圖書(shū)館期刊現(xiàn)刊架位預(yù)留方式及計(jì)算方法

王長(zhǎng)印

(吉林師范大學(xué) 圖書(shū)館，吉林 四平 136000)

架位預(yù)留，是指期刊現(xiàn)刊架區(qū)中為保證新到期刊能夠順利入架和分配架刊號(hào)，事先根據(jù)各類期刊增長(zhǎng)頻率而預(yù)留出來(lái)的期刊現(xiàn)刊架位.它在保證當(dāng)年期刊排架、上架工作順利開(kāi)展的同時(shí)，也為今后新增期刊預(yù)留出了擺放空間.預(yù)留方式和計(jì)算方法的科學(xué)與否，決定了期刊現(xiàn)刊上架是否順利和倒架工作量的大小.

1 架位預(yù)留方式

架位預(yù)留方式，是指期刊現(xiàn)刊正在使用的架位與預(yù)留架位之間的空間位置關(guān)系，大致可分為各自設(shè)立獨(dú)立的架區(qū)和混合編排兩種，在混合編排中又有單號(hào)預(yù)留和整層預(yù)留之分.通過(guò)組合運(yùn)用獨(dú)立成區(qū)與混合編排、單號(hào)預(yù)留與整層預(yù)留，從而形成多種多樣的架位預(yù)留方式.

1.1設(shè)立單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)

設(shè)立單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)，是指在期刊現(xiàn)刊原有架區(qū)以外設(shè)立專門(mén)的預(yù)留架位區(qū)，以供新刊上架閱讀.這樣做的好處是不會(huì)干擾原有期刊的排架，原有期刊和新到期刊在一定時(shí)間內(nèi)各自現(xiàn)刊架號(hào)保持不變，有利于快速查找新舊期刊.同時(shí)，因?yàn)樾碌狡诳窃诳镞_(dá)到一定數(shù)量時(shí)才加入到現(xiàn)刊原有架區(qū)之中，還利于工作人員掌握刊物的實(shí)際情況從而減少因情況不明造成的重復(fù)勞動(dòng)；缺點(diǎn)是增加了工作量，當(dāng)新刊加入現(xiàn)刊原有架區(qū)時(shí)，需要重新分配架刊號(hào)，并且因?yàn)樵屑芪徊蛔氵€要進(jìn)行倒架.

單獨(dú)設(shè)立預(yù)留架位區(qū)的方式使用的不是很多，但如果本館期刊數(shù)量原本十分龐大，新訂期刊因?yàn)榭占芗芪唤y(tǒng)計(jì)不明或是其它原因暫時(shí)無(wú)法分配現(xiàn)刊架號(hào)，為了避免影響讀者閱讀和使用刊物，這種方式便能起到解決燃眉之急的作用.當(dāng)然，一些每年新訂期刊比較少的小圖書(shū)館，出于節(jié)省架位的考慮也可以使用這種方法.

單獨(dú)設(shè)立預(yù)留架位區(qū)的最大特點(diǎn)是獨(dú)立成區(qū)、整架預(yù)留.一個(gè)單獨(dú)的預(yù)留架位區(qū)，多是由幾個(gè)甚至十幾個(gè)期刊刊架組成，在未被使用之前都是整架空置.值得注意的是，不是所有新增期刊都必須放到單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)，要以充分利用期刊現(xiàn)刊原有架位區(qū)架位為前提，只有當(dāng)原有架位區(qū)刪訂舊刊時(shí)空出的架位以及之前空置的架位都被完全利用后，才可以把新刊放置到單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)，此時(shí)的現(xiàn)刊原有架位區(qū)期刊上架多以密集排架為主.并且，單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)中的現(xiàn)刊架號(hào)排列方法、分類順序與現(xiàn)刊原有架位區(qū)都是相同的，二者是兩個(gè)并行的、有新舊之分的卻又密切相關(guān)的獨(dú)立系統(tǒng).

(示意圖一)期刊單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)

■表示被完全使用的期刊刊架，黑色架區(qū)是現(xiàn)刊原有架區(qū)；□表示空置的期刊刊架，白色架區(qū)是單獨(dú)預(yù)留架位區(qū).

1.2預(yù)留架位區(qū)混編在現(xiàn)刊原有架區(qū)之中

混編，即混合編排，不設(shè)立單獨(dú)的預(yù)留架位區(qū)，不再把整個(gè)期刊刊架當(dāng)作預(yù)留單位，而是以單號(hào)或是整層為預(yù)留單位，二者單一或是混合使用，使得原來(lái)單獨(dú)的預(yù)留架位區(qū)的架位以化整為零的方式分散分配到現(xiàn)刊原有架區(qū)的各個(gè)單架之中，只保有一個(gè)統(tǒng)一的現(xiàn)刊架區(qū).

(1)密集排架、整層預(yù)留.這是指現(xiàn)刊架區(qū)排架時(shí)期刊與期刊之間沒(méi)有閑置空間，只在本小類下根據(jù)增訂頻率以層為單位進(jìn)行架位預(yù)留.這種方式的好處是可以最大限度的利用現(xiàn)有架位空間，新增期刊除頂替刪訂舊刊時(shí)空閑出來(lái)的架位外，一律擺放到預(yù)留架區(qū)，相對(duì)而言舊刊的位置變動(dòng)比較小，較小的位置變動(dòng)和大密度的集中擺放便于讀者檢索和工作人員管理.但缺點(diǎn)是一旦舊有期刊改版，開(kāi)本由小變大則容易出現(xiàn)擺放空間不足的現(xiàn)象，那么改版期刊就要調(diào)整擺放位置和分配新的現(xiàn)刊架號(hào).

(2)松散排架、單號(hào)預(yù)留.這是指根據(jù)本類期刊增訂頻率在現(xiàn)刊架區(qū)排架時(shí)每層期刊刊位都采取-1/2的方式，每層可以排四本期刊的只排三本期刊、可以排五本期刊的只排四本期刊或者三本期刊.采取這種預(yù)留架位方式是建立在新增期刊總量比較少的基礎(chǔ)之上的，刪訂舊刊所空出的架位和單號(hào)預(yù)留的架位便足夠新增期刊上架時(shí)使用.

(3)松散排架、單號(hào)預(yù)留+整層預(yù)留.這是指除了根據(jù)本類期刊增訂頻率在現(xiàn)刊架區(qū)排架時(shí)每層期刊刊位都采取-1/2方式的同時(shí)，還在每小類下設(shè)立整層預(yù)留架位區(qū).這種方式的好處是為今后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)新增期刊預(yù)留出了充足的架位空間，省去了因架位不足要反復(fù)倒架的麻煩.

(示意圖二)混編

在本示意圖中，■表示正在被使用的現(xiàn)刊刊架，但只是部分被使用，其中每架還包括預(yù)留架位，單架示意圖見(jiàn)下文“示意圖三”，所有黑色區(qū)域是混編后一個(gè)完全統(tǒng)一的現(xiàn)刊架區(qū).

松散排架與密集排架是對(duì)立統(tǒng)一的.二者在形式上是完全不同的空間擺放方式，但采取松散排架是為了給新增期刊預(yù)留出大量擺放空間，在一定時(shí)間內(nèi)省去反復(fù)倒架排架的麻煩，當(dāng)期刊增長(zhǎng)到一定程度將所預(yù)留架位全部填滿時(shí)，松散排架就會(huì)演變成密集排架.在幾種預(yù)留架位方式中，“松散排架、單號(hào)預(yù)留+整層預(yù)留”是一種相對(duì)比較合理和實(shí)用的排架方式.

2 預(yù)留架位的計(jì)算方法及空架檢索表

2.1預(yù)留架位的計(jì)算方法及步驟

本預(yù)留架位計(jì)算方法和步驟的確定，是建立在“松散排架、單號(hào)預(yù)留+整層預(yù)留”基礎(chǔ)之上的.每層采取-1/2的辦法預(yù)留1到2個(gè)架位，層數(shù)為每排-1預(yù)留最后一層為預(yù)留架區(qū).

(1)理論上預(yù)留架位總數(shù)的計(jì)算方法.從理論上講，預(yù)留架位不等于現(xiàn)刊可使用空架數(shù)，預(yù)留架位包括已經(jīng)使用的預(yù)留架位和空置中的預(yù)留架位兩種，而現(xiàn)刊可使用空架數(shù)=現(xiàn)刊使用區(qū)空架數(shù)+預(yù)留架區(qū)空架數(shù).

第一步：現(xiàn)刊總架位數(shù)=總架數(shù)*每架架位數(shù)

如“示意圖三”中，第4架正面為36個(gè)架位，那么全架則有72個(gè)架位，如果全期刊部有50個(gè)期刊架，那么總架位數(shù)=50*72=3600，即3600個(gè)總架位.

第二步：現(xiàn)刊使用區(qū)總架位數(shù)=總架數(shù)*每架現(xiàn)刊使用區(qū)架位數(shù)

如“示意圖三”中，第4架黑粗字體表示的每架現(xiàn)刊使用區(qū)架位為36個(gè)，那么現(xiàn)刊使用區(qū)總架位數(shù)=50*36=1800，即1800個(gè)架位.

第三步：預(yù)留架位總數(shù)=現(xiàn)刊總架位數(shù)-現(xiàn)刊使用區(qū)架位數(shù)

如“示意圖三”中，預(yù)留架位總數(shù)=3600-1800=1800，即1800個(gè)預(yù)留架位.

(2)實(shí)際預(yù)留架位總數(shù)的計(jì)算方法.上文中提到的預(yù)留架位總數(shù)計(jì)算方法只是一個(gè)純理論概算，它呈現(xiàn)出來(lái)的是理想的計(jì)算模式，只有在此原則的基礎(chǔ)之上才能尋找出更合理和實(shí)際的計(jì)算方法以及步驟，在實(shí)際工作中每類期刊預(yù)留架位是不可能整齊劃一的.如果要準(zhǔn)確的計(jì)算出實(shí)際預(yù)留架位總數(shù)，還是要將每類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)逐個(gè)相加.方法及步驟如下：

第一步：每類期刊理論預(yù)留架位數(shù)=每年本類期刊平均增長(zhǎng)頻率*預(yù)留年數(shù)

比如，某類期刊原本有18本，每年增加4本，減去刪掉的舊刊外，平均每年增長(zhǎng)頻率≤2本，要求預(yù)留出未來(lái)10年的期刊架位.計(jì)算結(jié)果為，每類期刊理論預(yù)留架位數(shù)為2*10≤20，取最大值，即需要預(yù)留20個(gè)架位.需要說(shuō)明的是，增長(zhǎng)頻率都采用“≤”的取值方法，每年為1.5本的取≤2本，每年為3.4本的取≤4本，如此類推；每類期刊預(yù)留架位數(shù)，在取值時(shí)一律取最大值，這樣便能夠保證預(yù)留架位的充足性.

第二步：每類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)=每類期刊架區(qū)實(shí)際占有預(yù)留架位數(shù)+使用區(qū)空置架位(每類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)≥每類期刊理論預(yù)留架位數(shù))

接第一步中的事例進(jìn)行解釋，如果以“示意圖三”中的第4架為擺放刊架，那么此類期刊原有18本，將要占用第4架一側(cè)現(xiàn)刊使用架區(qū)全部18個(gè)架位；而剩下的6個(gè)單號(hào)預(yù)留架位和3個(gè)整層預(yù)留架區(qū)相加，實(shí)際上總共只有18個(gè)預(yù)留架位，無(wú)法滿足理論預(yù)留要求.為了滿足最大理論預(yù)留需求，就要擴(kuò)占另一側(cè)一層現(xiàn)刊使用架區(qū).這樣，此類期刊就占有19個(gè)預(yù)留架位和3個(gè)現(xiàn)刊使用區(qū)空置架位，那么其實(shí)際預(yù)留架位數(shù)=19+3=22.

第三步：實(shí)際預(yù)留架位總數(shù)=A類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)+B類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)+C類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)……

2.2空架檢索表

期刊現(xiàn)刊空架統(tǒng)計(jì)在新訂期刊

分配現(xiàn)刊架號(hào)過(guò)程中起到十分重要的作用，一般統(tǒng)計(jì)都是單純的列出現(xiàn)刊架號(hào)，如果再能輔以表格則更具有直觀性.下面以第4架一側(cè)為例列表說(shuō)明：

(示意圖三)松散排架、單號(hào)預(yù)留+整層預(yù)留

黑粗體字表示現(xiàn)刊使用架區(qū)架位號(hào)，每層黑粗體字外的黑細(xì)斜體字表示各層的預(yù)留架號(hào)，最下一層黑細(xì)斜體字表示整層的預(yù)留架區(qū)，每層現(xiàn)刊使用區(qū)后的單個(gè)黑細(xì)斜體字表示單號(hào)預(yù)留架位，標(biāo)有“字符邊框”的黑粗體字架號(hào)是刪訂舊刊時(shí)及現(xiàn)刊數(shù)量不足以填補(bǔ)使用區(qū)時(shí)空置出的使用區(qū)架位，標(biāo)有“字符底紋”的黑細(xì)斜體字則表示此預(yù)留架號(hào)已經(jīng)被使用.通過(guò)以上方法來(lái)進(jìn)行標(biāo)記，就可以從列表中清楚快速的觀察到目前可使用的空架架位，以便按本館現(xiàn)刊架號(hào)分配原則進(jìn)行架號(hào)分配.

在期刊現(xiàn)刊的管理當(dāng)中架位預(yù)留起著舉足輕重的作用，只有科學(xué)的預(yù)留現(xiàn)刊架位才能有規(guī)律的排放新增期刊.否則不僅增加了不必要的倒架頻率，還對(duì)期刊本身的登錄驗(yàn)收和排架上架起到阻礙作用，進(jìn)而防礙工作人員管理和讀者正常利用期刊.

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