基于檔案信息數(shù)字化工作的探討

湯星群

（湖南師范大學(xué)高校教師培訓(xùn)中心，湖南 長沙 410082）

隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，世界各國的檔案研究開始朝數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。檔案信息數(shù)字化為檔案管理現(xiàn)代化提出了機遇與挑戰(zhàn)。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。數(shù)字化管理為檔案管理提供了傳統(tǒng)管理無法比擬的效率優(yōu)勢，同時安全管理問題也成為我們不得不思考的問題。

一、檔案信息數(shù)字化實踐過程中存在的問題

（一）檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢未能充分發(fā)揮。由于我國檔案信息數(shù)字管理工作起步較晚，目前仍處在數(shù)字化管理的初級階段，還是以針對檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)揮出來。

（二）檔案“雙軌制”管理問題。檔案雙軌制管理，是指把紙質(zhì)文件與電子文件同時保存的一種處理方式。一方面，它要求把需要永久保存和維護原始性的電子文件及時轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件；另一方面，為了方便利用和傳輸，又將紙質(zhì)文件拷貝為電子文件。檔案雙軌制保存，最初主要是基于檔案的安全和利用方便這兩個基本目的，但是，如果全部檔案都實行“雙軌制”保存，就形成了內(nèi)容相同的兩種類型文件保存的局面。同時增加了人、財、物的大量投入，造成了浪費，由此影響和制約了電子文件的推廣應(yīng)用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。從目前來看，雙軌制保存又有其存在的必要性和合理性。在電子檔案的局限未得到根本克服以及其法律地位未得到完全確認(rèn)之前，實行檔案雙軌制管理確實又十分必要。檔案“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲采取紙質(zhì)與電子并存的管理辦法?！半p軌制”不但是管理方式、方法上的調(diào)整或者說是某種擴充，更重要的在于它還從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理的理念，是對傳統(tǒng)檔案管理理念的一次揚棄，給傳統(tǒng)的檔案管理注入了新的活力。在管理層面上，“雙軌制”是對紙質(zhì)檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，“雙軌制”則意味著從對紙質(zhì)檔案的管理過渡到對信息、知識和數(shù)據(jù)挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導(dǎo)和規(guī)范。

（三）檔案信息數(shù)字化進程中安全問題。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出特點，但其安全方面卻存在著諸多問題。其一，網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，信息安全問題。由于電子檔案在傳

輸途徑是在互聯(lián)網(wǎng)。而互聯(lián)網(wǎng)具有公眾開放性，因此檔案信息容易被非法竊取、篡改、偽造。其二，電子檔案的真實性問題。由于與紙制檔案的有形實物介質(zhì)區(qū)別，電子檔案更容易被復(fù)制、篡改。因此對于電子檔案的真實性和合法性鑒別技術(shù)更加復(fù)雜。其三、電子檔案載體具有不穩(wěn)定性。電子檔案一般存儲于硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤等幾種主要介質(zhì)上，而這些載體多有一定壽命且較易受到自然環(huán)境(如:溫度、磁場、載體結(jié)構(gòu))和運行環(huán)境(如:計算機操作平臺、軟件接口、計算機病毒)等的影響。這些問題都給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，嚴(yán)重影響和阻礙了檔案信息數(shù)字化的進程。

二、檔案信息數(shù)字化實踐過程中采取的措施與建議

（一）建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)管理體系。標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。這關(guān)系到今后檔案資源的共享等問題。《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理條例》指出：確立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)管理體系顯得尤為重要，它是實現(xiàn)檔案信息化管理的堅實基礎(chǔ)。同時，檔案信息作為國家信息資源的重要組成部分，要實現(xiàn)最大范圍的共享，也必須統(tǒng)籌考慮，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)管理體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫類型主要以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見。檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于提示全宗內(nèi)館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件資料，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，并依賴先進的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息應(yīng)達到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：一是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；二是數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容的完整性；三是數(shù)據(jù)的規(guī)范性；四是數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。因此建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案信息數(shù)字化的核心工作。

（三）規(guī)范檔案圖像標(biāo)準(zhǔn)格式。檔案數(shù)字化采取什么樣的圖像格式和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，是檔案實現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵問題。應(yīng)從文件格式的開放性、擴展性、適應(yīng)性等方面來規(guī)范圖像格式。經(jīng)分析，BMP格式存儲量大；GIF格式和JPG格式，適用于彩色圖像；而TIF格式則適合于廣泛的應(yīng)用程序，有存儲量小、可以處理黑白和灰度圖形、允許使用者針對一個掃描器和打印機的特殊性能而進行調(diào)整等功能。檔案信息數(shù)字化后掃描文件格式應(yīng)采用TIF格式保存。

（四）檔案信息的安全建設(shè)。在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，要采取一系列的措施來保證檔案信息的保密和安全，采取的措施主要為制度管理和技術(shù)保證兩類。在數(shù)字化建設(shè)過程中對此應(yīng)形成一套嚴(yán)格的管理制度體系，并有相應(yīng)的技術(shù)措施進行自動控制，才能做到更加嚴(yán)密。如：對不同用戶可根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息；對機密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上；使用Intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)；建立數(shù)據(jù)備份、制作只讀光盤；建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防火墻，進行數(shù)據(jù)加密等。

（五）加快人才隊伍的培養(yǎng)和引進。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作模式，檔案數(shù)字化建設(shè)的過程與新知識、新技術(shù)的普及和應(yīng)用密不可分，所以人才隊伍是關(guān)系到檔案信息化建設(shè)成敗的另一個關(guān)鍵因素。因此，應(yīng)加大在職檔案人員的崗位培訓(xùn)力度，重點學(xué)習(xí)與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運行管理等，同時重視引進相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

三、結(jié)語

檔案信息數(shù)字化管理已經(jīng)是社會發(fā)展的必然趨勢，因為目前的管理和應(yīng)用還存在諸多問題，使得數(shù)字化管理的優(yōu)勢不能充分發(fā)揮。為此，必須盡快建立標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理體系、高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案信息的安全，并加快人才隊伍的培養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

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