淺析我院藥品實時盤點模式的設計思路及操作方法

奚菁穎，王璐華，宋鐘娟（復旦大學附屬華東醫(yī)院藥劑科，上海市 200040）

醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital Information System，HIS），是體現(xiàn)先進管理思想和方法的醫(yī)院信息系統(tǒng)軟件，是為提高醫(yī)院的效益而建立的信息管理系統(tǒng)[1]。藥品是醫(yī)院流動資產(chǎn)的重要組成部分，但因其流動性強、種類繁多、更新快、進出賬頻繁等因素，使藥房賬物幾乎不可能百分之百準確。因此將藥品賬物誤差控制在盡量小的誤差范圍內(nèi)，一直以來是藥劑科工作的一項重要目標。我院從20世紀90年代就開始使用HIS系統(tǒng)，但因早期版本在管理功能的實現(xiàn)上存在很多缺陷，遠遠不能滿足日益提高的藥品管理需求，因此在2006年開始研發(fā)了新的HIS系統(tǒng)。經(jīng)過近3年多的磨合，創(chuàng)立了適合我院藥劑科運行模式的藥品管理體系，尤其在藥品盤點的功能上實現(xiàn)了藥品的實時盤點功能。采用以前的藥品盤點體系，由于無法獲得某段時間內(nèi)發(fā)出的藥品總數(shù)，只能從各部門月底實際藥品庫存和本期入庫的數(shù)量來推算本期發(fā)出的藥品總金額，繼而與實際收入相比推算盈虧，這種方式稱之為“倒軋賬”；而新的管理體系將藥品盤點由“倒軋賬”模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷崟r盤點模式[2]，即實時處理藥品入賬和出賬的數(shù)量，得出賬面庫存，再與實際盤點數(shù)相比得出更為準確的盈虧數(shù)據(jù)，從而使藥品的管理更上一個臺階。現(xiàn)將我院藥品實時盤點模式的設計思路及操作方法介紹如下。

1 設計思路與操作方法

1.1 藥品貨位號的設計

將藥品按藥理性質(zhì)、劑型等因素確定貨架擺放位置，其中“精麻”（精神藥品和麻醉藥品）類藥品、高危藥品、貴重藥品等按照相應的管理規(guī)范集中放置。貨位號包括6位貨位碼“ABCDEF”，其中AB、CD、EF為“00～99”的數(shù)字，分別代表柜號、行號和具體位置編號，如“010215”即為1號柜第2行第15號位置的藥品?？紤]到相應貨位號擺放的藥品可能會發(fā)生變動以及各部門擺放位置的不同，設計的時候各個部門的貨位號相對獨立，且有專門界面進行設置和變更。貨位號的設立是盤點工作的基礎，盤點表的查詢和打印將自動按照貨位號的排序進行，大大方便了操作者。

1.2 盤點流程

我院藥品實時盤點的具體流程見圖1。

圖1 藥品實時盤點模式的流程圖Fig 1 Flow chart of real-time drug checking model

1.3 主要功能

1.3.1 藥品篩選功能。藥品盤點實際上涉及面很廣，有時候會需要對某一類藥品或者某個藥理分類的藥品進行品種的清理，而貴重藥品盤點是調(diào)劑部門每日必做的工作，因此在藥品篩選功能中嵌入了強大的搜索引擎，使盤點的藥品搜索更為人性化，互動更為便捷。盤點界面的左上角即為藥品搜索功能區(qū)，可以對單個藥架區(qū)間進行盤點，也可以按藥理性質(zhì)、“毒麻”（麻醉藥品、精神藥品、易制毒藥品、毒性藥品等）屬性、貴重屬性、具體藥品名稱等要素進行藥品全庫的篩選。選出的藥品進入待盤區(qū)間后，還可以進行部分品種的修改，最后進入正式盤點區(qū)域。具體藥品實時盤點界面詳見圖2。

圖2 藥品實時盤點模式的界面Fig 2 Interface of real-time drug checking model

1.3.2 自動結算功能。首先按照需要篩選出需要盤點的藥品（默認為全庫），盤點表自動按照貨位號排序，表中會提供開始盤點的時刻數(shù)據(jù)庫中每個藥品的理論庫存，打印后工作人員可進行實物盤點。如果賬物相符的，則無需任何操作，系統(tǒng)會在結束盤點時自動結算；如賬物有差異，則可點開具體品種左側(cè)的“+”號，修改實際庫存，在結束盤點時系統(tǒng)會自動更正庫存，差異的數(shù)據(jù)會自動產(chǎn)生盈虧報表。

1.3.3 動態(tài)盤點功能。已有文獻[3，4]在分析盤點賬物不符的原因中提到，盤點過程中的調(diào)劑行為會對盤點的結果造成影響，并且這些調(diào)劑行為的單據(jù)尚需要在盤點后作特殊處理。我院在設計中考慮到了這個問題，尤其是急診藥房以24小時工作為運作模式，盤點過程中的調(diào)劑行為不可避免。因此，在原有的盤點界面中，插入了“2次盤點”的概念，當盤點過程中有發(fā)生過藥品的進出賬行為時，盤點人員可以在初次盤點按下“結束盤點”按鈕前，按下“2次盤點”按鈕，這個功能將會對庫存進行更新，同步到當前庫存，以期對有過出入庫的藥品進行再次盤點。同時設計了“盤點中出入庫查詢”這一功能，提供在第1次盤點過程中所有發(fā)生過出入庫行為的藥品品種及數(shù)量匯總。此時，盤點人員可以針對這部分藥品進行再次清點，確認或修改庫存后，按下“結束盤點”按鈕，系統(tǒng)將自動處理庫存的盈虧報表。

1.4 盤點唯一性的控制

考慮到必須避免多個計算機同時開始盤點的情況發(fā)生，因此在盤點界面設計了“開始”和“結束”功能按鈕，并且需要輸入密碼才可以進行操作，保證了同一時間盤點工作的唯一性。并且在按下“結束”按鈕時，系統(tǒng)才正式對庫存進行修正并自動生成盈虧報表。

1.5 修正庫存的準入控制

為確保修正庫存的慎重性，在每次修改盤點實際庫存的時候，必須輸入修改理由，方可保存。

2 影響盤點準確性的要素

2.1 藥品信息的維護

由于藥品品種及其包裝多種多樣，時常會發(fā)生因為供貨原因而更換包裝或者廠家的現(xiàn)象。為了便于賬務的管理，現(xiàn)將同通用名但不同包裝或廠家的藥品單獨建立藥品信息檔案，這樣就無需在盤點時對這些品種的庫存作合并處理，價格核算也更為精準。

2.2 申請單的處理

申請單包括目標科室為藥庫的領/退藥單和部門間的流轉(zhuǎn)單。日常工作需要及時處理這些單據(jù)。盤點前需要進入“申請單管理”，查看是否還有未結束的單據(jù)，全部處理后才能開始盤點。

2.3 患者處方的核發(fā)

調(diào)劑部門進出庫賬務比較頻繁、數(shù)據(jù)量大，因此需要窗口核發(fā)人員嚴格按照發(fā)藥情況將處方作核發(fā)處理，這是保證賬物相符的重要因素之一?？紤]到有患者開了藥但未取的情況，因此庫存扣減的關鍵設置在藥師發(fā)藥窗口的“核發(fā)”行為上，這有利于保障調(diào)劑部門庫存的準確性，也自然規(guī)避了某些醫(yī)院由于計費即扣庫存而造成的盤點誤差[5]。由于普通藥品已全部應用電子處方，而“精麻”藥品按規(guī)定需采用手工處方，有些老年患者會遺忘出示手工處方，這就要求我們的核發(fā)人員嚴格核對電腦信息，提醒患者出示手工處方，或者僅在電腦上勾選發(fā)放藥品未取藥，以保證賬務的準確性。

2.4 及時歸還未取的藥品

由于現(xiàn)在處方信息都記錄在卡中，因此很多老年患者會遺忘取藥。調(diào)劑部門需要每日將已調(diào)劑后的未取藥品歸位，并將未取藥的單據(jù)收集起來以備患者來取藥，這樣才能更好地保證賬物相符。

2.5 未核發(fā)處方的核對

該模式設計了一個獨立的界面，可查詢某時間周期內(nèi)未核發(fā)的處方，這一設計在應用中非常實用。窗口核發(fā)人員有時會因疏忽或其他原因而未將某張?zhí)幏阶骱税l(fā)處理，這樣就會影響盤點準確性。但是當發(fā)現(xiàn)賬務不符再來查究竟哪張?zhí)幏轿春税l(fā)時，就像大海撈針一樣困難，因此，該功能的設計方便了我院對未取藥的處方和遺漏核發(fā)的處方進行核對。

2.6 清點借藥記錄

醫(yī)院藥房不可避免地會存在一些借藥情況，諸如緊急搶救、外出會診或者其他特殊情況下的借藥。日常工作中應逐筆記錄，在盤點前清點借藥記錄，這也是保障盤點準確性不可忽視的因素之一。

2.7 清點破損藥品記錄

在藥品流轉(zhuǎn)過程中如有破損應及時以盤虧形式進入系統(tǒng)，以保證盤點準確性。

3 盤點盈虧原因分析

3.1 人為因素

（1）盤點人員計數(shù)不準確；（2）“精麻”藥品仍需按處方手工收費，如劃價錯誤、核發(fā)人員未校對出，就會產(chǎn)生出庫品種錯誤；（3）調(diào)劑錯誤，如國產(chǎn)藥品錯發(fā)成進口藥品、不同包裝的產(chǎn)品之間發(fā)錯、數(shù)量錯誤等；（4）患者取藥后遺忘在柜臺的藥品造成庫存盤盈。

3.2 藥品因素

（1）運輸或者發(fā)放過程中的破損；（2）分裝藥品造成的自然損耗，如500 mL的液狀石蠟分裝成5瓶100 mL的分包裝時，因瓶壁滯留等因素造成損失。

3.3 計算機因素

因系統(tǒng)漏洞而造成的進出賬記錄寫入錯誤。

3.4 管理因素

（1）調(diào)劑部門人員較多，藥品無故缺失的現(xiàn)象仍然可能存在；（2）各種原因的借藥未登記；（3）藥庫領藥或者部門間流轉(zhuǎn)時未及時清點流轉(zhuǎn)藥品數(shù)量，造成出入庫賬物不符。

4 實時盤點的優(yōu)越性

該模式改變了原先手工抄寫藥品信息制作賬本的方式，由系統(tǒng)自動計算出理論庫存可直接打印結果，方便快捷、省時省力。更為重要的是，該模式使藥品可以隨時盤點，自動計算庫存，大大提高了盤點效率。自動生成的盈虧表也便于部門及科室逐一分析造成庫存誤差的原因，不斷改進工作流程，提高管理水平。由于藥品信息的維護中對于同一藥品規(guī)格變化或者有多個廠家的藥品品種采取了獨立錄入的方式，因此避免了手工書寫潦草難辨、規(guī)格不同等因素造成的計費和盤點錯誤[5]。實時盤點模式的確立使實時庫存管理得以實現(xiàn)，以往醫(yī)師開處方時并不知道藥房是否有庫存，常常開了處方卻無藥可取，造成患者多次往返；現(xiàn)在實時庫存管理的方式使醫(yī)師在開處方時就可提示是否有庫存，大大減少了患者的奔波之苦。同時，實時庫存的管理方式自然規(guī)避了很多醫(yī)院都存在的等價換藥的現(xiàn)象[6]。

5 結語

實時盤點模式的確立為我院藥劑科的盤點工作帶來了根本上的改變，徹底改變了原先的“倒軋賬”模式，不僅使藥劑人員逐漸擺脫了手工書寫的模式，提高了工作效率，而且更明顯提高了管理人員的現(xiàn)代化管理意識，使藥劑科的管理更加人性化、科學化、數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化，工作效率和質(zhì)量顯著提高。

[1]易彥伶.HIS在醫(yī)院綜合管理中的作用[J].醫(yī)學信息學雜志，2008，29（2）：16.

[2]侯紅衛(wèi)，劉小剛，劉曉磊，等.藥房兩種盤點方式工作流程分析[J].中國醫(yī)療設備，2009，24（2）：82.

[3]馬新國，陳 兢，劉燦喜，等.醫(yī)院信息系統(tǒng)下藥品動態(tài)盤點的監(jiān)控要點[J].醫(yī)藥導報，2009，28（4）：538.

[4]曹亞莉.淺談藥品盤點工作[J].中醫(yī)藥管理雜志，2008，16（8）：615.

[5]張克敏，張君莉，賈亦芊.醫(yī)院藥房藥品盤點工作質(zhì)量探討[J].河北醫(yī)藥，2008，30（3）：393.

[6]趙電紅，楊桂琴，牛桂田，等.我院住院藥房計算機管理賬務不符的原因分析及對策[J].中國藥房，2008，19（1）：34.