進(jìn)的過程。網(wǎng)上報(bào)銷實(shí)現(xiàn)跨部門的業(yè)務(wù)流程運(yùn)作，使更多的部門和人員參與到網(wǎng)上報(bào)銷工作流程中。因而培養(yǎng)參與人員的理念和操作能力，定期進(jìn)行操作經(jīng)驗(yàn)的積累和推廣，對(duì)于保證網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的順利進(jìn)行有很大的幫助。行政事業(yè)單位具體情況差異很大，網(wǎng)上報(bào)銷的實(shí)施也必須因地制宜、逐步實(shí)施、逐步完善。在試運(yùn)行階段通過傳統(tǒng)紙質(zhì)手工報(bào)銷和網(wǎng)上報(bào)銷“雙軌”運(yùn)行，跟單測(cè)試和業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)，逐步發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時(shí)改進(jìn)，在確認(rèn)整體具備熟練的網(wǎng)上報(bào)銷處理能力后，紙質(zhì)單據(jù)即可退出，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷“單軌”運(yùn)行。

（三）建設(shè)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)要貫徹安全性原則 網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)安全性要求很高，既涉及資金安全，又涉及會(huì)計(jì)信息安全。在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)計(jì)、規(guī)劃過程中要充分考慮到系統(tǒng)的安全性，結(jié)合本單位實(shí)際情況，在安全的基礎(chǔ)上追求系統(tǒng)的最優(yōu)。貫徹安全性原則，最有效的辦法是將本單位的財(cái)務(wù)管理制度“硬化”到了網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)中，通過設(shè)置業(yè)務(wù)管理和權(quán)限管理防范風(fēng)險(xiǎn)。要將監(jiān)控與操作分離，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制，建立數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)構(gòu)，健全日志機(jī)制，強(qiáng)化操作員對(duì)數(shù)字證書、加密口令等身份認(rèn)證信息的保密習(xí)慣，提高全員安全防范意識(shí)。

［1］楊亞進(jìn)：《讓網(wǎng)上報(bào)銷走得更好》，《中國石油企業(yè)》2008年第8期。 （編輯 杜昌）