小議檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)

摘要:二十一世紀(jì)是以知識(shí)和信息為特征的新時(shí)代，檔案涵蓋了政府、社會(huì)組織、企事業(yè)、公民活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的信息資料。因此，檔案工作者必須認(rèn)清形勢(shì)的變化，緊跟時(shí)代的步伐，把握時(shí)代脈搏，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，用檔案事業(yè)的加快發(fā)展，更好地為國(guó)家的利益服務(wù)，為全社會(huì)服務(wù)，為大多數(shù)人的利益服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞:檔案信息資源 管理 開(kāi)發(fā) 途徑

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下，檔案信息資源的管理與大力開(kāi)發(fā)，是能為社會(huì)各方面服好務(wù)的關(guān)鍵所在，在工作中，應(yīng)該把檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)作為檔案部門(mén)做好檔案工作的中心任務(wù)和指導(dǎo)思想。

一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案資源管理的有效方法

首先，要著眼于我國(guó)加入世貿(mào)組織的變化，實(shí)現(xiàn)檔案管理由單純依靠行政指導(dǎo)向宏觀管理轉(zhuǎn)變，使檔案更好地為參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供保證。

其次，檔案工作者要著眼于信息化的飛速發(fā)展，積極采用現(xiàn)代化的信息手段，推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化，適應(yīng)時(shí)代要求，為群眾服務(wù)。我國(guó)信息化建設(shè)要求的電子政務(wù)建設(shè)和數(shù)字檔案館的興起以及相繼建立，對(duì)檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目與傳統(tǒng)檔案館因社會(huì)需求和各自的優(yōu)勢(shì)得以共存。檔案服務(wù)方式的多樣化和檔案教育作用的普及化，使檔案更貼近現(xiàn)實(shí)生活，更好地發(fā)揮為大眾服務(wù)的作用。

三要著眼于全面建設(shè)小康社會(huì)為檔案事業(yè)發(fā)展提供的新空間，實(shí)現(xiàn)由以前的保管檔案為主向積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)提供研究利用為主的轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用的大眾化。從檔案的形成及其發(fā)揮的作用來(lái)看，檔案具有社會(huì)性公益型和經(jīng)濟(jì)性收益型兩種不同類(lèi)型的屬性，社會(huì)性公益型檔案就服務(wù)對(duì)象和服務(wù)范圍而言立足于國(guó)家政權(quán)和全社會(huì)之上，在宏觀范圍內(nèi)起作用。收益型檔案是社會(huì)服務(wù)部門(mén)以及社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)管理、提供服務(wù)、日常社會(huì)生活中產(chǎn)生的記錄資料，與經(jīng)濟(jì)收益有明顯聯(lián)系，是從事科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)營(yíng)獲利、家庭生活等方面的有用資料，是社會(huì)資源。將這兩種屬性的檔案有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，采取不同的方式、方法組織管理利用，就能在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì)。

四要著眼于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的全面完善，實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)模式向市場(chǎng)化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，大力推進(jìn)檔案中介服務(wù)社會(huì)化，創(chuàng)新檔案的新功能新作用，由單一的服務(wù)方式向多種服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。

二、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的途徑

1、豐富并改善檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源保障體系

檔案部門(mén)要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門(mén)類(lèi)，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系。

2、改進(jìn)和更新檔案利用的方法與技術(shù)，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)，建立檔案目錄中心

隨著檔案數(shù)量的急劇增加和現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案利用頻繁需求，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不適應(yīng)檔案用戶(hù)的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門(mén)必須大力改變和更新檔案利用的方法，并盡可能地使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代縮微技術(shù)等。

目前，各級(jí)檔案部門(mén)的檔案檢索工具種類(lèi)單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現(xiàn)象存在，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)和建立檔案目錄中心已成為一項(xiàng)重要任務(wù)。編制的檢索工具應(yīng)力求符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，館藏性、查找性、指導(dǎo)性檢索工具應(yīng)配套，并能把館藏檔案的內(nèi)容特征、形式特征和儲(chǔ)存地點(diǎn)揭示出來(lái)。各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)建立檔案目錄中心，將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料，通過(guò)實(shí)體分散、目錄集中的方法匯集起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

3、正視現(xiàn)實(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的服務(wù)范圍

檔案部門(mén)要有效的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，首先必須轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)觀念、開(kāi)放觀念、競(jìng)爭(zhēng)觀念、協(xié)作觀念和市場(chǎng)觀念等五種全新的觀念。其次是做好以下四個(gè)方面的工作:(1)在繼續(xù)搞好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作為機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位服務(wù)的同時(shí)，切實(shí)關(guān)注普通公民的需要，使檔案信息更多的為普通公民所利用。(2)要改變單純依靠檔案部門(mén)進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)的作法，走聯(lián)合開(kāi)發(fā)之路，切實(shí)增強(qiáng)參與意識(shí)，自覺(jué)擴(kuò)大檔案部門(mén)的社會(huì)接觸面，根據(jù)黨和政府各方面的中心工作，結(jié)合檔案部門(mén)實(shí)際，有重點(diǎn)的開(kāi)發(fā)檔案信息資源。(3)在檔案信息的傳播手段上，要打破常規(guī)，充分利用檔案部門(mén)信息開(kāi)發(fā)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)各種有效的傳播手段，擴(kuò)大檔案館(室)在社會(huì)公眾中的影響。(4)要注重檔案館(室)新的社會(huì)功能的開(kāi)拓，積極主動(dòng)介入愛(ài)國(guó)主義、國(guó)情教育等精神文明建設(shè)活動(dòng)中去，不斷擴(kuò)大檔案信息開(kāi)發(fā)工作的社會(huì)影響。

4、切實(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代高新信息技術(shù)研究，努力造就新型檔案專(zhuān)業(yè)人才

現(xiàn)代高新信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用產(chǎn)生了巨大的影響，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術(shù)處理，為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用提出了新的課題。因此，我們應(yīng)重點(diǎn)抓好以下工作:(1)高度重視信息技術(shù)的規(guī)范化，大力扶植相關(guān)理論的研究，如檔案信息開(kāi)發(fā)、檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。(2)積極推進(jìn)檔案部門(mén)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建設(shè)。目前，檔案部門(mén)人員少而館(室)藏量大，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、編究、統(tǒng)計(jì)，可以大大提高工作效率和檔案信息開(kāi)發(fā)效益。計(jì)算機(jī)的使用，為檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享創(chuàng)造了條件。(3)要努力提高檔案信息開(kāi)發(fā)人員的素質(zhì)。檔案信息開(kāi)發(fā)人員的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平?jīng)Q定了開(kāi)發(fā)工作水平和質(zhì)量，而現(xiàn)代的檔案信息開(kāi)發(fā)工作涉及到多方面的知識(shí)，這就要求開(kāi)發(fā)人員拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。

5、靈活多樣，廣泛求實(shí)，搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造良好的社會(huì)條件

檔案部門(mén)在宣傳《檔案法》的同時(shí)，還應(yīng)加大力度，采取多種形式，加強(qiáng)檔案信息社會(huì)宣傳。首先要加強(qiáng)有關(guān)檔案價(jià)值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道檔案是什么，檔案有什么作用，從而激發(fā)人們利用檔案的熱情，引導(dǎo)更多的人利用檔案。其次，要加強(qiáng)有關(guān)檔案利用工作的宣傳，宣傳如何利用檔案，從而引導(dǎo)人們用好檔案。再次，要加強(qiáng)檔案開(kāi)放目錄或開(kāi)放檔案信息內(nèi)容的宣傳，使人們了解館(室)檔案的內(nèi)容，引導(dǎo)人們有針對(duì)性的利用檔案。

6、完善檔案的政策與法規(guī)，擴(kuò)大檔案利用或開(kāi)放的范圍，改善利用環(huán)境

檔案部門(mén)要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及法律、法規(guī)的規(guī)定，要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，要維護(hù)公民利用檔案的權(quán)利，要全力以護(hù)搞好檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作。第一，檔案部門(mén)要依法開(kāi)放檔案。第二，要建立健全解密制度，處理好保密與利用的關(guān)系。第三，檔案部門(mén)要積極主動(dòng)地調(diào)查了解社會(huì)需求，盡可能開(kāi)放對(duì)社會(huì)利用面廣、利用量大、利用頻率高的檔案。第四，提高開(kāi)放檔案的社會(huì)效率。簡(jiǎn)化手續(xù)，開(kāi)展服務(wù)，方便利用。要不斷完善檔案利用政策與法規(guī)，從根本上形成有中國(guó)特色的、系統(tǒng)的檔案利用法規(guī)體系，為檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作提共強(qiáng)有力的法律保障，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用構(gòu)建和諧的社會(huì)環(huán)境。

"7、針對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題開(kāi)發(fā)檔案信息資源

所謂的社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題，就是某個(gè)時(shí)期黨和政府的中心工作、重要工作、人民群眾強(qiáng)烈關(guān)心的問(wèn)題。針對(duì)這些熱點(diǎn)問(wèn)題，把保存中的有關(guān)信息和現(xiàn)實(shí)有關(guān)信息加以整理匯編，提供給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作為解決熱點(diǎn)問(wèn)題的參考。因?yàn)檫@種開(kāi)發(fā)針對(duì)性強(qiáng)，所以很容易引起領(lǐng)導(dǎo)同志的興趣和關(guān)注，也能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)起到較大的參考作用，對(duì)推動(dòng)本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步會(huì)有較好的促進(jìn)作用。從發(fā)展觀點(diǎn)看，這種形式的開(kāi)發(fā)為檔案事業(yè)的發(fā)展也提供了機(jī)遇。

社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步要求檔案工作者要緊跟時(shí)代要求，不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)于大眾的體系，努力創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，適應(yīng)新形勢(shì)，迎接新挑戰(zhàn)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。