基層圖書(shū)館檔案信息數(shù)字化建設(shè)之我見(jiàn)

唐艷艷

[摘 要]圖書(shū)館檔案是指圖書(shū)館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值并歸檔保存起來(lái)的材料，是圖書(shū)館工作在各個(gè)歷史時(shí)期全面、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄。本文提出了加強(qiáng)基層圖書(shū)館檔案管理的一些建議

[關(guān)鍵詞]圖書(shū)館；信息化；檔案

圖書(shū)館的許多工作的開(kāi)展離不開(kāi)檔案工作的支持，日常工作活動(dòng)中產(chǎn)生出大量檔案資料，這些資料對(duì)于圖書(shū)館工作的創(chuàng)新、規(guī)劃的制訂、業(yè)務(wù)工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)及讀者服務(wù)的有效開(kāi)展等，都具有十分重要的參考價(jià)值。因此，加強(qiáng)圖書(shū)館檔案管理工作顯得十分必要。

檔案信息化是指在檔案管理活動(dòng)中，從檔案實(shí)體管理模式向檔案信息管理模式重心轉(zhuǎn)移的過(guò)程。它代表了信息技術(shù)在檔案工作事業(yè)里的廣泛應(yīng)用，信息資源被高度共享，人的智能、潛力以及檔案資源潛力被充分發(fā)揮，個(gè)人行為、組織決策和檔案社會(huì)化運(yùn)行趨于合理化的理想狀態(tài)。

一、基層圖書(shū)館檔案的形成和分類(lèi)

1.基層圖書(shū)館檔案的形成

基層圖書(shū)館檔案來(lái)源于基層圖書(shū)館工作實(shí)踐活動(dòng)，是存儲(chǔ)圖書(shū)館各項(xiàng)工作活動(dòng)原始記錄的載體，不僅記載著圖書(shū)館發(fā)展的歷史，也是圖書(shū)館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)、現(xiàn)代化建設(shè)等工作的真實(shí)寫(xiě)照，是圖書(shū)館實(shí)行內(nèi)部管理的基石。

它主要包括圖書(shū)館在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生和直接形成的，并對(duì)圖書(shū)館管理工作有一定參考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像及其他各種形式和載體的文件材料。

凡是反映圖書(shū)館工作，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍，無(wú)論收文或發(fā)文、普發(fā)或?qū)０l(fā)圖書(shū)館，或圖書(shū)館內(nèi)部使用的文件、會(huì)議記錄、圖片、表冊(cè)、聲像材料、電子文件等，只要是反映圖書(shū)館人和事的、有查考利用價(jià)值的都應(yīng)當(dāng)立卷歸檔。

2.基層圖書(shū)館檔案的分類(lèi)

按照載體分類(lèi)，目前圖書(shū)館檔案分為文書(shū)檔案、聲像檔案（光盤(pán)、照片）和實(shí)物檔案（贈(zèng)品、獎(jiǎng)狀等）三大類(lèi)。

按照?qǐng)D書(shū)館檔案根據(jù)檔案管理規(guī)定和圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作的需要分類(lèi)，圖書(shū)館檔案主要分為黨務(wù)工作檔案、行政管理檔案、工會(huì)工作檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、設(shè)備家具檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、文書(shū)檔案、讀者檔案、借閱檔案、情報(bào)交流檔案和圖書(shū)館科研檔案 ,另外，還包括產(chǎn)品信息檔案、圖書(shū)館學(xué)研究信息檔案等。

二、檔案工作對(duì)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展的作用

第一，檔案是歷史的原始記錄，同樣圖書(shū)館的業(yè)務(wù)檔案是在為讀者服務(wù)的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的。館內(nèi)各部門(mén)工作的開(kāi)展，始終離不開(kāi)檔案工作的支持，檔案工作為各部門(mén)開(kāi)展工作提供了查考憑證。配合館內(nèi)各項(xiàng)工作，積極提供檔案資料，能有效地按照領(lǐng)導(dǎo)意圖，按照文件精神開(kāi)展工作，這將對(duì)于開(kāi)創(chuàng)圖書(shū)館工作新局面起到積極的推動(dòng)作用。

第二，圖書(shū)館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作以系統(tǒng)的記錄作為工作的參考，并且有一定的連續(xù)性，從歷年的圖書(shū)館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)檔案中，提煉出數(shù)據(jù)，提出新思路、新觀點(diǎn)，緊跟時(shí)代的步伐和節(jié)奏，結(jié)合自身的實(shí)際情況開(kāi)展工作，明確圖書(shū)館的發(fā)展方向，促進(jìn)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展。

第三，公共圖書(shū)館評(píng)估定級(jí)是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀和黨的十七大精神，對(duì)圖書(shū)館建設(shè)成果的檢驗(yàn)，加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)館事業(yè)管理，提高圖書(shū)館水平，推動(dòng)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展的有效途徑。在基層圖書(shū)館定級(jí)評(píng)估材料的準(zhǔn)備過(guò)程中，離不開(kāi)檔案工作。

因此，加強(qiáng)圖書(shū)館檔案工作，對(duì)圖書(shū)館自身發(fā)展，對(duì)繁榮和發(fā)展我國(guó)文化事業(yè)都有著重要的意義。

三、檔案信息數(shù)字化的概念和模式

1. 檔案信息數(shù)字化的概念。檔案信息化建設(shè)是指在各級(jí)組織的統(tǒng)一管理與規(guī)劃下，全面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。包括檔案信息數(shù)字化，檔案信息網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。

2. 檔案信息數(shù)字化的模式。檔案信息化建設(shè)的核心模式就是把檔案實(shí)體資源轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，安全有效地保管和向社會(huì)提供服務(wù)。同時(shí)，它也是一種信息載體的變化與轉(zhuǎn)移，即由紙質(zhì)載體和文字載體向光學(xué)載體（磁性載體）及數(shù)碼載體的轉(zhuǎn)移。無(wú)論檔案轉(zhuǎn)移的方式與方法的變換如何，其最終必須保證檔案實(shí)體與信息相互印證和檔案資源的社會(huì)化利用。

四、基層圖書(shū)館檔案信息數(shù)字化的意義

早在1998年7月，國(guó)家圖書(shū)館就提出“中國(guó)數(shù)字圖書(shū)館工程”，將信息資源數(shù)字化目標(biāo)定位于“將各級(jí)圖書(shū)館收藏的書(shū)籍、報(bào)刊、錄音、錄像、繪畫(huà)和照片等傳統(tǒng)形式的精品信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理和加工，服務(wù)于社會(huì)”。

信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，要求圖書(shū)館檔案實(shí)現(xiàn)以數(shù)字化的形式收集、存儲(chǔ)并進(jìn)行規(guī)范有序的管理。

首先，實(shí)施紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，有利于形成符合圖書(shū)館數(shù)字化建設(shè)要求的紙質(zhì)檔案管理規(guī)范和流程，有利于促進(jìn)檔案整理、分類(lèi)、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定等一系列基礎(chǔ)工作的自動(dòng)化管理，從而提高檔案基礎(chǔ)工作水平。

其次，保障紙質(zhì)檔案原件的安全，降低了紙質(zhì)檔案的老化速度，解決了紙張脆化和變質(zhì)的文獻(xiàn)保護(hù)問(wèn)題。

再次，與圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)，加強(qiáng)檔案工作的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，符合圖書(shū)館事業(yè)向科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展的整體要求。

因此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇,是信息社會(huì)圖書(shū)館工作的需要,也是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

五、基層圖書(shū)館檔案信息數(shù)字化具體措施

1.館領(lǐng)導(dǎo)的重視。館領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作得以順利開(kāi)展的根本保障。 基層圖書(shū)館檔案工作由館領(lǐng)導(dǎo)主抓。 館領(lǐng)導(dǎo)參與檔案體系的建設(shè)工作，不但能夠隨時(shí)提供檔案材料，而且在人力、物力、財(cái)力方面給予了檔案工作大力支持。

2.設(shè)置專(zhuān)職檔案管理員負(fù)責(zé)全館檔案的管理工作。專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)全館檔案的收集、整理、歸檔工作。建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案分類(lèi)方法，以圖書(shū)館的全部檔案為分類(lèi)對(duì)象，以方便讀者利用為目的進(jìn)行分類(lèi)。

3.強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。檔案管理工作是圖書(shū)館工作中重要的組成部分，應(yīng)引起足夠重視。必須提高檔案工作現(xiàn)代化管理意識(shí)，完善軟、硬件設(shè)備和規(guī)章制度建設(shè)，這是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要前提。

4.加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。配備數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)設(shè)備，包括服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、光盤(pán)等設(shè)備；配備檔案綜合管理系統(tǒng)軟件；配備數(shù)字檔案信息采集設(shè)備，包括掃描儀和計(jì)算機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備，用于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

5.規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化操作。

6.采用文檔一體化的操作模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

綜上所述，我們要充分發(fā)揮基層圖書(shū)館檔案的優(yōu)勢(shì)與潛能，解決基層圖書(shū)館檔案工作中存在的問(wèn)題，建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案分類(lèi)方法，加快圖書(shū)館檔案的電子化進(jìn)程，不斷完善檔案管理體系，不斷強(qiáng)化圖書(shū)館人的檔案意識(shí)， 改善圖書(shū)館檔案服務(wù)工作的方法和程序使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)軌道，最終實(shí)現(xiàn)基層圖書(shū)館檔案管理工作的信息化。□ （編輯/穆楊）