企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理

陳宏偉

企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化管理，就是按照精細(xì)的要求對(duì)工作進(jìn)行明確的分工，將企業(yè)辦公室崗位落實(shí)下來，責(zé)任到每一個(gè)員工，注重工作中的薄弱環(huán)節(jié)，實(shí)施精細(xì)化的管理工作。辦公室工作的精細(xì)化管理有利于辦公室人員提高其工作效率，有利于促進(jìn)整體組織目標(biāo)的更好完成，促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理源于發(fā)達(dá)國(guó)家的企業(yè)管理理念，是現(xiàn)代企業(yè)管理的必然要求，也是一種最大限度減少資源損耗，降低管理成本的管理方式。精細(xì)化管理要求管理責(zé)任的具體化和明確化，要求每一個(gè)工作人員都要把工作做到位，及時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)糾正。精細(xì)化管理就是以最經(jīng)濟(jì)的方式，實(shí)現(xiàn)管理上的可持續(xù)發(fā)展。服務(wù)是企業(yè)辦公室在管理中的最大體現(xiàn)，因此，只有將小事做好，將平常事做出色，才能保證整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)行和發(fā)展，細(xì)節(jié)決定成敗。

精細(xì)化管理的原則

數(shù)據(jù)化原則。企業(yè)辦公室管理要遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，而嚴(yán)謹(jǐn)來自于詳實(shí)的資料與數(shù)據(jù)，只有切實(shí)的數(shù)據(jù)才對(duì)員工具有說服力，才能讓員工明白做的是否正確，做到了何種程度，也能夠使企業(yè)明白如何分配資源和使用設(shè)備，查找出計(jì)劃和實(shí)際完成工作的差距，找出管理中的不足，以便進(jìn)行調(diào)整。

可操作性原則。企業(yè)辦公室工作規(guī)則制定以后，就要實(shí)施規(guī)則的操作和檢查，在具體的工作中，規(guī)則應(yīng)當(dāng)發(fā)揮實(shí)際的作用，而不是做表面文章。在企業(yè)辦公室工作中，應(yīng)當(dāng)把規(guī)則考慮得盡量詳細(xì)，使其容易操作和執(zhí)行。在表述上也要減少無關(guān)的廢話，做到直奔主題，明確細(xì)則。

人性化原則。雖然精細(xì)化管理需要相應(yīng)的制度，但是也要堅(jiān)持以人為本的思想，在管理上考慮實(shí)際情況，通過對(duì)員工進(jìn)行有效的約束和鼓勵(lì)，來促進(jìn)員工最大限度地發(fā)揮工作積極性和主動(dòng)性，最大程度地提高工作效率。

工作鏈原則。 企業(yè)辦公室的每一項(xiàng)工作和任務(wù)都應(yīng)該有一定明確的工作鏈，在平時(shí)的工作中，應(yīng)當(dāng)繪制工作流程圖，做好過程控制，使每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都能夠精細(xì)化，保證企業(yè)辦公室的整體管理水平，達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)。

精益求精原則。注意在工作中創(chuàng)新管理的思路和觀念，樹立精益求精的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)，培養(yǎng)員工的責(zé)任感和細(xì)致精神，不斷促進(jìn)員工的工作改善和管理改進(jìn)。

簡(jiǎn)潔性考核原則。辦公室工作目標(biāo)的量化和具體化要采取科學(xué)簡(jiǎn)潔的方法，并針對(duì)不容易量化的目標(biāo)任務(wù)，聯(lián)系實(shí)際認(rèn)定邊界考核條件，以減少不確定因素的影響。

為什么企業(yè)辦公室要實(shí)施精細(xì)化管理

企業(yè)辦公室作為一個(gè)企業(yè)的綜合性部門，是企業(yè)內(nèi)部行政管理和事務(wù)性管理的重要組成部分，隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的加強(qiáng)和企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室的工作也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。因此，辦公室工作的管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，在管理的觀念和模式上都要采取更加適合、更加科學(xué)的。只有通過科學(xué)化、精細(xì)化的管理，才能全面提升企業(yè)辦公室的工作水平，更好地發(fā)揮辦公室的服務(wù)功能，促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展。精細(xì)化管理對(duì)于企業(yè)辦公室工作有著很大意義，也是提高辦公室管理效率的有效方式。

企業(yè)辦公室的主要職能有政務(wù)決策、事務(wù)管理、服務(wù)基層、服務(wù)中心工作等等，看似是各種繁雜的工作，其實(shí)占有非常重要的地位。企業(yè)辦公室職能發(fā)揮的狀況直接影響著企業(yè)的整體工作成效。據(jù)有關(guān)調(diào)查，最近幾年我國(guó)企業(yè)辦公室參與政務(wù)和搞好服務(wù)的工作水平都得到了一定提高，但是也存在一些問題和不足。其中，工作流程不夠精細(xì)是很多企業(yè)辦公室工作的共同缺陷，這直接導(dǎo)致了崗責(zé)體系不全，責(zé)任不能落實(shí)到位，工作效率也由此不能提高。因此，企業(yè)辦公室工作應(yīng)該做到精細(xì)化管理，科學(xué)化管理。

如何實(shí)施精細(xì)化管理

企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化管理是提高辦公室整體管理水平的重要途徑，要做好辦公室管理精細(xì)化，就要從管理觀念、崗位設(shè)置、規(guī)章制度、績(jī)效評(píng)價(jià)、人員素質(zhì)等方面做起，人之對(duì)待每一個(gè)方面的建設(shè)與工作，全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化管理。

管理觀念。建立科學(xué)的、與時(shí)俱進(jìn)的管理觀念，圍繞企業(yè)發(fā)展來進(jìn)行管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策與基層工作服務(wù)。注重辦公室職能的轉(zhuǎn)變和執(zhí)行能力的增強(qiáng)，同時(shí)，不可忽視工作中的細(xì)節(jié)問題。

人員培養(yǎng)。企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理的關(guān)鍵在于人，也就是說，要提高辦公室干部隊(duì)伍的管理能力。加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理人員的作風(fēng)建設(shè)和素質(zhì)培養(yǎng)，有利于推進(jìn)辦公室工作的科學(xué)化管理。辦公室工作的綜合性很強(qiáng)，要求相關(guān)人員不僅要具備過硬的理論水平，還需要較強(qiáng)的實(shí)際操作能力，因此，要加強(qiáng)辦公室人員的學(xué)習(xí)和素質(zhì)培養(yǎng)。

流程設(shè)置。明確各自的職責(zé)。企業(yè)辦公室要分解工作內(nèi)容，優(yōu)化工作流程，引導(dǎo)員工按照規(guī)章制度開展工作，不越位，不缺位。在工作中還要建立監(jiān)督與管理體系，例如調(diào)查研究、檔案管理、信訪、值班等工作，以確保工作環(huán)節(jié)順暢，員工能夠按規(guī)章辦事。另外，還要做好相關(guān)協(xié)調(diào)工作，各個(gè)部門積極配合，將工作做好。

考核評(píng)價(jià)。崗位責(zé)任的落實(shí)需要依靠科學(xué)的考核評(píng)價(jià)體系，否則，崗位職責(zé)也形同虛設(shè)，互相推脫責(zé)任的現(xiàn)象也將出現(xiàn)。只有進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督與考核評(píng)價(jià)，才能使辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度得以貫徹執(zhí)行，促進(jìn)辦公室工作的科學(xué)、精細(xì)化管理。要保證企業(yè)辦公室精細(xì)化管理有效實(shí)施，就必須認(rèn)真檢查實(shí)施效果，并建立回饋機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)施過程中的問題，加以改善和提高。當(dāng)然，考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)化，要盡可能量化。可以運(yùn)用多種多樣的考核方式來反應(yīng)真實(shí)客觀的情況。辦公室要努力形成精細(xì)文化，讓每一位員工在工作過程中樹立起精細(xì)化的意識(shí)。

運(yùn)用科學(xué)技術(shù)。 企業(yè)辦公室精細(xì)化管理會(huì)產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)，還要時(shí)常面對(duì)資料的收集整理、加工分析等工作，這就要求促進(jìn)辦公室的信息化水平。因此，辦公室管理工作也不能繼續(xù)停留在以前的水平，加快信息化建設(shè)的腳步是現(xiàn)代辦公室管理的必然趨勢(shì)，也是提高辦公效率，降低管理成本的有效措施?？茖W(xué)、準(zhǔn)確的辦公程序也促進(jìn)了辦公室工作的精細(xì)化管理。

不斷創(chuàng)新。在辦公室管理中，規(guī)范性方法是基本的、不可或缺的要求和手段，然而在規(guī)范性的基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新，才能夠更好地切合實(shí)際情況，提高管理水平。創(chuàng)新的關(guān)鍵在于細(xì)節(jié)，辦公室工作的不斷改善可以通過對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)的不斷改善來實(shí)現(xiàn)，從而也可以取得巨大的成效。因此，細(xì)節(jié)創(chuàng)新是辦公室管理創(chuàng)新的方向和動(dòng)力，同時(shí)，注重細(xì)節(jié)的創(chuàng)新也是精細(xì)化管理的重要表現(xiàn)。

企業(yè)辦公室精細(xì)化管理是一種科學(xué)的管理理念與管理技術(shù)，它全面落實(shí)了科學(xué)發(fā)展觀，圍繞企業(yè)的中心工作，把握企業(yè)辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，推進(jìn)管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工作流程的優(yōu)化以及制度的科學(xué)嚴(yán)密。精細(xì)化管理是提高企業(yè)辦公室工作水平的重要保障，有利于制度的完善性，有利于考核評(píng)價(jià)的科學(xué)性，還有利于工作責(zé)任的落實(shí)。因此，企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理是具有客觀必要性的。（作者供職于寧夏電力公司寧東供電局）