一個(gè)提高項(xiàng)目組合管理水平的綜合框架

1、引言

隨著企業(yè)對(duì)項(xiàng)目的擔(dān)保支出越來(lái)越高，單一項(xiàng)目的可控性確實(shí)是提高了，但是伴隨而來(lái)的是項(xiàng)目組合的管理無(wú)效性和復(fù)雜性的增加。因此，結(jié)構(gòu)化的并且具有前瞻性的項(xiàng)目管理手段變得尤為重要。良好的項(xiàng)目組合管理(Project Portfolio Management，PPM)是企業(yè)能夠同時(shí)控制多個(gè)項(xiàng)目成功運(yùn)作的關(guān)鍵。

項(xiàng)目組合(PP)是由特定組織支持或直接管理的一組項(xiàng)目，這些項(xiàng)目之間存在競(jìng)爭(zhēng)，需要運(yùn)用管理手段解決稀缺資源在不同項(xiàng)目之間的分配(Dye and Pennypacker，2002)。以往的研究更關(guān)注項(xiàng)目組合管理應(yīng)該包括什么樣的過(guò)程、目標(biāo)、工具和手段，這些當(dāng)然是非常重要的，而更重要的是由什么人來(lái)解決這些問(wèn)題。本文我們提出“項(xiàng)目組合經(jīng)理”(Project Portfolio Manager，PP Manager)這一角色作為項(xiàng)目組合管理的實(shí)施者，并為項(xiàng)目組合管理設(shè)計(jì)了一個(gè)綜合的框架(Daniel Jonas，2010)。

2、提高項(xiàng)目組合管理水平的基礎(chǔ)框架

這一節(jié)我們?cè)O(shè)計(jì)了一個(gè)基礎(chǔ)的概念框架以期提升項(xiàng)目組合管理的水平(見(jiàn)圖1)。項(xiàng)目組合(PP)是動(dòng)態(tài)的，相互依賴的系統(tǒng)，總是不斷地變化和發(fā)展，我們?cè)O(shè)計(jì)的這一個(gè)基礎(chǔ)綜合框架可以將這些系統(tǒng)特征都包括進(jìn)來(lái)，并且這個(gè)框架還能夠反映系統(tǒng)的延遲以及在不同時(shí)點(diǎn)上的成就。

圖1:提高項(xiàng)目組合管理水平的基礎(chǔ)框架

在這個(gè)框架中，管理者通過(guò)管理角色的定義決定其管理范圍、權(quán)限以及在PP管理系統(tǒng)中的參與深度;管理者通過(guò)PP管理業(yè)務(wù)的執(zhí)行使職能，這個(gè)過(guò)程也是企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造的過(guò)程;管理者與PP過(guò)程一起最終決定整個(gè)項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)的成就。在這里業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程是關(guān)鍵，業(yè)務(wù)執(zhí)行的程度是這一系統(tǒng)成功與否的指標(biāo)。

這個(gè)框架的每一階段都可以繼續(xù)細(xì)化并最終與業(yè)務(wù)流程向?qū)?yīng)，為PP管理提供指導(dǎo)和考核的依據(jù)?！肮芾斫巧笨梢杂谩敖巧逦取焙汀敖巧匾浴眮?lái)衡量角色的劃分是否合理;“業(yè)務(wù)執(zhí)行”可以使用信息質(zhì)量、資源分配效率等進(jìn)行考核;而“管理成就”包括三部分主要內(nèi)容，一是管理過(guò)程的有效性，其中既包括單個(gè)項(xiàng)目的完成情況也包括項(xiàng)目組合的合作質(zhì)量，二是項(xiàng)目組合的有效性，他包括平均的項(xiàng)目完成水平、協(xié)同效應(yīng)、戰(zhàn)略是否匹配、組合是否均衡等等，三是商業(yè)成就，包括與PP相關(guān)的其他業(yè)績(jī)，還有整個(gè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)能力等?？蚣苤械拿恳浑A段都有各自的任務(wù)以及需要介入的管理角色，這樣就可以細(xì)致分析角色之間的沖突和相互影響。

3、加入PP管理者的細(xì)化框架

項(xiàng)目組合經(jīng)理(PP Manager)是項(xiàng)目組合管理的中央?yún)f(xié)調(diào)單元，他們通過(guò)其PP專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為高級(jí)管理層提供決策支持(Dillard and Nissen，2007)。PP經(jīng)理出現(xiàn)的背景和目標(biāo)是減少存在于組合項(xiàng)目管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)PP經(jīng)理是控制復(fù)雜項(xiàng)目群實(shí)現(xiàn)企業(yè)愿景的更為有力且高效的關(guān)鍵所在，對(duì)于已經(jīng)存在幾十年的項(xiàng)目經(jīng)理一職，PP經(jīng)理是PP管理實(shí)踐的創(chuàng)新。只是如此的描述項(xiàng)目組合經(jīng)理也許還過(guò)于單薄，如果從角色清晰度方面來(lái)考慮，項(xiàng)目組合經(jīng)理需要處理項(xiàng)目過(guò)程中的大量實(shí)際工作并承擔(dān)責(zé)任;從角色重要性來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目組合經(jīng)理能夠影響整個(gè)系統(tǒng)的成功(Thorpe and Morgan，2007)。PP經(jīng)理也會(huì)面對(duì)與其他管理角色同樣的問(wèn)題，比如他的責(zé)任與權(quán)限可能不相匹配，并且這一新的管理角色的出現(xiàn)會(huì)與其他管理角色發(fā)生沖突等。目前PP經(jīng)理所引發(fā)的傳統(tǒng)管理組織中不同層級(jí)管理角色之間的沖突與互動(dòng)已經(jīng)成為學(xué)術(shù)界熱議的課題。

在圖1中加入PP經(jīng)理這一角色可以使基礎(chǔ)框架得到細(xì)化，其結(jié)果見(jiàn)圖2

圖2:加入PP管理者的細(xì)化框架

運(yùn)用角色理論(Biddle，1986)，以及角色重要性和角色清晰度兩個(gè)概念，可以說(shuō)明項(xiàng)目組合經(jīng)理角色對(duì)PP業(yè)務(wù)執(zhí)行情況和PP管理系統(tǒng)成就的影響。在角色理論中，所謂角色的定位就是看這一角色會(huì)影響什么任務(wù)(業(yè)務(wù))的執(zhí)行(What)，以及這一任務(wù)完成的程度和質(zhì)量(How)。根據(jù)這一理論，組合項(xiàng)目經(jīng)理的角色將直接影響PP業(yè)務(wù)的執(zhí)行，并間接影響PP管理系統(tǒng)的成就。

除了項(xiàng)目組合經(jīng)理外還有多種管理角色同樣是著重關(guān)注多項(xiàng)目管理層面，如項(xiàng)目群經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理，以及各種各樣的(多)項(xiàng)目管理辦公室(Aubry，2009)等都曾出現(xiàn)在文獻(xiàn)中。這些角色的共同點(diǎn)是都在組織內(nèi)部尋求多項(xiàng)目管理中的跨項(xiàng)目合作，只是各自的目標(biāo)有些微差別，有的更偏重實(shí)務(wù)管理，有的更偏重通過(guò)自身影響為組織塑造未來(lái)。

在細(xì)化的框架中，PP經(jīng)理直接負(fù)責(zé)PP業(yè)務(wù)的執(zhí)行，他是介于高級(jí)管理層與一線管理者(Line Manager)之間的管理層，這三層管理角色之間的互動(dòng)有三種狀態(tài):激勵(lì)(encouragement)、干擾(intervention)和授權(quán)(empowerment)。高級(jí)管理層的授權(quán)以及一線管理者的認(rèn)同會(huì)對(duì)通過(guò)PP經(jīng)理對(duì)PP業(yè)務(wù)的執(zhí)行產(chǎn)生正向的影響，相對(duì)的，這兩種管理角色對(duì)PP管理活動(dòng)的不適當(dāng)?shù)母深A(yù)會(huì)對(duì)PP業(yè)務(wù)的執(zhí)行產(chǎn)生負(fù)向的影響，并最終影響整個(gè)管理系統(tǒng)的成就。而來(lái)自高級(jí)管理層的激勵(lì)會(huì)疊加在這兩種(正、負(fù))影響之上，使其影響程度更為加強(qiáng)。從圖2中我們還可以看出，一方面，高級(jí)管理層對(duì)PP業(yè)務(wù)執(zhí)行程度的影響有正有負(fù)(使得企業(yè)價(jià)值增加或減少)，另一方面高級(jí)管理層還可能試圖延誤或妨礙一些他們初始大力支持的項(xiàng)目下馬，雖然這些項(xiàng)目會(huì)為企業(yè)價(jià)值帶來(lái)更大的傷害，從這一點(diǎn)上講，當(dāng)管理者試圖繞過(guò)規(guī)則和程序的時(shí)候?qū)?dǎo)致信任的崩潰和協(xié)作的缺乏，這會(huì)影響企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的價(jià)值形成，其危害遠(yuǎn)大于當(dāng)前短期的利得。

4、簡(jiǎn)短結(jié)論

這篇文章中我們?cè)O(shè)計(jì)了一個(gè)能夠提升項(xiàng)目組合管理水平的基礎(chǔ)框架，并在加入“項(xiàng)目組合管理者”角色的基礎(chǔ)上對(duì)基礎(chǔ)框架進(jìn)行了部分細(xì)化。在細(xì)化部分，我們將不同管理層級(jí)角色的介入狀態(tài)分為三類(lèi):激勵(lì)、干擾和授權(quán)，這種區(qū)分幫助我們更為細(xì)致的理解管理介入的一般影響，而且這種區(qū)分還能夠解釋為何高層管理者的支持有時(shí)反而會(huì)損害企業(yè)的價(jià)值。此外，通過(guò)我們的設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)框架，每一個(gè)階段的目標(biāo)都可以分解為具體的工作說(shuō)明，這使得這一框架將不會(huì)停留在概念層面，而是有著很高的實(shí)用性。在基礎(chǔ)框架中我們還提出了衡量系統(tǒng)成就的三部分內(nèi)容，這些內(nèi)容區(qū)分了過(guò)程的成功、項(xiàng)目組合的成功和商業(yè)的成功，不僅考慮企業(yè)當(dāng)期的利得，還考慮了企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。

學(xué)者利用這一概念模型可以對(duì)企業(yè)項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)的績(jī)效進(jìn)行實(shí)證研究，可以檢驗(yàn)激勵(lì)、干擾和授權(quán)三種交互狀態(tài)對(duì)系統(tǒng)成就的影響，也可以從系統(tǒng)全盤(pán)的角度通過(guò)控制變量檢驗(yàn)各種意外沖擊對(duì)企業(yè)項(xiàng)目組合管理績(jī)效的影響。對(duì)于實(shí)務(wù)界，這篇文章的一個(gè)啟示在于高級(jí)管理層不僅要制定合理、透明的規(guī)則和程序，還要讓所有人包括他們自己都遵循這些規(guī)則，這樣決策者的戰(zhàn)略意圖才能被一線管理者所理解和認(rèn)同。

本研究還存在諸多局限性需要在今后的研究中加以完善和突破。一是框架中只包含了高級(jí)管理層、PP經(jīng)理和一線管理者，沒(méi)有考慮管理系統(tǒng)中其他角色的影響，比如項(xiàng)目經(jīng)理。二是對(duì)于不同類(lèi)型的項(xiàng)目組合以及項(xiàng)目組合的復(fù)雜度沒(méi)有特別說(shuō)明，今后的研究應(yīng)該加入更多的關(guān)聯(lián)因素，比如組合類(lèi)型、組織PP管理成熟度、企業(yè)類(lèi)型等以得到更細(xì)致的結(jié)論。

參考文獻(xiàn):

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