學(xué)校檔案工作新論

陳朝陽

（安陽市第一中學(xué)，河南 安陽 455002）

檔案資料是一個單位事業(yè)發(fā)展過程和主要工作情況的重要記錄，具有非常重要的歷史價值、文獻(xiàn)價值和實(shí)踐指導(dǎo)意義。從這一角度看，檔案工作不是簡單的記錄歷史和保存資料，而是總結(jié)以往規(guī)律、指導(dǎo)當(dāng)前工作、規(guī)劃未來發(fā)展的可靠信息來源和事實(shí)依據(jù)。所以，檔案工作水平反映出一個單位的管理水平，研究檔案就是研究規(guī)律，掌握規(guī)律就能改進(jìn)工作，推動學(xué)校科學(xué)發(fā)展。

在實(shí)際工作中，我們經(jīng)?？梢钥吹?，由于管理者檔案意識不強(qiáng)、檔案管理不到位、檔案人員更換頻繁等原因，檔案工作存在著一些不盡如人意的地方，并不能全部反映一個單位各方面的工作。有些學(xué)校的檔案只能簡單地反映人事變動、重要活動和審批事項等，而直接反映師生活動、學(xué)生情況，特別是教學(xué)過程中產(chǎn)生的資料缺失比較嚴(yán)重，甚至沒有記錄，無處查找。比如，學(xué)校檔案室保管著比較完備的文書檔案、會計檔案、科技檔案（主要是基建檔案）和人事檔案。文書檔案依靠文書處理程序辦理，會計檔案有嚴(yán)格的會計制度作保證，科技檔案中的基建檔案，有嚴(yán)格規(guī)范建筑審批程序，人事檔案有清晰的歸檔范圍，辦理規(guī)范，材料完整。但是，比較而言，教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、音像檔案存在很多不足，難以全面直接反映學(xué)校的教育教學(xué)等情況。這樣，雖然工作做了，而且做得很好，但很多重要材料和信息就這樣隨著時間的推移再也沒有音訊。這種現(xiàn)象是檔案管理體制不健全、整理收集不到位造成的，對一個單位來說是很大的損失。下面對學(xué)校檔案資料缺失的具體表現(xiàn)、主要原因進(jìn)行探討，并提出提高檔案工作水平、發(fā)揮檔案管理效能、促進(jìn)學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展的可行性建議。

一、檔案資料缺失的具體表現(xiàn)

檔案資料缺失既有制度機(jī)制上的缺陷，又有檔案原創(chuàng)者和檔案管理員工作質(zhì)量的問題，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.檔案資料形成、留存制度不完善，文獻(xiàn)資料未能形成。

在實(shí)際工作中，工作人員習(xí)慣于將工作事務(wù)記錄在個人的本子上，經(jīng)辦人使用記錄本類型不一，原始記錄不規(guī)范，記錄內(nèi)容繁雜，無法直接存檔；操作過程口頭傳達(dá)，沒有形成文字記載，很多變故未及時記錄入檔；一些事務(wù)報經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行，沒有審批材料，定稿文件，很多是草稿上一經(jīng)修改便執(zhí)行，遇見口頭請示便調(diào)整，沒有文字記錄，整個過程材料缺失，事后查找困難。

2.文字處理不規(guī)范。

從形式、內(nèi)容、程序上講，材料的原作者對檔案的認(rèn)識程度及工作態(tài)度是導(dǎo)致檔案質(zhì)量低下的主要原因。主要表現(xiàn)在，一是原始材料書寫不規(guī)范。教研組長、教師在制訂年度各類教學(xué)計劃、進(jìn)行年度總結(jié)、各類活動記錄、填寫學(xué)生成績冊、學(xué)生學(xué)籍檔案時使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等，不利于檔案的長久保存。二是形成材料用紙規(guī)格不統(tǒng)一，不易整理。三是原材料書寫格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。如題目、姓名等文字寫在裝訂線以外，或干脆不寫，材料無形成日期，等等。四是有些材料不齊全，造成檔案材料不完整，降低了檔案的保存和利用價值。五是有些材料語法欠妥、隨意簡稱，使材料概念模糊、內(nèi)容表述不清，容易造成費(fèi)解和誤解。

3.教學(xué)檔案缺乏管理規(guī)范造成教學(xué)檔案的缺失。

教學(xué)檔案缺失是檔案資料缺失的最重要的方面。學(xué)校作為教學(xué)業(yè)務(wù)部門，教育教學(xué)質(zhì)量始終都是第一位的。教育教學(xué)管理的過程也應(yīng)該是學(xué)校檔案的核心內(nèi)容。教學(xué)檔案是學(xué)校在組織教學(xué)及教學(xué)管理活動中直接形成的有保存價值的原始材料，這些原始材料經(jīng)過收集、整理、立卷、編目、保存即形成檔案。教學(xué)檔案包括國家和上級業(yè)務(wù)主管部門有關(guān)教育的條例、法規(guī)和文件，學(xué)校的各種教學(xué)計劃、學(xué)期授課計劃、教學(xué)工作總結(jié)、學(xué)生學(xué)籍、各班成績統(tǒng)計與試卷分析報告、教師業(yè)務(wù)檔案等材料。由此可見，教學(xué)檔案作為教學(xué)工作的信息庫，給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、制定教學(xué)、教研規(guī)劃和管理制度提供了依據(jù)，為教育教學(xué)規(guī)律普遍性和特殊性的探討提供了翔實(shí)的材料，在教學(xué)管理中起到重要作用。然而在實(shí)際工作中，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范和要求，許多教學(xué)材料往往散落在相關(guān)部門或個人手中，這些材料未經(jīng)整理，難以做到類別齊全、內(nèi)容翔實(shí)，符合檔案要求。

4.書面文件發(fā)布信息安排工作的作用沒有充分發(fā)揮。

使用正式文件形式是學(xué)校管理的重要形式，印發(fā)文件有規(guī)范的程序和文字表述要求，是比較規(guī)范的文本，便于執(zhí)行和查詢。但是目前許多學(xué)校正式行文存檔資料以上級請示文件、上級活動匯報文件及獎懲文件為主，很少涉及校內(nèi)各級各類管理制度設(shè)立及校內(nèi)活動內(nèi)容。成文文件除辦公室、會計室工作內(nèi)容外幾乎很少涉及其他行政科室工作內(nèi)容。這使得學(xué)校文書檔案記錄內(nèi)容不夠完整，收錄方式雜亂，無法實(shí)現(xiàn)程序化系統(tǒng)管理。給未來查閱資料及借鑒以往工作經(jīng)驗造成了不便。

二、檔案資料缺失的主要原因

檔案意識的高低、檔案管理員工作質(zhì)量的優(yōu)劣、材料處理的規(guī)范與否與檔案質(zhì)量的高低有著直接和密切的關(guān)系。檔案資料缺失主要有以下幾個原因。

1.學(xué)校管理者對檔案不重視。

在學(xué)校管理中，檔案工作與教學(xué)質(zhì)量沒有直接的對應(yīng)，檔案工作對于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及其他工作的重要影響和作用在短期內(nèi)不容易看得出來，所以檔案工作的重要性往往被忽視。有些管理者沒有把檔案管理作為一門科學(xué)去看待，對檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、調(diào)閱等程序沒有具體要求，檔案室只是作為檔案資料保存的倉庫，檔案管理就成了倉庫管理。在人員安排上，經(jīng)常使用人員兼職，缺乏專人管理，工作比較被動。

2.學(xué)校行政和教學(xué)部門缺乏行政意識。

一是對常規(guī)工作的規(guī)律把握不夠。及時總結(jié)、歸納常規(guī)工作，會極大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做這些事。二是管理者和工作人員的文字能力不高，對文字工作認(rèn)識不到位。只是把文件作為向上請示或?qū)ν饨涣鞯墓ぞ?，而沒有發(fā)揮其制定政策、發(fā)布信息、指導(dǎo)工作、落實(shí)責(zé)任的作用。

3.檔案管理程序不規(guī)范。

缺乏針對學(xué)校特點(diǎn)的檔案管理辦法，操作程序缺乏規(guī)范和統(tǒng)一。同時，也存在有制度沒有嚴(yán)格執(zhí)行的情況。

三、發(fā)揮檔案工作效能的建議

推進(jìn)檔案工作健康發(fā)展，將會有效地促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高。為此，需要從以下幾方面加以改進(jìn)。

1.以重新定位檔案工作為契機(jī)，提高檔案管理水平。

增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理員的檔案意識，使他們明確檔案管理規(guī)范化對保證教學(xué)檔案質(zhì)量的重要意義，充分重視和支持檔案建設(shè)工作。把提高檔案管理質(zhì)量納入學(xué)校工作目標(biāo)管理之中。在工作開展之初，就將檔案的要求貫穿其中，對檔案中過去相關(guān)事項的查詢、擬定活動辦法、活動后及時總結(jié)，并將材料完整地保存到檔案室。持之以恒，這些材料將是學(xué)校無比珍貴的財富，必將發(fā)揮出檔案對現(xiàn)實(shí)工作的指導(dǎo)意義。

2.以規(guī)范教學(xué)檔案為關(guān)鍵，豐富教學(xué)實(shí)踐經(jīng)驗，提高學(xué)校教學(xué)管理效率。

教學(xué)檔案體現(xiàn)了學(xué)校管理的核心內(nèi)容，內(nèi)容多，涉及面廣，需要多個部門緊密合作才能完成。其一，要確定歸入教學(xué)檔案的材料內(nèi)容，比如教研組、年級組、教師教學(xué)學(xué)期計劃、期末總結(jié)，教學(xué)活動安排，學(xué)校組織的各類考試試卷、學(xué)生評教結(jié)果，教學(xué)研討會材料，班主任工作研討會材料，等等；其二，要確定收集教學(xué)檔案資料的方式，每個部門確定一名兼職檔案員負(fù)責(zé)平時材料的收集，定期整理；其三，制定管理教學(xué)檔案材料的辦法，規(guī)范收集整理程序，提煉歸納總結(jié)教學(xué)的相關(guān)數(shù)據(jù)和基本經(jīng)驗教訓(xùn)；其四，建立教師業(yè)務(wù)檔案，完善教師業(yè)務(wù)考評制度。教師工作具有相對獨(dú)立性，評價難，只有建立詳細(xì)的教師業(yè)務(wù)檔案，才能夠客觀評價教師工作，指導(dǎo)教師的業(yè)務(wù)開展。業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容包括教師的基本情況、各學(xué)期的工作崗位、職責(zé)范圍、學(xué)期評教結(jié)果、任教班級考試成績、獎懲材料、個人計劃總結(jié)、學(xué)校評價、考核結(jié)果等。

3.以提高辦文質(zhì)量為抓手，發(fā)揮文字處理在管理中的作用。

引導(dǎo)教學(xué)和行政管理部門充分使用公文形式處理各種管理工作。學(xué)校制發(fā)公文的目的在于通過行文有效的落實(shí)學(xué)校要求，實(shí)現(xiàn)學(xué)校意圖。公文也是最有效的檔案留存方式，它所記錄的內(nèi)容將會成為一個單位制度化管理的依據(jù)、常規(guī)工作延續(xù)的參照和開拓性工作開展的經(jīng)驗基石。為充分發(fā)揮公文在學(xué)校管理中的作用，一是擴(kuò)大行文內(nèi)容，將涉及全校性的工作內(nèi)容都納入行文范圍。例如：年度高考工作安排、奧林匹克競賽辦法、教師年度考核、優(yōu)質(zhì)課比賽、師帶徒等活動、“體育文化藝術(shù)周”活動、“影響校園學(xué)生”評選、文藝匯演等活動的通知、程序及結(jié)果等。二是形成行文習(xí)慣，以制度形式規(guī)范各處室部門行文習(xí)慣，形成全校性重要事件必須行文的良好習(xí)慣。對相關(guān)行政人員進(jìn)行規(guī)范化行文培訓(xùn)，并將日常工作行文日?；?。三是規(guī)范行文程序。

4.加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案工作程序。

檔案人員要注意提高自己的綜合業(yè)務(wù)工作水平，熟悉、掌握檔案建設(shè)的規(guī)范和基本要求，把好材料處理的質(zhì)量關(guān)。同時，要積極研究檔案，挖掘?qū)W校各方面的信息，為學(xué)校管理層提供相關(guān)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

5.開展檔案專題培訓(xùn)，提高檔案管理者和行政教學(xué)管理人員的檔案意識。

通過專業(yè)培訓(xùn)，一方面了解檔案形成過程、整理辦法等業(yè)務(wù)知識，另一方面增強(qiáng)檔案意識，提高整理檔案的水平和利用檔案的能力。

6.充分發(fā)揮計算機(jī)輔助管理的作用，提高檔案管理效益。

根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，選擇適用于計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化科學(xué)化管理，保證檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)材料和電子文本同時存檔。

檔案管理不是一蹴而就的，而是一個不斷發(fā)展、不斷完善的過程。因此，檔案的規(guī)范管理過程也是學(xué)校各項工作的規(guī)范管理過程，兩者是相互促進(jìn)、相互影響的。充分利用本單位以往經(jīng)驗，有效發(fā)揮檔案工作效能，規(guī)避工作風(fēng)險，關(guān)系到對檔案工作在學(xué)校管理中的地位和作用的深刻認(rèn)識，關(guān)系到學(xué)校的質(zhì)量提高和科學(xué)發(fā)展。只有提高檔案意識，規(guī)范檔案管理，挖掘檔案資源，研究檔案信息，才能進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作在學(xué)校管理中的重要作用。