學(xué)校辦公室的協(xié)調(diào)功能

劉向朋

摘要：辦公室是單位和部門(mén)的樞紐，功能多、任務(wù)重。作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu)，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，圍繞工作中心，充分發(fā)揮辦會(huì)室系統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能，提高其協(xié)調(diào)能力。

關(guān)鍵詞：行政管理；辦公室；協(xié)調(diào)；功能

辦公室作為一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著日常性的行政事務(wù)及繁重的服務(wù)工作。協(xié)調(diào)是一項(xiàng)綜合性的管理工作，工作的主要方面是上下級(jí)間的協(xié)調(diào)和左右間的協(xié)調(diào)。

一、上下級(jí)間的協(xié)調(diào)

首先，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，辦公室人員要深人開(kāi)展調(diào)查研究，經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)管理信息，并依據(jù)黨的方針和國(guó)家的政策法規(guī)結(jié)合實(shí)際情況，適時(shí)地提出可行性建議，撰寫(xiě)出客觀全面的、具有前瞻性的調(diào)研報(bào)告供領(lǐng)導(dǎo)參考，為領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策服務(wù)。要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟而”的困擾，不以言輕而金口難開(kāi)，要敢于進(jìn)言，敢于獻(xiàn)計(jì)，大膽進(jìn)諫。要坦坦蕩蕩，出于公心，從大局出發(fā)，以事業(yè)為重，說(shuō)真話，丁是丁，卯是卯。

其次，辦公室要認(rèn)真對(duì)待和妥善協(xié)調(diào)好上下級(jí)之間可能存在的矛盾，善于做好群眾工作，積極維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間的團(tuán)結(jié)。在協(xié)調(diào)處理政務(wù)、事務(wù)時(shí)，要平心靜氣、平等待人，仔細(xì)傾聽(tīng)對(duì)方的意見(jiàn)，充分體諒對(duì)方的難處，對(duì)他們的實(shí)際困難和問(wèn)題，該解決的要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映并積極配合解決，要利用自己政策懂得多，信息知道得多，領(lǐng)導(dǎo)意圖了解得多的優(yōu)勢(shì)，幫助基層出點(diǎn)子、理思路和謀對(duì)策。

再次，領(lǐng)導(dǎo)之間由于各自分管著幾個(gè)方面的工作，往往會(huì)從分管的工作出發(fā)，給辦公室提出不同的要求，發(fā)出不同的指令，對(duì)此辦公室人員要胸有全局，分清主次和輕重緩急。在安排工作計(jì)劃、各種會(huì)議和活動(dòng)的工作中，要以正職領(lǐng)導(dǎo)為中心，對(duì)大是大非、事關(guān)全局的問(wèn)題，必須多請(qǐng)示主要領(lǐng)導(dǎo)，按主要領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)去溝通和落實(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)之間即正職與副職、副職與副職之間的意見(jiàn)，也要及時(shí)溝通，消除誤會(huì)，努力使整個(gè)組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關(guān)系。

二、左右間的協(xié)調(diào)

首先，在實(shí)際工作中，由于各個(gè)部門(mén)所處的位置不同，也由于各類(lèi)人員在思維方式、思想認(rèn)識(shí)、工作作風(fēng)和工作能力等方面存在差異，他們往往偏重于注意自身目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而忽視別的部門(mén)或別人的要求，使得部門(mén)之間、人與人之間對(duì)一些問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和處理不一致，以致于不能發(fā)揮整個(gè)組織的最大功能，不能形成最佳的合力。對(duì)此各級(jí)辦公室要通過(guò)聯(lián)系、溝通、調(diào)解、協(xié)商等方式來(lái)有效地統(tǒng)籌協(xié)調(diào)左右之間各方面的關(guān)系，弄清楚問(wèn)題的來(lái)龍去脈，絕不能把遇到的矛盾簡(jiǎn)單地上交給領(lǐng)導(dǎo)。

其次，要站在全局的立場(chǎng)和高度對(duì)各部門(mén)進(jìn)行綜合平衡，集中多方意見(jiàn)，多方協(xié)商，求同存異，秉公處理，要以公正平和的心態(tài)調(diào)整、理順和改善各單位之間、人際之間的關(guān)系，解決工作中的矛盾，并且建立和健全各種協(xié)調(diào)制度，使協(xié)調(diào)工作逐步規(guī)范化、程序化。

再次，要綱舉目張，不能事無(wú)巨細(xì)，眉毛胡子一把抓，否則就會(huì)被事務(wù)所淹沒(méi)，有可能顧此失彼、事倍功半。事實(shí)證明，辦公室的協(xié)調(diào)工作一定要有重點(diǎn)，要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn)和群眾關(guān)注的熱點(diǎn)及改革發(fā)展中碰到的難點(diǎn)問(wèn)題，通過(guò)牢牢抓住重大事項(xiàng)，去帶動(dòng)辦公室協(xié)調(diào)工作的開(kāi)展。

三、協(xié)調(diào)工作中應(yīng)該注意的幾個(gè)問(wèn)題

第一，有權(quán)不越權(quán)。辦公室是綜合管理部門(mén)，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)施政、指揮和管理的左右手，但辦公室干部要切實(shí)擺正位置，既不能越權(quán)，更不能濫用職權(quán)。要始終牢記自己是“配角”而非“主角”，做到盡責(zé)不越職，出謀不決策，參與不干預(yù)，在正常情況下絕不超越職權(quán)范圍處理事務(wù)，絕不過(guò)問(wèn)不該知道的事情。辦公室在任何時(shí)候都不能忘記按章辦事，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，按照工作程序辦事，對(duì)一些重要事情要按照職責(zé)分工和上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，有請(qǐng)示，有匯報(bào)。凡遇到超越職權(quán)范圍的事，不擅自作主，不亂表態(tài)，不亂辦事，如遇領(lǐng)導(dǎo)不在又有緊急事情需要處理時(shí)，要注意與有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員商量后慎重處理。

第二，有功不居功。辦公室的工作雜事、小事多，協(xié)助、輔助多，臺(tái)下、幕后多，沒(méi)有轟轟烈烈的場(chǎng)面，沒(méi)有引人注目的動(dòng)作，因而工作干了不少，但總結(jié)起來(lái)，似乎又沒(méi)幾件能顯示成績(jī)的事情。面對(duì)這種情況，辦公室人員一定要高姿態(tài)，不爭(zhēng)功，不居功，淡泊名利，忘我超我，樂(lè)于干默默無(wú)聞的小事、雜事，甘當(dāng)配角，當(dāng)好配角。

第三，有苦不叫苦。辦公室經(jīng)常處于矛盾的交叉點(diǎn)，稍不注意不是上不滿意就是下有意見(jiàn)。面對(duì)誤解和委曲，辦公室人員要受得住、不氣餒，認(rèn)真對(duì)待，有則改之，無(wú)則加勉。不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)要求嚴(yán)、批評(píng)多，就鬧情緒，也不能因?yàn)槊芏唷⑹码y辦，就畏首畏尾，不敢辦事。正確的態(tài)度應(yīng)該是：只要是職權(quán)范圍內(nèi)的事，就要積極主動(dòng)抓，絕不可縮手縮腳、推三推四，要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管事、敢擔(dān)事、敢辦事，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

四、辦公室協(xié)調(diào)能力的提高

辦公室工作的性質(zhì)、地位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)與應(yīng)變能力。辦公室系統(tǒng)要在新形勢(shì)下完成自己的工作使命，有所作為，還要開(kāi)拓新的思路，采用新的方法，在辦文、辦會(huì)和辦事上，在綜合、協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)上發(fā)揮更大的功能和作用。為此，辦公室干部平時(shí)要注意系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理科學(xué)理論并指導(dǎo)實(shí)踐，主動(dòng)深人實(shí)際，調(diào)研分析，當(dāng)政策的“靈通人士”和情況的“百事通”，只有這樣，才能增強(qiáng)做好協(xié)調(diào)工作的素質(zhì)和本領(lǐng)。

辦公室是一個(gè)有機(jī)的整體，往往一項(xiàng)具體工作有時(shí)要落實(shí)到多位工作人員的身上，經(jīng)過(guò)通力合作才能完成。要注意調(diào)動(dòng)每位同志的積極性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮辦公室人員的智慧和特長(zhǎng)，并進(jìn)行科學(xué)組合，合理分工，分兵把口，使辦公室內(nèi)部的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以互補(bǔ)，能力可以互補(bǔ)，大家職責(zé)分明、任務(wù)明確，重大事項(xiàng)集體合作、統(tǒng)一行動(dòng)，保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。此外要拓寬民主渠道，努力營(yíng)造一種多想問(wèn)題、勤動(dòng)腦筋、積極向上的良好氛圍，建立人人爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的激勵(lì)機(jī)制，從而增強(qiáng)辦公室的凝聚力，增強(qiáng)辦公室人員的責(zé)任感和集體榮譽(yù)感。

從某種意義上說(shuō)，辦公室是個(gè)無(wú)權(quán)部門(mén)，充其量是個(gè)參謀、輔助部門(mén)，要真正發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，還有賴于領(lǐng)導(dǎo)的支持和充分的授權(quán)，而且領(lǐng)導(dǎo)重視和支持的程度也直接關(guān)系到辦公室協(xié)調(diào)成效的大小。

總而言之，作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu)，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協(xié)調(diào)工作，使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門(mén)之間、人員之間思想一致、行動(dòng)統(tǒng)一，從而最大限度地調(diào)動(dòng)單位和個(gè)人的積極性，在相互配合、減少內(nèi)耗的情況下發(fā)揮整體的最優(yōu)效能。

參考文獻(xiàn)

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