淺析會計信息化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制

摘要:會計信息化的發(fā)展對企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生了很大影響，會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用也對內(nèi)部控制制度提出了挑戰(zhàn)。因此，在會計信息化條件下，內(nèi)部控制制度需要進一步完善。

關(guān)鍵字:會計信息化 內(nèi)部控制 完善

近年來，以計算機技術(shù)與通信技術(shù)有機結(jié)合而形成的現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，引發(fā)了全球信息化浪潮，加速了人類信息化進程，推動社會和國民經(jīng)濟信息化已成為當今時代的主題。會計是一門古老而年輕的科學(xué)，它的產(chǎn)生與發(fā)展是與生產(chǎn)力的發(fā)展密切相關(guān)的。計算機技術(shù)的產(chǎn)生與發(fā)展，推動了社會生產(chǎn)力的全面進步，會計也毫無例外地受到一場全方位、根本性的變革。

一、會計信息化給企業(yè)內(nèi)部控制帶來的影響

1.手工會計系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式主要是人員和職位的內(nèi)部牽制制度;會計信息化后，由于會計賬務(wù)的處理都是通過會計軟件來實現(xiàn)的，會計部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施已經(jīng)不起作用。因此，會計信息化條件下的控制轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C內(nèi)部的控制和人的控制相結(jié)合的方式。

2.手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都記錄在紙張上，由手工錄入各種證、賬、表。而會計信息化條件下，會計人員只需錄入原始的數(shù)據(jù)，其他程序則只由計算機完成，并且將數(shù)據(jù)存儲在磁介質(zhì)中。這種情況下的會計信息的安全性大大降低，人們修改或刪除數(shù)據(jù)變得很容易，并且可以做到不留痕跡。因此數(shù)據(jù)的安全性問題成為內(nèi)部控制中的一個非常重要的問題。

3.計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，使系統(tǒng)變得相對復(fù)雜，增加了會計工作的內(nèi)容。同時，也相應(yīng)地增加了內(nèi)部控制的內(nèi)容。如，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、計算機病毒防治、計算機操作管理、硬件和軟件的維護與管理、系統(tǒng)管理人員與維護人員的崗位責任制度以及相互的牽制制度等都成為信息化條件下內(nèi)部控制的內(nèi)容。

4、會計信息化后，內(nèi)部控制的重點也發(fā)生了很大變化，由原來的證實相符、證證相符、證賬相符、賬賬相符以及人員與崗位之間的牽制制度等控制方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐栽紨?shù)據(jù)輸入控制、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接控制為重點的控制方式。

二、會計信息化條件下的內(nèi)部控制存在的問題

1.會計系統(tǒng)信息化后，由于功能的集中，導(dǎo)致職責的集中，加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。

2.會計信息系統(tǒng)無法判斷經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和真實性。雖然現(xiàn)行的會計軟件系統(tǒng)均具有一定的智能化程度，能夠識別信息，幫助人們作出預(yù)測和決策，但是系統(tǒng)并不能完全取代人在經(jīng)濟活動中的作用。

3.會計信息的處理過程不能人為參與，如果系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，或者輸入錯誤時，將造成一系列的錯誤，導(dǎo)致輸出結(jié)果不正確，影響會計信息的質(zhì)量和管理決策。

4.會計信息的安全性不能夠得到很好的保障。

三、會計信息化條件下內(nèi)部控制制度的完善

1.完善企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境

⑴組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。信息技術(shù)的引入使管理幅度增大、層次減少，高聳型的組織結(jié)構(gòu)逐漸趨于扁平。同時，網(wǎng)絡(luò)使內(nèi)、外部人員進行更多的溝通，內(nèi)部控制由命令與控制向集中與協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)變。因此，必須進行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整才能更好地進行內(nèi)部控制。企業(yè)應(yīng)通過組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、建立恰當?shù)慕M織機構(gòu)和職責分工制度，并通過部門設(shè)置、人員分工、崗位職責的制定、權(quán)限的劃分等形式進行控制，從而達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。應(yīng)設(shè)立會計崗位和系統(tǒng)管理崗位。崗位的設(shè)置應(yīng)遵循不相容職務(wù)分離的原則，使不同崗位之間相互監(jiān)督，相互制約，以達到控制的目的。

⑵培養(yǎng)管理人員的內(nèi)部控制觀念和信息觀念。管理者的觀念在很大程度上決定了企業(yè)的內(nèi)部控制制度能否順利實施，也大大影響著內(nèi)部控制的效率和效果。在會計信息化條件下，應(yīng)該注重培養(yǎng)管理人員的內(nèi)控觀念和信息觀念，理解企業(yè)信息化建設(shè)、內(nèi)部控制和企業(yè)發(fā)展的關(guān)系。隨著企業(yè)流程重組和組織結(jié)構(gòu)變革，管理人員必須更新觀念，有效實施內(nèi)部控制制度，注重管理實效，對企業(yè)進行現(xiàn)代化管理。

⑶加強董事會的建設(shè)，發(fā)揮董事會的作用和職能。企業(yè)應(yīng)當以董事會作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的核心，加強董事會建設(shè)，發(fā)揮董事會的作用和職能，完全履行其監(jiān)控、引導(dǎo)和監(jiān)督的責任，消除內(nèi)部人控制現(xiàn)象，完善內(nèi)部控制環(huán)境，保證內(nèi)部控制的有效運行。

2.正確地進行風險評估和風險分析

會計信息化后，由于會計信息系統(tǒng)自身的特點，增加了會計工作的風險。主要包括:⑴開發(fā)和設(shè)計中存在的風險。由于系統(tǒng)研發(fā)人員對會計工作的不了解或者考慮問題不全面，致使實際工作中的情況不能與系統(tǒng)相吻合，容易出現(xiàn)差錯，從而導(dǎo)致的風險。⑵操作不規(guī)范和玩忽職守造成的風險。⑶計算機維護不當造成的風險。會計信息都儲存在磁介質(zhì)中，如果計算機維護不當，容易使會計信息丟失或被刪改。⑷不可控制的風險。如突然斷電、自然災(zāi)害、病毒攻擊、黑客侵入等。這些都是會計信息化所帶來的風險。管理者必須對這些風險進行正確的評估和分析，才能防患于未然，有效地進行內(nèi)部控制。

3.加強系統(tǒng)內(nèi)部控制

⑴系統(tǒng)操作控制。由于操作系統(tǒng)的用戶較多，加上自身的缺陷，系統(tǒng)面臨著來自各方面的潛在威脅。因此，必須對系統(tǒng)操作進行嚴格的控制。首先，要明確規(guī)定每個用戶的安全級別和身份標識，并分別定義具體的訪問對象。每個崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進行操作，不能越權(quán)使用。其次，要對進出機房的人員進行登記，對運行系統(tǒng)的事件類型、用戶身份、操作時間、系統(tǒng)參數(shù)和狀態(tài)以及系統(tǒng)敏感資源進行實時監(jiān)視和記錄，并對日志文件定期進行安全檢查和評估。

⑵系統(tǒng)維護控制。為了保障會計信息系統(tǒng)的正常運行，必須定期對系統(tǒng)的硬件和軟件進行檢查和維護，并對檢查過程中出現(xiàn)的問題進行記錄。對系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的故障應(yīng)及時進行維修并記錄。定時對軟件和硬件進行升級，以確保系統(tǒng)的安全和系統(tǒng)運行的效率。

⑶信息化會計檔案管理的控制。系統(tǒng)運行過程中會生成各種賬簿、報表、憑證，這些文件可能被打印輸出，也可能存在磁盤中，這些檔案必須被妥善管理，防止會計信息的泄漏或丟失。磁盤的存放環(huán)境應(yīng)該是安全、潔凈、通風良好的;定期對會計檔案進行檢查和備份，防止由于存儲介質(zhì)的損壞而使會計信息丟失。

4.加強內(nèi)部審計

設(shè)立內(nèi)部審計部門定期或不定期地對企業(yè)的會計信息系統(tǒng)進行審計。會計信息化的應(yīng)用給內(nèi)部審計提出了更高的要求。內(nèi)部審計應(yīng)包括:⑴對會計資料定期進行審計，會計信息化系統(tǒng)賬務(wù)處理是否正確;⑵審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性;⑶監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;⑷對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞等。

5.加強法制建設(shè)

會計信息化的運用使企業(yè)對會計數(shù)據(jù)的處理更迅速、更高效，為企業(yè)管理帶來方便，同時也增大了高科技犯罪的可能性。為了防止犯罪的發(fā)生和保護企業(yè)的利益，制定專門的法律法規(guī)是很有效的手段。首先，應(yīng)明確哪些行為屬于舞弊行為，并規(guī)定相應(yīng)的懲處辦法;其次，必須明確會計信息系統(tǒng)中的硬件、軟件、數(shù)據(jù)等都受到法律的保護。

6.提高會計人員素質(zhì)

會計人員素質(zhì)是加強內(nèi)部會計控制的關(guān)鍵，企業(yè)要通過科學(xué)合理的措施，提高財會人員整體素質(zhì)。在聘用會計人員上，要制定嚴格的招聘程序，不僅要選擇業(yè)務(wù)能力強的人，更要選擇那些具有良好的道德觀、價值觀的人才。在培養(yǎng)人才上，不僅要定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更要注意其職業(yè)道德及法制觀念的培養(yǎng)。并定期對會計人員進行業(yè)績、道德品質(zhì)、思想操守等綜合考核，以充分激發(fā)會計人員的積極性和責任感。

會計信息化順應(yīng)了經(jīng)濟發(fā)展的潮流，成為實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要途徑。同時也給企業(yè)內(nèi)部控制帶來很大的影響。只有建立完善的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會計信息化在管理中的作用，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為決策提供完整準確的信息，促進企業(yè)的發(fā)展。