治淮建設(shè)項(xiàng)目檔案資料整編問題及解決措施

王西海

治淮建設(shè)項(xiàng)目檔案資料整編問題及解決措施

王西海

水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料作為工程驗(yàn)收和保證以后工程安全運(yùn)行的重要文件，必須確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)地記錄和反映工程建設(shè)的全過程，做到原始資料和實(shí)物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)真實(shí)，簽字手續(xù)完備。同時(shí)又必須規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、符合歸檔要求。

筆者先后承擔(dān)阜南縣氵蒙洼尾部退堤、氵蒙洼堤防加固征地拆遷、氵蒙洼安全建設(shè)、臨淮崗洪水控制工程阜南縣淹沒影響處理等10余處治淮重點(diǎn)工程檔案資料整編工作。在整編治淮工程檔案中發(fā)現(xiàn)，幾乎所有治淮工程原始資料在施工過程中均不同程度存在不準(zhǔn)確、不齊全、不規(guī)范等問題，給工程檔案資料整編帶來諸多困難。盡管這些工程檔案資料最終都予以補(bǔ)充完整并通過了有關(guān)單位的評(píng)審和驗(yàn)收。但筆者感到，如果在施工階段即控制好檔案質(zhì)量，整編檔案資料時(shí)就不會(huì)耗費(fèi)較大人力、財(cái)力進(jìn)行補(bǔ)救，檔案資料質(zhì)量也將會(huì)大大提高。

一、竣工資料質(zhì)量存在的問題

治淮工程竣工原始文件因施工管理工作不到位、不規(guī)范造成的質(zhì)量問題，大體有以下幾種：

1.工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全

有的簽字手續(xù)不齊全，個(gè)別有代簽現(xiàn)象。有的施工單位管理不嚴(yán)格，造成原始文件丟失。

2.竣工圖編制不夠規(guī)范

大部分竣工圖系在原施工圖上修改，但修改不規(guī)范，變更說明未標(biāo)注。有的竣工圖簽字不規(guī)范，有代簽現(xiàn)象。

3.施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范

原始施工驗(yàn)收簽證資料，因開工前未做統(tǒng)一規(guī)定，施工單位自行其是，資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

4.施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范

原始驗(yàn)收簽證資料，存在驗(yàn)收項(xiàng)目有空白欄出現(xiàn)、簽字潦草等現(xiàn)象，個(gè)別存在用圓珠筆、鉛筆等不耐久材料書寫現(xiàn)象。

針對(duì)上述情況，需要退回原形成單位補(bǔ)做、完善，不符合要求不予接收，盡量保證原始資料質(zhì)量。

二、存在問題的主要原因

1.檔案意識(shí)薄弱

由于對(duì)檔案法和水利基本建設(shè)項(xiàng)目竣工資料編制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范宣傳學(xué)習(xí)不深入，造成檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的缺乏。項(xiàng)目法人和施工單位質(zhì)量管理體系對(duì)竣工資料管理不夠重視，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。

2.合同管理缺失

項(xiàng)目法人與施工單位簽訂的施工合同，對(duì)竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確。

3.業(yè)務(wù)水平低下

施工單位作業(yè)層素質(zhì)低，技術(shù)力量薄弱，管理水平差，導(dǎo)致施工過程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高。

4.監(jiān)理把關(guān)不嚴(yán)

監(jiān)理單位人員特別是施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術(shù)而施工管理水平不高，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作把關(guān)不嚴(yán)。

三、啟示與建議

1.提前介入，同步進(jìn)行

為確保治淮工程竣工資料收集整理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，項(xiàng)目法人應(yīng)將竣工資料收集整理納入工程建設(shè)統(tǒng)一管理，從工程立項(xiàng)開始就明確專門機(jī)構(gòu)及專人負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集、整理和歸檔管理工作。結(jié)合工程實(shí)際，實(shí)行竣工資料編制“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步。檔案人員要始終參與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收的全過程。

項(xiàng)目法人和施工單位在制訂工程進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，應(yīng)將每個(gè)分部分項(xiàng)工程竣工文件質(zhì)量檢查工作納入到該項(xiàng)工程單位工程進(jìn)度計(jì)劃，并將其作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)來完成。對(duì)在整編資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”、“簽證資料不齊全”等問題，要及時(shí)研究解決。參建各方都要嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件要拒收，從源頭保證整編資料的質(zhì)量。

2.健全制度，合同管理

為保證治淮工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔文件材料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，項(xiàng)目法人檔案管理部門在工程建設(shè)初期，就應(yīng)結(jié)合工程實(shí)際，制定相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)定，明確施工、監(jiān)理、項(xiàng)目法人在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。項(xiàng)目法人和監(jiān)理單位在工程開工前，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定和頒發(fā)一整套規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的原始單元工程憑證文件。只有工程建設(shè)各階段檔案資料有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠，竣工圖與實(shí)物相符。

水利基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行招投標(biāo)制度、工程建設(shè)監(jiān)理制度，為治淮工程檔案的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。項(xiàng)目法人檔案管理部門應(yīng)善于利用招標(biāo)承包的有利條件，積極參與合同的起草管理工作，把文件材料積累、歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列款，對(duì)竣工文件材料歸檔的范圍、竣工驗(yàn)收時(shí)間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，使參建各方能高度重視工程檔案的歸檔工作。這樣，工程檔案的歸檔工作才能從法律上得到真正保證。此外，還要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，把竣工文件編制的監(jiān)督、審核、驗(yàn)收工作納入監(jiān)理工程師的技術(shù)管理范圍。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)，嚴(yán)格把關(guān)

由于治淮工程參建各方對(duì)工程檔案重要性的認(rèn)識(shí)參差不齊，因此，在工程開工后，項(xiàng)目法人就應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案法規(guī)及工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等基本知識(shí)的宣傳教育工作。對(duì)建設(shè)管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和施工原始簽證資料操作方法、竣工資料整編、項(xiàng)目驗(yàn)收基本要求等知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)工程項(xiàng)目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術(shù)人員、竣工資料整理專業(yè)技術(shù)人員檔案意識(shí)，使其熟知、掌握檔案業(yè)務(wù)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提高施工管理水平，杜絕施工過程中產(chǎn)生不規(guī)范的原始施工資料和文件。

在竣工驗(yàn)收階段，項(xiàng)目法人、監(jiān)理要嚴(yán)格把好審查驗(yàn)收關(guān)，對(duì)各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確，簽證是否完備，組卷排列是否合理等等，確?？⒐n案資料在工程項(xiàng)目合同決算時(shí)真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。

治淮項(xiàng)目工程竣工資料整理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門的一項(xiàng)復(fù)合型工作。要保證治淮工程竣工檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實(shí)地記錄和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過程，就必須不斷加強(qiáng)項(xiàng)目法人、監(jiān)理和施工單位的管理水平，才能保證治淮項(xiàng)目一流竣工檔案資料的形成

安徽省阜南縣水務(wù)局236300）

（專欄編輯：周 權(quán)）