線路案事件自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)研究

馬 克，文廣義

(鐵道警官高等?？茖W(xué)校偵查系，河南鄭州450053;鄭州鐵路公安局治安處，河南鄭州450003)

近年來(lái)，根據(jù)線路治安管理工作需要，我們更新工作思路，運(yùn)用Excel設(shè)計(jì)出了一套線路案事件統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)(本文重點(diǎn)介紹線路案事件統(tǒng)計(jì)分析部分)。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的實(shí)際應(yīng)用，我們覺得該技術(shù)簡(jiǎn)單易用(設(shè)計(jì)制作無(wú)需專業(yè)電腦知識(shí))，受客觀物質(zhì)條件限制少，易于開展，實(shí)用效果好?，F(xiàn)以鄭州鐵路公安局為例，把設(shè)計(jì)該系統(tǒng)的意義、系統(tǒng)的主要結(jié)構(gòu)、功能、使用步驟和應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題予以簡(jiǎn)單介紹。

一、建立線路自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)的意義

(一)滿足治安管理日益精細(xì)化、科學(xué)化需要

管理科學(xué)化程度越高，決策需要的信息量就越大(信息面要寬、層次要深、準(zhǔn)確性要高)，量化工作比重也越大，需要處理的數(shù)據(jù)也就越復(fù)雜，而且速度要求也更快。線路精細(xì)化管理以后，要想及時(shí)掌握各線路整體或者局部治安形勢(shì)的變化、各單位即時(shí)案事件數(shù)據(jù)、作案人員或肇事人呈現(xiàn)的規(guī)律特點(diǎn)和隊(duì)伍勤務(wù)狀況，就要及時(shí)掌握局、兩個(gè)處和56個(gè)所危及行車的各類案、事件發(fā)生的總數(shù)，各處、線、所不同時(shí)間段(如月份)的案事件的發(fā)生數(shù)，各時(shí)期同比、環(huán)比等數(shù)據(jù)。這些常用數(shù)據(jù)多達(dá)數(shù)千個(gè)，數(shù)據(jù)繁雜，邏輯關(guān)系眾多，人工理清頭緒十分繁瑣，因此要想對(duì)信息進(jìn)行更全面、更深層次的分析，工作量極大。采用傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計(jì)工作方法效率相對(duì)較低，且容易出錯(cuò)。本系統(tǒng)投入使用后，省去了大量繁瑣的人工匯總、查找和計(jì)算工作，大大提高了治安統(tǒng)計(jì)工作的效率和質(zhì)量，節(jié)省了大量警力。新系統(tǒng)使用后，統(tǒng)計(jì)、查閱、分析月、季、半年、全局以及任何一條線路、各處、所案事件常用數(shù)據(jù)只需幾秒鐘到幾分鐘時(shí)間即可完成，且不存在任何估計(jì)成分，確保了治安數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析工作的快速、精確，進(jìn)而充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)反映工作現(xiàn)狀的晴雨表作用，及時(shí)從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題。統(tǒng)計(jì)分析人員也就可以把更多精力放在全面、深層次分析、研判和制定對(duì)策等環(huán)節(jié)上，更利于決策層有針對(duì)性地及時(shí)調(diào)整工作思路和對(duì)策。

(二)充分利用治安管理統(tǒng)計(jì)工作的重復(fù)性特征，減少大量共性勞動(dòng)

治安統(tǒng)計(jì)工作中，不少工作項(xiàng)目的內(nèi)容具有較大的相似性。比如線路案事件統(tǒng)計(jì)分析是一項(xiàng)不可缺少的常規(guī)性工作。一年中，鄭州鐵路公安局常規(guī)線路案事件數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析有12個(gè)月分析、4個(gè)季度分析、兩個(gè)半年分析和1個(gè)年分析以及其他特殊時(shí)段的分析。這些分析具有許多共性，許多方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)每次都要統(tǒng)計(jì)分析。采用傳統(tǒng)的工作方法，每一個(gè)分析都要進(jìn)行人工計(jì)算同類數(shù)據(jù)，存在許多重復(fù)性工作。使用該系統(tǒng)可一勞永逸，只要平時(shí)把基礎(chǔ)材料準(zhǔn)備好，每次數(shù)據(jù)分析只需簡(jiǎn)單的操作即可完成，避免了大量人工重復(fù)查找、人工重復(fù)計(jì)算等環(huán)節(jié)，減少了大量的共性勞動(dòng)。

(三)圖表化的分析內(nèi)容更加直觀、形象、簡(jiǎn)潔，使用更加方便

當(dāng)數(shù)據(jù)分析結(jié)果信息量大時(shí)，采用文字表述方式往往使報(bào)告篇幅較長(zhǎng)，閱讀理解時(shí)比較麻煩。該系統(tǒng)采用Excel繪圖功能能使數(shù)據(jù)分析報(bào)告簡(jiǎn)潔、直觀、形象，可謂一圖勝千言。使用者閱讀時(shí)一目了然，很快就能明白內(nèi)容，抓住信息主要內(nèi)容，利于決策使用。筆者利用它將2008年以來(lái)獲取的各個(gè)月份的線路路外傷亡、鐵路車輛肇事數(shù)據(jù)創(chuàng)建成折線圖，各事件在一年四季的分布規(guī)律一目了然。

二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、功能及工作步驟

(一)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及主要功能

該系統(tǒng)由電子化信息采集表、信息資料匯總表、數(shù)據(jù)分析處理表和生成分析報(bào)告常規(guī)內(nèi)容表等四部分組成。

1.電子化信息采集表。電子化信息采集表是辦理案事件單位以電子數(shù)據(jù)形式記錄、上報(bào)案事件和工作情況等信息的Excel電子表格。它主要用于信息的記錄和上報(bào)。

為了方便數(shù)據(jù)上報(bào)、匯總和分析，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，分別設(shè)計(jì)出各類案事件的信息采集表。設(shè)計(jì)表格首先要將影響治安工作的案事件等工作事項(xiàng)進(jìn)行分類。比如可將線路案事件分為危及行車安全案件、石擊列車案件、路外傷、車輛肇事四類。再根據(jù)每一類案、事件的特點(diǎn)和要收集掌握的信息要素，設(shè)計(jì)好每一類案事件的Excel采集表格，發(fā)放給具體辦理案事件單位。

設(shè)計(jì)案事件信息采集表是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它是全面、準(zhǔn)確收集信息的保證，更是對(duì)工作進(jìn)行全面、系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)。設(shè)計(jì)采集表格時(shí)，要注意兩個(gè)方面的工作。一是要緊扣治安工作統(tǒng)計(jì)分析的需要和各類案事件的特點(diǎn)進(jìn)行。二是應(yīng)將各類案事件信息分解為一個(gè)個(gè)獨(dú)立的要素，分別填寫在不同的Excel工作表單元格內(nèi)。比如可以將危行案件信息分解為時(shí)間(月、日、時(shí)、發(fā)案時(shí)段)、地點(diǎn)(公安處、派出所、警務(wù)區(qū)、線路、線路區(qū)段、上下行線公里數(shù))、發(fā)生原因、作案人基本情況(姓名、性別、年齡、身份、居住地、居住地與線路間的距離)、作案工具、造成后果、進(jìn)入護(hù)網(wǎng)方式、線路防護(hù)設(shè)施狀況、看護(hù)力量勤務(wù)狀態(tài)等要素，然后將各要素填寫于信息資料采集表對(duì)應(yīng)的獨(dú)立的單元格中。同理可以設(shè)計(jì)出石擊列車、路外傷、車輛肇事信息采集表。

2.信息資料匯總表。主要完成信息資料的匯總和保存。匯總表的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要根據(jù)因工作內(nèi)容來(lái)確定。比如我們根據(jù)分析需要設(shè)計(jì)的線路案事件匯總表主要由今年路外傷、今年車輛肇事、今年五類危行、今年石擊列車、去年路外傷、去年車輛肇事、去年五類危行、去年石擊列車8個(gè)工作表組成。匯總信息時(shí)，各類案事件應(yīng)分門別類地匯入各自不同表格中。注意:為了操作方便，匯總表格內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和對(duì)應(yīng)的信息采集表要盡可能統(tǒng)一。信息資料匯總表內(nèi)的內(nèi)容要按照時(shí)間順序進(jìn)行填寫，同時(shí)固定某一時(shí)間段所在Excel工作表的行區(qū)域，以便簡(jiǎn)化表格設(shè)計(jì)工作和方便選用分析材料的范圍。

3.數(shù)據(jù)自動(dòng)分析表。數(shù)據(jù)自動(dòng)分析表是對(duì)信息資料匯總表里的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)處理的Excel工作表，這是整個(gè)系統(tǒng)的核心。它是在特定單元格中預(yù)先設(shè)置好相應(yīng)公式和函數(shù)的Excel表。它對(duì)信息資料匯總表里的信息要素進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算處理并給出數(shù)據(jù)結(jié)果。比如我們?cè)O(shè)計(jì)線路案事件統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)中的自動(dòng)分析表可以直接給出以下數(shù)據(jù):局、兩個(gè)公安處、56個(gè)派出所、14條線路、4種線路發(fā)生案事件、各類案事件的絕對(duì)數(shù)及其所占總數(shù)的比例，以及同比、環(huán)比等數(shù)千個(gè)數(shù)據(jù)。處理這些數(shù)據(jù)的主要函數(shù)和公式有COUNTIF、SUMPRODUCT條件統(tǒng)計(jì)函數(shù)、IF、SUM以及加減乘除公式等。

4.生成分析報(bào)告常規(guī)內(nèi)容表。該表通過(guò)引用數(shù)據(jù)自動(dòng)分析表給出的數(shù)據(jù)結(jié)果或直接使用公式(或函數(shù))對(duì)匯總表相關(guān)信息內(nèi)容的分析結(jié)果，建立源數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成以圖表為主的圖文并茂的報(bào)告。它的主要作用是自動(dòng)生成分析報(bào)告中的常規(guī)性內(nèi)容，其中的數(shù)據(jù)內(nèi)容能夠隨著原始材料內(nèi)容的變化而不斷自動(dòng)更新。此表的設(shè)計(jì)建立主要分為三步: (1)撰寫自動(dòng)分析常規(guī)內(nèi)容。(2)在Excel工作表的單元格中填入常規(guī)內(nèi)容，注意連續(xù)的文字表述盡可能放到同一個(gè)單元格中。在需引用數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)或者使用公式(函數(shù))計(jì)算數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)單獨(dú)使用單元格(防止邏輯中不存在的數(shù)據(jù)出現(xiàn))。(3)采用文本鏈接技術(shù)將第二步單元格的內(nèi)容盡可能匯總到較少的單元格中，以便于文字報(bào)告的生成和整理。(4)對(duì)重要數(shù)據(jù)關(guān)系，建立直觀、生動(dòng)形象的圖表。通過(guò)引用技術(shù)建立數(shù)據(jù)源，選用不同種類的圖表顯示一些重要數(shù)據(jù)關(guān)系，并將圖表置于文字分析報(bào)告之中。在Excel表的單元格中自動(dòng)生成分析報(bào)告主要應(yīng)用Excel引用、文本合并和創(chuàng)建圖表及圖形技術(shù)。

(二)系統(tǒng)工作步驟

1.組織案事件辦理單位填寫信息采集表，收集案事件情況信息。案事件辦理完畢后，各單位按照要求及時(shí)填寫、上報(bào)。不具備條件的，也可以以電子郵件的形式上報(bào)，上級(jí)部門再進(jìn)行簡(jiǎn)單匯總分析(單機(jī)版)。具備相應(yīng)軟硬件條件的，可一步到位，在網(wǎng)上直接填寫上報(bào)，系統(tǒng)自動(dòng)匯總并進(jìn)行分析(網(wǎng)絡(luò)版，本文不再討論)。

2.匯總各類信息，規(guī)范信息資料匯總表內(nèi)容表述。針對(duì)電子郵件上報(bào)，可以建立一組專門固定的對(duì)應(yīng)信息表和數(shù)據(jù)合計(jì)總表，每次收集匯總都采用同一組統(tǒng)一表格匯總。比如我們可以建立這樣一組表格收集匯總鄭州、洛陽(yáng)兩處報(bào)表。建立鄭州表、洛陽(yáng)表兩個(gè)Excel表格，通過(guò)利用引用技術(shù)把鄭州表和洛陽(yáng)表的數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總到信息資料匯總表中。每次收集到兩處信息采集表時(shí)，可采用同名替代方式直接保存至鄭州表和洛陽(yáng)表原位置，系統(tǒng)即自動(dòng)匯總。匯總后，根據(jù)需要可將匯總表公式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)值形式另行保存。

3.備份系統(tǒng)工作簿，選擇分析材料范圍。對(duì)“2”中的信息資料匯總表進(jìn)行備份，根據(jù)需要，整理備份文件中信息資料匯總表信息材料內(nèi)容，刪除非分析時(shí)段信息資料或其他非分析材料，保留分析所需信息資料。例如我們要分析5月5日到10月11日焦柳線案事件發(fā)生情況，刪除焦柳線以外線路和5月5日到10月11日時(shí)段以外焦柳線案事件資料，把符合時(shí)段和線路條件的資料保存下來(lái)。系統(tǒng)將根據(jù)資料進(jìn)行自動(dòng)分析，然后給出所需要的數(shù)據(jù)和常規(guī)性文字分析報(bào)告。

4.轉(zhuǎn)換分析報(bào)告文件形式，深化完善分析報(bào)告內(nèi)容。由于Excel技術(shù)偏重于數(shù)據(jù)處理和分析功能，常規(guī)內(nèi)容表生成的文字報(bào)告無(wú)論形式還是內(nèi)容都需要完善。

我們可以先將自動(dòng)分析表的內(nèi)容復(fù)制粘貼到Word文本中，采用轉(zhuǎn)換技術(shù)將表格形式轉(zhuǎn)化為文本形式，然后進(jìn)行文字編輯。

當(dāng)然，一份全面、有針對(duì)性的深度分析報(bào)告，還需根據(jù)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出的規(guī)律、特點(diǎn)展開進(jìn)一步具體分析，從而找出存在的問(wèn)題和原因，并制定相應(yīng)的對(duì)策。

三、設(shè)計(jì)和使用系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

(一)堅(jiān)定信心，積極主動(dòng)開展工作

Excel技術(shù)是微軟公司為處理數(shù)據(jù)而推出的一種軟件，它集表格運(yùn)算、數(shù)據(jù)庫(kù)、繪圖三大功能于一身，功能十分強(qiáng)大。該軟件的出現(xiàn)，使許多復(fù)雜的計(jì)算工作不需要用戶運(yùn)用專業(yè)電腦知識(shí)編制專門程序即可完成。工作中不少人對(duì)學(xué)習(xí)、掌握Excel技術(shù)難度存在很大誤解，因恐懼Excel技術(shù)的難度，根本不去嘗試。其實(shí)Excel技術(shù)非常易于學(xué)習(xí)，具備一定文化水平的辦公人員都能很快很容易掌握它，這也是它被廣泛運(yùn)用的重要原因之一。因此，只要肯下工夫，你很快就能成為高手，從而大大提高統(tǒng)計(jì)分析工作效率。

(二)明確設(shè)計(jì)分析系統(tǒng)的具體目的

目的越明確、越具體，設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)工作的針對(duì)性就會(huì)越強(qiáng)，考慮問(wèn)題也會(huì)越全面，治安分析工作也越方便，設(shè)計(jì)工作就會(huì)少走彎路和回頭路。比如在設(shè)計(jì)線路案事件自動(dòng)分析系統(tǒng)時(shí)，設(shè)計(jì)初期具體目的若不夠明確，設(shè)計(jì)信息采集表時(shí)內(nèi)容可能不全面，導(dǎo)致一些反映線路治安狀況的因素未被采集，后面就無(wú)法進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的分析。目的不明確也能導(dǎo)致信息資料匯總表的結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理表設(shè)計(jì)工作出現(xiàn)較多困難。這樣就會(huì)不斷走回頭路，推倒重來(lái)，從而浪費(fèi)了大量的人力，大大影響了整個(gè)工作的進(jìn)程。

(三)需要著重解決的相關(guān)技術(shù)問(wèn)題

1.在設(shè)計(jì)信息采集表時(shí)，信息內(nèi)容要全面，信息內(nèi)容表述要規(guī)范統(tǒng)一。為滿足下一步自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析需要，收集信息時(shí)，用詞要統(tǒng)一、規(guī)范。采集表格中內(nèi)容要統(tǒng)一用詞(數(shù)據(jù)→有效性→序列功能可完成)，以備填表人選擇填寫，確保用詞統(tǒng)一。2.在設(shè)計(jì)自動(dòng)分析表時(shí)，比率(如百分比)分母可能出現(xiàn)零的數(shù)據(jù)必需單獨(dú)占用一個(gè)單元格，否則一旦出現(xiàn)分母出現(xiàn)零的數(shù)據(jù)時(shí)，單元格將無(wú)法顯示所需內(nèi)容。3.為了使用方便，同一個(gè)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的4個(gè)表格最好建立在同一個(gè)工作簿中。如果建在不同的硬盤或者文件夾中，設(shè)計(jì)制作系統(tǒng)時(shí)，填寫公式較為繁瑣，尤其是不利于表格維護(hù)和移動(dòng)使用。