公共圖書(shū)館總分館管理模式研究

王雯琦

（閔行區(qū)圖書(shū)館，上海 201100）

建立以 “總館建設(shè)主體與分館建設(shè)主體統(tǒng)一（經(jīng)費(fèi)來(lái)源統(tǒng)一），總館主管部門(mén)與分館主管部門(mén)統(tǒng)一（管理統(tǒng)一），人財(cái)物管理統(tǒng)一、服務(wù)規(guī)范與水準(zhǔn)統(tǒng)一（服務(wù)統(tǒng)一）”為特征的總分館體系［1］，涉及一整套管理思想、管理制度、管理程序和方法論體系。運(yùn)用制度經(jīng)濟(jì)學(xué)的觀點(diǎn)，歸結(jié)起來(lái)是由體制、機(jī)制、制度“三制”組成?！叭啤辈皇侨齻€(gè)層次，是三個(gè)維度，三位一體［2］。體制以產(chǎn)權(quán)為主題，以組織結(jié)構(gòu)為主要內(nèi)容，解決的是總分館的利益格局問(wèn)題；機(jī)制以運(yùn)營(yíng)為主題，解決的是總分館的動(dòng)力和活力問(wèn)題；制度以管理為主題，在方法論層面解決的是總分館的服務(wù)能力和服務(wù)效果問(wèn)題?！叭啤庇袡C(jī)組合，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館事業(yè)科學(xué)管理。

1 管理體制

公共圖書(shū)館的管理體制決定著總分館的隸屬關(guān)系、利益格局和結(jié)構(gòu)布局，各項(xiàng)功能通過(guò)總分館的組織結(jié)構(gòu)得以實(shí)現(xiàn)。組織結(jié)構(gòu)是總分館內(nèi)部各要素的排列順序、空間位置、聚集狀態(tài)及其相互關(guān)系的框架體系，這種框架體系使圖書(shū)館內(nèi)部管理工作的信息流、人流和物流有序運(yùn)轉(zhuǎn)，直接關(guān)系到總分館整體目標(biāo)和功能的實(shí)現(xiàn)。

傳統(tǒng)的直線(xiàn)型、職能型、直線(xiàn)—職能型組織形式呈金字塔形，是層級(jí)制、垂直式的結(jié)構(gòu)形式。它使圖書(shū)館各部門(mén)之間信息不流暢、缺乏交流，組織結(jié)構(gòu)缺乏彈性，圖書(shū)館整體功能的發(fā)揮受到限制或分割。因此，傳統(tǒng)的圖書(shū)館組織形式已經(jīng)不能適應(yīng)公共圖書(shū)館自身發(fā)展需要。借鑒現(xiàn)代企業(yè)組織理論研究成果，多維立體式組織結(jié)構(gòu)作為一種分權(quán)式的管理模式，適用于公共圖書(shū)館總分館管理。

1.1 多維立體式組織結(jié)構(gòu)

多維立體式組織結(jié)構(gòu)模式是在矩陣式組織結(jié)構(gòu)模式的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，通常由三類(lèi)管理機(jī)構(gòu)組成：第一類(lèi)是按工作性質(zhì)劃分的事業(yè)部；第二類(lèi)是按管理職能劃分的專(zhuān)業(yè)參謀機(jī)構(gòu)；第三類(lèi)是按地區(qū)劃分的管理機(jī)構(gòu)。各類(lèi)管理機(jī)構(gòu)又按照一定的規(guī)則組成一個(gè)共同的委員會(huì)。其特點(diǎn)如下：

1.1.1 群策群力，共同決策

在一般情況下，各個(gè)管理機(jī)構(gòu)享有處理內(nèi)部事務(wù)的自主權(quán)，但當(dāng)涉及與其他管理機(jī)構(gòu)的關(guān)系時(shí)，就不能單獨(dú)作出決定，而必須經(jīng)由共同的委員會(huì)集體決定。事實(shí)上沒(méi)有一個(gè)管理機(jī)構(gòu)能夠不依靠其他機(jī)構(gòu)而獨(dú)立存在。在作出決定時(shí)，主要是依靠各管理機(jī)構(gòu)之間的對(duì)話(huà)和協(xié)商，而不是依靠權(quán)威的裁定。在多維立體式組織結(jié)構(gòu)中，總館、分館以及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)容易形成共同的價(jià)值取向，便于總分館體系內(nèi)實(shí)現(xiàn)人財(cái)物管理統(tǒng)一、服務(wù)統(tǒng)一。

1.1.2 民主與自主相得益彰，促進(jìn)人和信息流動(dòng)

在多維立體式組織結(jié)構(gòu)模式中，由于所涉問(wèn)題本身復(fù)雜性要求和限制，總館無(wú)論是進(jìn)行組織戰(zhàn)略決策，還是主持各種共同委員會(huì)的會(huì)議處理問(wèn)題，必須重視分館乃至館員或其他社會(huì)力量（包括讀者）的參與，真心誠(chéng)意地聽(tīng)取各方面意見(jiàn)。總分館體系中各個(gè)分館雖然享有獨(dú)立自主地處理自己內(nèi)部事務(wù)的權(quán)利，但在處理那些與其他管理機(jī)構(gòu)有關(guān)的問(wèn)題時(shí)，就必須在共同委員會(huì)里協(xié)商才能作出決定。這種民主與自主，集體與分權(quán)的結(jié)合，更有利于在總分館體系中整合業(yè)務(wù)流和信息流，促進(jìn)人員重組和信息共享。

1.1.3 扁平化結(jié)構(gòu)增強(qiáng)組織彈性與適應(yīng)性，使團(tuán)隊(duì)協(xié)作高效

多維立體式組織結(jié)構(gòu)模式使總館與分館之間通過(guò)共同的委員會(huì)形成協(xié)商協(xié)作、相互溝通的機(jī)制，呈現(xiàn)一定的立體化。在每個(gè)分館機(jī)構(gòu)單元中呈現(xiàn)矩陣式扁平化結(jié)構(gòu)，通過(guò)各項(xiàng)業(yè)務(wù)加強(qiáng)組織結(jié)構(gòu)中的“垂直”、“水平”、“交叉”聯(lián)系，有利于共同委員會(huì)決議的順利執(zhí)行，也有利于各職能部門(mén)之間、各職能部門(mén)與分館之間、各分館之間的溝通。靈活機(jī)動(dòng)而便捷，顯示組織結(jié)構(gòu)的彈性和適應(yīng)性，便于形成開(kāi)放協(xié)作、公平競(jìng)爭(zhēng)、不斷創(chuàng)新的組織文化，使總分館體系更有活力。

1.2 圖書(shū)館理事會(huì)：圖書(shū)館組織與管理體制的一部分［3］

圖書(shū)館理事會(huì)是世界各國(guó)普遍選擇的一種開(kāi)放、民主的圖書(shū)館治理方式，是法人治理結(jié)構(gòu)的核心。一般由圖書(shū)館利益相關(guān)者如地方政府主管部門(mén)派遣代表、社會(huì)人士(來(lái)源包括相關(guān)行業(yè)組織、學(xué)術(shù)團(tuán)體及公眾代表)、行政執(zhí)行人等多方力量組成圖書(shū)館理事會(huì)行使最高決策權(quán)，負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)發(fā)展方針、政策制定、財(cái)務(wù)指導(dǎo)，并定期檢查組織的政策、方案和運(yùn)作；聘請(qǐng)館長(zhǎng)行使日常事務(wù)管理權(quán)，履行機(jī)構(gòu)的實(shí)際管理職能，參與理事會(huì)決策，定期向理事會(huì)匯報(bào)機(jī)構(gòu)運(yùn)行狀況，接受理事會(huì)監(jiān)督，并對(duì)理事會(huì)負(fù)責(zé)；聘請(qǐng)相關(guān)學(xué)者組成專(zhuān)業(yè)委員會(huì)，負(fù)責(zé)決策咨詢(xún)。

通過(guò)理事會(huì)—行政執(zhí)行人—員工的組織架構(gòu)，以及信息公開(kāi)、公眾參與、績(jī)效評(píng)估等相關(guān)制度建設(shè)，建立權(quán)力決策機(jī)構(gòu)、管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)、監(jiān)督約束機(jī)構(gòu)責(zé)任分工、相互制衡、高效的內(nèi)部治理機(jī)制，是法人治理結(jié)構(gòu)中最重要的組成部分［4］。其主要功能、特征如下：（1）政府主導(dǎo)，組建理事會(huì)，在圖書(shū)館事業(yè)層面上實(shí)現(xiàn)決策控制權(quán)和管理執(zhí)行權(quán)的分離，建立健全相互制衡的治理結(jié)構(gòu)和科學(xué)決策的治理機(jī)制，促進(jìn)總分館財(cái)政經(jīng)費(fèi)的有效使用，實(shí)現(xiàn)社會(huì)公益最大化。該模式可供規(guī)模、影響較大的公共圖書(shū)館參考［5］；（2）理事會(huì)對(duì)管理層不是單純的控制，兩者相互制約、協(xié)同合作。通過(guò)理事會(huì)的治理，決定總分館總體發(fā)展目標(biāo)和方向，實(shí)現(xiàn)對(duì)各圖書(shū)館的監(jiān)管和控制；通過(guò)管理層的管理，確保員工和資源能發(fā)揮最大作用，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的發(fā)展目標(biāo)。理事會(huì)與管理層實(shí)現(xiàn)“掌舵”與“劃槳”分離，以便更好地保證效率與公平；（3）理事會(huì)負(fù)有戰(zhàn)略決策、監(jiān)督管理層和公共關(guān)系三項(xiàng)主要職能。通過(guò)前兩項(xiàng)職能與管理層協(xié)同合作實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的內(nèi)部治理，通過(guò)第三項(xiàng)職能，借助信息公開(kāi)等形式，與政府和社會(huì)公眾進(jìn)行有效溝通，達(dá)到外部治理的目的。

圖書(shū)館理事會(huì)模式組織架構(gòu)與多維立體式組織結(jié)構(gòu)有“同工”之妙，兩者結(jié)合，將進(jìn)一步改善公共圖書(shū)館內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理機(jī)制，完善總分館服務(wù)體系。

2 運(yùn)行機(jī)制

所謂圖書(shū)館運(yùn)行機(jī)制，是指圖書(shū)館內(nèi)部各構(gòu)成要素之間相互聯(lián)系、相互制約、相互作用的運(yùn)行方式及其功能協(xié)調(diào)［6］。體制決定機(jī)制?？傪^與分館的管理體制決定了總館與分館內(nèi)部各要素之間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系，運(yùn)行機(jī)制是使總分館運(yùn)行正常和有效的文獻(xiàn)信息活動(dòng)的機(jī)構(gòu)、制度和程序的總和，它保證總分館工作的順利進(jìn)行和良性循環(huán)。從總分館組織結(jié)構(gòu)看，運(yùn)行機(jī)制表現(xiàn)出有機(jī)的協(xié)調(diào)和組織能力；從運(yùn)行過(guò)程看，對(duì)組織的行為有較強(qiáng)的可操控能力；從運(yùn)行結(jié)果看，組織表現(xiàn)出較高的效率和效益。

（1）保障機(jī)制。一是盡快制定適合我國(guó)圖書(shū)館事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展的法律、法規(guī)，建立法律保障機(jī)制。二是制定總分館發(fā)展方針、政策及規(guī)劃，發(fā)揮導(dǎo)向作用，建立起總分館體系的政策保障機(jī)制。三是以政府投入為主，吸引社會(huì)各方面力量，保證總分館體系正常運(yùn)行及發(fā)展的資金來(lái)源，建立圖書(shū)館事業(yè)的資源保障機(jī)制。四是基于組織結(jié)構(gòu)創(chuàng)新，根據(jù)總分館的目標(biāo)和計(jì)劃設(shè)置不同層次的業(yè)務(wù)與行政部門(mén)，并規(guī)定各部門(mén)的隸屬關(guān)系和相互關(guān)系、職能和職權(quán)的分工以及人員編制、技能的配備與協(xié)調(diào)，從而使總分館成為一個(gè)結(jié)構(gòu)有序合理、功能完備的有機(jī)整體，構(gòu)建起總分館可持續(xù)發(fā)展的組織保障機(jī)制。

（2）決策機(jī)制?；诳茖W(xué)、合理的原則，組織館內(nèi)外專(zhuān)家成立相關(guān)專(zhuān)業(yè)委員會(huì)，由各委員會(huì)就圖書(shū)館發(fā)展的各項(xiàng)重大決策問(wèn)題按照規(guī)定的決策程序和方法進(jìn)行分析、論證與表決。在決策過(guò)程中，引入信息交流機(jī)制，利用一切便利手段或方式及時(shí)向社會(huì)公布決策各階段進(jìn)展情況等信息，或引進(jìn)公民參與機(jī)制，采用咨詢(xún)委員會(huì)、公眾意見(jiàn)反饋及回應(yīng)等技術(shù)手段讓公民通過(guò)自身或社會(huì)組織合法地參與總分館政策的制定、執(zhí)行和監(jiān)督，使自己的文化利益訴求和文化表達(dá)期望在政府文化行政決策以及具體公共文化機(jī)構(gòu)管理中得以體現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)自己的民主權(quán)利、保護(hù)自身的文化利益［7］。這種機(jī)制可以兼顧社會(huì)各方利益，利于決策執(zhí)行。

（3）規(guī)范機(jī)制。規(guī)范的目的就是為了在總分館體系內(nèi)目標(biāo)一致前提下的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。規(guī)范機(jī)制包括總分館政策執(zhí)行力規(guī)范、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與水平規(guī)范、資源開(kāi)放存取規(guī)范、資源共建共享標(biāo)準(zhǔn)等，以此實(shí)現(xiàn)總分館 “人財(cái)務(wù)管理統(tǒng)一、服務(wù)規(guī)范與水準(zhǔn)統(tǒng)一”。

（4）動(dòng)力機(jī)制。雖然用戶(hù)信息需求給圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了原動(dòng)力，但這只是外部的一種激勵(lì)，更重要的是，總分館體系必須創(chuàng)建一種內(nèi)部動(dòng)力機(jī)制。這種機(jī)制的動(dòng)力主要源于以下三個(gè)方面：（1）以人為本的用人機(jī)制。將圖書(shū)館員作為圖書(shū)館系統(tǒng)要素中最重要的資源加以開(kāi)發(fā)與利用，包括員工的聘用、選拔、培訓(xùn)、激勵(lì)、監(jiān)督與約束等。尊重員工，從制度上關(guān)心員工，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活條件，愛(ài)才、招才、惜才與用才。推行“能上能下”的管理制度，在圖書(shū)館內(nèi)部形成“能者上、平者讓、庸者下”的有效競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制；（2）激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)也是一種動(dòng)力。常用的幾種有效的激勵(lì)方法包括目標(biāo)激勵(lì)、工作激勵(lì)、參與激勵(lì)、時(shí)間激勵(lì)、知識(shí)激勵(lì)、自我激勵(lì)等，以此引導(dǎo)員工行為方式和價(jià)值觀念符合圖書(shū)館規(guī)定或倡導(dǎo)的行為方式和價(jià)值觀念，調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性；（3）評(píng)估和考核機(jī)制。有效的評(píng)估和考核機(jī)制也會(huì)為圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力。總、分館作為一套管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一有效的評(píng)估機(jī)制，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)主要包括有足夠的預(yù)算方案、館藏量、讀者利用量、文獻(xiàn)保存和保護(hù)方案、服務(wù)的充分性等，特別要注意讀者滿(mǎn)意度方面的因素。評(píng)估機(jī)制能夠保證分館目標(biāo)與總館系統(tǒng)的一致性，以評(píng)促建。

3 制度安排

在經(jīng)濟(jì)學(xué)中，制度安排就是指規(guī)范特定行動(dòng)和關(guān)系的一套行為規(guī)則，而圖書(shū)館制度安排，就是指為了保障公民知識(shí)權(quán)利而制定的一套具體的規(guī)章制度。對(duì)于公共圖書(shū)館總分館體系建設(shè)來(lái)說(shuō)，總分館制度安排就是要形成“建設(shè)主體統(tǒng)一、人財(cái)務(wù)管理統(tǒng)一、服務(wù)規(guī)范與水準(zhǔn)統(tǒng)一”制度管理體系，使圖書(shū)館事業(yè)納入制度化、法律化、規(guī)范化的發(fā)展軌道，保障“公民利用圖書(shū)館的權(quán)益”，保證“民眾普遍均等地就近獲取圖書(shū)館服務(wù)”。

圖書(shū)館立法缺位、職業(yè)自律制度缺位、職業(yè)權(quán)益保障制度缺位和職業(yè)準(zhǔn)入制度缺位，是阻礙中國(guó)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展的瓶頸［8］。制度是體制和機(jī)制的基礎(chǔ)，制度缺位必然帶來(lái)職責(zé)的缺位和功能的缺位。總分館建設(shè)歸根到底是一個(gè)制度問(wèn)題，而不是職業(yè)問(wèn)題［9］。這個(gè)問(wèn)題在我國(guó)近年來(lái)總分館管理實(shí)踐中充分顯現(xiàn)出來(lái)，并成為影響我國(guó)公共文化服務(wù)體系構(gòu)建最關(guān)鍵的因素之一。筆者以為，應(yīng)從以下三個(gè)制度層面著手解決現(xiàn)存制度需求、制度供給、制度安排方面的矛盾問(wèn)題。

（1）從國(guó)家、政府供給主體層面上，圖書(shū)館法則是最重要制度安排，即法治。圖書(shū)館法是政府為了保障公民的知識(shí)權(quán)利而選擇的制度安排，也是促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)健康發(fā)展的根本保障。通過(guò)立法，國(guó)家或各級(jí)政府可以法律的形式規(guī)定我國(guó)圖書(shū)館布局、設(shè)置主體、建設(shè)主體、管理主體、管理單元等，從管理體制方面為總分館體系建設(shè)發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展規(guī)劃等指明方向，也為總分館實(shí)現(xiàn)真正的“管理統(tǒng)一、人財(cái)務(wù)管理統(tǒng)一”，引進(jìn)“圖書(shū)館理事會(huì)制”（深圳市有關(guān)部門(mén)已經(jīng)確認(rèn)深圳圖書(shū)館、深圳少兒圖書(shū)館、深圳大學(xué)城圖書(shū)館適宜組建理事會(huì)［10］）等提供法律依據(jù)。目前我國(guó)出臺(tái)的《公共圖書(shū)館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《公共圖書(shū)館建設(shè)用地指標(biāo)》，就可以為總分館體系建設(shè)中的分館選址、確定建設(shè)規(guī)模、服務(wù)半徑設(shè)置等提供參考。

（2）從行業(yè)供給主體層面上，圖書(shū)館協(xié)會(huì)/學(xué)會(huì)、圖書(shū)館理事會(huì)等是一種制度安排，即德治。制定職業(yè)準(zhǔn)入制度、職業(yè)自律制度、職業(yè)權(quán)益制度等，設(shè)立職業(yè)準(zhǔn)入門(mén)檻，保證館員隊(duì)伍素質(zhì)及服務(wù)能力，約束和規(guī)范從業(yè)人員言行，完善職業(yè)權(quán)益保障體系，從行業(yè)的角度保障圖書(shū)館事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

（3）從機(jī)構(gòu)（各類(lèi)圖書(shū)館）供給主體層面上，總分館統(tǒng)一管理是一種制度安排。其表現(xiàn)就是各實(shí)體圖書(shū)館自己制定管理與服務(wù)規(guī)則(包括正式規(guī)則和非正式規(guī)則)，如總館確立總體目標(biāo)、設(shè)定崗位職責(zé)、實(shí)施統(tǒng)籌方案、安排人力資源、確定評(píng)估機(jī)制，并制定崗位聘任制度、文獻(xiàn)資源采訪(fǎng)制度、借閱政策、學(xué)科館員制、工作人員考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)等一系列具體制度。在這個(gè)層面上，讀者作為總分館制的權(quán)力主體，規(guī)章制度的制定應(yīng)充分考慮以維護(hù)和保障讀者的知識(shí)自由權(quán)利，避免產(chǎn)生一些限制或約束讀者行為的條文，規(guī)范圖書(shū)館的服務(wù)行為。而總分館制作為提供“覆蓋全社會(huì)”、“普遍均等”圖書(shū)館服務(wù)的最有效形式之一，最重要的要在服務(wù)制度方面有所創(chuàng)新，如引入學(xué)科館員制、首問(wèn)負(fù)責(zé)制、讀者參與館務(wù)制、重大決策讀者聽(tīng)證制等。

對(duì)圖書(shū)館制度來(lái)說(shuō)，行業(yè)、機(jī)構(gòu)層面制度安排要受?chē)?guó)家和政府層面上制度安排的約束，三個(gè)層面上的制度安排形成一個(gè)完整的結(jié)構(gòu)性、協(xié)同性制度體系，協(xié)調(diào)一致，從而解決制度缺位帶來(lái)職責(zé)缺位和功能缺位的問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

構(gòu)建總分館體系的最終目的是滿(mǎn)足公眾就近、便捷、有效地獲取普遍均等的信息知識(shí)、文化資源和其他服務(wù)。但目前國(guó)內(nèi)所建的總分館制受制于體制、制度及其他多種因素的制約，大部分還屬于多元建設(shè)主體加多級(jí)管理單元、聚焦于業(yè)務(wù)聯(lián)系的準(zhǔn)總分館體系。如何因地制宜地建設(shè)總分館體系，如何突破現(xiàn)有管理體制束縛，創(chuàng)新運(yùn)行機(jī)制，完善我國(guó)圖書(shū)館法律、法規(guī)，構(gòu)建城鄉(xiāng)一體化文化服務(wù)體系，在理論和實(shí)踐方面都有待于學(xué)者的進(jìn)一步研究和探索。

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