圖書采購招標過程中的問題及對策

吳興功

（江蘇海事職業(yè)技術(shù)學院 圖書館，江蘇 南京 211100）

近年，高校圖書館文獻采購被納入到政府體系中，根據(jù)《中華人民共和國采購法》的解釋，文獻資源政府采購是指各級國家機關、事業(yè)單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定了集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務行為。政府采購主要通過備案制、單一來源談判、公開招標及競爭性談判四種方式進行，其中公開招標是主要形式。

政府采購的目的是規(guī)范政府采購行為，提高政府資金使用效率，促進廉政建設。圖書文獻實行政府招標采購已不再是理論層面上的探討，通過試點到普遍推行已是大勢所趨。圖書館招標采購實施幾年來，從實踐來看有好處，但也存在一些問題。據(jù)調(diào)查，有相當數(shù)量的圖書館對這一做法的效果并不滿意，而不少書商也對這種采購方式多有抱怨；圖書館不滿意實行招標采購后，由于中標書商方面的原因，使藏書的質(zhì)量得不到保證，損害了圖書館的利益；而書商們則抱怨圖書館過分苛求，折扣壓得過低，不僅使他們無利可圖，而且要“倒貼”。面對這種書商和圖書館“雙不贏”的局面，目前有一些學者開始呼吁停止圖書文獻的政府采購。當然，政府采購并非萬能，我們應該理性對待。

1.圖書招標過程中存在的問題

1.1 招標制度不健全。

缺乏圖書采購招標專門的組織機構(gòu)，不單獨設立招標工作小組和評標工作小組，招標、評標合二為一現(xiàn)象比較普遍。招標文件制定得不科學、不規(guī)范、不具操作性。招標程序過于簡單，缺少對投標商資格審查等必備環(huán)節(jié)。由于招標制度不健全，已經(jīng)實行招標采購圖書館中，有的是由當?shù)卣少徶行恼袠诉x擇書商，有的是本單位組織幾個人成立招標小組來選擇書商，有的圖書館實行全額招標，有的圖書館只是部分招標；正因為沒有相應的規(guī)范和制度，加之政府主管部門對圖書文獻這一特殊商品的認識上的差異，圖書采購與政府采購在某些方面存在著一定的矛盾。

1.2 沒有科學的評標標準。

在招標過程中評標是很重要的，也是最關鍵的一個環(huán)節(jié)，招標采購能否成功，關鍵是書商的選擇，而決定書商命運的就是評分標準。科學的、合理的、可操作性的評分標準，是保證公平、公正的重要條件。由于圖書的特殊性決定了沒有明確的標的。圖書館只能以自己的購書經(jīng)費制度進行集中招標。在技術(shù)參數(shù)方面，一般圖書館只會要求，比如社科書多少比例，科技書多少比例，至于買什么書，買多少書，買哪些出版社的書，一概不知道，這樣的參數(shù)根本無法準確定位需要采購圖書的真實價值，由于沒有科學的評標標準，造成標的不清，從而引發(fā)投標過程中的混亂。

1.3 招“折扣標”現(xiàn)象普遍。

在政府采購圖書招標中，普遍采取“低價評標法”，以折扣價格主導招標結(jié)果。經(jīng)過多年市場競爭擠壓，圖書折扣在圖書市場已經(jīng)形成較為穩(wěn)定的狀態(tài)，正規(guī)書商間扣點已相差不大。一些資質(zhì)較低的投標商家在投標時將折扣讓得很高，中標后的圖書質(zhì)量，到書率和其他后續(xù)服務卻難以保證，而一些資質(zhì)高、服務好的投標商在招標中反而容易落敗。這樣的招標結(jié)果容易導致惡性競爭，購書質(zhì)量和后續(xù)服務得不到保證。

1.4 對投標商家考察不到位。

大部分高校圖書館在組織招標時，不對投標商家的資質(zhì)進行審查，開標之前對投標公司的狀況，如注冊資金、合作書商情況、業(yè)績與高校圖書館的合作情況、網(wǎng)站、現(xiàn)采場地及征訂數(shù)據(jù)提供能力等了解不完全，對投標商的要求過于寬泛，從而導制不合理的評標結(jié)果，最終損害的是圖書館的利益。

1.5 監(jiān)督約束機制不健全。

圖書館面對書商的違約行為缺乏有效的約束機制，有的高校圖書館定期約談有關商家，向書商反饋服務情況，對服務不到位的商家提出警告，雖然起到一定作用，但不能從根本上解決問題。雖然合同中也明確了商家違約所應承擔的責任，但實施起來卻十分困難。

1.6 服務不到位。

雖然書商在投標時對其服務有明確承諾，并將其寫入了合同書，由于這些承諾在履約過程中才能體現(xiàn)，一些書商在投標時以價格優(yōu)勢中標，而服務則無法保證。某些書商在配套服務方面能省則省，競標時的承諾無法兌現(xiàn)，直接影響讀者對圖書館的使用和圖書館的館藏量，也損害了圖書館的形象。到書率低，有的是因出版變更等原因造成的，但大部分是因書商考慮自身的利益人為造成的。

1.7 文獻資源建設質(zhì)量下降。

由于圖書館采購工作的專業(yè)性很強，為圖書館服務的書商自然是長期合作的最為順手，最能更好地滿足圖書館的專業(yè)需要，然而招標采購消除了這種不知明天合作者是誰的困惑。由招標選擇的供應商具有期限性，也就是說具有不確定性和不穩(wěn)定性，很難有一家供應商保證每次都中標，使圖書館的預定工作受到一定影響，連續(xù)出版的多卷書、工具書、配套書很難保證它的系統(tǒng)性和完整性。當有些出版社給書商的折扣較少，特別是對一些印數(shù)少的專業(yè)圖書給的折扣更少，低于書商競標的均價時，書商就不得不考慮自身的利益，很難再以均價將這些圖書配送給圖書館。這就必然會造成圖書館所需文獻的缺藏，從而直接影響文獻資源建設的質(zhì)量。

2.解決辦法

面對文獻資源政府采購中存在的各種問題，對于實施采購的具體圖書館來說，要保證文獻資源建設工作的順利完成，應從以下幾方面做好工作。

2.1 健全相關的組織機構(gòu)。

學校要成立圖書采購工作領導小組，負責對全校圖書采購工作的領導、組織和監(jiān)督。領導小組下設采購招標小組和采購評標工作小組。采購招標工作小組，由采購項目承辦單位相關人員組成，具體負責起草圖書文獻采購招標相關文件和技術(shù)規(guī)范，對投標單位資質(zhì)進行初審，管理相關招標文件。采購評標小組由采購項目承辦單位工作人員和評標專家組成，評標工作小組負責圖書采購的開標、評標工作。

2.2 制定科學合理的評標標準。

在眾多的投標中，如何篩選出最適合本圖書館需要的最佳書商，評標的標準相當重要。評標是通過分值來計算的，招標委員會應制定一套科學的、合理的評分標準，而且要易于操作，細化技術(shù)評分要求，如經(jīng)營資質(zhì)、經(jīng)營場所、營銷網(wǎng)絡、客戶群體、客戶數(shù)量、成功案例、信譽度、服務能力、服務水平、財務狀況、到貨率、到貨周期、性價比都要有詳細的指標。要減少價格分的比例，為避免指標采購中價格“一票勝出”的弊端，招標時可以取所有投標單位報價的平均值為參考依據(jù)、上下都進行扣分的處理辦法。

評分標準一般分商業(yè)標和技術(shù)標兩部分，總分值為100分。一般情況下，商務標占60分，商務標中一般商務資質(zhì)20分和折扣優(yōu)惠40分。商務資質(zhì)中又分注冊資金，近幾年的營業(yè)額。標書內(nèi)容完善規(guī)范，標書對服務承諾明確完整等若干小項，可視情況賦分，在折扣優(yōu)惠項目中還可以根據(jù)需要設置“攔標價”，防止個別商家采取超低價惡意競標。

技術(shù)標占40分，技術(shù)標分信譽情況10分和服務承諾30分，信譽情況分高校圖書館服務情況和與各學科主要書商合作情況兩要項。服務承諾中又不能提供所需準確圖書征訂數(shù)據(jù)，每月提供書目條款數(shù)，每月提供所需準確、質(zhì)量符合CALIS要求的標準MARC編目數(shù)據(jù)，具有全面的采購網(wǎng)絡，建有功能較完善且性能穩(wěn)定的電子商務網(wǎng)站，供貨能力，保證圖書質(zhì)量，供書清單符合要求，每批訂單及現(xiàn)采到書率，按出版社統(tǒng)計每批訂單的到書率等若干小項，可根據(jù)情況賦分。

2.3 加強與主管部門的溝通。

政府采購是政府上的要求和稱呼，其對采購的規(guī)定也僅僅是采購的程序而不是具體的操作細節(jié)。主管部門對其特殊性的認識也有較大差異，在已實行政府采購的圖書館中，具體操作要求是難以完全一致，有的實行全額招標，有的只是部分招標；有的中文圖書采用政府采購；有的所有文獻類型都采用政府采購。因此，加強與政府主管部門的溝通是完善文獻資源政府采購過程的要素。

2.4 實行供應商的準入制度。

面對供應商資質(zhì)參差不齊的狀況，政府主管部門應通過市場的廣泛調(diào)研，明確書商的基本條件和各項服務指標，如資質(zhì)、性價比、供書周期、增值服務、付款方式等，實行準入制度。只有達到準入制要求的供應商，才可以成為文獻資源政府采購的供應商。政府主管部門要對其實行資格審核，頒發(fā)資格證書。通過對參與投標商家的資質(zhì)、規(guī)模、實力、信譽反應能力等諸多因素的篩選、過濾、確定最終參與投標的商家，謹防不法商家擾亂市場秩序，給采購工作帶來不必要損失。

實行準入制度，圖書館可以選擇具有資格證書的供應商完成采購，同時還可以增強供應商自身的品牌效應，形成一個服務與銷售雙贏的局面，防止有的供應商片面增加折扣，提供低質(zhì)量產(chǎn)品和服務的情況發(fā)生。

2.5 完善監(jiān)督和評估機制。

要對政府采購過程進行全面監(jiān)督，包括：財務、技術(shù)和黨紀監(jiān)督，同時還應對供應商的服務質(zhì)量進行監(jiān)督。作為采購方的圖書館要及時向政府主管部門提供服務質(zhì)量的評估材料和產(chǎn)品反饋信息，以便于主管部門對供應商的資格進行宏觀調(diào)控，對有違規(guī)操作或被投訴的供應商向社會公布，取消其資格，甚至進行行政處罰，保證采購市場的健康發(fā)展。

同樣，如果采購方有任何超出采購合同的要求，供應商可以向政府主管部門進行投訴，保證整個采購過程的公開、公平、公正，使文獻資源政府采購成為真正意義上的陽光交易。

2.6 正確認識折扣，客觀公正評標。

折扣不是圖書館選擇供應商的唯一標準，除折扣外，還應考慮供應商提供文獻資源的完整性和及時性、資源保障率等因素。如果一味追求高折扣率，就會犧牲質(zhì)量和一些增值服務，如資源的完整性、及時性、售后服務的快捷高效等。

針對目前市場存在不正當競爭現(xiàn)象，圖書館方面應呼吁有關部門正視折扣的問題，充分認識到只注重折扣對圖書館資源采購工作的負面影響。同時，還要尊重圖書館采購人員的意見，避免通過犧牲資源質(zhì)量或服務來獲得折扣的情況發(fā)生。

2.7 加強對圖書的宣傳,提高優(yōu)質(zhì)的服務。

圖書資料實行政府采購之后,到館的新書都有一定的滯后性,與讀者的求快心理和求新心理相違背。圖書館工作人員對一些暢銷新書要有敏銳的洞察力,即使這些新書沒有到館,也可以先出示此類新書的目錄及相關內(nèi)容,充分吸引讀者的濃厚的求知欲和期待感,為滯后新書的到館埋下一個伏筆。同時也要做好網(wǎng)上預約或者直接預約，保證他們所需的新書到來后第一時間送達其手中。當這些新書實際到館后，應充分挖掘這部分圖書的資源，把這些資源重新推送到讀者面前。必要時，對這些優(yōu)質(zhì)圖書重新宣傳，再次喚起讀者對這部分圖書利用的欲望和認識。另外，圖書館還可以提供更優(yōu)越的服務條件，如延長借閱期限、提高借閱冊次、降低過期賠款金額，以便穩(wěn)定讀者群，防止讀者群的流失。

綜上所述，政府采購在圖書館的實行，是一項新興事物，圖書館界的全體同仁都在摸著石頭過河，邊實踐邊探索。實踐是理論的基礎，理論反過來將有效地指導實踐，任何一項改革都面臨著陣痛，出現(xiàn)一些問題也是正常的，發(fā)現(xiàn)問題固然重要，解決問題才是關鍵。只要我們積極對待，在試驗中不斷探索、不斷總結(jié)和完善，就能保證圖書文獻資源建設的質(zhì)量。

［1］謝小梅.淺析高校圖書館圖書采購招標中供應商的選擇［J］.圖書館論壇，2006，（4）.

［2］吳錦榮.論高校圖書館文獻政府采購［J］.圖書館，2008，（4）.

［3］周謹.圖書實行政府采購應注意的問題［J］.圖書館建設，2004，（5）.

［4］王巧萍.高校圖書館圖書的招標采購［J］.圖書館論壇，2005，（3）.