新時期高校檔案編研與檔案利用服務(wù)的思考

孫艷麗

[摘要]檔案編研是檔案信息資源開發(fā)的主要方式之一，也是提高檔案利用服務(wù)水平的有效途徑。新時期，高校檔案部門要積極適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案編研的新要求，以新的思路、新的途徑、新的辦法提高編研質(zhì)量，滿足社會利用檔案信息的需求。

〔關(guān)鍵詞〕高校；檔案編研；利用服務(wù)

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０７．０３６

〔中圖分類號〕Ｇ２７０ 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）０７－０１５０－０３

The Thinking in University Archives Compilation

and Utilizing Service in the New EraSun Yanli

（Archives，Jilin Agricultural University，Changchun 130118，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Archives compilation is one of the main modes of archive information resource development,also the effective way that improves the service of utilizing archives.In the new era,the university archival department should actively adapt to the new request of the continuously development of archives compilation,using the new way of thinking,new method,new solution to improve the quality of archives compilation so as to satisfy the demand of utilizing the file information by the society.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕university;archives compilation;utilizing service

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》指出，信息技術(shù)為檔案編研提供了便利條件，也為檔案編研指明了新的發(fā)展方向。在高校各項事業(yè)及信息技術(shù)快速發(fā)展的新環(huán)境下，高校檔案人員要全面開發(fā)檔案信息資源，以新的思維方式提升檔案編研水平，實現(xiàn)檔案信息資源共享和增值服務(wù)。

１ 創(chuàng)新編研觀念，開拓服務(wù)領(lǐng)域

１.１ 提升中心意識、體現(xiàn)學(xué)校編研特色

高校檔案編研工作必須緊緊圍繞服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)教育教學(xué)這一中心展開。高校檔案部門要積極尋找最佳切入點，立足為中心工作和重點工作服務(wù)，圍繞學(xué)校中心工作開展編研，使檔案編研工作充滿生機(jī)和活力。以教學(xué)、科研等重大活動為主，找準(zhǔn)結(jié)合點，開發(fā)與學(xué)校發(fā)展密切相關(guān)的編研課題，以滿足高校教學(xué)、科研工作的需求為目的；抓住學(xué)校的重大活動、熱點問題，面向教學(xué)、科研、管理工作，選擇材料進(jìn)行編研，最大限度地發(fā)揮編研成果的信息作用，為學(xué)校發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供積極主動的富有成效的服務(wù)，充分體現(xiàn)高校檔案編研工作的特色，實現(xiàn)高校檔案工作的自身價值。

１.２ 更新編研理念，開拓編研新領(lǐng)域

高校檔案編研工作只有更新觀念，才能跟上時代的步伐，才能適應(yīng)高校各項事業(yè)發(fā)展的需要。這就要求打破以往的那種封閉狀態(tài)，跳出傳統(tǒng)編研的老套子，不斷開拓編研新領(lǐng)域，樹立開放的主動服務(wù)的意識，在主動了解學(xué)校各方面的要求的基礎(chǔ)上，還要了解社會各界的要求，以適應(yīng)當(dāng)今時代信息開放的特點。積極推進(jìn)檔案編研從內(nèi)容到形式的社會化，滿足各方面對學(xué)校檔案的需求。

２ 創(chuàng)新編研手段，提高服務(wù)效率

信息時代，信息傳播即時、量大、快速。檔案編研可以通過網(wǎng)絡(luò)直接面對用戶收發(fā)信息，提供即時修改。而且簡化了出版流程，跨越了介質(zhì)，快捷暢通，極大地提高了服務(wù)效率。

２.１ 打破傳統(tǒng)的編研方式，實現(xiàn)了從半封閉系統(tǒng)向開放系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變這種開放性的優(yōu)勢體現(xiàn)在編研工作者和受眾可以通過網(wǎng)絡(luò)相互溝通交流，編研者可以及時了解受眾者的需求，可以獲得各種信息及信息處理技術(shù)，豐富了檔案編研的內(nèi)容，提高了效率。還有利于編研者更好地得到成果的反饋情況，為改善與提高編研成果提供可靠的依據(jù)。使檔案編研與社會的聯(lián)系更加廣泛，使網(wǎng)絡(luò)編研充滿了合作氣息，更有利于檔案編研工作的開展。

２.２ 信息化使檔案編研手段豐富多彩

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案編研改變了傳統(tǒng)檔案編研成果以紙質(zhì)材料為主、單純的文字編研的局面，編研手段得到了極大的豐富，運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)多媒體、數(shù)據(jù)庫等實現(xiàn)信息的快速采集，運用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)文字、聲像、圖片等信息的統(tǒng)一處理。做到文字、聲音、影像、圖片等多種形式的檔案有機(jī)融合在一起，可謂“圖文并茂”，效果極佳，不但吸引了讀者，提高了質(zhì)量，真正達(dá)到了開發(fā)檔案信息的目的。

２０１１年７月第３１卷第７期新時期高校檔案編研與檔案利用服務(wù)的思考Ｊｕｌｙ，２０１１Ｖｏｌ.３ 創(chuàng)新編研模式，開放服務(wù)道路

信息時代，網(wǎng)絡(luò)使合作編研成為可能。改變以往的編研模式，積極開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，走開放編研之路，才能使檔案編研工作滿足日益發(fā)展的社會多樣化需求，更好地為社會服務(wù)。

３.１ 及時了解有關(guān)學(xué)科或相關(guān)專業(yè)發(fā)展的最新情況，及時捕捉最新動態(tài)檔案工作者與檔案用戶之間要有個全新的互動模式：根據(jù)用戶提出的意見和要求，編者可以最大限度地獲取信息，從而策劃編研工作的內(nèi)容和進(jìn)程。編研人員將自己的計劃發(fā)布到網(wǎng)上，雙方及時進(jìn)行交流反饋，優(yōu)化了檔案編研工作。

３.２ 網(wǎng)絡(luò)使館際之間的合作更加緊密，使聯(lián)合編研更加便捷檔案館要與圖書、情報等信息部門合作，尤其是充分利用圖書館的相關(guān)信息資料，互通信息，充分利用這些信息資源編制出精品。

３.３ 與其他檔案部門進(jìn)行合作，實現(xiàn)信息共享，使檔案信息豐富化、系統(tǒng)化一是在本檔案館內(nèi)部各部門之間相互開放的編研工作，以檔案館為核心，其他部門協(xié)作；二是與社會檔案界、歷史研究單位等編研力量開展協(xié)作，共同完成編研工作。

３.４ 與校內(nèi)有關(guān)職能部門、相關(guān)的政府部門合作

信息時代網(wǎng)絡(luò)使這種合作變得更加容易，節(jié)省了時間和空間，提高了工作效率。

４ 創(chuàng)新編研內(nèi)容，提升服務(wù)質(zhì)量

以往，高校檔案編研的著眼點是圍繞本校的館藏檔案開展編研工作。社會信息化建設(shè)的發(fā)展，電子文件的大量出現(xiàn)及被社會的廣泛利用，為檔案編研提供了良好的條件。面對這一客觀形勢，高校檔案人員應(yīng)創(chuàng)新檔案編研內(nèi)容，給檔案編研工作注入新的生機(jī)和活力。

４.１ 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，對學(xué)校在各項工作中產(chǎn)生的檔案信息資料及時收集、歸檔，利用計算機(jī)等設(shè)備形成數(shù)字檔案信息；利用掃描等技術(shù)對學(xué)校館藏舊檔案進(jìn)行“數(shù)字化處理”，從而形成較為系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫。

４.２ 全方位開發(fā)檔案信息資源

在信息迅猛發(fā)展的今天，為了滿足社會利用檔案信息的需要，高校檔案部門應(yīng)在原有編研成果的基礎(chǔ)上多編纂有影響力的檔案文獻(xiàn)。那就要求檔案編研人員不能局限高校本身，要拓寬渠道，擴(kuò)大素材來源，抓住廣大教職工感興趣的熱門、熱點、難點、焦點問題，不斷增強(qiáng)編研內(nèi)容的信息量；廣泛收集國內(nèi)外教育、教學(xué)、教改文獻(xiàn)，對本校、其他同行的檔案史料綜合分析、研究對比，編寫出具有一定深度的編研成果。

４.３ 加快實現(xiàn)檔案信息資源共享

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實現(xiàn)檔案信息資源共享，利用網(wǎng)絡(luò)資源開展檔案信息編研工作，才能快速便捷地編研出內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案編研成果。學(xué)校檔案館應(yīng)該抓住校園網(wǎng)、辦公自動化系統(tǒng)搜索和征集與本校相關(guān)的具有價值的信息，不斷豐富館藏，以擴(kuò)大檔案編研的信息源。借助校園網(wǎng)進(jìn)行檔案信息優(yōu)化，校園網(wǎng)上發(fā)布的信息，有的是各級政府頒布的法律、法規(guī)、政策以及各種統(tǒng)計信息，還有教學(xué)、科研中形成的網(wǎng)上信息，是新時期檔案信息的重要來源，經(jīng)過鑒定具有保存價值的校園網(wǎng)信息就會直接轉(zhuǎn)化為檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，豐富編研內(nèi)容，提升服務(wù)質(zhì)量。

５ 創(chuàng)新編研人才，增強(qiáng)服務(wù)意識

高校檔案編研人員要與時俱進(jìn)，牢固樹立服務(wù)意識，掌握與實現(xiàn)檔案編研社會化相關(guān)的專業(yè)知識和技能，才能編研出更多的優(yōu)秀成果。

５.１ 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平

網(wǎng)絡(luò)編研技術(shù)較好地融合了現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子文檔處理技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等。檔案工作者要根據(jù)出版要求與技術(shù)特點，熟練地掌握相關(guān)技術(shù)。因此，必須加強(qiáng)檔案編研隊伍的人才建設(shè)，加大力度提高檔案編研人員的整體素質(zhì)。鼓勵他們學(xué)習(xí)信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)知識和信息檢索技術(shù)，拓展知識結(jié)構(gòu)。培養(yǎng)具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識和服務(wù)意識、具有敏銳的信息獲取能力、具有主動性和預(yù)見性、具有文字編輯加工能力及審美能力的復(fù)合型人才，才能高質(zhì)量地開展檔案編研工作。

５.２ 積極培養(yǎng)組織與協(xié)調(diào)，善于溝通和交流的能力

編研工作能否順利開展，在于編研人員之間的組織與協(xié)調(diào)，檔案信息資料能否及時全面地獲得，在于編研人員與他人的溝通與交流。今天，檔案人員絕不能搞關(guān)門主義，坐守現(xiàn)成的資料等人上門，而應(yīng)該以積極主動的姿態(tài)去面對外界豐富多彩的信息資源。尤其是對高校檔案部門來說，更應(yīng)該主動走出去、請進(jìn)來，獲取更多的信息資源，學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的工作方法。

６ 創(chuàng)新編研服務(wù)，滿足社會需求

檔案編研工作，以主動提供檔案信息內(nèi)容，滿足社會利用為目的。在信息時代，檔案編研人員要積極創(chuàng)新服務(wù)方式，為用戶提供準(zhǔn)確、快捷、便利的服務(wù)。

６.１ 運用多種方式提供服務(wù)

運用文件的下載傳遞、數(shù)據(jù)庫的查詢、網(wǎng)頁瀏覽等多種形式，滿足不同需求的利用者獲得最快的最滿意的信息；運用“檔案管理系統(tǒng)”，根據(jù)用戶的各種需要集成提供檢索利用服務(wù)，編研人員可以根據(jù)檢索到的檔案信息編輯制作滿足利用者需要的各種形式的編研成果。６.２ 利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)資源共享

建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，進(jìn)行內(nèi)部合作、信息交流、規(guī)范運作，實現(xiàn)檔案資源的共享和增值服務(wù)。檔案部門可以通過網(wǎng)絡(luò)靈活地組織和對外發(fā)布各種檔案編研成果，以擴(kuò)大編研成果的社會影響力。借助這個平臺提供主動式服務(wù)，大大提高了檔案信息的可利用性和知識化程度。

６.３ 加強(qiáng)合作打造完整服務(wù)體系

加強(qiáng)檔案信息服務(wù)部門與其他信息服務(wù)部門之間的配合，打造一個完整的服務(wù)體系，彌補相互之間信息資源的不足，實現(xiàn)共享，更好地為社會服務(wù)。

６.４ 利用現(xiàn)代技術(shù)開展定題服務(wù)

檔案部門可以在網(wǎng)上自己的網(wǎng)站中開通“預(yù)約”服務(wù)功能，與檔案利用者進(jìn)行預(yù)約開展個性化定題編研服務(wù)，編研人員在編研選題中與檔案利用者直接產(chǎn)生互動，一方面推出自己的編研成果，另一方面接受利用者的意見和建議使編研工作精益求精。

檔案編研是高校檔案館主動為學(xué)校及社會提供服務(wù)的一項重要手段，信息時代又為新時期的檔案編研工作提供了良好的發(fā)展契機(jī)。高校檔案工作者要抓住信息化建設(shè)的大好機(jī)遇，與時俱進(jìn)，全面開發(fā)檔案信息資源，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案編研思維方式，積極探索信息時代高校檔案編研的新思路，開創(chuàng)新時期檔案編研工作新局面。

參考文獻(xiàn)

［１］樊如霞．論檔案編研網(wǎng)絡(luò)化生存［Ｊ］．檔案學(xué)研究，2004，（3）：46-49．

［２］王保忠．略論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編研工作［Ｊ］．檔案學(xué)通訊，2004，（5）：67-70．

［３］李華軍，韓宏慶．網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編研工作的思考［Ｊ］．航空檔案，2006，（3）：58-61．

［４］王保國．檔案編纂新思維［Ｊ］．中國檔案，2005，（4）：27-28．

［５］趙海峰．網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案編研工作的思考［Ｊ］．北京檔案，2010，（2）：20-21．

［６］徐春艷．完善數(shù)字化檔案編研工作對策探尋［Ｊ］．中國檔案，2010，（1）：63-64．

［７］蘇曉軒．論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源的優(yōu)化整合［Ｊ］．沈陽師范大學(xué)學(xué)報，2009，（1）：164-166．

注：“本文中所涉及到的圖表、公式、注解等請以PDF格式閱讀”