應(yīng)收賬款內(nèi)部控制管理實踐探討——以江蘇蘇美達集團公司為例

江蘇蘇美達集團 趙建國

江蘇蘇美達集團公司是大型國有外貿(mào)集團，主要從事機電產(chǎn)品進出口，2010年進出口總額27.9億美元，其中：出口總額12.5億美元，進口總額15.4億美元。歷年來進出口總額在江蘇十大外貿(mào)集團中穩(wěn)居前列。由于外貿(mào)企業(yè)其業(yè)務(wù)經(jīng)營的特點，會存在著較高比例的應(yīng)收賬款。多年以來，江蘇蘇美達集團公司一貫重視對應(yīng)收國內(nèi)外賬款的管理，建立健全了一系列應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度，摸索出一條行之有效的管理體系，有效地控制逾期應(yīng)收外賬款的發(fā)生，使企業(yè)的資產(chǎn)一直保持著優(yōu)質(zhì)、高效地運行。

一、加強應(yīng)收賬款內(nèi)部控制管理意義

對應(yīng)收賬款管理的重視，江蘇蘇美達集團公司也經(jīng)歷過曲折的過程和慘痛的教訓(xùn)。改革開放初期，當(dāng)時對應(yīng)收賬款管理的認識還不到位，為了擴大出口規(guī)模，對出口拉美、東南亞的機電產(chǎn)品放賬賒銷，結(jié)果大量的應(yīng)收賬款產(chǎn)生壞賬。

隨著經(jīng)濟體制改革的深入，江蘇蘇美達集團公司經(jīng)營體制也由統(tǒng)負盈虧轉(zhuǎn)為獨立核算、自負盈虧模式，“精打細算過日子、加強管理做業(yè)務(wù)?！敝饾u成為企業(yè)發(fā)展的宗旨，江蘇蘇美達集團公司上下對應(yīng)收賬款管理的認識統(tǒng)一到“收到早晚是效益問題，收到與否是生存問題。”的高度。

30多年來，通過內(nèi)部制度建設(shè)，不斷完善內(nèi)部控制制度，建立ERP系統(tǒng)和信用管理體系，組織業(yè)務(wù)、物流和財務(wù)等條線人員的學(xué)習(xí)、宣傳和培訓(xùn)，配之以績效考核和經(jīng)濟處罰，使得應(yīng)收賬款管理和風(fēng)險防范意識深入人心，成為每位員工的自覺行為。

二、建立與完善應(yīng)收賬款管理內(nèi)部控制制度

根據(jù)內(nèi)部控制要求，不相容崗位的科學(xué)分離、制約，業(yè)務(wù)、財務(wù)與國際結(jié)算等部門各司其責(zé)。

對應(yīng)收賬款管理在不相容崗位的分離上顯得十分重要，江蘇蘇美達集團公司從銷售業(yè)務(wù)管理、信用管理、現(xiàn)金管理、績效管理等環(huán)節(jié)著手，杜絕管理盲區(qū)。應(yīng)收賬款管理在銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理重點是付款方式，是否接受賒賬方式要經(jīng)過授權(quán)和審批，大額合同要董事會批準，銷售員不能擅自決定。應(yīng)收賬款管理在信用管理環(huán)節(jié)的管理重點是信用額度，業(yè)務(wù)開發(fā)時能給客戶的信用額度多少，采取何種信用政策，都由信用管理部門決定。應(yīng)收賬款管理在信用管理環(huán)節(jié)的管理重點是資金回流，對資金周轉(zhuǎn)的管理是由財務(wù)部門牽頭，賒賬項下的資金能否及時回籠，將影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)、融資成本甚至財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)部每月檢查是否產(chǎn)生新的逾期應(yīng)收賬款，督促催收到期應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款管理在績效管理環(huán)節(jié)的管理重點是賞罰分明，一旦產(chǎn)生逾期應(yīng)收賬款，按逾期金額扣減經(jīng)營人員的考核利潤，督促其及時、積極催收。通過實踐證明，由于職能分離、職責(zé)分明，能有效地降低壞賬產(chǎn)生。

三、加強應(yīng)收賬款內(nèi)部控制管理措施

第一，建立具有業(yè)務(wù)特點ERP系統(tǒng)，提高信息化管理水平。江蘇蘇美達集團公司目前使用的ERP系統(tǒng)包括業(yè)務(wù)經(jīng)營的ITS系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、銀企直聯(lián)資金平臺三部分。研發(fā)始于1997年，通過持續(xù)改善，在經(jīng)營、管理中具有不可或缺的作用。

ITS系統(tǒng)進行合同管理、客戶管理、銷售管理、物流管理、信用管理、國際結(jié)算管理、現(xiàn)金流管理和應(yīng)收賬款管理等等。財務(wù)系統(tǒng)除承擔(dān)會計核算、財務(wù)報表外，還要進行逾期賬款管理、資金管理等等。銀企直聯(lián)資金平臺主要對銀行端的收付進行實時管理，及時掌握應(yīng)收賬款的回收情況。

以上三個平臺是根據(jù)江蘇蘇美達集團公司的經(jīng)營管理特點量身定做的，基于信息安全的角度，系統(tǒng)相對獨立，但又能通過數(shù)據(jù)包進行共享。根據(jù)權(quán)限，信息資源進行分享、管理及監(jiān)督。

由于業(yè)務(wù)都在ERP系統(tǒng)中反映，應(yīng)收賬款就無處藏身了，逾期賬款也會一目了然，客戶信用狀況也公開透明。企業(yè)內(nèi)部管理減少了產(chǎn)生信息不對稱現(xiàn)象的死角，管理水平逐年提高。

第二，組織架構(gòu)合理，管理流程有效。為防止管理失效，江蘇蘇美達集團公司在管理的組織架構(gòu)建設(shè)上下功夫，對所轄的6大控股子公司采取財務(wù)人員的全員委派及物流、國際結(jié)算人員的委派制。管理流程大為縮短，既能使得服務(wù)前置，又可在業(yè)務(wù)一線進行管理。管理的針對性強、目標(biāo)明確。由于委派制的有效執(zhí)行，最大限度地減少逾期應(yīng)收賬款瞞報、少報、漏報、遲報現(xiàn)象的發(fā)生，爭取到最佳的催收時機。

發(fā)揮“跟蹤收匯管理”功能，對應(yīng)收賬款進行日常監(jiān)控和全程跟蹤管理。在預(yù)計結(jié)匯日前，通過信息系統(tǒng)和人工提示進行催收，對出現(xiàn)短暫逾期及時排查原因并跟蹤處理，并根據(jù)情況及時進行信用險可能損失申報及索賠處理。定期編制發(fā)布逾期賬款報表上報各子公司和集團領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)收賬款情況。

圖1 ERP系統(tǒng)收匯的“結(jié)匯水單管理”界面

第三，建立客戶信用檔案，加強信用管理。客戶信用管理是一個持續(xù)的管理行為，客戶進行評審是ISO9000質(zhì)量體系的主要內(nèi)容，包括客戶的專業(yè)能力、財務(wù)狀況、信用調(diào)查、授信評估等等。對新客戶來說，如在未充分調(diào)查的情況下貿(mào)然開展業(yè)務(wù)，極易受到損害；對老客戶來說，也可能因其經(jīng)營狀況的變化，使得財務(wù)惡化。

首先，通過中國信用保險公司以及鄧百氏等國際咨詢機構(gòu)對新客戶的資信進行調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定信用等級及授信額度；

其次，ERP系統(tǒng)記錄還款信息，并對還款記錄進行分析，評價客戶信用，據(jù)此指導(dǎo)業(yè)務(wù)的開發(fā)；

最后，經(jīng)常拜訪、隨訪新、老客戶，掌握客戶的經(jīng)營場所、經(jīng)營狀況、市場分布、償債能力和員工精神面貌等第一手資料。并在ERP中反映，通過實踐證明其效果往往好于函調(diào)。

通過以上多項有效措施，將收匯風(fēng)險扼殺在萌芽狀態(tài)。

第四，建立應(yīng)收賬款預(yù)警機制，實時監(jiān)管收匯風(fēng)險。在ERP系統(tǒng)中建立應(yīng)收賬款預(yù)警機制，實時監(jiān)管收匯風(fēng)險。國際結(jié)算部加強對國際貿(mào)易和相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的動態(tài)跟蹤研究，及時對高風(fēng)險國家、地區(qū)、行業(yè)及商品發(fā)出預(yù)警通報，對黑名單買家發(fā)出業(yè)務(wù)通報，實行風(fēng)險的動態(tài)管理模式。對國際慣例和技術(shù)標(biāo)準新動向發(fā)布業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過集團內(nèi)網(wǎng)和郵件系統(tǒng)發(fā)布應(yīng)收賬款風(fēng)險指導(dǎo)的專業(yè)文章，同時定期整理發(fā)布包括重點客戶收匯動態(tài)跟蹤在內(nèi)的國際結(jié)算簡報，加強宣傳指導(dǎo)，提升廣大業(yè)務(wù)人員收匯安全意識和能力。

圖2 ERP系統(tǒng)中的風(fēng)險預(yù)警平臺

第五，加強全員培訓(xùn)，風(fēng)險意識深入人心。制度不是用來“紙上畫畫、墻上掛掛”的官樣文章，是用來執(zhí)行和防范風(fēng)險的，而執(zhí)行的主體是人。那么執(zhí)行者的理念能否達到，僅靠獎懲還是不夠的，要讓他們認識上提高，變“要我執(zhí)行制度”為“我要執(zhí)行制度”。

為統(tǒng)一思想認識，江蘇蘇美達集團公司組織了一系列的員工培訓(xùn)。根據(jù)管理需要和工作特點，對新員工、業(yè)務(wù)骨干、管理層等不同人群進行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)、管理制度培訓(xùn)、流程優(yōu)化培訓(xùn)。為加強應(yīng)收賬款管理提供了思想保障，管理深入人心。

第六，投保出口信用保險及風(fēng)險自留。應(yīng)收賬款風(fēng)險防范的補救措施就是投保出口信用保險及風(fēng)險自留。

投保出口信用保險。江蘇蘇美達集團公司2010年12.5億美元出口業(yè)務(wù)中，非信用證業(yè)務(wù)7.70億美元，占50%，投保出口信用保險的7.1億美元，覆蓋率占非證業(yè)務(wù)的92.17%。未投保的業(yè)務(wù)也是按信用政策，對信譽好、實力強、合作久的客戶在授信額度內(nèi)，有限地賒銷。

風(fēng)險自留。由于國際市場風(fēng)云變幻、加之金融風(fēng)暴的來襲，客戶付款難、倒閉破產(chǎn)的現(xiàn)象也會發(fā)生。造成的壞賬，保險公司會賠80%，仍有20%需要自己消化。計提足額的壞賬準備，以及售價中充分考慮財務(wù)成本進行風(fēng)險自留、消化十分必要。

通過投保及風(fēng)險自留等手段，降低應(yīng)收賬款風(fēng)險的成效非常明顯，江蘇蘇美達集團公司一年一度的清產(chǎn)核資，很少出現(xiàn)不良資產(chǎn)，資產(chǎn)質(zhì)量在同業(yè)中處于先進行列。

第七，立體管理、獎懲到位，建立業(yè)務(wù)人員自我約束機制。業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)運作過程中直接與客戶打交道，比其他部門或人員更容易了解客戶的情況，也更容易發(fā)現(xiàn)客戶的異常行為，因而加強業(yè)務(wù)人員對逾期國內(nèi)外往來的防范和催收，建立業(yè)務(wù)人員自我約束機制至關(guān)重要。

明確業(yè)務(wù)人員對業(yè)務(wù)風(fēng)險的責(zé)任，將逾期國內(nèi)外帳款列入對業(yè)務(wù)人員獎金考核的指標(biāo)。按規(guī)定，凡逾期應(yīng)收帳款超2個月的，從第3個月起，每月按逾期額的5%從相關(guān)經(jīng)營公司的計獎利潤中扣除，直至收回逾期賬款。子公司再根據(jù)業(yè)務(wù)人員過失大小扣減其獎金。

從制度上規(guī)范業(yè)務(wù)人員的行為。包括：預(yù)付貨款的比例和金額，需要辦理哪些手續(xù)，什么樣的業(yè)務(wù)和以什么方式成交的業(yè)務(wù)需要經(jīng)過哪一級簽字審核，什么情況下必須對客戶的資信情況進行調(diào)查，逾期賬款發(fā)生后如何處理等等，都在制度、ISO9002上做出了明確的規(guī)定。這種約束機制既增強了業(yè)務(wù)人員的風(fēng)險意識和責(zé)任感，又確保了資金及時回收和效率的提高。

［1］李現(xiàn)葉：《對應(yīng)收賬款加強內(nèi)控管理》，《河北煤炭》2011年第1期。