電子檔案與紙質(zhì)檔案并存之探討

盧湘

（天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué) 天津 300222）

電子檔案與紙質(zhì)檔案并存之探討

盧湘

（天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué) 天津 300222）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案信息的管理無(wú)論內(nèi)容還是方法都發(fā)生了深刻的變化。本文分析了電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，闡述了電子檔案與紙質(zhì)檔案因各自優(yōu)勢(shì)而并存和發(fā)展的必要性，并提出在新形勢(shì)下更好地發(fā)揮兩者各自的優(yōu)勢(shì)。

電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中直接形成并被有意識(shí)地保存下來(lái)的物質(zhì)與精神文化財(cái)富。長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)文件作為檔案的主要載體被保存、利用。當(dāng)今，隨著辦公自動(dòng)化和電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，形成了與紙質(zhì)檔案共存互動(dòng)的局面。探索電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理，對(duì)建立與發(fā)展檔案信息網(wǎng)絡(luò)信息共享、充分利用檔案信息資源有著重大意義。電子檔案在存儲(chǔ)、輸出、處理等方面具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)越性；而紙質(zhì)檔案的耐用性和安全性決定了其存在的價(jià)值。這兩類檔案有著各自的特點(diǎn)，它們將共同存在、共同發(fā)展。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

（一）電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來(lái)的，電子文件的歸宿是電子檔案，所以，電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。電子文件可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記、分類及原文掃描；電子文件為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，但它難以保證文件的原始性、真實(shí)性和憑據(jù)性。電子文件存儲(chǔ)密度高、容量大、體積小，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時(shí)間、任意地點(diǎn)進(jìn)行查閱。

電子檔案可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)共享、利用檔案信息。電子檔案信息存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放。電子檔案可以利用檔案管理系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、修改、刪除，數(shù)據(jù)管理，整理編目，檢索查詢，安全保密，原文檢索等工作。

電子檔案利用快捷方便，然而也帶來(lái)了一些新問(wèn)題：電子檔案的信息易于更改、不留痕跡；易于復(fù)制、傳輸；易出錯(cuò)、消失；電子檔案必須借助計(jì)算機(jī)才能閱讀，比較容易被病毒感染。

（二）紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案的載體是能看得見(jiàn)、摸得著的物質(zhì)，具有原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)，是電子檔案所無(wú)法比擬的。紙質(zhì)檔案一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者便永遠(yuǎn)結(jié)合在一起。由于紙質(zhì)檔案保留了手寫原稿,因此有證可依，可信度高，被篡改可能性小。比電子檔案穩(wěn)定性高，安全性高，不用擔(dān)心中病毒。

在進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的今天，紙質(zhì)檔案的時(shí)間性、靈活性不能滿足具體工作的要求，檔案信息共享程度低、信息處理的廣度和深度也往往達(dá)不到需求，且存放需要的空間較大，加之受空氣、陽(yáng)光、溫度、濕度的影響，紙質(zhì)檔案對(duì)于保存環(huán)境的要求較高，同時(shí)需要做好防火、防盜等工作。

電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必要性

所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，就是指在同一個(gè)檔案館（室）內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案，就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，歸檔文件必須存定稿原件，而紙質(zhì)文件是唯一具有原始性、真實(shí)性的文稿，必須歸檔。而電子檔案的原始性和合法性不易確認(rèn)，因?yàn)殡娮訖n案中的信息是可以流動(dòng)的，人們可以不留痕跡地對(duì)電子文件中的信息進(jìn)行修改、復(fù)制甚至刪除。而紙質(zhì)文件一旦歸檔，再進(jìn)行任何修改或篡改都會(huì)留下明顯痕跡，因此，目前法律界把紙質(zhì)文件認(rèn)定為最佳證據(jù)，有著電子文件不能取代的法律憑證作用。紙質(zhì)文件歸檔要求兩份定稿、一份底稿一并歸檔，文書處理程序一旦結(jié)束便可直接歸檔。在提供利用時(shí)，不需要依靠任何其他設(shè)備，便可實(shí)現(xiàn)調(diào)卷、查閱功能，而電子檔案則必須借助計(jì)算機(jī)才可以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)還要做好相關(guān)軟件的管理。

如今，電子文件已經(jīng)實(shí)現(xiàn)從文件的起草、審核、簽批到文件的流轉(zhuǎn)、傳遞、發(fā)送的全過(guò)程，有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢(shì)。但是，由于電子文件在證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在著一些問(wèn)題，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和完善，已形成一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法，所以，紙質(zhì)檔案的存在是十分必要的。雖然電子檔案在向社會(huì)提供服務(wù)中與紙質(zhì)檔案相比具有明顯優(yōu)勢(shì)，但并不說(shuō)明電子檔案可以取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案具有自身的優(yōu)勢(shì)，仍具有繼續(xù)存在和發(fā)展的生命力。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)

從檔案信息存儲(chǔ)上看，電子檔案大于紙質(zhì)檔案。電子檔案有信息存儲(chǔ)的密度大、容量大、體積小的特點(diǎn)，大大節(jié)省了庫(kù)房存儲(chǔ)空間，解決了檔案保管與存儲(chǔ)空間的矛盾。

從檔案信息處理上看，電子檔案快于紙質(zhì)檔案。電子檔案信息可以直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、整理等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間，大大提高了電子文件從形成檔案到為用戶提供服務(wù)的速度。

從檔案信息服務(wù)上看，電子檔案優(yōu)于紙質(zhì)檔案。電子檔案可操作性比較強(qiáng)，使用者通過(guò)對(duì)電子檔案的分類、統(tǒng)計(jì)、匯總，可選定所需檔案并打印出來(lái)，還可對(duì)電子檔案進(jìn)行拷貝復(fù)制。紙質(zhì)檔案無(wú)法像電子檔案那樣不受限制地打印，只能復(fù)印，其效果難以和打印相比。

從檔案信息利用上看，電子檔案高于紙質(zhì)檔案。網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，快捷、迅速地檢索、提供已成為檔案服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)。電子檔案還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能。用戶不需要到檔案館（室），在任何地方的聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上都可以利用檔案館（室）開(kāi)放的檔案，提高了利用率，方便了用戶。而紙質(zhì)檔案的利用，用戶需親自到檔案館（室）查找、閱讀，無(wú)論從方便程度，還是從使用效果上看，都不及電子檔案。

從檔案的真實(shí)性來(lái)看，紙質(zhì)檔案優(yōu)于電子檔案。紙質(zhì)檔案具有原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)，這是電子檔案無(wú)法比擬的。檔案的基本屬性是 “原始記錄性”。紙質(zhì)檔案體現(xiàn)著具體責(zé)任人的意志，是唯一具有原始性、真實(shí)性的文稿，必須歸檔。而電子檔案在形成和使用過(guò)程中，如果不采取控制措施，極易不留痕跡地改動(dòng)檔案信息，檔案的真實(shí)性得不到確認(rèn)。

從檔案的憑證作用來(lái)看，紙質(zhì)檔案有著電子檔案不能取代的法律憑證作用。紙質(zhì)檔案一旦完成，再進(jìn)行任何修改或篡改，都會(huì)留下明顯痕跡。因此，目前法律界把紙質(zhì)檔案認(rèn)定為最佳證據(jù)。當(dāng)人們需要獲得法律援助時(shí)，除了在網(wǎng)上搜尋有利的信息外，還要索取不易被篡改的檔案實(shí)體原件作為原始憑證。這一社會(huì)功能的有效發(fā)揮，非紙質(zhì)檔案莫屬。而電子檔案中的信息是可以流動(dòng)的，它的原始性和合法性不易確認(rèn)，人們對(duì)電子檔案中的信息可以隨意進(jìn)行修改、復(fù)制甚至刪除，而且不留痕跡。電子檔案這種易變的特點(diǎn)，使檔案的法律憑證作用得不到保證。

從檔案的耐久性來(lái)看，紙質(zhì)檔案強(qiáng)于電子檔案。紙質(zhì)檔案安全性和耐久性的特點(diǎn)決定了紙質(zhì)檔案將永遠(yuǎn)是歸檔的載體。紙質(zhì)文件手寫底稿的歸檔要求必須使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫；定稿要求必須是經(jīng)過(guò)一體化油印機(jī)印制而成。以上字跡材料均符合永久保存的載體要求。只要做好檔案的保護(hù)，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。而電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的物理壽命（保證存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)不丟失的時(shí)間）遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙張，磁性載體的氧化和變質(zhì)、磁場(chǎng)的影響很容易破壞磁介質(zhì)上存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，直接影響信息再現(xiàn)。據(jù)測(cè)試，機(jī)讀磁帶、唱片、硬盤的壽命僅幾十年，其中磁帶至多 20年，壽命最長(zhǎng)的是CD－ROM，但也只有30年左右。要想延長(zhǎng)數(shù)字化信息的保存期限，只有不斷地重新復(fù)制。可見(jiàn)，無(wú)論是耐久性還是安全性，紙質(zhì)檔案都是電子檔案無(wú)法取代的。

從檔案的珍藏價(jià)值來(lái)看，紙質(zhì)檔案以其豐富的歷史檔案和珍藏的孤本原件可供有關(guān)社會(huì)人士觀賞，充分發(fā)揮檔案珍品的社會(huì)價(jià)值。盡管憑借計(jì)算機(jī)從網(wǎng)絡(luò)上也可以搜尋、閱讀多媒體珍品信息，但從觀賞、品味的角度來(lái)講，人們更看重珍品的實(shí)體原件。在人民生活水平、文化素養(yǎng)不斷提高的現(xiàn)在和將來(lái)，這一社會(huì)需求將日益突現(xiàn)。

從檔案的獨(dú)立性來(lái)看，紙質(zhì)檔案的單一屬性使它在歸檔、使用過(guò)程中具有較強(qiáng)的相對(duì)獨(dú)立性。紙質(zhì)檔案歸檔要求兩份定稿、一份底稿（含發(fā)文稿紙）一并歸檔。在提供利用時(shí)，不需要依靠任何其他設(shè)備便可實(shí)現(xiàn)調(diào)卷、查閱功能。電子檔案對(duì)軟、硬件具有依賴性，它的制作、處理及歸檔后的管理都必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。

在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前及以后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充、長(zhǎng)期并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)勢(shì)。這樣，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成、相得益彰，為社會(huì)大眾提供豐富多彩的檔案服務(wù)發(fā)揮各自的作用。

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G717

A

1672-5727（2011）S0-0133-02

盧湘（1955—），天津市人，天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué)副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理。