聲像檔案管理的問題與對策

王樹新

(中州大學(xué)工會(huì)，鄭州450044)

聲像檔案管理的問題與對策

王樹新

(中州大學(xué)工會(huì)，鄭州450044)

聲像資料見證著一個(gè)單位乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展歷程，有著非常重要的研究保存價(jià)值，如何科學(xué)有效的管理和利用這部分檔案資料，已經(jīng)成為了目前檔案管理的重要工作之一。本文將簡單介紹聲像資料的特點(diǎn)和分類，針對目前聲像管理工作中存在的問題，提出解決問題的一些對策和建議。

聲像資料;管理;對策

隨著當(dāng)前科技手段的不斷成熟和提高，大部分單位已經(jīng)開始使用聲像等方式作為記錄各種社會(huì)工作活動(dòng)的有效手段，與之相對，聲像檔案也開始成為一個(gè)單位檔案的重要組成部分。聲像檔案是指單位和個(gè)人在各種社會(huì)工作活動(dòng)中，通過攝錄等手段形成的，以照片、磁帶、錄像帶、磁盤、光盤等不同材料為載體，以影像和聲音為主要反映方式，并輔以具體文字說明的歷史記錄。聲像檔案具有許多文字資料難以比擬的優(yōu)勢，其中最大的特點(diǎn)就是其具有強(qiáng)烈的時(shí)間感和空間感，能將鮮活的現(xiàn)實(shí)場景、原聲原貌地記錄下來，為現(xiàn)實(shí)和未來提供生動(dòng)形象的依據(jù)和憑證。

然而由于物質(zhì)條件和技術(shù)條件的限制，以前產(chǎn)生的聲像資料很少，大多數(shù)單位檔案管理部門收集的內(nèi)容主要是紙質(zhì)檔案和電子公文，對聲像檔案的收集保管一直不是十分重視?，F(xiàn)在的聲像檔案管理還存在許多問題，例如歸檔不完整，保管條件差，管理混亂等等，這些直接影響了聲像檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。因此，采取必要措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

1 聲像資料的特征和分類

聲像檔案是社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具體記錄，是現(xiàn)時(shí)場景的真實(shí)再現(xiàn)，是歷史活動(dòng)的重要憑證和依據(jù)，具有重要的查考利用價(jià)值。具體的說，聲像資料具有以下幾個(gè)特點(diǎn):

1.1 再現(xiàn)歷史、真實(shí)客觀

聲像檔案作為一種信息記錄的載體，以其獨(dú)特的載體形式，可以為我們反映珍貴的歷史、巨大的變革以及重要人物的歷史面貌，多方面靈活再現(xiàn)歷史重要時(shí)刻和精彩瞬間，使我們?nèi)缏勂渎?，如臨其境，切身體會(huì)著時(shí)代的變遷和歷史的發(fā)展。

1.2 來源豐富、方便快捷

隨著科技的進(jìn)步，音像和圖片制作的手段越來越簡單，獲取音像、圖片已經(jīng)變得比較容易，這為我們進(jìn)行音像和圖片收集整理工作提供了快捷的途徑。從照相機(jī)、錄音機(jī)、攝像機(jī)等電子產(chǎn)品捕捉的音像、圖片資料越來越豐富，在短時(shí)間內(nèi)即可取得大量的資料來源，省時(shí)、方便、快捷，能有效捕捉動(dòng)態(tài)畫面和關(guān)鍵點(diǎn)。

1.3 直觀形象、對比強(qiáng)烈

音像、圖片本身就有簡潔直觀的特征，照片一看就知其內(nèi)容，錄像一看就懂，放錄音一聽也能知曉。聲像檔案表達(dá)上的簡潔和直觀是傳統(tǒng)文秘檔案難以比擬的。

聲像資料大致可分為以下兩類:視覺資料和聽覺資料。視覺資料是指將聲像通過攝制和激光刻劃等技術(shù)手段，記錄在同一載體上的聲像資料。具體有激光視盤、VCD視盤、磁性錄像帶，除此以外還有幻燈資料、電影資料等等。聽覺資料也稱聲音資料，是將聲頻信號(hào)記錄在特定載體上的資料。比如常見的錄音磁帶和唱片，亦可稱為錄音資料。

聲像資料可覆蓋社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域，大致可分為紀(jì)實(shí)性和藝術(shù)性兩大類型。其中紀(jì)實(shí)性的聲像資料資料主要是真實(shí)記錄生活中的聲像，不經(jīng)過太多的藝術(shù)加工，如語言教學(xué)、報(bào)告會(huì)、自然之聲等。而藝術(shù)性的聲像資料內(nèi)容就豐富得多，大多都是經(jīng)過了更高的藝術(shù)和技術(shù)的加工手段，更完美地結(jié)合再現(xiàn)的藝術(shù)作品，如音樂、戲曲等。

2 聲像檔案管理中存在的問題

隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在工作中，數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)的使用越來越廣泛，越來越多的單位擁有和使用聲像設(shè)備，聲像檔案及其利用率也大量增加，但是在聲像檔案的管理中還是存在著諸多問題。

2.1 對聲像檔案進(jìn)行收集歸檔的意識(shí)還比較欠缺

改革開放前，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平因素的影響，聲像設(shè)備很難普及，社會(huì)上的聲像檔案也較少，對于聲像檔案的收集歸檔一直沒有得到重視。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的單位擁有和使用聲像設(shè)備，聲像檔案及其利用率也大量增加，然而由于歷史的慣性，許多人對科研聲像檔案的重要性認(rèn)識(shí)還不是很強(qiáng)，科研聲像檔案收集歸檔工作做的還不夠好，造成聲像檔案的失控或流失，最終造成聲像檔案收集難、歸檔不完整的局面。

2.2 對聲像檔案缺乏有效的管理機(jī)制

隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，社會(huì)各單位聲像設(shè)備有了很大改善。但大多數(shù)單位的聲像設(shè)備管理卻處于混亂狀態(tài)，沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求。有的設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用;有的設(shè)備存放在分院、處室或個(gè)人手中，沒有合理利用;有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

2.3 聲像檔案保管的條件差

聲像檔案的保管難度大，投入資金大，條件比紙質(zhì)檔案要求更加嚴(yán)格，應(yīng)設(shè)置具備恒濕、恒溫和防磁、防光等條件的聲像檔案室或配備聲像檔案專柜。從現(xiàn)在情況看，只有個(gè)別檔案部門設(shè)置了聲像檔案檔案室或配備了專門的聲像檔案專柜，大部分單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，所以在保存過程中，容易發(fā)生聲像檔案中的一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等現(xiàn)象。

2.4 聲像檔案缺乏完整、準(zhǔn)確的文字說明

目前，許多聲像檔案的文字說明不夠準(zhǔn)確、完整，降低了社會(huì)利用價(jià)值。聲像檔案是記錄社會(huì)活動(dòng)的載體，然而檔案人員一般很少參與此類活動(dòng)，無法對科研活動(dòng)的主題、人物、事件及背景等作出確切的文字說明。由于一些聲像檔案的攝錄人員對聲像檔案缺乏歸檔意識(shí)，在聲像檔案形成之初，沒有作相關(guān)的文字說明，給聲像檔案管理工作造成很大的障礙。為了對聲像檔案作出詳細(xì)、準(zhǔn)確的文字說明，檔案人員可能要詢問多個(gè)攝錄人員才能將一件聲像檔案的文字說明補(bǔ)充完整。

造成以上問題其主要原因是檔案部門沒有制定出切實(shí)有效、符合實(shí)際的聲像檔案管理辦法，以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員對聲像檔案的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識(shí)。

3 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議

為克服上文提到的諸多問題，將聲像檔案的管理工作不斷推向前進(jìn)，我們可以從以下幾個(gè)方面開展工作:

3.1 加大宣傳力度，提高聲像檔案管理的有關(guān)認(rèn)識(shí)

搞好聲像檔案的管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各個(gè)社會(huì)單位乃至整個(gè)社會(huì)的事。首先，應(yīng)加大宣傳引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，這是做好檔案工作的重要保證;其次，單位可通過因特網(wǎng)、報(bào)紙、電視新聞、檔案部門等渠道收集和積累聲像檔案被社會(huì)利用，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的實(shí)例，對相關(guān)人員開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，提高檔案管理人員的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)聲像檔案工作的發(fā)展;再次，檔案管理部門應(yīng)善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，充分發(fā)揮聲像檔案自身的宣傳教育作用。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理工作

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作是至關(guān)重要的。各單位檔案部門應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，保證聲像檔案的收集完整。根據(jù)聲像資料的內(nèi)容進(jìn)行分類編目，立卷歸檔，建立數(shù)據(jù)庫管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，包含案卷號(hào)、文件號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、拍攝內(nèi)容、關(guān)鍵詞等基本要素，便于檢索查找，此外管理人員對移交的聲像檔案還要進(jìn)行認(rèn)真檢查，對文字說明不明確的要向攝錄人員了解補(bǔ)充。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用各環(huán)節(jié)應(yīng)有明確規(guī)定。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有法必依、有章可循，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3.3 提高服務(wù)意識(shí)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為解決科研聲像檔案收集、移交、歸檔等工作存在的問題，聲像檔案的管理人員應(yīng)提高素質(zhì)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)。作為聲像檔案最后的接收者和重新分類、整理的歸檔者，管理人員要提高自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，掌握一定水平的現(xiàn)代化技能，能夠?qū)﹄娮有问降目蒲新曄駲n案進(jìn)行編輯、整理，制成VCD等存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)和光盤，實(shí)現(xiàn)對聲像檔案的規(guī)范化歸檔。

3.4 改善保管條件，實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享

各單位應(yīng)加大對檔案部門聲像檔案管理的投入，添置必要的聲像設(shè)備，提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可將現(xiàn)代管理手段和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于聲像檔案管理，通過專用設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，把重要照片和磁帶全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的聲像檔案。聲像檔案管理部門應(yīng)在保密的前提下，將聲像資料信息經(jīng)數(shù)據(jù)處理后向社會(huì)開放，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳播遠(yuǎn)程查詢，充分發(fā)揮聲像檔案資料獨(dú)有的服務(wù)功能。建立服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，拓寬服務(wù)渠道，將聲像資料數(shù)字化，在網(wǎng)絡(luò)上公布，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4 結(jié)語

總之，隨著科技的發(fā)展，反映本單位業(yè)務(wù)工作的照片、錄像等不同載體的聲像檔案將會(huì)越來越多，如不重視和解決聲像檔案在收集和管理利用上面臨的問題，勢必會(huì)嚴(yán)重影響新時(shí)期檔案工作的開展。因此有關(guān)部門尤其是檔案部門應(yīng)該把聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少聲像檔案的流失，保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。

［1］徐惠琴.高職院校聲像檔案管理的現(xiàn)狀及對策［J］.機(jī)電兵船檔案，2010(1).

［2］周曉健.聲像檔案管理存在的問題及其對策［J］.科技檔案，2007(3).

［3］陳鳳利，張洪森.加強(qiáng)聲像檔案管理工作的思考［J］.黑龍江史志，2009(7).

［4］李偉.聲像檔案管理中存在的問題和對策研究［J］.云南檔案，2007(4).

(責(zé)任編輯 王玖)

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1008－3715(2011)01－0112－02

2010－12－20

王樹新(1968—)，女，河北玉田人，中州大學(xué)工會(huì)助理館員。