信息化視闕下高校教師人事檔案管理范式研究

陳小紅

（重慶三峽學(xué)院，重慶萬(wàn)州 404100）

信息化視闕下高校教師人事檔案管理范式研究

陳小紅

（重慶三峽學(xué)院，重慶萬(wàn)州 404100）

高校教師人事檔案管理范式是改進(jìn)目前人事檔案管理現(xiàn)狀的需要，人事信息準(zhǔn)確性與完整性的需要，提高檔案管理的工作效率和檔案管理員業(yè)務(wù)水平的需要。本文結(jié)合教師人事檔案管理方法，對(duì)高校教師人事檔案管理范式進(jìn)行了分析和闡述。

高校教師；人事檔案；管理范式

高校教師人事檔案管理工作是高校組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎(chǔ)性工作和重要環(huán)節(jié)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校人事體制改革的不斷深入，信息化的普及，人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員流動(dòng)不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多。探究高校教師人事檔案管理范式，是強(qiáng)化檔案綜合服務(wù)功能的重要舉措，也是一項(xiàng)開(kāi)拓性和創(chuàng)造性的工作。隨著高校人事制度改革的深入進(jìn)行，教師人事檔案管理范式如何符合時(shí)代發(fā)展要求，已成為檔案管理人員研究的一個(gè)重要課題。

《檔學(xué)詞典》對(duì)人事檔案的解釋為：“人事檔案是專門(mén)檔案的一種，是人事、組織、勞動(dòng)工資等部門(mén)在對(duì)人員的考核管理活動(dòng)中形成的檔案。記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位整理、集中保存?！备咝＝處熑耸聶n案是指記述和反映高校教職工個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)的，以教職工個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校教師人事檔案管理就是對(duì)高校教師人事檔案管理資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)的活動(dòng)。

一、高校教師人事檔案管理的作用

（一）是改進(jìn)高校教師人事檔案管理現(xiàn)狀的需要

高校教師人事檔案管理業(yè)務(wù)主要包含建立檔案；收集干部人事檔案材料；鑒別檔案材料、整理干部人事檔案；保管干部人事檔案，轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)干部人事檔案；登記人員職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)情況等。目前，我國(guó)高校教師人事檔案管理存在部門(mén)化現(xiàn)象。人事部門(mén)相關(guān)的管理職能科室均是以業(yè)務(wù)劃分為依據(jù)，而且都在按一定的權(quán)限管理著教職工信息，組織部、科研處等部門(mén)各自為政、各司其職的現(xiàn)象比較普遍。各個(gè)科室數(shù)據(jù)通用性能低下，資源分散，重復(fù)勞動(dòng)，對(duì)信息各自處理，影響了人事檔案信息管理的工作效率和收集信息的準(zhǔn)確率。通過(guò)人事檔案管理，可以使各職能部門(mén)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)上，整合為一個(gè)高效的信息化系統(tǒng)，形成具有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全、豐富的數(shù)據(jù)資源，提升人事工作的透明度，提高人事部門(mén)的工作效率。

（二）人事信息準(zhǔn)確、完整的需要

人事檔案的管理部門(mén)應(yīng)該掌握其所有的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫(xiě)出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái)，提高工作效益。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，保證了數(shù)據(jù)的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)也利于人事檔案的及時(shí)收集、歸檔。

（三）人事信息管理、高效的需要

是提高檔案管理工作效率和檔案管理員業(yè)務(wù)水平的需要。人事檔案管理實(shí)行信息化，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，并在校園局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使庫(kù)房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢?？纱蟠筇岣卟樵冃畔⒌募磿r(shí)性、準(zhǔn)確性，并為檔案工作人員節(jié)省了大量時(shí)間，提高工作效率。同時(shí)，可以使檔案管理由單一的實(shí)體管理向信息管理與實(shí)體管理相結(jié)合，由以體力勞動(dòng)為主向以腦力勞動(dòng)為主轉(zhuǎn)變，既方便又快捷。

二、高校教師人事檔案管理范式分析

目前，高校教師人事檔案管理范式主要有統(tǒng)一管理范式、非統(tǒng)一管理范式、電子管理范式、開(kāi)放式管理范式、“檔隨人走”管理范式、代理管理范式等。

（一）統(tǒng)一管理范式

近年來(lái)，高校教師人事檔案部門(mén)和廣大檔案工作者，在檔案資源建設(shè)，檔案信息化建設(shè)，檔案行政管理，檔案工作發(fā)展環(huán)境，檔案利用服務(wù)等方面作了大量工作，取得了很大成績(jī)。但是，我們也應(yīng)該清醒地看到，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下形成的傳統(tǒng)檔案管理范式與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的要求相比，還存在很多不協(xié)調(diào)、不相適應(yīng)的地方。高校教師人事檔案工作具有政治性、專業(yè)性、政策性、服務(wù)性等特點(diǎn)，對(duì)高校專職管理人員有特殊和嚴(yán)格要求，同時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容材料的收集整理、分類歸檔、接收轉(zhuǎn)遞等方面也有一定的制度規(guī)范。高校教師人事檔案統(tǒng)一管理范式就是在高校主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)下將教師人事檔案統(tǒng)一納入綜合檔案室或檔案館等綜合檔案管理機(jī)構(gòu)管理，集中統(tǒng)一和分級(jí)管理，以維護(hù)人事檔案真實(shí)、完整和安全的管理范式?！陡刹繖n案工作條例》規(guī)定：“干部檔案管理按照干部管理權(quán)限，由組織人事部門(mén)建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中或相對(duì)集中管理；干部檔案工作納入全國(guó)檔案工作管理體系后，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)按《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行宏觀管理、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)工作”。在高校教師人事檔案統(tǒng)一管理范式中，要結(jié)合高校自身特點(diǎn)，進(jìn)一步理順檔案行政管理部門(mén)與各主管部門(mén)專業(yè)檔案管理的關(guān)系，建立以檔案行政管理部門(mén)為執(zhí)法主體、各專業(yè)主管部門(mén)配合的國(guó)家檔案資源建設(shè)監(jiān)管體制。要按照檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理檔案資源的法律規(guī)定，使用高校統(tǒng)一的“數(shù)字檔案館室一體化管理系統(tǒng)”軟件，將本單位在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的文書(shū)、業(yè)務(wù)、音像、圖書(shū)、資料等各種門(mén)類和載體的全部檔案資源整合在一起，建立起完整性、規(guī)范化，可共享的檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。高校檔案館在實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理后，要組織編制館藏檔案檢索工作，開(kāi)辟電子政務(wù)平臺(tái)，不斷加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享，確保檔案資源整合之后，利用方便快捷，服務(wù)規(guī)范高效。

（二）非統(tǒng)一管理范式

高校教師人事檔案非統(tǒng)一管理范式是指高校教師人事檔案不納入綜合檔案管理機(jī)構(gòu)管理，而是由組織人事部門(mén)或者有關(guān)職能部門(mén)設(shè)立專門(mén)的管理工作機(jī)構(gòu)來(lái)直接進(jìn)行管理的范式。高校教師人事檔案非統(tǒng)一管理范式有利于高校人事部門(mén)或者有關(guān)職能部門(mén)對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，便于有效管理和使用教師人事檔案。但是，非統(tǒng)一管理范式在一定程度上存在著高校教師人事檔案在增設(shè)內(nèi)容資源的互補(bǔ)、檔案管理機(jī)構(gòu)、有關(guān)人員以及資源的閑置和浪費(fèi)等問(wèn)題。

（三）電子檔案管理范式

高校教師人事檔案電子管理范式，是指將具有重要憑證價(jià)值和保存價(jià)值的電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔保存和管理的范式。該管理范式具有以下優(yōu)點(diǎn)：一是電子檔案的內(nèi)容信息與其載體分離，并以數(shù)字信號(hào)的方式存在于不同的存儲(chǔ)空間；二是快捷性、共享性與高密度性。電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合，根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行組合分類，而且具有使用的多途性，提高了檔案的使用價(jià)值。但是電子檔案原始性及真實(shí)性難保證，數(shù)據(jù)易丟失，存儲(chǔ)介質(zhì)材料易破壞。因此，做好高校教師人事檔案電子管理，需要建立健全管理制度。

（四）社會(huì)化開(kāi)放式管理范式

高校教師人事檔案開(kāi)放式人事檔案管理范式，是將高校教師人事檔案管理部門(mén)對(duì)外教師信息交流由單一的途徑變?yōu)槎嘣烷_(kāi)放式的管理范式。采用高校教師人事檔案開(kāi)放式人事檔案管理，可以參照教育部學(xué)歷查詢網(wǎng)的做法，建立一個(gè)高校人事檔案網(wǎng)，由國(guó)家按照一定區(qū)域統(tǒng)一設(shè)立檢索準(zhǔn)入號(hào)碼的人事檔案管理體系，集中管理和使用各個(gè)高校教師人事檔案。各高校教師人事檔案管理部門(mén)可與公安、銀行、社會(huì)保險(xiǎn)等相關(guān)部門(mén)聯(lián)合，提供各教師的人事信息和人事材料憑證，按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一歸檔、入網(wǎng)，建立完善的教師人事檔案和基本信息資料，實(shí)現(xiàn)建檔信息管理、服務(wù)、綜合開(kāi)發(fā)的人事檔案新體制，充分實(shí)現(xiàn)資源共享、社會(huì)公共管理，使高校教師人事檔案通行全國(guó)。社會(huì)化開(kāi)放式教師人事檔案管理范式，可以減少人才流動(dòng)的環(huán)節(jié)，更有利于人才的合理流動(dòng)，促進(jìn)人才資源在社會(huì)中的合理分配和流動(dòng)，更能確保人事檔案的真實(shí)性和純潔性。

（五）“檔隨人走”管理范式

隨著高校人事制度改革的深化，聘用制已經(jīng)成為人事管理重要方式。因此，高校流動(dòng)人員不斷增加，對(duì)流動(dòng)人員實(shí)行“檔隨人走”的管理范式顯得尤為重要。該管理范式保持了高校人事檔案的便捷性、完整性、真實(shí)性、安全性，不僅能集中反映一個(gè)教師的綜合情況和現(xiàn)狀，更便于其他有關(guān)組織和人事部門(mén)及時(shí)、全面地了解、考察、培養(yǎng)、使用人才?！皺n隨人走”的管理范式可以有效防止“人檔分離”現(xiàn)象的發(fā)生，使人事管理與檔案管理保持同步，達(dá)到人事管理與檔案管理相一致的目的。

（六）檔案代理管理范式

人事代理是伴隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展客觀需要應(yīng)運(yùn)而生的新型的人事管理方式，是實(shí)現(xiàn)人才合理流動(dòng)、充分服務(wù)社會(huì)的手段，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的人事管理社會(huì)化的基本形式。高校教師人事檔案代理管理范式是指高校教師人事檔案存放于經(jīng)政府人事部門(mén)批準(zhǔn)的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)，在其服務(wù)項(xiàng)目范圍內(nèi)接受高校委托，為高校提供有關(guān)人事服務(wù)的管理范式，具有法治化、系統(tǒng)化、專業(yè)化的特征。人事檔案代理法治化，是指高校和人事代理單位之間以合同的方式進(jìn)行約束，雙方都有明確的權(quán)利與義務(wù)。人事檔案代理系統(tǒng)化，是指人事代理單位或機(jī)構(gòu)的代理業(yè)務(wù)要廣泛和細(xì)致，不僅有宏觀的人事規(guī)劃，還要具體到微觀的人事管理業(yè)務(wù)。人事檔案代理專業(yè)化，是指人事代理機(jī)構(gòu)或代理單位要具有較強(qiáng)和較專業(yè)的人事代理業(yè)務(wù)能力，存放檔案的專業(yè)技術(shù)設(shè)備與設(shè)施，同時(shí)還要具有一定高專業(yè)水準(zhǔn)的服務(wù)。目前，很多高校對(duì)編外人員或聘用人員的人事檔案歸人才交流中心保管，實(shí)行人事代理管理范式。即由有關(guān)人事檔案代管機(jī)構(gòu)或單位來(lái)管理其人事檔案，在其解聘后或毀約后可以人走檔走，也可以繼續(xù)保留其人事檔案由人事檔案代管機(jī)構(gòu)或單位來(lái)管理，從而有效地克服人檔分離的現(xiàn)象和“死檔”的產(chǎn)生，以保持教師人事檔案材料的連續(xù)性和完整性，達(dá)到人力資源統(tǒng)一管理的目標(biāo)。

[1]王岐興，張陸.科學(xué)分類與科學(xué)管理:對(duì)高校系級(jí)教學(xué)檔案管理的再認(rèn)識(shí)[J].重慶工學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，2007（2）.

[2]陳小紅.高校人事檔案管理的規(guī)范化探究[J].重慶三峽學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（5）.

[3]梅紅鷹.高校教師人事檔案管理改革思考[J].三峽大學(xué)學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版），2007（2）.

[4]唐麗.本科教學(xué)評(píng)估背景下檔案管理的思考[J].重慶三峽學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（2）.

[5]沈牡丹，張?jiān)茲?新時(shí)期高校學(xué)生人事檔案管理探析[J].三峽大學(xué)學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版），2010（S1）.

[6]張黎，劉藝.信息化環(huán)境下高校院系級(jí)教學(xué)檔案管理對(duì)策探討[J].重慶交通學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2006（4）.

[7]翟紅.論高校檔案信息化建設(shè)[J].重慶工商大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2004（3）.

（責(zé)任編輯：朱 丹）

A Paradigm Study of University Teachers Personnel Files Management under Information-Modernization

CHEN Xiao-hong
（Chongqing Three Gorges University, Wanzhou, Chongqing 404100）

University teachers personnel files management paradigm is a necessity for improvement of the status of university teachers personnel files management, for accuracy and completeness of personnel information,for enhancing efficiency of university teachers personnel files management and the file manager service level. This article, based on the management methods of university teachers personnel files, analyzes and elaborates the management paradigm of university teachers personnel files.

university teachers；personnel files；management paradigm

G270.7

A

1009-8135（2011）04-0143-03

2011-05-22

陳小紅（1967-），女，重慶萬(wàn)州人，重慶三峽學(xué)院人事處館員，主要從事人事檔案管理研究。