淺談中小企業(yè)財務(wù)管理程序化

新疆機械研究院股份有限公司 孫效芳

一、中小企業(yè)的定義及現(xiàn)狀

美國證監(jiān)會認為除了投資公司以外，證券發(fā)行的總資產(chǎn)如果在最近的財政年度的最后一天不高于500萬美元，就是一個“小企業(yè)”。COSO委員會則是這樣來描述小企業(yè)的標準：企業(yè)的產(chǎn)品線單一，生產(chǎn)流程簡單，負責(zé)經(jīng)營管理的人員是企業(yè)的創(chuàng)始人或是少數(shù)的股東；管理層在實施內(nèi)部控制過程中控制跨度更為廣泛；生產(chǎn)或銷售區(qū)域相對集中，很難獲得大企業(yè)規(guī)模經(jīng)濟的好處。我國在2003年2月下發(fā)了《中小企業(yè)標準暫行規(guī)定》，以從業(yè)人數(shù)、銷售額和資產(chǎn)總額的三項指標為劃分依據(jù)對中小企業(yè)進行了明確的界定。

由上可知，中小企業(yè)可以說是現(xiàn)代的“作坊”。嚴格的說大多數(shù)中小企業(yè)與強大的企業(yè)之間是不屬于一個種類的。在中小企業(yè)創(chuàng)業(yè)的階段是沒有企業(yè)設(shè)計的，部門設(shè)置、流程設(shè)置、職能設(shè)置對于中小企業(yè)而言是沒有什么統(tǒng)籌和規(guī)劃的。在中小企業(yè)快速發(fā)展的階段則是靠資金、設(shè)備、人員、技術(shù)的高投入來實現(xiàn)擴張，而非靠管理改善、內(nèi)部優(yōu)化來實現(xiàn)擴張。經(jīng)過發(fā)展期的資本積累，中小企業(yè)進入了發(fā)展的轉(zhuǎn)型期。投資者開始考慮企業(yè)的經(jīng)營方向，并深層次思考企業(yè)的市場營銷管理模式、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)等方面如何轉(zhuǎn)型。此時如果忽視了企業(yè)管理水平的提升，就會增加企業(yè)快速發(fā)展的風(fēng)險。而企業(yè)程序化管理的目的就在于通過程序化管理，規(guī)范各類人員的行為，加強企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作，為企業(yè)戰(zhàn)略管理和實施人本管理奠定堅實的基礎(chǔ)；提高企業(yè)運營過程的合理性和規(guī)范性，使企業(yè)在組織經(jīng)濟活動的過程中能夠更高效地支配自己所擁有的經(jīng)濟資源，以適應(yīng)激烈的市場競爭要求。財務(wù)管理程序化也是如此。

因此，將內(nèi)部控制基本規(guī)范中的財務(wù)控制基本要素予以程序化，使之由點到線，由線到面，從局部滲透到企業(yè)的整體經(jīng)營管理中，既提升了財務(wù)管理的能力，又為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供了更好的服務(wù)。

二、中小企業(yè)財務(wù)管理程序化的措施及重要性

（一）財務(wù)崗位工作職責(zé)程序化——規(guī)定什么人做什么事 財務(wù)崗位根據(jù)分工不同及互不相容的原則，主要包括：

（1）財務(wù)總監(jiān)崗：領(lǐng)導(dǎo)公司財物的規(guī)劃與控制工作，具體分為業(yè)務(wù)職責(zé)和管理職責(zé)。業(yè)務(wù)職責(zé)對應(yīng)于其直接下級——財務(wù)會計部經(jīng)理、管理會計部經(jīng)理、審計監(jiān)察部經(jīng)理、庫管部經(jīng)理及財務(wù)總監(jiān)助理。管理職責(zé)的內(nèi)容有財務(wù)架構(gòu)的搭建、財務(wù)人員的招聘及任免、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、績效考評工作溝通、人員的激勵、經(jīng)費審核與控制以及工作報告等。

（2）主管會計崗：主管會計核算、會計監(jiān)督及會計檔案管理。

（3）財務(wù)會計崗：提供正確的會計報表與客觀的經(jīng)營分析，保障公司資產(chǎn)的安全及效率的運用。

（4）材料成本會計崗：負責(zé)核算商品購、銷、存及其相關(guān)的往來、經(jīng)營成本和利潤，編報有關(guān)會計報表。

（5）成本核算會計崗：負責(zé)成本核算分析，監(jiān)督存貨賬實相符，協(xié)助做好車間的管理工作。

（6）審計監(jiān)察崗：通過對內(nèi)部控制系統(tǒng)測試和實質(zhì)性的審查來證實資產(chǎn)的存在性、完整性、分類的正確性、所有權(quán)的歸屬、計價的正確性等。

（7）出納崗：做好貨幣資金的收付、各類有價證券的管理。

將這些合理、符合實際的職責(zé)用詳細的文字予以明確，就形成了程序化的崗位職責(zé)分工。具體作用有：

一是明確了財務(wù)工作的職責(zé)權(quán)限，規(guī)范財務(wù)人員行為。當(dāng)財務(wù)人員都能嚴格按照規(guī)定的方法、程序去履行自已的職責(zé)，完成自己的工作任務(wù)，就會防止越權(quán)行為的發(fā)生，從而在一定程度上排除財務(wù)運作過程中發(fā)生混亂的可能，減少了推諉和扯皮現(xiàn)象。

二是有利于調(diào)動員工的積極性。由于程序化管理任務(wù)明確、權(quán)責(zé)清晰，所以只要是自己職責(zé)范圍內(nèi)的事情，就不能等待別人去處理，原則上也無需請示自己的上級機關(guān)。這樣各個崗位上的人員，就有一個明確責(zé)權(quán)范圍，任何問題也就有一個確定的“管理域”。每個崗位工作人員既然有了明確的責(zé)任和權(quán)限，也就擁有了較強的自主意識，同時對于管理工作也就有了相對較高的積極性和主動性。這就使得所有的崗位工作人員，在遵循基本方法和程序的基礎(chǔ)上，都能夠發(fā)揮自身的能動性和創(chuàng)造性，從而最終達到調(diào)動一切資源，富有成效地開展工作的目的。

（二）財務(wù)活動程序化——解決事情如何去做的事情 中小企業(yè)財務(wù)活動程序化主要包括：

（1）財務(wù)基礎(chǔ)工作的程序化。對外嚴格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計準則制度，明確會計憑證、會計賬薄和財務(wù)會計報告的處理程序。對內(nèi)設(shè)計少而精的內(nèi)部傳送的各類表單，明確各部門向財務(wù)部報送的表單及要求，強化財務(wù)對人、財、物的管控功能。具體措施有核查所有空白表單，凡不符合要求的單據(jù)予以作廢；制定《表單填寫規(guī)定及審核要求》；制定《各部門向財務(wù)部報送表單的清單》等。

（2）制造成本程序化。制造成本的構(gòu)成主要有原料、人工、費用。財務(wù)直接反映生產(chǎn)成本的結(jié)果，請購、采購、進料與品質(zhì)管控、領(lǐng)發(fā)料控制、退補料控制、物料耗用的控制、生產(chǎn)現(xiàn)場的控制、生產(chǎn)設(shè)備的管理、技術(shù)控制等各環(huán)節(jié)是否按規(guī)范的程序進行管理是制造成本居高不下的原因。

中小企業(yè)制造成本是否能夠控制關(guān)鍵在于企業(yè)是否有一套行之有效的標準化的工作基礎(chǔ)。如果沒有相應(yīng)的作業(yè)標準、檢驗標準、工時標準，企業(yè)計劃部門的可執(zhí)行性就很差，也沒有權(quán)威性。何時采購、何時領(lǐng)料、怎樣安排車間執(zhí)行工序作業(yè)、何時給生產(chǎn)部門下達生產(chǎn)計劃等問題層出不窮。在這樣的前提下，車間物料管理失控，人為性浪費嚴重就不足為奇。

因此，在車間設(shè)置統(tǒng)計員按財務(wù)規(guī)范的表格進行程序化管理對控制企業(yè)的制造成本將起著舉足輕重的作用。

（3）應(yīng)收賬款管理程序化。在經(jīng)濟寒冬來臨之際，“現(xiàn)金為王”。應(yīng)收賬款是否能夠及時收回直接影響到企業(yè)現(xiàn)金流的運行。造成應(yīng)收賬款居高不下的主要原因有信用條件確定不合理、企業(yè)內(nèi)部控制不嚴、應(yīng)收賬款管理信息落后。財務(wù)管理應(yīng)當(dāng)重視對銷售、發(fā)貨、收款業(yè)務(wù)程序化操作。具體措施包括：

事前控制：在銷售環(huán)節(jié)，財務(wù)部與銷售部共同制定信用標準，對不同的客戶實施不同的信用政策。在銷售過程中嚴格按照授予客戶的信用額度控制交易量，不能盲目貪多。

事中控制：在賒銷合同簽訂到應(yīng)收賬款收回之前，加強合同規(guī)范化和評審管理，規(guī)范經(jīng)營行為；加強銷售業(yè)務(wù)處理過程管理，尤其是發(fā)貨、收款、結(jié)算業(yè)務(wù)的程序化流程的操作。

事后控制：指賒銷合同到期時款項的收回以及形成壞賬的處理。首先，從財務(wù)人員崗位職責(zé)的角度來正確的反映應(yīng)收賬款，及時的清理債權(quán)債務(wù)，通過函證等方式定期與客戶核對賬款；其次是建立應(yīng)收賬款管理信息系統(tǒng)，從管理手段上對客戶進行追蹤，確?？蛻裟苷８犊?。

財務(wù)活動程序化的主要作用有：

一是有利于提高工作效率。在財務(wù)程序化管理的過程中，崗位職責(zé)和財務(wù)活動都明確了完成工作任務(wù)的具體方法就會最大限度地減少不必要的重復(fù)勞動，減少由于工作方法不當(dāng)而造成的損失，同時，也會在一定程度上減少工作量，最終達到提高工作效率的目的。

二是為績效考核標準的制定提供依據(jù)。在財務(wù)程序化管理中，績效考核標準的制定為是以程序中規(guī)定的經(jīng)過細化了的工作任務(wù)、崗位責(zé)任為依據(jù)，這使企業(yè)制定的考核標準具有了一定的客觀性、合理性和可操作性，消除了績效考核過程中曾經(jīng)普遍存在的隨意性，甚至也消除了影響考核結(jié)果公正性的各種可能的隨機因素，使得績效考核真正成為提升企業(yè)管理水平和推動企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力。

三是為戰(zhàn)略管理和人本管理創(chuàng)造條件。推行程序化管理之后，崗位工作人員各負其責(zé)，從而使高層管理人員可以從大量的事務(wù)性工作中解脫出來，集中精力去考慮企業(yè)的長遠發(fā)展戰(zhàn)略，為企業(yè)實施戰(zhàn)略管理創(chuàng)造了條件。

同時局程序化管理強調(diào)上級不能隨便干預(yù)下級職權(quán)范圍內(nèi)的事情，這就體現(xiàn)了程序化管理是在尊重人的價值、充分信任崗位工作人員的基礎(chǔ)上進行的。程序化管理要求對崗位工作方法、使用的設(shè)備、工作程序和環(huán)境等因素進行改進，消除種種不合理因素，把最好的因素依照某種最合理的方式組合起來。這不僅可以提高企業(yè)的運行效率，還能滿足企業(yè)員工對工作環(huán)境和工作條件方面的更高要求。

企業(yè)財務(wù)管理是企業(yè)經(jīng)營管理的核心，財務(wù)管理程序化體現(xiàn)了內(nèi)部控制基本規(guī)范的精華，無數(shù)條程序化的流程構(gòu)成了財務(wù)管理的框圖，提升了財務(wù)管理的水平和效率，也滲透了企業(yè)的經(jīng)營管理。因此，中小企業(yè)的成長要靠制度的建設(shè)，才能保障持續(xù)增長率，也就是保持長久的崛起機遇。