高校科研檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究

汪 潔

（上海海洋大學(xué)檔案館，上海 201306）

高校科研檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究

汪 潔

（上海海洋大學(xué)檔案館，上海 201306）

《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布實(shí)施，為高校科研檔案管理提供了重要的制度保障和法規(guī)依據(jù)。為了適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，促進(jìn)高校科研檔案管理水平的提高，在分析當(dāng)前科研檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，完善科研檔案管理制度，開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源等改進(jìn)對(duì)策。

高校；科研檔案；管理；對(duì)策

隨著我國(guó)高校建設(shè)由外延發(fā)展轉(zhuǎn)向內(nèi)涵提升，作為高校重要基礎(chǔ)工作的檔案管理，將在高校管理中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。為了進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)高校檔案工作，促進(jìn)高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展，2008年8月20日，中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部、國(guó)家檔案局第27號(hào)令，以下簡(jiǎn)稱27號(hào)令），并于2008年9月1日起施行。科研檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分。27號(hào)令第十五條中明確規(guī)定了高?？蒲袡n案管理按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào))執(zhí)行[1]。這是新形勢(shì)下高校科研檔案管理工作重要的制度保障和法規(guī)依據(jù)。如何適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，加強(qiáng)科研檔案管理工作，是擺在高?？蒲泄芾砉ぷ髦械闹匾n題。

一、高?？蒲袡n案的內(nèi)涵

高?？蒲袡n案是高校在科研活動(dòng)中形成的、經(jīng)過(guò)科學(xué)整理、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。它反映了高?？蒲谢顒?dòng)的整個(gè)過(guò)程和成果，是高校重要的科技信息資源，對(duì)科學(xué)研究和科技服務(wù)具有重要的憑證和參考作用。

高校科研檔案包括科研管理綜合材料和科研課題（項(xiàng)目）材料?？蒲泄芾砭C合材料主要指科研行政管理、計(jì)劃管理、成果管理、經(jīng)費(fèi)管理等文件材料。一般由高校科研部門負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔?？蒲姓n題（項(xiàng)目）材料主要包括科研準(zhǔn)備階段、研究階段、總結(jié)驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段四個(gè)方面的材料。科研準(zhǔn)備階段材料，主要包括項(xiàng)目的規(guī)劃與準(zhǔn)備材料，開(kāi)題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料，任務(wù)書(shū)、合同或協(xié)議等；研究階段材料，主要包括課題研究的各種原始記錄、數(shù)據(jù)處理材料，設(shè)計(jì)說(shuō)明或圖紙等[2]；總結(jié)驗(yàn)收階段材料，主要包括工作總結(jié)、研究報(bào)告、論文專著、用戶報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鑒定證書(shū)等；成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段材料，主要包括科技獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)、成果應(yīng)用證明，推廣應(yīng)用方案、轉(zhuǎn)讓合同或協(xié)議，用戶反饋意見(jiàn)等。科研課題（項(xiàng)目）檔案實(shí)行由科研課題（項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制。

由于科研檔案不同于文書(shū)檔案，具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)[3]。了解和掌握科研檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，對(duì)高?？蒲袡n案的科學(xué)管理，具有重要的指導(dǎo)意義。

二、高?？蒲袡n案管理中存在的問(wèn)題

（一）科研檔案意識(shí)薄弱

科研檔案管理是科研管理的重要組成部分?？蒲泄芾聿块T應(yīng)將科研檔案工作融入到科研計(jì)劃管理、課題管理和成果管理中，使其成為科研活動(dòng)不可分割的部分。由于部分高校對(duì)科研檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，科研檔案意識(shí)薄弱，在科研管理實(shí)踐中，如科研規(guī)劃、工作計(jì)劃、管理制度、考核獎(jiǎng)懲機(jī)制等的制訂和實(shí)施中，科研檔案工作沒(méi)有真正融入到日?？蒲泄芾砘顒?dòng)中，造成科研檔案工作游離于科研管理之外，科研檔案管理作用不能有效發(fā)揮，影響了高?？蒲泄芾硭降奶岣?。

（二）科研檔案完整性欠缺

科研檔案具有成套性的特點(diǎn)?？蒲袡n案的收集、立卷應(yīng)遵循其形成規(guī)律，保持科研課題（項(xiàng)目）科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等各階段材料的有機(jī)聯(lián)系。高?？蒲姓n題（項(xiàng)目）一般由課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人主持，相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員分工協(xié)作，共同完成。高?？蒲斜旧泶嬖谥环N潛在的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng),一些專業(yè)技術(shù)人員為了個(gè)人榮譽(yù)、個(gè)人利益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保密等,將其在科研工作中的一部分科研資料上交學(xué)院科研部門[4],或私自截留，占為已有，造成部分科研檔案原始材料流失。此外，科研課題（項(xiàng)目）準(zhǔn)備階段、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段的材料，如任務(wù)書(shū)、合同、審批材料等，常常由高校科研部門負(fù)責(zé)操辦，相應(yīng)的原件材料留在科研部門，由于科研課題（項(xiàng)目）的完成需要一定的時(shí)間周期，而科研部門人員因變動(dòng)、職責(zé)不明等原因，沒(méi)有及時(shí)將相關(guān)原件移交課題（項(xiàng)目）組，導(dǎo)致科研課題（項(xiàng)目）歸檔時(shí)，反映科研項(xiàng)目各階段工作的材料欠缺，從而影響了科研檔案的完整性。

（三）科研檔案價(jià)值削弱

檔案雙重價(jià)值學(xué)說(shuō)指出，根據(jù)檔案價(jià)值主體的不同，可分為第一價(jià)值和第二價(jià)值。第一價(jià)值是指檔案對(duì)于其形成者所具有的價(jià)值，第二價(jià)值是指檔案對(duì)社會(huì)，即檔案形成者之外的其他利用者所具有的價(jià)值。不同種類的檔案由第一價(jià)值向第二價(jià)值的過(guò)渡具有不同的特點(diǎn)。例如，科技檔案的時(shí)效性很強(qiáng)，第一價(jià)值向第二價(jià)值的轉(zhuǎn)化時(shí)間往往比文書(shū)檔案要短[5]。在高?？蒲袡n案材料歸檔后，高校檔案部門往往只局限于對(duì)科研檔案形成者提供檔案利用服務(wù)，。由于科研檔案人員主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息的意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)背景缺乏、檔案信息開(kāi)發(fā)的技能不足，在當(dāng)前形勢(shì)下，不能正確處理科研檔案信息開(kāi)發(fā)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系，求穩(wěn)、怕出事的心態(tài)，造成對(duì)科研檔案材料“過(guò)度的保護(hù)”。這些科研檔案“待字閨中”，逐漸喪失轉(zhuǎn)化時(shí)機(jī)。對(duì)于檔案形成者之外的其他利用者，不能及時(shí)、有效地提供利用，影響了科研檔案價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)。

三、改進(jìn)高?？蒲袡n案管理的對(duì)策

（一）增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，發(fā)揮科研檔案管理作用

科研檔案工作法令、法規(guī)是開(kāi)展科研檔案管理的有力保障和重要依據(jù)?？蒲袡n案人員要善于運(yùn)用法律武器，以法治檔，并通過(guò)多種形式的科研檔案法制宣傳，如普法講座、檔案法律知識(shí)競(jìng)賽、演講、相關(guān)案例的動(dòng)漫制作、網(wǎng)上宣傳等，增強(qiáng)科研檔案意識(shí)。科研檔案人員要克服因循守舊的思想，勇于開(kāi)拓、創(chuàng)新，有所作為，不斷提升自身形象，提高檔案工作在學(xué)校管理工作中的地位和影響力。此外，科研檔案人員要善于結(jié)合檔案工作實(shí)踐，如參加相關(guān)科研項(xiàng)目會(huì)議、定期召開(kāi)科研檔案工作例會(huì)、深入課題組指導(dǎo)立卷歸檔工作等，積極主動(dòng)地將科研檔案工作融入到科研活動(dòng)中，將科研檔案管理的方針政策、規(guī)定要求及時(shí)融入到高?？蒲泄芾砉ぷ髦校浞职l(fā)揮科研檔案管理作用，促進(jìn)科研管理水平的提高。

（二）完善科研檔案管理制度，提高科研檔案質(zhì)量

高校檔案部門要根據(jù)國(guó)家有關(guān)科研檔案管理的規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校實(shí)際，不斷改進(jìn)和完善科研檔案管理制度，明確科研檔案各階段材料形成者的歸檔職責(zé)、科研檔案歸檔范圍、歸檔要求等。如在科研檔案管理中，對(duì)與科研檔案工作相關(guān)的部門及人員，如科技處、課題組、學(xué)院檔案員、科研秘書(shū)，分別建立相應(yīng)的科研檔案歸檔職責(zé)，將制訂的科研檔案歸檔范圍、歸檔要求等公布在校園網(wǎng)上，使相關(guān)人員能隨時(shí)了解有關(guān)情況，及時(shí)做好科研檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，形成層層負(fù)責(zé)、職責(zé)分明，齊抓共管的科研檔案工作機(jī)制。此外，在日常歸檔過(guò)程中，按照歸檔要求，在保證歸檔文件原始性的前提下，給歸檔復(fù)印件“松綁”。在原件尚未收集到的情況下，考慮用復(fù)印件替代，不應(yīng)一味地堅(jiān)持“寧缺勿濫”，對(duì)字跡清晰可供利用的復(fù)印件暫時(shí)收集歸檔，待原件收集到后再替換[6]。保證科研檔案材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，使之成為一個(gè)互相聯(lián)系的有機(jī)整體，真實(shí)地反映科研活動(dòng)各階段的情況。

（三）開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)科研檔案價(jià)值

檔案工作的最終目的在于檔案的開(kāi)發(fā)和利用?？蒲袡n案是科技成果的真實(shí)記錄，是實(shí)現(xiàn)科技成果轉(zhuǎn)化的重要載體。在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校科研檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立檔案價(jià)值觀，克服科研檔案“重藏輕用”的思想。更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代化操作技能，努力創(chuàng)建方便高校科研人員快捷的高?？蒲袡n案信息檢索系統(tǒng)和豐富的科研檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，高?？蒲袡n案人員應(yīng)加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，善于用法律手段保護(hù)高校及科研人員的科技成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。由于科研檔案具有現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)，高?？蒲袡n案人員應(yīng)把握科研檔案發(fā)揮作用的規(guī)律，主動(dòng)了解高?？蒲泄ぷ髑闆r、學(xué)科特色和各專業(yè)領(lǐng)域研究方向，及時(shí)開(kāi)展高?？蒲谐晒庉嫛⒓庸さ染幯泄ぷ?，提供二次、三次文獻(xiàn)，如專題介紹、成果簡(jiǎn)介、專業(yè)圖冊(cè)、手冊(cè)等，通過(guò)校報(bào)、專題展覽及檔案網(wǎng)站等進(jìn)行宣傳、介紹。高?？蒲袡n案人員還應(yīng)積極利用檔案網(wǎng)站，建立高?？蒲谐晒畔l(fā)布平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高?？蒲谐晒畔⑴c國(guó)家、地方科研工作信息平臺(tái)的安全鏈接、資源共享，為高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化“牽線搭橋”，發(fā)揮科研檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，充分實(shí)現(xiàn)科研檔案的價(jià)值。

總之，高?？蒲袡n案管理是高?？蒲谢顒?dòng)的重要環(huán)節(jié)。高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)科研檔案管理在高校管理中的重要性，不斷增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，切實(shí)完善科研檔案管理制度，積極開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源。隨著27號(hào)令的貫徹落實(shí)，高?？蒲袡n案管理水平的提高，必將進(jìn)一步有效地促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展和高校綜合實(shí)力的提升。

[1]國(guó)家教育部．高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL].[2010-10-03].http://www.moe.eol.cn/edoas/website18/16/info1221179647390616.htm.

[2]韓秋黎.學(xué)校檔案管理理論和實(shí)務(wù)[M].上海：上海交通大學(xué)出版社，2010：119.

[3]吳建華.科技檔案管理學(xué)[M].南京：南京大學(xué)出版社，2002：17—18.

[4]劉淑杰.談高?？蒲袡n案管理[J].白城師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（3）:110—112.

[5]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001：42—43.

[6]武立.科技檔案管理存在問(wèn)題分析與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2009（4）:88—91.

Abstract:Promulgation and implementation of“The management measure of the archives management in the institutions of higher learning”provide the key system ensure and laws and regulations foundation for the scientific research archives management in the institutions of higher learning.In order to accommodate the situation and improve the scientific research archives management in the institutions of higher learning,based on the analysis of the existing problem on the scientific research archives management in the institutions of higher learning,this study suggests the countermeasures as follows:promoting the understanding of the scientific research archives management;improving the management laws and regulations of the scientific research archives;increasing the information resources of scientific research archives.

Key words:the institutions of higher learning;the scientific research archives;management;countermeasures

Existing Problem of the Scientific Research Archives Management in the Institutions of Higher Learning and Its Countermeasures

WANG Jie
(Archives of Shanghai Ocean University,Shanghai 201306,China)

G472.4

A

1008-8318（2011）01-0094-03

2010-11-10

汪潔（1968-），女，江蘇蘇州人，館員，碩士。