高校文書立卷工作創(chuàng)新路徑研究

汪幼琴

（浙江海洋學(xué)院辦公室，浙江舟山 316000）

高校文書立卷工作創(chuàng)新路徑研究

汪幼琴

（浙江海洋學(xué)院辦公室，浙江舟山 316000）

文書立卷是文書處理工作和檔案工作的橋梁，是高校一項(xiàng)重要的日常工作。隨著信息化時代的到來，高校文書立卷工作既有傳統(tǒng)的機(jī)械手工操作模式，又呈現(xiàn)出電子化、數(shù)字信息化的趨勢，同時鑒于當(dāng)前文書立卷工作受重視程度不夠、立卷歸檔不規(guī)范、分工不明確、文書隊伍素質(zhì)參差不齊等諸多問題，提出重視文書工作、健全和完善文書立卷制度、加強(qiáng)文書隊伍建設(shè)等對策。

高校；文書立卷；路徑；對策

高等教育事業(yè)經(jīng)過多年的實(shí)踐，取得了令人矚目的成績，同時隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展并廣泛應(yīng)用，高校文書立卷工作呈現(xiàn)出新的動向和特點(diǎn)，也面臨了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在此背景下，如何創(chuàng)新文書立卷工作，充分發(fā)揮自身功能和效益，以便更好地為高校教學(xué)科研服務(wù)，是每一位文書工作者值得認(rèn)真研究和思考，并在實(shí)踐中努力探索的新課題。

一、高校文書立卷工作的地位和作用

文書立卷改革是近年來，特別是國家檔案局發(fā)布行業(yè)性推薦標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》前后，檔案理論界與實(shí)際部門爭論最多、爭議最大的焦點(diǎn)之一。[1]一般而言，筆者以為文書工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，是高校行政辦公室一項(xiàng)重要的日常工作,而文書材料的立卷歸檔又是高校行政辦公室文書處理的重要組成部分,文書檔案管理水平的高低體現(xiàn)了一所高校檔案管理水平的高低。

文書立卷是文書處理和檔案管理的橋梁，文書立卷歸檔,既是文書處理工作的終點(diǎn),也是檔案工作的起點(diǎn)，對檔案的開發(fā)利用起著至關(guān)重要的作用，并直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量。高校文書立卷起著查考信息和積累檔案財富的作用，只有做好文書立卷工作，才能發(fā)揮文書最大限度地服務(wù)于高校各部門和學(xué)院、服務(wù)于師生和社會的功能，同時，文書立卷工作的質(zhì)量也會直接影響學(xué)校的工作效率和職能的發(fā)揮。因此，做好文書立卷工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的前提條件，在高校具有不可或缺的作用。

二、當(dāng)前高校文書立卷工作存在的問題

一般意義上講，文書立卷是指在文書辦理過程中，在文件處理完畢后，將那些具有參考和憑證價值的文件按照規(guī)定進(jìn)行文件分類、組合成案卷、案卷編目的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。經(jīng)過多年的實(shí)踐，高校的文書立卷工作進(jìn)步迅速并取得了不少成績，但我們依然需要正視文書立卷工作所存在的問題。

（一）高校文書立卷工作作為高校文書檔案工作的重要一環(huán)，一直被邊緣化或受重視程度不夠，這主要是由文書檔案工作本身性質(zhì)決定的，由于文書立卷工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，很難產(chǎn)生明顯直接的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而導(dǎo)致高校領(lǐng)導(dǎo)和教職工對該工作重視程度不夠，無法從根本上認(rèn)識文書立卷工作的重要性，加之文書檔案工作在學(xué)校整個工作位置不夠明顯，作用不甚突顯，因此，無法真正列入高校的議事日程之中。另外，經(jīng)費(fèi)不足進(jìn)而影響文書立卷工作的順利開展，也是當(dāng)前檔案工作的一個普遍存在的現(xiàn)象。

（二）當(dāng)前，不少高校文書立卷的操作仍然相對單一落后，沒有真正運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)，進(jìn)而導(dǎo)致信息化程度不夠。在文書立卷管理過程中，部分高校仍使用手工編制目錄的原始方法，同時，因?yàn)椴糠治臅鴻n案管理人員能力和高校檔案條件有限等諸多因素，導(dǎo)致高校文書立卷工作效率不高，對文書立卷的管理和培訓(xùn)力度不夠，從而影響到下一步檔案工作的開發(fā)和利用。

（三）文書隊伍素質(zhì)和水平的低下是影響高校文書立卷工作的一個重要因素。目前，高校文書隊伍不夠健全，業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)依舊偏低，工作效率不高，同時，專業(yè)從事文書立卷工作的人員和編制普遍缺少，而基層單位的管理人員大多數(shù)又是兼職的，甚至有些工作人員根本沒有系統(tǒng)接受過文書檔案專業(yè)教育和培訓(xùn)，因此造成對文書立卷和檔案管理業(yè)務(wù)不夠熟練，進(jìn)而影響到文書立卷的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等一系列過程的正常運(yùn)作和時間節(jié)點(diǎn)的銜接，因?yàn)闊o法做到規(guī)范操作，故無法保證文書檔案符合相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和要求。

三、創(chuàng)新高校文書立卷工作的路徑

（一）提高對文書立卷工作的重視

做好文書部門立卷工作，離不開上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與支持。[2]高校對文書立卷工作的關(guān)注和重視是切實(shí)做好該項(xiàng)工作的有利保障，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和廣大教職工認(rèn)同是做好文書立卷工作的前提。因此，對文書檔案部門來說，首先，必須解放思想，更新觀念，通過經(jīng)常向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作的開展情況，認(rèn)真做好文書檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供文書檔案利用信息，促使領(lǐng)導(dǎo)改變對文書立卷工作的看法，逐漸認(rèn)識到文書檔案工作在學(xué)校工作的重要性，從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的文書檔案意識。其次，文書工作人員需切實(shí)注重提高自我、完善自我，熱愛并努力做好本職工作，忠于職守，充分發(fā)揮主觀能動性，做出業(yè)績，干出水平，以期讓領(lǐng)導(dǎo)和教職工認(rèn)可和滿意，更好地為本單位的發(fā)展服務(wù)，進(jìn)而取得自身的長足發(fā)展。

（二）利用和把握各種契機(jī)深化高校文書立卷改革，不斷健全和完善高校文書立卷制度，努力實(shí)現(xiàn)文書工作的科學(xué)化和信息化

首先在當(dāng)前形勢下，必須深化高校文書立卷改革，努力轉(zhuǎn)換思維方式和行為方式，改變過去那種鮮為人知的被動局面，要努力在學(xué)校的教學(xué)、管理和科研中充分發(fā)揮自身的職能優(yōu)勢。同時，應(yīng)該利用和把握一切可能的契機(jī)，如上級檢查或各類評估來改進(jìn)文書立卷工作，或利用校報、信息簡報、知識競賽等多種形式強(qiáng)化文書意識，加強(qiáng)對文書立卷的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文書立卷工作水平，擴(kuò)大文書工作的影響，使文書工作得到進(jìn)一步發(fā)展和提高。其次，掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)，利用現(xiàn)代化技術(shù)做好文書立卷工作。實(shí)施文書立卷管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路，對于從事文書立卷的工作人員來說，不但要有高度的工作責(zé)任感、還要學(xué)習(xí)利用現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行文書立卷的操作，切實(shí)掌握和運(yùn)用電子計算機(jī)技術(shù)在文書立卷中的運(yùn)用，在文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等諸多環(huán)節(jié)處理過程中要做到與辦公自動化相協(xié)調(diào)。應(yīng)該說，文書管理信息化、數(shù)字化的趨勢是信息社會對文書工作的必然要求，也是文書工作者所要努力的方向。因此，文書工作人員要針對本崗位工作，認(rèn)真學(xué)會運(yùn)用該技術(shù)，大力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，力求使自己成為復(fù)合型文書管理人才。

（三）加強(qiáng)文書立卷工作的隊伍建設(shè)，優(yōu)化文書工作的人力資源，不斷提升其業(yè)務(wù)和管理水平，從而適應(yīng)文書立卷工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化

文書隊伍自身素質(zhì)的高低直接影響著文書工作的質(zhì)量和水平，而一個穩(wěn)定、和諧的文書管理團(tuán)隊是當(dāng)前做好高校文書立卷工作的前提條件和重要保障。

1.高校文書工作者需要努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平，利用各種渠道提高專業(yè)素養(yǎng)，從而做到能與時代和高教改革等各方面相適應(yīng)，而首當(dāng)其沖的是文書工作人員要樹立良好的職業(yè)道德，要充分認(rèn)識和理解文書工作在高校工作中的地位、作用及重要意義，切實(shí)履行自己的職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)，要珍惜文書和檔案，尊重歷史，求準(zhǔn)求實(shí)，保持文書檔案資料的完整齊全。另外，高校文書工作人員在文書立卷處理過程中必須認(rèn)真嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密工作的法律法規(guī)和要求，努力確保文書檔案的政治安全，充分考慮文書檔案的利用問題，練就嫻熟精湛的服務(wù)技能和本領(lǐng)，以熱情的態(tài)度、過硬的技術(shù)，切實(shí)為學(xué)校做好各項(xiàng)服務(wù)工作。

2.切實(shí)重視文書檔案的硬件建設(shè)和投入，不斷改善硬件環(huán)境，努力提高文書工作人員的業(yè)務(wù)技能。實(shí)踐表明，只有在不斷增加和改善現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，高校的文書人員才能通過運(yùn)用這些設(shè)備和技術(shù)，提高文書立卷的管理水平和工作效率，進(jìn)而提高文書的質(zhì)量。

3.加強(qiáng)文書隊伍建設(shè)，提高文書工作者的整體素質(zhì)，對文書工作者實(shí)行“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的教育管理模式，一方面通過其自身的學(xué)習(xí)和組織各種專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高文書工作人員的素質(zhì)，另一方面通過這種模式的訓(xùn)練后逐步形成可持續(xù)終身教育體制，從而力求文書人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高自我。學(xué)習(xí)獲取知識和掌握最新前沿技術(shù)是提高素質(zhì)的根本途徑，文書工作者除了要在工作實(shí)踐中一邊工作一邊學(xué)習(xí)提高外，還必須要有計劃、有目的地提高，為此，分期分批地培訓(xùn)人員，使其業(yè)務(wù)水平、知識結(jié)構(gòu)和觀念能適應(yīng)飛速發(fā)展的數(shù)字化信息資源的開發(fā)利用的要求。與此同時，加快引進(jìn)高素質(zhì)人才，把能及時掌握最新科技手段、方法、富有創(chuàng)新精神的人才充實(shí)到文書隊伍中來。另外，高校要對文書工作人員建立相關(guān)的學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，將文書業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績納入業(yè)績考核之中，從而促使文書工作人員的學(xué)習(xí)常態(tài)化和經(jīng)常化。

4.多方面、多渠道地加大高校文書檔案部門間、相關(guān)區(qū)域間的交流力度，通過經(jīng)常了解和學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)增強(qiáng)文書管理部門和文書人員利用和掌握信息資源的能力，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新思維，促進(jìn)文書立卷工作緊隨時代的步伐。

5.建立相關(guān)激勵機(jī)制，穩(wěn)定文書隊伍的人心。例如，高校在工資晉升、職務(wù)升遷、評選先進(jìn)時，應(yīng)充分考慮其從事文書工作年限、工作態(tài)度和工作水平；同時，重視部分兼職檔案員的相關(guān)待遇問題，落實(shí)有關(guān)政策，保障其相關(guān)權(quán)益，切實(shí)提高他們的積極性，從而提高文書工作的效率和質(zhì)量。

文書立卷改革是新時期我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。[3]總之，在新時期，高校文書工作者要堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊跟時代的步伐，進(jìn)一步解放思想，開拓創(chuàng)新，努力提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)做好文書立卷工作，從而更好地為高校其他各項(xiàng)工作服務(wù)。

[1]紀(jì)世友，趙蘭明，侯榮菊，等.高校文書立卷改革初探[J].北京大學(xué)教育評論，2005(?？?:88-88.

[2]李素華.高校文書立卷工作研究[J].中國高教研究，2002（4）：72-72.

[3]顧成昕.高校文書檔案立卷改革的實(shí)踐與思考[J].蘭臺世界，2005(12)：7.

Abstract:Document filing,a bridge between document processing and archive work,plays an important role in college routine office work.In the information era,there emerges the electronic and digital operation tendency in document filing in addition to the traditional mechanic hand-made mode,and yet there also lie some serious problems such as the lack of necessary attention,the lack of standardization,vague division of work,unleveled clerical quality and so on.It is under this background that the coping strategies are worked out on how to lay emphasis on document filing,improve and perfect the system,and enhance the clerical quality.

Key words:college;document classification;path;strategies

Research on Path and Innovative Strategies for College Documents Filing

WANG You-qin
(President’s Office of Zhejiang Ocean University,Zhoushan 316000,China)

G472.4

A

1008-8318（2011）01-0097-03

2010-11-16

汪幼琴(1963-)，女，浙江普陀人，館員。