高校圖書(shū)館非正式出版物的收集與整理

何 玉 賈延霞 晏 凌 程變愛(ài)

（清華大學(xué)圖書(shū)館 北京 100084）

近些年來(lái)，非正式出版物的征集、整理與發(fā)布成為各大圖書(shū)館的熱門(mén)話題。北京大學(xué)圖書(shū)館早在1985年就發(fā)出了《關(guān)于建立校內(nèi)“非正式出版物”呈繳本制度的通知》，并建立了非正式出版物閱覽室。國(guó)家圖書(shū)館在2008年正式向社會(huì)征集“非正式出版文獻(xiàn)（內(nèi)部資料）”[1]，社會(huì)反響良好。清華大學(xué)圖書(shū)館一直都很關(guān)注非正式出版物的收集工作，在“保釣、統(tǒng)運(yùn)”①資料、名人手稿、院士文庫(kù)等特色專藏方面，都取得了可喜成果。本文結(jié)合筆者實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，探討非正式出版物收集工作的原則、渠道及工作規(guī)范。

1 高校圖書(shū)館非正式出版物采集原則

非正式出版物數(shù)量龐大、類型多樣，包括學(xué)術(shù)報(bào)告、未刊稿、學(xué)位論文、會(huì)議文獻(xiàn)、內(nèi)部刊物、政府文件、企業(yè)文件等。高校圖書(shū)館由于人力、物力有限，特別是物理存儲(chǔ)空間有限，在確定非正式出版物收集目標(biāo)時(shí)，應(yīng)考慮非正式出版物的學(xué)術(shù)價(jià)值與研究?jī)r(jià)值，呈現(xiàn)形式的豐富性與全面性，資料本身的特色化與獨(dú)特性。

1.1 資料價(jià)值判斷堅(jiān)持基礎(chǔ)性與前瞻性相結(jié)合的原則

當(dāng)今信息化社會(huì)，資源獲取便捷，基礎(chǔ)性研究對(duì)信息資源的需求得到了充分的滿足，而前沿研究領(lǐng)域的非正式出版物由于出版要求的限制或研究不夠成熟，人們尚未認(rèn)識(shí)到其出版價(jià)值，導(dǎo)致一些頗具開(kāi)創(chuàng)性的研究成果流失。這些非正式出版物多散見(jiàn)于學(xué)術(shù)報(bào)告、學(xué)會(huì)論文、會(huì)議文獻(xiàn)、內(nèi)部刊物等過(guò)程性學(xué)術(shù)成果之中，相對(duì)于數(shù)量龐大的正式出版物而言，只是一些“微內(nèi)容”，但對(duì)于推動(dòng)相關(guān)領(lǐng)域的研究、啟發(fā)后續(xù)的跟進(jìn)研究意義重大。因此，非正式出版物的收集既要堅(jiān)持基礎(chǔ)性原則，不斷積累基礎(chǔ)且重要的研究資料，更要遵循前瞻性的原則，將不完善但有創(chuàng)新性的成果收集起來(lái)以備研究之用。例如，香港大學(xué)孔安道紀(jì)念圖書(shū)館在香港地方文獻(xiàn)的收集方面，不僅搜集散布在我國(guó)大陸及臺(tái)灣地區(qū)、日本、歐美等地與香港有關(guān)的書(shū)刊，還關(guān)注國(guó)際學(xué)術(shù)界發(fā)展動(dòng)態(tài)，致力于建立一個(gè)與香港相關(guān)的博士論文庫(kù)，將基礎(chǔ)性與前瞻性進(jìn)行了很好的結(jié)合[2]。

1.2 資料類別選擇堅(jiān)持共同性與差異性相結(jié)合的原則

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為信息的保存與傳播提供了便捷，同時(shí)也帶來(lái)了同質(zhì)化信息的泛濫。信息的同質(zhì)化不僅存在于網(wǎng)絡(luò)資源之中，而且也存在于正式出版物之中。各高校在經(jīng)濟(jì)實(shí)力大致相同的情況下，紛紛將建設(shè)世界一流的綜合性、研究型大學(xué)作為奮斗目標(biāo)，致使各高校圖書(shū)館的資源數(shù)量與數(shù)據(jù)庫(kù)類別趨同傾向日漸明顯。如何根據(jù)本校獨(dú)特的校園文化與學(xué)科特點(diǎn)打造特色鮮明的圖書(shū)館館藏，成為當(dāng)下高校圖書(shū)館發(fā)展的瓶頸。各高校內(nèi)部都有一些特色資源，它們承載和記錄了學(xué)校的歷史與發(fā)展，是市場(chǎng)上采購(gòu)不到的，如學(xué)生比賽的作品、校園講座的海報(bào)等。這些非正式出版物具有唯一性，其承載的校園文化價(jià)值與史料價(jià)值是正式出版物所不具備的。

1.3 資料形式選用堅(jiān)持文獻(xiàn)資料與實(shí)物資料相結(jié)合的原則

圖書(shū)館在非正式出版物的搜集過(guò)程中，要注重非正式出版物的豐富性與完整性。這要求圖書(shū)館對(duì)非正式出版物的收藏全面、完整，不僅藏有文字資料，還要收藏相關(guān)的實(shí)物資料。如此一來(lái)，非正式出版物的選用才能滿足讀者研究、圖書(shū)館服務(wù)的需要，同時(shí)最大程度地發(fā)揮其歷史價(jià)值與文化傳承作用。例如，清華大學(xué)圖書(shū)館在收藏國(guó)際著名記者伊斯雷爾·愛(ài)潑斯坦[3]專藏的過(guò)程中，不僅注重文字著作的收藏，更注重對(duì)其使用實(shí)物的整理，如采訪包、采訪筆記、攝影用的采光燈等，這些實(shí)物資料具有歷史真實(shí)感，成為對(duì)外展覽時(shí)最具感染力的資料。

2 高校圖書(shū)館非正式出版物的收集渠道

2.1 建立校內(nèi)論文呈繳制度

目前很多高校對(duì)于學(xué)位論文都有明確的呈繳制度，圖書(shū)館與檔案館都有固定的管理流程和工作模式[4]。筆者認(rèn)為，高校圖書(shū)館應(yīng)該建立校內(nèi)呈繳制度，用以收集校內(nèi)的非正式出版物，如學(xué)生作品、學(xué)生活動(dòng)記錄等資料。由于對(duì)于這些出版物沒(méi)有相應(yīng)的呈繳規(guī)定，高校圖書(shū)館在進(jìn)行非正式出版物的征集時(shí)，會(huì)遇到諸多困難和不便，所以最好由圖書(shū)館提出書(shū)面申請(qǐng)，由學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或機(jī)構(gòu)牽頭，以公文的形式規(guī)定相關(guān)部、處、院、系將相關(guān)主題、類型的非正式出版物直接呈繳到校圖書(shū)館。

2.2 以社會(huì)捐贈(zèng)為主、采購(gòu)為輔

社會(huì)捐贈(zèng)是一種較為常用的收集渠道，圖書(shū)館要努力爭(zhēng)取固定的社會(huì)機(jī)構(gòu)的捐贈(zèng)，如財(cái)團(tuán)法人·日本科學(xué)協(xié)會(huì)與清華大學(xué)圖書(shū)館建立了固定的捐贈(zèng)聯(lián)系。此外，圖書(shū)館還應(yīng)積極主動(dòng)聯(lián)系社會(huì)人士和社會(huì)團(tuán)體。當(dāng)捐贈(zèng)資料達(dá)到一定規(guī)模時(shí)，圖書(shū)館應(yīng)進(jìn)行全局盤(pán)點(diǎn)，再在現(xiàn)有基礎(chǔ)上考慮通過(guò)采購(gòu)查漏補(bǔ)缺，以保證專題收藏的全面性。例如，清華大學(xué)圖書(shū)館“奧運(yùn)專藏”收藏的2008年北京奧運(yùn)會(huì)相關(guān)資料就采用捐贈(zèng)與采選相結(jié)合的收集方式。

2.3 館際交換與補(bǔ)充

各圖書(shū)館之間的互通有無(wú)、查漏補(bǔ)缺對(duì)完善和補(bǔ)充非正式出版物收藏有著實(shí)際的幫助。例如，臺(tái)灣新竹“清華大學(xué)圖書(shū)館”、美國(guó)哈佛燕京大學(xué)圖書(shū)館、匹茲堡大學(xué)圖書(shū)館、密歇根大學(xué)圖書(shū)館等都有對(duì)“保釣、統(tǒng)運(yùn)”文獻(xiàn)的收藏，目前清華大學(xué)圖書(shū)館與臺(tái)灣新竹“清華大學(xué)圖書(shū)館”簽訂了文獻(xiàn)交換與補(bǔ)充協(xié)議，兩館就現(xiàn)有的文獻(xiàn)進(jìn)行相互補(bǔ)充與交換。

2.4 網(wǎng)絡(luò)搜集

內(nèi)事不明問(wèn)百度，外事不明問(wèn)Google。圖書(shū)館也可利用網(wǎng)絡(luò)收集非正式出版物的相關(guān)資料。例如，網(wǎng)絡(luò)上關(guān)于“保釣、統(tǒng)運(yùn)”專題文獻(xiàn)的信息相當(dāng)豐富，清華大學(xué)圖書(shū)館通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集相關(guān)信息，以郵件的方式與很多當(dāng)事人取得聯(lián)系，獲取他們對(duì)“保釣、統(tǒng)運(yùn)”運(yùn)動(dòng)的參與、體會(huì)、回憶文章。這些信息的搜集與累積對(duì)于保證非正式出版物的完整性是很有必要的。

3 高校圖書(shū)館非正式出版物的整理規(guī)范

3.1 初步分析與規(guī)劃

在持續(xù)、規(guī)范整理之前，圖書(shū)館需要對(duì)整批非正式出版物進(jìn)行基本的調(diào)研與規(guī)劃，這是決定是否需要對(duì)某一主題的非正式出版物進(jìn)行持續(xù)與長(zhǎng)期收集、整理的前提。某一主題的非正式出版物只有在達(dá)到一定采集標(biāo)準(zhǔn)后才能正式立項(xiàng)進(jìn)行收集、整理，而采集標(biāo)準(zhǔn)則是通過(guò)對(duì)資料的初步分析來(lái)確定的。以清華大學(xué)圖書(shū)館“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料收集、整理工作為例，2007年9月，清華大學(xué)圖書(shū)館正式接收了美國(guó)休斯頓大學(xué)周本初教授捐贈(zèng)的“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料。經(jīng)過(guò)初步分析發(fā)現(xiàn)，這批資料內(nèi)容豐富、形式多樣，有信札、手稿、筆記、名片、復(fù)印資料、油印小報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、連續(xù)出版的小雜志、報(bào)紙、報(bào)紙復(fù)印件、打印稿、圖書(shū)、照片等，而且絕大部分都是非正式出版物（特別是團(tuán)體自行刊印的連續(xù)出版物），具有重大的歷史價(jià)值。此后，在清華大學(xué)圖書(shū)館和臺(tái)灣同學(xué)會(huì)的努力下，陸續(xù)有相關(guān)人士繼續(xù)捐贈(zèng)同類主題的資料，到目前為止，清華大學(xué)圖書(shū)館已經(jīng)接收了58人次、1萬(wàn)余件資料的捐贈(zèng)，“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料已經(jīng)成為清華大學(xué)圖書(shū)館的特色專題館藏[5]。

3.2 設(shè)定整理目標(biāo)

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于非正式出版物的整理不能僅限于進(jìn)行紙本收藏與實(shí)物收藏，還要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化處理。由于非正式出版物一般較為繁雜、瑣碎，樣式、大小等都很難按照?qǐng)D書(shū)整理方式排列，加之一些非正式出版物尤其是實(shí)物資料具有珍貴的歷史價(jià)值，不便于直接外借供讀者利用，因此，可以將非正式出版物數(shù)字化并存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。清華大學(xué)圖書(shū)館在接收“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料捐贈(zèng)時(shí)，決定對(duì)紙本文獻(xiàn)進(jìn)行收藏、保存，將全部資料數(shù)字化后以電子版的形式供讀者使用。

3.3 制定整理規(guī)范

3.3.1 制定并及時(shí)更新、調(diào)整元數(shù)據(jù)著錄方案

由于非正式出版物類型豐富、形式多樣，很難用傳統(tǒng)的著錄方法管理和揭示，因此不能將其納入傳統(tǒng)的書(shū)目管理系統(tǒng)。工作人員可以根據(jù)資源類型制定相應(yīng)的元數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目，再對(duì)文獻(xiàn)逐一登記著錄，生成較為詳細(xì)的資料記錄表。整理著錄的項(xiàng)目和內(nèi)容可作為將來(lái)數(shù)字化服務(wù)的元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)一次著錄、多次使用。以清華大學(xué)圖書(shū)館“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料整理為例，清華大學(xué)圖書(shū)館根據(jù)整理目標(biāo)對(duì)不同資源類型設(shè)定了不同的元數(shù)據(jù)方案（見(jiàn)表1）。

表1 清華大學(xué)圖書(shū)館“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料元數(shù)據(jù)設(shè)定方案

在整理著錄過(guò)程中，新的資料類型（如光盤(pán)、幻燈片等實(shí)物資料）會(huì)不斷涌現(xiàn)，多樣化的資料類型使得元數(shù)據(jù)方案需要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。例如，清華大學(xué)圖書(shū)館在“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，很多不同發(fā)行地發(fā)行的有關(guān)“保釣、統(tǒng)運(yùn)”的期刊都叫作“釣魚(yú)臺(tái)簡(jiǎn)報(bào)”或“釣魚(yú)臺(tái)月刊”，為了更準(zhǔn)確地進(jìn)行標(biāo)示，清華大學(xué)圖書(shū)館在期刊/報(bào)紙的元數(shù)據(jù)項(xiàng)中及時(shí)增加了“地址”著錄項(xiàng)。

3.3.2 資料號(hào)編纂規(guī)則

資料號(hào)是較為常用的編號(hào)方式，但是資料號(hào)本身能反映的信息并不多，所以在設(shè)定資料號(hào)編纂原則時(shí)，應(yīng)盡可能使一個(gè)資料號(hào)反映多方面的信息，如捐贈(zèng)者、捐贈(zèng)箱、捐贈(zèng)資料專題的信息。同時(shí)，資料號(hào)的編纂還應(yīng)該為長(zhǎng)期發(fā)展留有余地，避免隨著資料的增加而出現(xiàn)號(hào)碼不夠用的窘?jīng)r。清華大學(xué)圖書(shū)館在收集“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料時(shí)，整批整箱裝放，箱體設(shè)有箱號(hào)，箱中又分設(shè)多個(gè)文件夾。“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料全部采用8位制資料號(hào)編纂法，前面2位表示箱號(hào)，中間3位表示文件夾，最后3位表示對(duì)應(yīng)文件號(hào)，而且中間用“-”隔開(kāi)。例如，第1箱第1個(gè)文件夾中的第45個(gè)文件，其資料號(hào)為01-001-045。若單篇文章或期刊沒(méi)有文件夾，則以“0”補(bǔ)位。在每一個(gè)文件夾中，單篇文章按照順序編號(hào)，每篇文章都有唯一的資料號(hào)。這種著錄方式便于查重、匯總等后續(xù)工作。

3.3.3 建立完善的資料管理制度

各圖書(shū)館對(duì)于非正式出版物的登記，基本上處于“各自為政”的狀態(tài)。完善的資料管理制度對(duì)于資料的保護(hù)非常有必要。在非正式出版物的內(nèi)部整理過(guò)程中，其他崗位的同事出于工作或科研的需要，會(huì)閱覽相關(guān)資料。為此，清華大學(xué)圖書(shū)館制定了《清華大學(xué)圖書(shū)館保釣資料管理辦法》，用專門(mén)的“借閱登記本”將借閱的資料一一登記，以免資料丟失。在資料轉(zhuǎn)到數(shù)字化部、系統(tǒng)部進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，嚴(yán)格按照資料交接手續(xù)形成書(shū)面交接單，雙方簽字，標(biāo)注日期。

3.3.4 設(shè)定每個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程

科學(xué)、規(guī)范的工作流程有利于資料整理工作，有利于資料的持續(xù)收集與利用。清華大學(xué)圖書(shū)館在整理“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料的過(guò)程中，制定了多個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程及工作文檔，如《保釣資料整理工作流程》、《保釣資料之期刊、報(bào)紙查重工作流程》等。這些文檔一方面是規(guī)范管理的需要，另一方面也為不同工序交接工作帶來(lái)方便。

4 結(jié) 語(yǔ)

清華大學(xué)開(kāi)展了多項(xiàng)非正式出版物專題征集、整理工作，“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料的整理工作是其中規(guī)模較大、成績(jī)顯著的項(xiàng)目之一，目前已經(jīng)形成了“保釣、統(tǒng)運(yùn)”資料的詳細(xì)目錄。清華大學(xué)圖書(shū)館正在對(duì)這一專題資料進(jìn)行全面數(shù)字化，這一做法將便于讀者使用這些資源，也對(duì)長(zhǎng)期保存這些資源起到積極的作用。

注 釋：

①1970年底，臺(tái)灣報(bào)紙披露美國(guó)總統(tǒng)尼克松要將原來(lái)由美軍管制的琉球群島的管轄權(quán)交還日本，其中包括釣魚(yú)島（臺(tái)灣稱釣魚(yú)臺(tái)）列嶼。為了保衛(wèi)中國(guó)的神圣領(lǐng)土——釣魚(yú)島列嶼，旅居美國(guó)、加拿大、歐洲各國(guó)的臺(tái)灣留學(xué)生和香港留學(xué)生掀起了聲勢(shì)浩大的“保釣”運(yùn)動(dòng)。“保釣”運(yùn)動(dòng)延續(xù)近10年，發(fā)展成為促進(jìn)祖國(guó)統(tǒng)一的愛(ài)國(guó)運(yùn)動(dòng)，這場(chǎng)愛(ài)國(guó)運(yùn)動(dòng)被后人稱為“保釣、統(tǒng)運(yùn)”運(yùn)動(dòng)。

[1]國(guó)家圖書(shū)館關(guān)于征集“非正式出版文獻(xiàn)（內(nèi)部資料）”的公告[EB/OL].(2008-07-10)[2010-06-07] . http://www.nlc.gov.cn/syzt/2008/0709/article_27.htm.

[2]尹耀全.香港地方文獻(xiàn)的概念、采集和整理——以香港大學(xué)孔安道紀(jì)念圖書(shū)館為例[J]. 國(guó)家圖書(shū)館學(xué)刊.2008(1):50-54.

[3]清華大學(xué)成立伊斯雷爾·愛(ài)潑斯坦研究中心[EB/OL].(2008-10-20)[2010-06-07] . http://news.tsinghua.edu.cn/new/readnews.php?id=19140.

[4]姜靜華，周錦文.清華大學(xué)圖書(shū)館博碩士學(xué)位論文和博士后出站報(bào)告的收藏與管理[EB/OL].(2001-08-01)[2010-06-07]. http://news.lib.tsinghua.edu.cn/page.user.article.asp?articleid=8.

[5]清華大學(xué)圖書(shū)館特色資源[EB/OL].[2010-07-13] .http://www.lib.tsinghua.edu.cn/database/specialcollection.html.